Klassieke wisselcollecties (vaste of losse)

Wisselcollectie aanmaken

Een nieuwe collectie kan worden aangemaakt via Exemplaren >Wisselcollecties.

Klik op 'Nieuwe collectie'.

Kies een onderwerp uit de aangeboden tabel, (zie ook Codering van de collecties).
Het volgnummer van de collectie wordt automatisch toegekend, maar mag ook handmatig ingevuld worden.
Kies het type collectie: vaste collectie of losse (eenmalige) collectie
Klik tot slot op OK.

In de collectielijst verschijnt de nieuw aangemaakte collectie (met status 'Opbouw).

Selecteer deze regel en rechtsklik om naar het collectie-detailscherm te gaan.

Collectie-detailscherm vaste collectie

Zie ook algemene beschrijving in Het collectiedetailscherm.

Onderstaande velden zijn beschikbaar voor een vaste collectie:

Veld	Toelichting
Omschrijving	Naam van deze collectie (vrij invulbare tekst)
Type	Type collectie, dus Vaste, Losse, Project, Titel, Route of Roterend. Zie ook Collectie-typen.
Voor	Voor wie wordt de collectie samengesteld (en later uitgeleend). Hier kan voor Klant (bijv. een school of een instelling) of Vestiging worden gekozen.
Status	De status bepaalt wat er mee mag/moet gebeuren. Opbouw = net opgevoerde collectie Binnen = collectie is gereed voor uitlevering/uitlenen Uitgeleend = collectie is uitgeleend Desgewenst kunnen ook de statussen Historie, Gepland en Voorlopig worden gebruikt.
Omvang	Streefomvang, vul hier in hoeveel exemplaren de collectie moet gaan / zou moeten bevatten.
Aanmaakdatum	Wordt automatisch gevuld op moment van aanmaken. Is te wijzigen.
Uitleendatum	De uitleendatum wordt door het systeem gevuld en zal dan niet-muteerbaar in lichtgrijs worden getoond. U kunt wel bij nieuwe collecties handmatig een voorgenomen uitleendatum invullen. Echter, zodra een collectie wordt doorgeleverd of uitgeleend, zal de werkelijke uitleendatum hier worden opgeslagen. N.B. Het is niet mogelijk om hier een uitleendatum in de toekomst te gebruiken; dit kan alleen via Staf – Uitlenen, zie Staf - Uitlenen.
Termijn	Uitlevertermijn / Uitleentermijn (in dagen) Kan automatisch gevuld op moment van aanmaken mits er in de tabel WON een standaardtermijn is ingevuld. Indien leeg, dan zelf handmatig invullen bij uitlenen/leveren.
Retour	Retourdatum, wordt afgeleid van uitleendatum + termijn, wijzigbaar
Soort	Kies hier de juiste soort collectie uit de aangeboden tabel, zie Collectie-soorten.
Opmerking	Alleen voor uw eigen informatie; wat hier wordt ingevuld is alleen in dit scherm te zien.
Toon niveau	Op welk niveau wordt deze collectie beheerd Kies uit Vestiging / Instantie / Systeem
Retourdatum handhaven	Ja = Geen uitleningen/verlengingen van exemplaren die over de retourdatum heen gaan. Nee = Klanten kunnen de exemplaren ook over de retourdatum heen lenen/verlengen
In tijdelijke kast	Het is mogelijk om aan een collectie een tijdelijke kast mee te geven. Deze tijdelijke kast wordt overgenomen door elke ontvangende vestiging (bibliotheek of schoolWise- /mediateekWisevestiging) zodra de exemplaren bij binnenkomst worden gescand. Zie Tijdelijke kast meegeven.

Toevoegen (exemplaren aan collectie koppelen)

Toevoegen van exemplaren gaat via het Collectie-detailscherm, zie paragraaf Collectie-detailscherm vaste collectie. Klik op 'Toevoegen' en scan de barcodes of lees de RFID-tags in. Dit kan alleen met exemplaren waarvoor de vestiging muteer-bevoegdheid heeft (Manager tabel Vestigingsgroepen VSM).

Voor het gebruiken van exemplaren die van een andere vestiging zijn: dit kan handig zijn voor eenmalige collecties, zie Routecollecties.
Reeds afgeschreven exemplaren worden onderschept en kunnen niet worden toegevoegd.

Resultaat van het toevoegen: in het witte rechtervlak verschijnt een lijst van alle toegevoegde exemplaren.

Bij Vaste en Projectcollecties wordt gemeld als een exemplaar wordt toegevoegd van een titel(nummer!) waarvan al een exemplaar in de collectie aanwezig is:

Ja = spatiebalk
Nee = tabtoets + spatiebalk om Nee te kiezen.

Als u in het collectiedetailscherm bij samenstellen van de collectie al gekozen heeft voor een klant (en in de klantenadministratie bij die klant 'melden eerder geleend' op ja staat) krijgt u de volgende keuze:

Exemplaar status K = Binnen en gekoppeld in collectie
Exemplaren die nieuw zijn toegevoegd krijgen status K als ze Binnen staan op de vestiging die de eigenaar (beheerder) is van de collectie.

Klik op Quit of op het afsluit-kruisje om dit menu-onderdeel te verlaten.

Losse collectie met exemplaren van een andere vestiging

Hoe moet je exemplaren gebruiken die van een andere vestiging zijn.

Zorg er voor dat je als stafvestiging het recht hebt om exemplaren van andere vestigingen te muteren. Dit wordt geregeld in de manager, vestigingsgroepen per vestiging G_VEST VSM

Stap 1: Reserveren op naam van de klant

Ga naar de Catalogus, plaats een reservering op naam van de klant (school) waarvoor de eenmalige collectie is bestemd
Zorg ervoor dat de ophaallocatie de eigen stafvestiging is

Stap 2: Reservering ontvangen

Na verloop van tijd zal de reservering arriveren bij de stafvestiging die de losse collectie aanmaakt.
Ga naar Balie Innemen en scan het exemplaar. Er verschijnt een baliemelding + bon dat exemplaar is gereserveerd voor een klant en op de Reserveringsplank geplaatst moet worden.
De status van het exemplaar is dan R (= gereedstaande reservering)

Stap 3: Exemplaar toevoegen aan Losse collectie

Ga naar het collectie-detailscherm
Voeg het exemplaar toe aan de collectie. De status is nog steeds R

Stap 4: Leen de collectie uit aan de klant via de Balie

Als de collectie compleet is kun je hem uitlenen via Balie – Uitlenen. (Dus NIET via het collectiescherm)
Je kunt in de stafbalie kiezen voor ‘Collectie ongescand uitlenen’. Vul uitleen + inleverdatum in en de collectiecode

Resultaat: alle exemplaren van de losse collectie worden in één keer uitgeleend, inclusief het gereedstaande gereserveerde exemplaar. Zie afbeelding

Afhandeling bij terugkomst
Na gebruik komt de collectie weer terug bij de stafvestiging. Bij inname zullen alle exemplaren ontkoppeld worden uit de collectie. Exemplaren die niet van de stafvestiging zijn worden retour eigenaar (vestiging van plaatsing) gestuurd), status T.

Een exemplaar waarop een reservering rust, ontvangt een reserveringsmelding en wordt ontkoppeld uit de collectie.

Collectie opzoeken

Ga naar Exemplaren > Wisselcollecties, vul in het zoekscherm de collectiecode in (of wijs deze aan uit de lijst). Het is niet nodig om een volgnummer in te typen. Met vinkjes onderaan het scherm kunnen de te tonen collecties worden geselecteerd/ gefilterd op type en status.

Na het invullen /kiezen van een collectiecode verschijnen bovenin het scherm de gevonden collecties.

Het is ook mogelijk om de collectiecode te scannen. Zie voor het printen van zo'n collectie-scancode paragraaf Printfuncties.

Door op een kolomheader te klikken kan de kolom in een andere volgorde worden gesorteerd. Selecteer de gewenste collectie, klik dan rechts om naar details van de collectie te gaan:

Acties op exemplaren vanuit collectie detailscherm

Ontkoppelen (ex. verwijderen uit een collectie)

Alleen wanneer de collectie binnen staat bij de eigenaar kunt u exemplaren ontkoppelen. In andere gevallen komt er een melding over de status en een vraag of het echt gewenst is.

Ga naar het detailscherm van de collectie.

Klik op 'Uit collectie' om de te verwijderen exemplaren te scannen.. Scan deze exemplaren.
Daarnaast is het mogelijk om in de lijst één exemplaar te selecteren, met de re-muisknop kunt u dan kiezen voor 'Uit collectie'.

Voor het verwijderen van alle exemplaren in één keer, zie Ontkoppelen.

Collectie-exemplaar vermist melden

Ga naar het detailscherm van de collectie, zie afbeelding hiervoor. Klik rechts op het bedoelde exemplaar en kies 'Vermist'.

Verkoppelen (ex. overhevelen naar andere collectie)

Ga naar het detailscherm van de doel-collectie. Klik op 'Toevoegen' en scan het exemplaar uit de andere collectie.

Er zal een melding volgen die u moet bevestigen. Resultaat: het exemplaar hoort nu bij een andere collectie.

Innemen via collectie-detailscherm

Dit kan in dit scherm alleen door de eigenaar van de collectie, met exemplaren die via het transport retour zijn gekomen en status T hebben. Klik onderin op de button Innemen, en scan vervolgens alle exemplaren.

Controleer

Met deze functie kunt u controleren of de collectie wel compleet is. Klik onderin op de button Controleer, en scan vervolgens alle exemplaren.

Resultaat:

In de exemplarenlijst komt in kolom 'C' een OK als het exemplaar bij deze collectie hoort.
Er verschijnt een een melding 'Exemplaar niet in deze collectie' bij het scannen van een exemplaar dat niet in deze collectie thuishoort

Collectie-detailscherm – submenu

Door linksboven te klikken op het woord Collectie verschijnt een submenu; dit submenu is voor alle typen collecties beschikbaar.

Collectie terughalen: zie Wisselcollectie terughalen.
Collectie (door)leveren: zie Wisselcollectie (door)leveren.
Collectie uitlenen: zie Wisselcollectie uitlenen aan een instelling.
Collectie blokkeren: zie Wisselcollectie blokkeren.
Collectie leeg maken: zie Collectie leeg maken
Collectie opheffen: zie Collectie opheffen.
Collectie tellen: zie Collectie tellen.
Print: zie Printfucties.

Wisselcollectie terughalen

Deze optie zit in het submenu Collectie in het Collectie-detailscherm. Terughalen van een collectie kan alleen door de vestiging die eigenaar is van de collectie; dit is de vestiging die die collectie heeft samengesteld. Alle exemplaren van de collectie worden dan op status Transport naar de eigenaar gezet m.u.v. de uitgeleende. Bij de uitgeleende exemplaren blijft de inleverdatum behouden.

Wisselcollectie (door)leveren aan een vestiging

Ga naar het collectie-detailscherm; vul links in voor welke vestiging de collectie is bestemd. Zorg ervoor dat de Termijn (in dagen) is ingevuld, bv. 200.

Als de uitleendatum niet de dag van vandaag is, vul deze dan handmatig in.

Sla de gegevens op met 'Opslaan'.
Open daarna het submenu Collectie (klik linksboven op het woord Collectie) en kies 'Collectie (door)leveren'.
Klik op 'Opslaan'. Bevestig de doorlevering.

Het systeem zal nu de exemplaren van de collectie de status Transport geven, voorzover ze niet geblokkeerd, uitgeleend of vermist zijn.

Bij doorlevering aan een decentrale vestiging (vestigingscategorie B) zal de exemplaarstatus gewijzigd worden in O – offline.

Het wijzigen van de exemplaarstatus kan enige tijd beslaan, afhankelijk van de omvang van de collectie. De retourdatum wordt door het systeem ingevuld op basis van uitleendatum en -termijn.

Blijkt na doorleveren van een collectie aan een vestiging dat de collectie is geblokkeerd dan kan de plaatsvestiging de collectie deblokkeren via het submenu Collecties > Collectie blokkeren.

Wisselcollectie uitlenen aan een instelling (lener)

Ga naar het collectie-detailscherm; vul links in voor welke instelling de collectie is bestemd (via een klantzoek-scherm).

Zorg ervoor dat de Termijn (in dagen) is ingevuld, bv. 60.

Als de uitleendatum niet de dag van vandaag is, vul deze dan handmatig in.

Sla de gegevens op met 'Opslaan'.
Open daarna het submenu Collectie (klik linksboven op het woord Collectie) en kies de optie 'Collectie uitlenen'.
Bevestig de levering.

Het systeem zal nu de exemplaren van de collectie de status U (= uitgeleend) geven, voor zover ze niet geblokkeerd, uitgeleend of vermist zijn.

De status van de collectie zal gewijzigd worden in Uitgeleend. De retourdatum wordt door het systeem ingevuld, op basis van uitleendatum en -termijn.

In het collectiedetailscherm staat bij ieder exemplaar status U het betreffende actor-nummer vermeld. Dit geldt alleen voor wisselcollecties die zijn uitgeleend aan een klant (school/instelling).

Het wijzigen van de exemplaarstatus kan enige tijd beslaan, afhankelijk van de omvang van de collectie.

N.B. Deze uitleningen worden niet in de loghistorie opgeslagen.

Wanneer dit wel gewenst is, dan is het beter om de collecties uit te lenen via Balie Staf-Uitlenen

Collectie tellen

Met deze functie kunt u de exemplaren van een collectie per status tellen. Deze optie zit in het submenu Collectie in het Collectie-detailscherm, kies 'Tel collectie'.

Zowel status B als K worden als 'Binnen' geteld

Wisselcollectie blokkeren

Wanneer 'Retourdatum handhaven' op 'Nee' staat, kunnen klanten de exemplaren uit een collectie eindeloos blijven lenen. Omdat de collectie op zeker moment toch terug / naar een andere vestiging moet, kan de collectie geblokkeerd worden.

Deze optie zit in het submenu Collectie in het Collectie-detailscherm, exemplaren krijgen dan de algemene blokkeringsmelding C. In de balie verschijnt dan bij uitlenen en inleveren van collectie-exemplaren een melding.

Neemt de eigenaar het geblokkeerde exemplaar in dan verdwijnt blokkade C.

Printfuncties (Collectie > Print)

Collectie-overzicht van één collectie

Hiermee kunt u een overzicht printen van de exemplaren in de collectie. Deze optie zit in het submenu Collectie in het Collectie-detailscherm. Kies de volgorde en kies welke exemplaren afgedrukt moeten worden.

Ten behoeve van de routecollecties is het mogelijk om te selecteren op vestiging (container).

Voor de afhandeling van de print opdracht, zie Afhandeling print door Wise Reports.

Pakbon bij losse collecties

Het is mogelijk om een pakbon te printen bij losse collecties via het Collectie-detailscherm.

Ga naar het collectie-detailscherm van de collectie, klik linksboven op Print en kies voor Printen pakbon.

Er zal een invulscherm verschijnen waarin getoond wordt waar de collectie naar toe moet.

De gegevens kunnen aangevuld worden met bv. Contactpersoon en onderaan het aantal kratten of dozen waarin de collectie is verpakt; zoveel bonnen worden er ook geprint.

Voor de afhandeling van de print opdracht, zie Afhandeling print door Wise Reports.

Collectie-scancode printen

Het is mogelijk om van de collectiecode een barcode te printen, deze kan bijv. op het krat waarin de collectie zit worden geplakt.

Deze scancode kan gebruikt worden in plaats van het intypen van de collectiecode, zowel in het submenu Exemplaren > Collecties als in de balie van een stafvestiging.

In het afgebeelde voorbeeld is de collectiecode STP-0005 omgezet in een scancode die door een handscanner is af te lezen.

Voor de afhandeling van de print opdracht, zie Afhandeling print door Wise Reports.