Verzamelnota contributie (CNV)

Algemeen

De verzamelnota voor contributieposten is ontwikkeld voor bibliotheekorganisaties die meerdere scholen als klant hebben. Scholen werken veel samen en hebben vaak een gezamenlijk adminstratie-adres waar alle administratieve handelingen worden uitgevoerd waaronder de contributiebetaling van de scholen aan de bibliotheek. De meeste scholen ontvangen niet rechtstreeks een ola/formulier vanuit de reguliere contributierun maar worden door de bibliotheekorganisatie handmatig aangemaakt, vaak op een soort van verzamelnota. Voor deze situatie bestaat een aparte functie voor het verzamelen en afdrukken van een verzamelnota via Wise.

Werking

Als in de abonnementsdefinitie bij veld 'Wijze factureren' is gekozen voor 'Verzamel' (Verzamelnota) worden abonnementshouders van dit abonnement buiten de reguliere run gehouden en wordt het bedrag afgehandeld als een post voor een verzamelnota. In de facturering worden verzamelnota's via een aparte functie geselecteerd en weggeschreven naar twee tabellen:

• Naarverzamel: in deze tabel worden de volgfacturen weggeschreven met actor_id en het actor_id waarmee de hoofdfactuuradres-relatie is mee gelegd.
• Berichten: de verzamelnota's worden met soort CNV weggeschreven in de tabel berichten. Op basis van actor_id, factuurnummer en hoofdadresactor worden de berichtregels gefopt.

Voor de verzamelnota is er een aparte berichtsoort in de categorie C: soort CNV. In de Client moet bij klanten (scholen) een koppeling gelegd worden tussen factuuradres en volgadres. Dit kan alleen bij scholen met een abonnement waarbij 'Wijze van factureren' op verzamelnota is gezet. De koppeling wordt gelegd op Tabblad 6. Eigenschappen1 > Relaties.

Voor berichtsoort CNV is een standaard stylesheet ontwikkeld. Deze is te vinden in de map berichten/wise. Verzamelnota's worden via de Client printklaar gemaakt en afgedrukt door de vestiging die het printbeheer verzorgt.

Instellingen

Instellen bij klant

• Start de Client.
• Zoek de klant (school) die de verzamelnota moet ontvangen, het factuuradres.
• Ga naar Tabblad 6.Eigenschappen 1.
• Ga naar Relaties.
• Gebruik de rechter muisknop.
• Toevoegen nieuwe relatie.

Bij klanten met een abonnement waarbij 'Wijze factureren' op 'verzamelnota' is gezet, verschijnt aan de rechterkant een nieuwe functie: het leggen van de relatie tussen hoofdfactuur en volgfactuur. Hoofdfactuur is het factureeradres, volgfactuur zijn de klanten die op de verzamelnota worden afgedrukt.

• Zoek de klant(en) die een volgfactuur-relatie moeten krijgen.
• Leg de relatie.

De koppeling is gelegd.

Factureren

Voor posten die op een verzamelnota terecht moeten komen wijzigt er niets in de eerste twee stappen van de contributierun (openen en factureren). Posten voor een verzamelnota gaan op de normale manier door de facturering en worden voorzien van een factuurnummer. De wijziging zit in de derde stap, het selecteren van de posten. Hier zit de optie 'Verzamelnota's'

Zodra de facturering (stap twee in de contributierun) is afgerond kunnen via deze menukeuze de verzamelnota's worden geselecteerd. Het selectieproces bestaat uit twee acties:

1. Tabel naarverzamel:
   De contributiepost wordt geschreven in de tabel 'naarverzamel'. In deze tabel wordt de koppeling gelegd tussen de actor en de actor waarmee de factuur-relatie is gelegd. In de kolom actor_id wordt het actor_id van het factuuradres (hoofdrelatie) opgenomen, in de kolom actor_id_relatie worden de actor_id's van de actoren opgenomen waarmee het hoofdadres een factuurrelatie heeft.
2. Tabel berichten:
   Tegelijkertijd wordt er in de tabel berichten een regel geschreven met soort CNV. De hoofdfactuur-actor is de 'eigenaar' van de regel. De actoren waar voor het hoofdadres gaat facturering zijn niet zichtbaar in deze tabel. In het dashboard > tabje verslagen moet gecontroleerd worden of er daadwerkelijk verzamelnota's zijn geselecteerd.
   Verslag in dashboard