E-mailvalidatie
Wise verstuurt maandelijks een groot aantal berichten. Om ervoor te zorgen dat e-mailadressen kloppen en klanten daadwerkelijk berichten ontvangen, voeren we vanaf versie 8.0.2 een aantal wijzigingen door rondom e-mailvalidatie.
Waarom is dit nodig?
Er kunnen problemen ontstaan wanneer e-mails verstuurd worden naar niet gevalideerde e-mailadressen, bijvoorbeeld als per ongeluk een honeypot e-mailadres wordt ingevoerd (https://www.mailgun.com/blog/deliverability/honeypots/). Daarnaast forceren e-mailproviders zoals Google en Yahoo hardere maatregelen voor e-mail verstuurders (https://www.proofpoint.com/us/blog/e...n-requirements).
Het controleren van e-mailadressen is dus belangrijk om te voldoen aan eisen van e-mailproviders, maar vooral ook om fouten, nep-adressen en tijdelijke adressen te voorkomen. Zo zorg je ervoor dat berichten zoals updates of wachtwoord-reset mails altijd bij de juiste persoon aankomen. Het helpt ook om je systeem schoon en snel te houden, en het voorkomt problemen zoals spam of een slechte reputatie van je merk. Daarnaast maak je het makkelijker en veiliger voor gebruikers, en voldoe je aan regels zoals de AVG. Door e-mailadressen te controleren zorg je voor een betere en betrouwbaardere werking van je systeem.
Aangezien Wise miljoenen e-mails verzendt, willen we het proces dat hier verantwoordelijk voor is zo robuust mogelijk maken. Er zal in de basis weinig verschil voor de klant zijn en het valideren van een e-mailadres zal makkelijker zijn.
Wat is er functioneel veranderd?
Op het moment dat een e-mailadres gewijzigd wordt, zal het nieuwe e-mailadres voor die actor gevalideerd moeten worden. Er zal een validatie moeten plaatsvinden voor elk uniek e-mailadres dat aan de actor gekoppeld is, ongeacht het type (e-mail, BCC, BCC2, factuur e-mail). Het systeem verstuurt automatisch een validatie e-mail wanneer het e-mailadres gewijzigd wordt.
Is een e-mailadres nog niet gevalideerd? Dan is het mogelijk om via de Wise Client bij de klantenadministratie op tabblad 2.NAW-Gegevens per type een e-mailvalidatie te sturen. Deze knop gebruik je wanneer een klant de validatie e-mail niet meer terug kan vinden. Deze knop zorgt er voor dat een nieuw bericht (PVC) wordt verstuurd.
Klanten kunnen ook via de Wisecat+ opnieuw een validatie-e-mail laten sturen naar hun eigen e-mailadres:
Ook is de afhandeling via de mail verbeterd. Deze afhandeling wordt nu buiten de Wisecat+ afgehandeld, de klant zal een simpele pagina te zien krijgen in de browser:
Welke mail types zijn er veranderd/nieuw
Het bericht voor validatiecheck (PVC) is veranderd. De link die de gebruiker selecteert om een e-mailadres te valideren, gaat nu naar een losstaande applicatie. Dit betekent dat de klant niet naar de Wisecat+ geleid wordt.
Het validatiereminder bericht (PVX) is toegevoegd. Dit bericht herinnert klanten eraan dat ze hun e-mailadres nog moeten valideren.
Als je gebruikt maakt van het PVX-bericht stel je handmatig tekstregels in via de Manager (zie hieronder). Er bestaat op dit moment nog geen standaardtekst die gebruikt kan worden. Hier wordt aan gewerkt.
Herinneringen
Vanaf versie 8.0.2 is het mogelijk om validatie-herinneringen te sturen. Dit wordt gedaan door de job 'actor-validate-email-reminders'.
Er zijn twee configuraties beschikbaar die bij OCLC aangevraagd kunnen worden. Dit gaat om hoe vaak en na hoeveel dagen het bericht verstuurd wordt. Als de standaard gebruikt wordt dan wordt de herinnering maximaal twee keer verstuurd om de tien dagen.
Deze job loopt dagelijks door de tabel 'actor_email_validation' en controleert of er herinneringsberichten verstuurd moeten worden (rekening houdend met de configuraties).
Voorbeeld:
De tekstgroepinstellingen die zijn gebruikt voor bovenstaand voorbeeld:
Meer informatie over het inrichten van e-mails: E-mail instellingen.
Mer informatie over het instellingen van tekstgroepen: Tabblad Teksten
Bulk-validatie
Momenteel wachten we met het starten van de bulk-validatie op een wijziging die voor de bulk een apart type mail gaat gebruiken (in plaats van het gebruik van de PVC).
Omdat door de jaren heen niet zeker is welke e-mailadressen wel/niet gevalideerd zijn, kunnen we niet uitgaan van de huidige stand van zaken. Het is dus nodig om alle e-mailadressen die voor 8.0.2 gevalideerd zijn opnieuw te valideren. Dit gebeurt per bibliotheek en wordt geïnitieerd door OCLC in samenwerking met de bibliotheek.
Wanneer de job 'actor-validate-email-batch' geactiveerd wordt voor een specifieke bibliotheek zal de job alle bestaande e-mailadressen van actieve actoren (met een ABON 'rol' record zonder einddatum) klaarzetten om opnieuw gevalideerd te worden. Deze e-mailadressen worden dan meegenomen in het standaard proces en zullen een PVC-bericht ontvangen gevolgd door een PVX bericht (mits aan de voorwaarden is voldaan).
Mochten e-mailadressen al een keer gevalideerd zijn in de periode tussen de release van 8.0.2 en het starten van de bulk-validatie, dan worden deze overgeslagen, deze zijn immers recent gevalideerd. Van alle validaties voor 8.0.2 hebben we geen historie: deze e-mailadressen moeten opnieuw gevalideerd worden.
Het standaardproces houdt wel rekening met e-mailadressen die vanaf 8.0.2 gevalideerd zijn. Dit betekent dat wanneer een klant een e-mailadres gevalideerd heeft voordat de bulk-validatie voor die bibliotheek gelopen heeft, de klant overgeslagen wordt tijdens de bulk-validatie.