Klant-import

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Zie ook Importeren klant-/leerlingbestand.

Afhankelijk van de bij de vestiging opgegeven import-methode kan bij het het importeren van leerlinggegevens direct een abonnement op de bibliotheek (OB) worden aangemaakt en kan direct een pas(nummer) worden uitgegeven.

(LNRIMP) Klant-/leerlingimport inschrijfmethode

Per vestiging kan worden aangegeven welke inschrijfmethode bij leerlingimport moet worden toegepast. In inschrijfmethode wordt vastgelegd HOE de bieb-rol (abonnement op de OB) moet worden gemaakt.

Per vestiging (school) kan in de vestigingstabel één inschrijfmethode worden aangewezen.

Veld	Uitleg
Soort	LNRIMP [niet invulbaar, tabelnaam]
Instantie	Niet invulbaar
Methode	Kies een code van twee posities, begin met 01
Omschrijving	Geef een omschrijving voor het soort import, bijvoorbeeld 'Leerlingimport' of 'schoolWise leerlingimport' of 'Leerlingimport Instantie X”
Inschrijfmethode C is aanbevolen voor schoolWise	C = volgens contributietabel. Op basis van de leeftijd wordt uit de geldende contributietabel het juiste abonnement gekozen. A = (vast) abonnement, indien de te importeren klanten/leerlingen altijd op een vast abonnement moeten worden ingeschreven.
(Start)Abonnement	C = volgens contributietabel. Op basis van de leeftijd wordt uit de geldende contributietabel het juiste abonnement gekozen. A = (vast) abonnement, indien de te importeren klanten/leerlingen altijd op een vast abonnement moeten worden ingeschreven. N.B. Controleer dit abonnement. Kies <leeg> of vul hier een 0 (nul) in als de leerlingen na import GEEN bibliotheekabonnement krijgen.
Vervalmaandmethode	L: lopende maand (= geboortemaand) V: vaste vervalmaand Kies L bij een inschrijfmethode C – Volgens contributietabel Kies V bij een inschrijfmethode A – Vast abonnement
Vaste vervalmaand	Keuze is vrij (tussen 01 en 12) Vul alleen in als de Vervalmaandmethode V – Vaste maand is
(Vaste) statistische categorie	Gebruiken indien afgeweken moet worden van de stat.cat zoals ingevoerd in de abonnementsdefinitie. Leeg = de stat.cat uit de abonnementsdefinitie.
Docenten abonnement	Invulling niet verplicht. Vul hier het nr. in van het abonnement dat docenten standaard krijgen, alleen handig als ook de docenten worden mee geïmporteerd. Kies altijd een gratis abonnement, schoolWise ondersteunt geen betaalde abonnementen.
Maximum aantal thuis	Per inschrijfmethode kan hier een eigen aantal worden meegegeven. Dit aantal wordt dan gebruikt in plaats van de systeem-defaultwaarde van 5
Maximum aantal thuis (webshop)	Hoeveel mag een leerling tegelijk lenen in de webshop. Per inschrijfmethode kan hier een eigen aantal worden meegegeven. Per importmethode kan hier een eigen aantal worden meegegeven. Dit aantal wordt dan gebruikt in plaats van de systeem-defaultwaarde van 6. N.B. Het maximum aantal thuis webshop (x ) is leidend, en moet groter zijn dan of gelijk aan het maximum aantal webshop-bestellingen. Beide worden bij elkaar opgeteld in de webshop-portal. Het totaal mag NIET groter zijn dan x.
Max. aantal webshop-bestellingen
Max. aantal reserveringen	Per importmethode kan hier een eigen aantal worden meegegeven. Dit aantal wordt dan gebruikt in plaats van de systeem-defaultwaarde van 5
Legitimatie nieuwe klanten	Niet relevant voor schoolWise. Importtype L en V, ter voorkoming van fraude met nieuw uitgegeven pasjes. Er wordt in dat geval een pasblokkade gezet, d.w.z. er kan pas geleend worden als in de klantenadministratie de pas gedeblokkeerd wordt. In de baliemelding voor het personeel staat dat er eerst legitimatie moet worden gevraagd.

(LNRANI) Schoolnummers

Bij de vestiging waarvoor klanten/leerlingen worden geïmporteerd moet worden vastgelegd van welke school(administratie) de importgegevens worden verkregen.

Dit schoolnummer moet hier bekend worden gemaakt met een aantal instellingen welke invloed hebben op de importfunctie.

Elke school in Nederland krijgt van het Ministerie van Onderwijs een zgn. Brincode.

Indien binnen een school(administratie)(BRIN) meerdere fysieke lokaties bekend zijn krijgt elke lokatie een dependancenummer (00 t/m 99).

De Brincode (eventueel aangevuld met het dependacenummer) moet als schoolnummer

worden gebruikt voor de imports.

OCLC Wise zal op basis van dit schoolnummer en het meegeleverde leerlingnummer een unieke sleutel maken om latere imports met dit school/leerlingnummer direct te kunnen koppelen aan de actor van eerdere imports.

Veld	Uitleg
Vestiging	De systeemvestiging, instellingen voor importeren van klant/leerlingbestanden worden altijd op systeemniveau (0000) vastgelegd.
Schoolnummer	Voor het importeren van een leerlingbestand volgens importtype B en L moet een schoolnummer worden gedefinieerd. Hiervoor dient zoveel mogelijk de zgn. BRIN-code en het depandancenummer van de school te worden gebruikt, de code die elke onderwijsinstelling van de overheid krijgt. De BRIN-code bestaat uit een code van 4 posities + een volgnummer, bijv. 15AK00, 15AK01. Alleen de volgnummers vanaf 01 moeten worden ingevuld.
Omschrijving	De naam van de school/instelling.
Bepaling pasnummer	J = Er wordt een nieuw pasnummer gegenereerd N= Er wordt geen pasnummer gegenereerd, in de balie (van de bibliotheek) wordt later een pasnummer gekoppeld.
Controle op duplicaat actoren	Ja: OCLC Wise controleert of er duplicaatklanten aanwezig zijn op basis van: * brincode en leerlingnummer * Geboortedatum + sexe + eerste 3 posities van de achternaam. Alleen actoren binnen de eigen instantie (volgens hoofdvestiging) worden gecontroleerd en gematched. Nee: er wordt niet gecontroleerd. Alle geïmporteerde klanten worden als 'nieuw' opgenomen.
Labelvestiging (bestaande vestiging)	Indien het veld 'Bepaling pasnummer' op J staat moet in dit veld de vestigingcode worden ingevuld voor bepaling van het pasnummer.
Scanmethode	Indien dit veld niet wordt gevuld zal gewerkt worden met de 1e positie van de bestaande scanmethode, alleen invullen indien de scanmethode afwijkt.
Pasexport	Overbodige parameter, veld verwijderd vanaf 6.3.4
Selectiecode	Indien gewenst kan in dit veld de selectiecode worden opgenomen (4 posities algemeen). Tijdens het inlezen wordt deze code direct ingevoerd in het veld 'Selectiecode'. De selectiecode bevindt zich op tabblad 'Eigenschappen1' van de klantenadministratie van de leerling.
Respecteer BIEBabonnement J/N	Als een leerling al een bibliotheek-abonnement heeft (evt. zelfs bij een andere bibliotheek) moet dit abonnement dan vervangen worden door het abonnement uit de importmethode voor deze school?