Werking Kalender

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Voor alle vestigingen kan een kalender worden gegenereerd en beheerd. Een kalender ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

De kalender wordt per vestiging per kalendermaand opgeslagen. Per dag kunnen de eigenschappen van de dag worden ingesteld:

	Geopend/Openingsdag	Deze dag telt als een inleverdag.
	Gesloten	Bij het bepalen van de inleverdatum wordt deze dag overgeslagen. Het bepalen van de boete is o.a. afhankelijk van de boetemethode van de vestiging. Wise onderzoekt vervolgens of de volgende dag in aanmerking komt voor berekening (zie Boeteberekening).
	Vakantie	De bibliotheek is gesloten. Met (een aantal) vakantiedagen kunnen de inleverdata na een vakantieperiode worden gespreid. Bij het bepalen van de inleverdatum wordt deze dag overgeslagen bij het berekenen van de boete. Bij een 'vakantie' dag zal Wise direct zeven dagen verder zoeken of dan kan worden ingeleverd.
	Boetevrije dag	De bibliotheek is open. Deze dag telt als een inleverdag maar waarover geen boete wordt berekend. Op eenvoudige wijze kan hiermee, ook achteraf, worden ingegrepen in de (toekomstige) boeteberekening. Als bijvoorbeeld door omstandigheden de bibliotheek niet kan worden geopend, kan deze dag als boetevrij worden aangemerkt. Het later inleveren heeft dan geen invloed op de hoogte van een eventuele boete.
	Nog niet gegenereerd	Blijkbaar ontbreekt – om wat voor reden dan ook – een aantal maanden. Bij het genereren is de periode overgeslagen.

Boeteberekening

Of een dag wordt meegenomen in de boeteberekening is mede afhankelijk van de boeteberekeningsmethode:

op basis van kalenderdagen
op basis van openingsdagen

Boeteberekening op basis van kalenderdagen

Bij berekening op basis van de kalenderdagen (K/Kalender) tellen alle dagen die in de kalender in de Client niet op vakantie (geel) of boetevrij(blauw) staan, mee voor de boete.
De dagen die gesloten zijn (oranje, volgens weekpatroon op tabblad Balie in Manager > Beheer organisaties > Vestigingen) in de kalender, tellen mee in de boeteberekening, ook als deze in een vakantieperiode vallen en niet op 'vakantie' zijn gezet.

Het aantal dagen boetevrij in de boetemethode, telt niet mee in de boeteberekening.

Boeteberekening op basis van openingsdagen

Bij berekening op basis van openingsdagen (O/Openingsdagen) tellen alleen de dagen mee in de boeteberekening die open zijn volgens het weekpatroon (op tabblad Balie in Manager > Beheer organisaties > Vestigingen) of de kalender (groen in de Manager, geen kleur in de Client).

Wat niet meetelt in de boeteberekening:

De dagen die gesloten zijn in de kalender (oranje, volgens weekpatroon op tabblad Balie in Manager > Beheer organisaties > Vestigingen)
Alle dagen die in de kalender op vakantie (geel) of boetevrij(blauw) staan
Het aantal dagen boetevrij in de boetemethode

Als boeteberekening plaatsvindt op basis van Openingsdagen, is de maximale boete gebonden aan het volgende:

Als eerste wordt bepaald hoeveel dagen het exemplaar te laat is.
Is het aantal dagen hoger dan 365 dan hanteert Wise standaard een boete van 150 dagen (zolang dit lager is dan de maximale boete). Dit is om het voorkomen dat rekenprocessen stuklopen op te lange perioden.
Is het aantal dagen lager dan 365 dan onderzoekt Wise hoeveel dagen in de kalender zitten. Hierbij wordt ook rekening gehouden met vestigingsinstellingen (inname kalender over x dag(en)). Dit laatste limiteert de boeteperiode, maar alleen als de ingevulde waarde hoger is dan 0.

Eventueel worden boetevrije dagen weer van het aantal boetedagen afgetrokken. Het saldo aan boetedagen wordt vervolgens vermenigvuldigd met de boete per dag en dat wordt weer gehouden tegen het maximale boetebedrag: het maximale bedrag kan dus nooit hoger zijn dan 150x de dagboete.

De berekening van deze dagen wordt ook gebruikt voor nota’s

Weekpatroon

Per vestiging moet bij > Beheer organisaties > Vestigingen > tabblad Balie worden ingesteld op welke dagen de bibliotheek standaard open of gesloten is: het zogeheten weekpatroon:

Per vestiging moet de kalender minimaal gevuld en bekend zijn t/m de maand van de meest verre stempeldatum. Dus van de langst gebruikte uitleentermijn.

Elke dag zal per vestiging voor de verschillende uitleentermijnen de inleverdatum worden vastgesteld. Als bij het bepalen van deze inleverdatum GEEN kalenderregel voor een (kalender)maand wordt gevonden, zal Wise deze kalendermaand automatisch zelf genereren volgens de instellingen van het weekpatroon. Afwijkingen in het patroon (feestdagen, vakanties etc.) zijn dan niet bekend – hetgeen kan leiden tot inleverdata op sluitingsdagen.

Kalender: eerst genereren, daarna beheren

Kalenders kunnen ruim van tevoren worden gegenereerd en aangepast aan de werkelijke openingsdagen. Met de optie Kalender > Kalender (her)genereren worden, conform het weekpatroon dat is ingesteld bij Beheer organisaties > Vestigingen > tabblad Balie, de kalenders in de toekomst gegenereerd.

Eventuele wijzigingen kunnen worden aangebracht via Kalender > Kalender beheer.

Ook muteren in de client
De vestigingen zelf kunnen, mits daartoe bevoegd, hun kalender muteren en/of aanvullen via de Wise client (Vestigingsbeheer > Kalender).

Onrechtvaardig?
Bij boeteberekening op basis van openingsdagen kunnen grote verschillen in het aantal openingsdagen per bibliotheek binnen een instantie door klanten als onrechtvaardig worden ervaren. De boeteberekening is dan namelijk rechtstreeks afhankelijk van het aantal openingsdagen in de telaat periode. De boete wordt berekend volgens de instellingen van de vestiging waar wordt ingeleverd.

Volgvestigingen schoolWise – mediatheekWise

Ook voor de schoolmediatheken die werken met schoolWise of mediaheekWise en dus onder de sector EDUB of EDUV vallen, kan hier een kalender worden gedefinieerd.

Dat hoeft per schooltype doorgaans maar één keer te gebeuren. Bij Beheer organisaties > Vestigingen > tabblad Balie kan voor scholen worden aangegeven dat de kalender van een andere EDUB- of EDUV-vestiging gevolgd moet worden.