Instellingen

Peilmaand

Door bij Peilmaand '1' in te vullen, zal voor incasso-abonnementen elke maand worden bepaald welke abonnementen per de eerste van de volgende maand moeten worden verlengd.

Herinnering / delinquent / afvoeren

Hoe streng moet het systeem zijn als het contributiebedrag van een periode (maand) niet tijdig is betaald. Het niet-betalen kan het gevolg zijn van het niet opnemen van een post in het incassobestand omdat de machtiging onvolledig is of door stornering van een incasso.

• Bij keuze 1 = Streng krijgt een klant direct de status 3 aan het begin van een niet betaalde nieuwe periode. De maand erna zal status 4 worden toegekend en is een contributieperiode na 2 maanden (na de begindatum) nog niet betaald zal de klant worden afgevoerd.
• Bij keuze 2 = Minder streng behoudt de klant in de eerste (niet betaalde) maand nog de status 2 (factuur) en in de volgende maanden gaat de status dan naar 3 (herinnering),4 (delinquent) en 9 (afgevoerd).

Voor incasso-abonnementen kan worden gewerkt met peilmaand = 1 omdat de contributieregels nooit op een factuur kunnen worden opgenomen. Er zal altijd worden geïncasseerd via een periodieke SEPA-incasso.

De gehele administratieve afhandeling van de inning moet binnen een maand worden afgehandeld. De incasso's van incasso-abonnementen worden meegenomen in de maandelijkse incassoprocedure tegelijk met de andere reguliere incasso's.

Voor incasso-abonnementen ziet het factuur/incasso-traject er dan als volgt uit:

• Stap 1 = Openen van de factuurperiode (voor alle abonnementen). Deze stap moet worden uitgevoerd op de eerste dag van een maand.
• Stap 2 = Factureren van alle nieuwe contributieperioden (verlengen van abonnementen). Dit moet vóór stap 3 worden uitgevoerd. Dit is ergens tussen de eerste en tiende van een maand.
• Stap 3 = Selecteren van alle incasso-posten die in het maand-incassobestand moeten worden opgenomen. Deze stap moet ongeveer 14 dagen voor de gewenste incassodatum worden uitgevoerd.
• Stap 4 = Versturen van de vooraankondigingen van incasso naar de Inbox van de klanten. Dit is direct gekoppeld aan stap 5.
• Stap 5 = Versturen van het incassobestand naar de Bankinstelling. Dit moet minimaal zeven dagen voor de gewenste incassodatum worden uitgevoerd.

Bij het factureren (stap 2) krijgen de contributieposten van incasso-abonnementen een speciaal kenmerk in de vorm van I in het veld adm_toel. Hieraan kan Wise herkennen dat deze posten altijd en alleen via incasso mogen worden geïnd.

Bij de aanmaak van het incassobestand moet de gewenste incassodatum worden opgegeven. Wise zal onderzoeken welke financiële regels moeten worden meegenomen in het incassobestand. Wise zal dan ook controleren of volgens de klantenadministratie in Wise de benodigde machtigingsgegevens bekend zijn.

Indien een machtiging niet (administratief) compleet is zal hiervan een melding worden gemaakt in het selectieverslag en zullen de bijbehorende financiële posten NIET worden geselecteerd voor incasso.

De geselecteerde posten worden in Wise direct gesloten met de gewenste verwerkingsdatum als boekdatum.