Persoonlijke inlogs aanmaken
Inleiding
Vanaf 25 mei 2018 gelden nieuwe regels voor de bescherming van de privacy (AVG / GDPR). In het kader van deze nieuwe regels wordt aanbevolen binnen OCLC Wise persoonlijke inlogs te gebruiken, in plaats van generieke inlogs. Het aan de inlog gekoppelde actor_id wordt gelogd bij diverse transacties. In deze handleiding staan de stappen die nodig zijn om persoonlijke inlogs aan te maken. Persoonlijke inlogs werken in alle versies van Wise.
Rollen en gebruikers
In de manager, in systeemWise > Toegangscodes en bevoegdheden > Bevoegdheden staat in de tabel Rollen welke gebruikersrollen binnen Wise zijn gedefinieerd. Waarschijnlijk hoeft hier niets gewijzigd te worden. De aanpassingen vinden plaats in de tabel Gebruikers, waar de inlogs bij (bestaande) gebruikers wordt ingesteld.
Inlog maken voor een gebruiker
Waarschijnlijk zijn de meeste medewerkers al in Wise ingeschreven als klant: in de vorm van een regulier abonnement voor personeel. Ze hebben dus een pas. Het actor_id dat hoort bij deze pas is de basis voor de inlogs. Instellen gaat via de Manager > systeemWise > Toegangscodes en bevoegdheden > Bevoegdheden > tab Gebruikers.
- Stap 1: (3) Zoek, bijvoorbeeld aan de hand van de actor_id of pasnummer, de gebruiker op waar u een inlog aan wilt toevoegen.
- Stap 2: (1) In het linkerdeel van het detailscherm verschijnen de gegevens van gebruiker.
- Stap 3: (2) Kies ‘Nieuw'.
Vul de relevante gegevens in: Toegangscode(wordt gebruikersnaam), Vestiging en Rol.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Gebruikersnaam |
Vrij te kiezen. In verband met de nieuwe privacy-wetgeving moet dit geen generieke code zijn. En elke naam moet uniek zijn. |
|
Vestiging |
Vestiging waar de medewerker werkt |
|
Rol |
Gebruikersrol die de medewerker in de betreffende vestiging vervult NB Alleen bij actoren die een rol beginnend met 'PERS' hebben wordt de gebruikersnaam onderdrukt in Client op Tabblad 7. |
Gebruiker werkt in meerdere vestigingen
Sommige medewerkers zullen in meerdere vestigingen werken. Door aan dezelfde Gebruiker meerdere Vestigingen te koppelen kan met één gebruikersnaam in meerdere vestigingen gewerkt worden.
- Zoek de gebruiker op en kies nu 'extra rol'.
- Vul in het detailscherm een nieuwe vestiging in.
- (4) In de overzichtslijst onderaan verschijnt nu een extra regel voor de nieuwe vestiging. Hierdoor kunnen er meerdere vestigingen beschikbaar worden gemaakt voor een gebruiker.
- Na het ingeven van zijn gebruikersnaam wordt de gebruiker gevraagd een rol/vestiging te kiezen. Bij deze rolkeuze staan de verschillende vestigingen:
Gebruiker heeft meerdere gebruikersrollen
Het kan ook gewenst zijn om een medewerker meerdere gebruikersrollen toe te kennen. Dat werkt net als hierboven met meerdere vestigingen. Nu moet er na het kiezen van 'extra rol' een andere rol worden toegekend. Na het ingeven van zijn gebruikersnaam wordt de gebruiker gevraagd de rol/vestiging te kiezen. Bij de rolkeuze staan de verschillende gebruikersrollen:
En zo zijn vestigingen en gebruikersrollen ook te combineren:
Rolkeuze en Afwijkende rolkeuze
Het kan gebeuren dat een medewerker per ongeluk een verkeerde vestiging kiest. Dit voorkomt u door de Rolkeuze te beperken. Bij Rolkeuze kunnen vier opties gegevens worden:
- Alles: geen beperking in rolkeuze
- Geen: geen rolkeuze
- Lokale vestiging: alleen rollen kiezen van lokale vestiging
- Lokale instantie: alleen rollen kiezen binnen lokale instantie
Deze optie werkt in combinatie met de instelling 'PC in vestiging' in de client (via Vestigingsbeheer > Werkplekbeheer > Configuratie > tabblad Poorteigenschappen). Hier kan men de vestiging opgeven waar de client-PC zich fysiek bevindt.
Zie ook handleidingen Client vestigingsbeheer en Systeemwise toegangscode en bevoegdheden.
Oude codes opruimen
Nadat de persoonlijke inlogs zijn aangemaakt, moeten de oude codes worden opgeruimd. Ook dit kan in de tab Gebruikers: zoek de inlogcode op en 'ontkoppel' deze.
MiFare Unlock
De medewerkers hebben een pas. Hiermee is het tamelijk eenvoudig om Wise clients met MiFare Unlock te beveiligen. MiFare Unlock is gemaakt voor de wandelende informatiemedewerkers. Zij hebben daarmee de mogelijkheid om door de vestiging te lopen en klanten van informatie te voorzien, zonder aldoor naar hun werkplek terug te moeten om wat op te zoeken.
Op diverse plekken in de vestiging kunnen publiekspc's staan of clients die standaard vergrendeld zijn. Wil een medewerker een client gebruiken om een klant te helpen, dan legt de medewerker zijn MiFare 'unlockcard' op de paslezer. Door deze (personeels)pas te gebruiken met een rol PERSONEEL kan een medewerker een publiekspc ontgrendelen en gebruiken als een client.
Na het wegnemen van de unlockcard springt de client na een aantal seconden automatisch terug in de oorspronkelijke stand. Hetzij een vergrendelde client, hetzij een publiekspc.
Voor meer informatie hierover, zie Starten met Mifare unlock voor WIM'ers.
Gebruikersnaam vergeten
Bij het inlogscherm van de client is een button te zien met <Gebruikersnaam vergeten?>. Als hier op geklikt wordt, verschijnt er een schermpje waar de medewerker zijn/haar e-mailadres in kan vullen. Als dit e-mailadres overeen komt met het e-mailadres wat is ingevuld bij 'toegangscodes en bevoegdheden' > tab 'Gebruikers', krijgt de medewerker een mail (PAU bericht) met daarin een tijdelijke gebruikersnaam. Hiervoor moet wel het bericht PAP en PAU worden ingericht, zie Publieksberichten (Berichtklasse P).
Let op:
De aanhef van deze mail wordt gevuld met wat in het veld 'Naam' staat. Van oudsher is in dit veld vaak de gebruikersnaam (inlogcode) ingevuld. Dat zorgt dus voor een vreemde aanhef. Zorg dus dat het veld 'Naam' (toegangscodes en bevoegdheden, tab gebruikers) ook daadwerkelijk gevuld is met de naam van de klant! (zie plaatje).
Rapportage
De Rapportage van inloggebruik is op te vragen via Manager > Systeemwise > Rapporten > Rapportages (ingericht per functie) > Actor Inzage Log
