Instellen aflevermethodes
Er zijn een aantal instellingen nodig om de aflevermethodes in werking te stellen.
Licentie
Het gebruik van de module 'Aflevermethodes' valt onder een aanvullende licentie. Deze licentie LIC_SERVICEPUNTEN moet per instantie worden gezet:
systeemWise > Systeem- en automaatlicenties > LIC_SERVICEPUNTEN (groep R – Systeemlicenties) > kies Ixxx.
Boekingscode
Maak een boekingscode aan waarop de eventuele extra kosten moeten worden geboekt: via Financiën > Boekingsstructuur > Boekingstabellen > Accounting (geen vaste code voor).
Aflevermethode definiëren
Per instantie moet worden ingesteld welke aflevermethodes mogen worden gekozen door de klanten van de instantie: Manager > Reserveren en IBL > Aflevermethodes > nieuwe methode aanmaken.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Instantie |
Staat ingevuld |
|
Aflevermethode |
Vier posities. De eerste positie dient een letter te zijn gevolgd door drie numerieke posities, bijv. S001. |
|
Omschrijving |
Korte omschrijving ten behoeve van de keuze door de klant en omschrijving op de interne bonnen. Bijvoorbeeld "type aflevermethode Servicepunt". |
|
Toelichting 1 |
Toelichting voor de klant bij het plaatsen van de reservering. Wordt afgedrukt op de begeleidende brief, bijvoorbeeld met de openingstijden of andere afhaalmededelingen ("Albert Heijn"). |
|
Toelichting 2 |
Toelichting voor de klant die wordt weergegeven op de klantbrief (de begeleidende brief); bijvoorbeeld info over waar en hoe het materiaal ingeleverd moet worden. |
|
Afleveringssoort |
Kies uit:
* P en V worden nog uitgewerkt. |
|
Beheervestiging |
Via welke vestiging moet het materiaal worden geleverd. Deze vestiging wordt ook de beheerder van de reservering en de verantwoordelijke vestiging voor de levering. Van hieruit kan het exemplaar worden doorgestuurd naar een ander afhaalpunt. Het exemplaar is dan al uitgeleend aan de klant. |
|
Kosten |
De EXTRA kosten die de klant moet betalen voor de levering via deze aflevermethode. De kosten worden geboekt bij het uitlenen. |
|
Boekingscode |
2xxx. Met welke boekingscode moeten de kosten van de aflevermethode worden geboekt. |
|
Boeken reserveringskosten |
Aanvinken = Ja. Bij 'Ja' zullen de ophaalkosten van de reservering volgens het reglement worden geboekt. |
|
Extra uitleendagen |
Twee posities. Hiermee kan de (eerste) uitleentermijn met een aantal dagen worden verlengd: het aantal dagen wordt opgeteld bij de reguliere uitleentermijn ten behoeve van de periode tussen uitlenen en daadwerkelijk ophalen (het exemplaar wordt in de beheervestiging immers al uitgeleend aan klant). Deze instelling heeft geen invloed op verlengen. |
|
Gesloten |
Aanvinken = Ja. Bij 'Ja' wordt aangegeven dat de aflevermethode (tijdelijk) niet (meer) gekozen mag worden. Deze instelling heeft geen invloed op uitstaande reserveringen en de levering hiervan. |
|
Verstuur ophaalbericht |
Aanvinken = Ja. Het ophaalbericht wordt verzonden zodra het exemplaar in de beheervestiging aan de klant wordt uitgeleend. In de tekst dus opmerking zetten over de transportperiode! |
|
Ophaalbericht-soort |
<leeg> |
|
Printen klantbrief |
Aanvinken = Ja Bij 'Ja' moet bij het uitlenen een klantbrief worden geprint, die vervolgens wordt meegestuurd met het exemplaar. |
|
Voor publiek |
Aanvinken = Ja. Met 'Nee' zal deze aflevermethode niet aan het publiek worden aangeboden. Deze optie bestaat speciaal voor Den Bosch voor klanten die slecht ter been zijn. Herbij gaat het om een speciaal afhaalpunt dat niet door anderen gekozen kan worden. Is Abt_def ingesteld, dan is de aflevermethode voor iedereen zichtbaar. Stel de aflevermethode bij klant in via de client, dit wordt dan de default ophaalvestiging. Wijzigen blijft mogelijk voor deze klant. |
De adressen van het servicepunten moeten worden ingevoerd in Beheer Organisaties > Adressen > (ROLBST) Bushaltes/Servicepunten. Het adres wordt afgedrukt op afhaalbericht voor de klant.
Let op: een Servicepunt is géén vestiging, slechts een aflever- en afhaaladres.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Halte / aflevermethode servicepunt |
Maak een keuze uit de getoonde aflevermethodes |
|
Naam |
Wordt ingevuld indien in vorige veld een aflevermethode is gekozen. |
|
Adresomschrijving |
Vinkje is bedoeld om de adresgegevens te tonen. |
|
Div. naw-gegevens |
Vul de gegevens van het servicepunt in. Er zijn twee velden waarvoor extra aandacht: |
|
E-mailadres |
Hier moet het e-mailadres worden ingevoerd waar onbestelbare mail (bouncers) op terecht moet komen. Bijvoorbeeld het e-mailadres van de hoofdvestiging. |
|
Contactpersoon |
Wordt afgedrukt op de klantbrief. Bijvoorbeeld de contactpersoon in de hoofdvestiging. |
Het is niet toegestaan om een servicepunt met adres en al te verwijderen terwijl de service nog aanwezig is in de tabel 'Afleverpunten'. Dus éérst het servicepunt verwijderen uit de tabel 'Afleverpunten' en pas daarna uit de tabel 'Adressen'.
Berichten
Afhaalbericht
De klant krijgt een afhaalbericht via e-mail, formulier of sms – al naar gelang de standaardmethode. Afhankelijk van de gebruikte soorten aflevermethode, moet per soort een stuurregel worden gemaakt (RAS (Servicepunt), RAP (Post), RAT, RAV). Gebruik voorlopig de stylesheets van RSO voor RAS. Moet altijd als verzamelvestiging in stuurregel (stuurregel met verzamelfunctie!).
- enum:
- BRCHT_RES
- functie:
- AS = servicepunt
- AP = postbezorging
- AT = transport
- AV = vrijwilliger
Materialen kunnen worden uitgeleend via een zogeheten servicepunt. De desbetreffende materialen worden in OCLC Wise dan behandeld volgens een bepaalde aflevermethode. In het ophaalbericht van dergelijke materialen moet in het afzenderblok de adresgegevens van het servicepunt zijn opgenomen (i.p.v. van de vestiging). Daarom geldt voor berichten RAx het volgende:
- Er is tenminste een (1) stuurregel (bcbericht) per RAx-bericht. De stuurregel MOET worden gedefinieerd met een verzamelfunctie. Alleen berichten volgens de verzamelfunctie bevatten per bericht een afzenderblok met de juiste (volledige) omschrijving van het servicepunt (dus: 'Servicepunt Hiethaar' i.p.v. alleen 'servicepunt').
De berichten worden behandeld als reserveringsberichten RSO. - De tekstregels worden gedefinieerd per klasse R/functie Ax.
- De sleutel voor de adresgegevens van het servicepunt is het veld "eigenaar" van de berichtregel.
Hiermee worden actorgegevens opgehaald volgens: SELECT actor_id FROM rol WHERE rol='BST' AND bereik=<eigenaar>
Dit levert een actor_id op. Vervolgens wordt met dit actor_id de NAW van de ophaalvestiging bepaald.
Klantbrief
De klantbrief wordt meegegeven met het uitgeleende exemplaar. De stylesheet voor de klantbrief wordt op de lokale pc opgeslagen.
Stylesheet aflevermethode_klantbrief.xsl aanpassen:
(users/xxx/bng/cache/ etc.../STYLESHEET_MESSAGE)
Client > Vestigingsbeheer > Werkplekbeheer > Configuratie > Randapparaten > Stylesheets koppelen > Stylesheet_message – aflevermethode_klantbrief.xsl.
Abonnementsdefinities
Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsinstellingen > Abonnementsdefinities.
- Geef per abonnement aan of klanten met het desbetreffende abonnement een aflevermethode mogen kiezen bij het plaatsen van een reservering.
- Vink per abonnement aan of dit mag: veld 'Mag aflevermethode kiezen'.
Als een abonnement hierdoor 'aflevermethode geschikt' is, mag een klant uit alle gedefinieerde aflevermethodes kiezen. Op internet is dit echter niet STANDAARD de default: daar is het reguliere bibliotheekvestiging – maar kan bij 'laten bezorgen' een servicepunt worden gekozen (want dat 'mag' conform de abonnementsdefinitie). Als een abonnement 'aflevermethode geschikt' is, dan verschijnt op Tabblad 7. Eigenschappen-2 een extra veld 'Aflevermethode' (zie Client).
Overigens is het niet mogelijk om bepaalde aflevermethodes uit te sluiten voor bepaalde abonnementen.
Per instantie zal OCLC Wise alleen de aflevermethodes aanbieden aan de eigen klanten. Dit moeten klanten van de sector BIEB zijn.