WisExchange instellingen

Licentie

Instellen via Manager > systeemWise > SysteemWise > Systeem- en automaatlicenties > kies:

• 0 - Syteem
• R - Systeemlicenties
• LIC_WISE_EXCH_EXPORT

De dag erna is de benodigde menuoptie beschikbaar in de client.

Bevoegdheden

De export-bestanden worden behalve op de server óók op de C-schijf van de inlogger gezet (c:/home/bxmas/wisexch_bestanden) vanwaar ze gemakkelijk verstuurd kunnen naar de afnemer. Daardoor is het instellen van onderstaande bevoegdheid om de bestanden te kunnen leveren mogelijk overbodig:

• Instellen via de Manager > systeemWise > SysteemWise > Toegangscodes en Bevoegdheden > Bevoegdheden > kies bevoegdheid Bestandbeheer_wise_exchange.
• Met deze bevoegdheid zijn in de Wise client bestanden via > Vestigingsbeheer > Bestandsbeheer > directory /home/bxmas/wisexchange_bestanden te beheren.

Stap 1: Aanmaken collectie

• Maak (of kies) een lege collectie.
• Voorwaarde om een collectie te kunnen exporteren is dat de collectie type Vast of Project heeft en dat alle exemplaren in de collectie status B of K hebben.

Stap 2: Exporteren

Als een te exporteren collectie is samengesteld, geef dan de (Externe!) vestiging op, of de 'klant' waarvoor de export bedoeld is. Leen een te exporteren collectie niet uit, maar kies de menukeus Exporteren. Menukeuze Collectie exporteren voert een aantal zaken uit:

• maakt een exportbestand
• geeft de exemplaren status O (offline)
• meldt het exemplaar af bij het GGC - voor zover daar aanwezig
• wijzigt de status van de Collectie in Uitgeleend

Stap 3: Export bestand leveren + pakket exemplaren

Het exportbestand wordt op de server in de map /home/bxmas/wisexch_bestanden geschreven EN in C:\home\bxmas\wisexch_bestanden. De naam van het exportbestand is "vvvv_cccnnnn-x.xml":

• vvvv = vestiging (eigenaar collectie)
• cccnnnn = collectieonderwerp+volgnummer
• x = bestandsnr. Default = 1. Indien het exportbestand te groot wordt (meer dan 2000 exemplaren), worden er meerdere bestanden geschreven met oplopend volgnummer.

Het exportbestand stuurt u - net als de exemplaren - aan de afnemende bibliotheek

Stap 4: Handelwijze bij teruggeleverde exemplaren

Neem de exemplaren in. Indien de collectie compleet is ingeleverd, kan de administratie worden verwijderd via 'Collectie leegmaken' en vervolgens 'Collectie opheffen'.

Licentie

Instellen via Manager > systeemWise > systeemWise > Systeem- en automaatlicenties > kies:

1. 0 - Syteem
2. R - Systeemlicenties
3. LIC_WISE_EXCH_IMPORT

De dag erna is de benodigde menukeus beschikbaar in de client.

Bevoegdheden

Ga naar Manager > systeemWise > SysteemWise > Toegangscodes en Bevoegdheden > Bevoegdheden, bevoegdheid 'Bestandbeheer_wise_exchange' om in de client > Vestigingsbeheer > Bestandsbeheer > directory/home/bxmas/wisexchange_bestanden te kunnen beheren.

Tabellen maken

A
Zorg dat er een of meer goed herkenbare 'collectie-onderwerpen' zijn, bijvoorbeeld 'huurcoll. Probiblio'.
Manager > Collecties > Route-/wisselcollecties > TABWON Collectie-onderwerp

B
In de manager > Import wisexchange:

• Titelmatch bron – (tabel 'te_titmatch_bron') – indien u als bron P01 (Probiblio) opgeeft worden de beide volgtabellen gevuld. Indien u zelf een nieuwe bron aanmaakt, dient u zelf beide volgende tabellen te vullen.
• Titelmatch kode – (tabel 'te_titmatch_kodes') kolom ext_kode vult u/zijn gevuld met de codes voor mediumsoort en materiaalsoort die u aangeleverd zult krijgen en in kolom loc_kode vult u de waarde in/ staat de waarde die die code bij u dient te krijgen. NB: Indien er een mediumsoort geleverd wordt waarvoor u geen eigen code heeft (bijv. bladmuziek) kunt u overwegen de geleverde code aan uw eigen tabel toe te voegen.
• Titelmatch params – (tabel 'te_titmatch_params’) – op welke sleutels dient de titelimport te matchen en in welke volgorde. Laat bestaande instellingen staan!

Voor meer informatie zie Import wisexchange, inrichting Manager.

Stap 1: Omgaan met geleverde bestanden

Het te importeren bestand moet op de Server worden geplaatst in de map /home/bxmas/wisexch_bestanden - bijvoorbeeld via menukeus Client > Vestigingsbeheer > Bestandsbeheer.
Let op: De bestandsnaam mag geen spaties bevatten.

Stap 2: Aanmaken collectie

Voorwaarde om een collectie te kunnen importeren is dat er een lege collectie type Vast of Project is. Maak dus een nieuwe collectie aan of kies een lege met een duidelijk herkenbaar onderwerp (zie ook Tabellen maken).

Stap 3: Geleverde bestanden importeren

Ga naar Client > Exemplaren > Wisselcollecties

• In het menu bij Detail collectie is de keuze moet 'Collectie importeren' zichtbaar zijn (op grond van actie uit Licentie).
• Kies menukeus 'Collectie importeren'. De beschikbare bestanden uit de map /home/bxmas/wisexch_bestanden worden aangeboden
• Kies een bestand en de import wordt door een job op de achtergrond uitgevoerd.

Tijdens deze job worden een aantal acties uitgevoerd:

• Per te importeren exemplaar wordt op grond van resp. PPN, LID of ISBN geprobeerd de juiste titel te vinden in de eigen database.
• Indien een eigen titel gevonden wordt, wordt het externe exemplaar aan de eigen titel gekoppeld (er wordt ook in 'de onderkant' gezocht).
• Wordt er geen eigen titel gevonden dan wordt de externe titel toegevoegd en het externe exemplaar daar aan gekoppeld.
• Indien een exemplaar al eerder geleverd is (check op grond van zebra) en status A heeft, dan wordt deze hergebruikt - is de zebra al in gebruik dan wordt het nieuw geleverde exemplaar als ERROR aangemerkt

Resultaat:

• De exemplaren hebben status K en als plaatsvestiging en oorsprong de eigenaar van de collectie.
• De exemplaren worden (indien van toepassing) aan het GGC aangeboden
• De exemplaren hebben als stamboeknummer hun exem_id uit de leverende organisatie.
• De exemplaren krijgen uw scat volgens de titelbeschrijving. De plaatsing wordt zoveel mogelijk uitgerekend, volgens uw eigen tabellen (een evt ingevulde tijdelijke kast wordt genegeerd).

Stap 4: Controleren verslag en geleverde exemplaren

De telling van de collectie en de inhoud van de levering geven samen met het verslag informatie of er problemen zijn. Op het verslag staat bovenaan hoeveel titels er geleverd zijn en onderaan hoeveel exemplaren (daartussenin een aantal regels over gemaakte zoekingangen in de catalogus). Als het woord ERROR op het verslag voorkomt zijn er aanwijzingen voor mogelijke problemen, anders niet.

Check op regels als (de barcodes uit deze voorbeelden zijn fake):

• WARN: csleutel[P0100000799350] zebra[36629005148824] bestaat al
  uitleg: De geleverde barcode 36629005148824 bestaat al en is daarom niet verwerkt: exemplaar niet in de collectie opgenomen en de titel niet geïmporteerd.
• INFO: csleutel[P0100000420392] zebra[36629000747208] hergebruikt
  uitleg: er is een afgeschreven exemplaar met deze barcode aangetroffen. Dat exemplaar is opnieuw in gebruik genomen. Theoretisch kan uit de log van het exemplaar blijken dat het nu om een andere titel gaat dan voorheen.

Stap 5: Terughalen

Handel bij terughalen hetzelfde als het afhandelen van wisselcollecties (zie Wisselcollectie terughalen, Wisselcollectie blokkeren, Collectie tellen en Printfuncties). Daarmee zorgt u dat u alle/zoveel mogelijk de exemplaren zelf weer bijeen hebt.

Print het collectie-overzicht of maak een telling. De exemplaren die status B of K hebben zou u terug moeten kunnen leveren.

Stap 6: Afschrijven en terugleveren

Schrijf exemplaren af voordat ze daadwerkelijk teruggeleverd worden aan Probiblio. Dat kan bijvoorbeeld door ze af te schrijven op het moment dat ze in een krat/... voor Probiblio/de leverancier gelegd worden. Let wel, ze worden op dat moment ook uit de collectie verwijderd, dus daarna een print van de collectie maken kan niet meer! Alternatief voor als het om erg veel exemplaren gaat:

• Maak een selectie van de exemplaren in 'deze collectie', bijvoorbeeld collectieonderwerp HCP (huurcoll Probib) en collectievolgnr 0003.
• Het is mogelijk om op deze selectie via seriemutatie eerst de exemplaren vermist te verklaren (voor zover ze status B of K hebben) en direct daarna op hetzelfde venster deze vermiste exemplaren af te schrijven. Let op: doordat er nu niet 'per stuk' wordt gehandeld, is er minder controle op wat er naar Probiblio wordt teruggestuurd.

Deze laatste manier van afschrijven ontkoppelt de exemplaren (nu, stand jan 2017) niet van de collectie.

Administratie opruimen

Houd de tabellen schoon nadat alle exemplaren teruggestuurd zijn met behulp van Collectie leegmaken en vervolgens Collectie opheffen. Het interne collectie_id zal daarna niet weer in gebruik genomen worden, het volgnummer binnen het collectie-onderwerp mogelijk wel.