Project- en titelcollecties
Het collectiebeheer van project- en titelcollecties is te vinden onder Exemplaren > Wisselcollecties.
Uitlenen en innemen van losse collecties, project- en titelcollecties
Dit gaat niet via het collectiescherm, maar via Balie -Innemen van een stafvestiging. Zie handleiding Staf Innemen.
Inplannen van losse collecties, project- en titelcollecties
Voor het inplannen van aangevraagde project- en titelcollecties is er in de balie voor stafvestigingen een speciale ProjectPlanning beschikbaar. Zie hiervoor handleiding Staf - Uitlenen/Innemen > Sessie.
Nieuwe projectcollectie aanmaken
Het aanmaken van een nieuwe collectie gaat via Exemplaren > Wisselcollecties.
Klik op de button 'Nieuwe Collectie'. Er verschijnt een pop-up invulscherm, waar de volgende zaken moeten worden aangegeven:
- Onderwerp van de nieuwe collectie, kies uit de aangeboden tabel. Typ de code in of scroll naar de gewenste onderwerpscode.
Wanneer het gewenste onderwerp niet in de tabel zit, neem dan contact op met uw applicatiebeheerder. - Volgnummer, invulling niet verplicht; het systeem kent dan zelf een volgnummer toe.
- Type collectie, zie ook Collectie-typen. In dit voorbeeld gaat het om een projectcollectie.
U ziet nu in de collectielijst de nieuw aangemaakte collectie (met status 'Opbouw).
Selecteer deze regel en rechtsklik om naar het collectie-detailscherm te gaan:
Collectie-detailscherm projectcollectie. Klik na wijzigen op 'Opslaan'
Klik op 'Quit' of op het afsluit-kruisje om dit menu-onderdeel te verlaten.
|
Veld |
Uitleg |
|---|---|
|
Type |
Type collectie, dus Vaste, Losse, Project, Titel of Route. Zie ook Collectie-typen. |
|
Voor |
Voor wie wordt de collectie samengesteld (en later uitgeleend). Hier kan voor Klant (bijv. een school of een instelling) of Vestiging worden gekozen. |
|
Status |
De status bepaalt wat er mee mag/moet gebeuren.
Als de collectie gereed is om uitgeleend te worden, wijzig dan de status in 'Binnen'. Desgewenst kunnen ook de statussen Historie, Gepland en Voorlopig worden gebruikt. |
|
Omvang |
Streefomvang, vul hier in hoeveel exemplaren de collectie moet gaan / zou moeten bevatten. |
|
Soort |
Kies hier de juiste soort collectie uit de aangeboden tabel, zie Collectie-soorten. |
|
Buffer |
Aantal dagen 'lucht' tussen twee planregels in de planmodule. N.B. De planmodule kan alleen achteraf, ná het inplannen van een collectie, de afwijkende buffer tonen. Zie verder Balie stafvestiging >. |
|
Planbaar |
Kan deze collectie ingepland worden in de planmodule |
|
Opmerking |
Alleen voor uw eigen informatie; wat hier wordt ingevuld is alleen in dit scherm te zien. |
|
Toon niveau |
Op welk niveau wordt deze collectie beheerd Kies uit Vestiging / Instantie / Systeem |
|
Retourdatum handhaven |
Alleen van belang bij leveren van deze collectie aan een schoolWise/ mediatheekWise vestiging via een zgn. Herlocatieklant Ja = Geen uitleningen/verlengingen van exemplaren die over de retourdatum heen gaan. Nee = Klanten kunnen de exemplaren ook over de retourdatum heen lenen/verlengen. Deze exemplaren komen dan ook nooit op de exemplaren actielijst terecht |
|
In tijdelijke kast |
Het is mogelijk om aan een collectie een tijdelijke kast mee te geven. Deze tijdelijke kast wordt overgenomen door elke ontvangende vestiging (bibliotheek of schoolWise- /mediateekWisevestiging) zodra de exemplaren bij binnenkomst worden gescand. Zie Tijdelijke kast meegeven aan collectie-exemplaren. |
Nieuwe Titelcollectie aanmaken
Het aanmaken van een nieuwe collectie gaat via Exemplaren > Wisselcollecties.
Klik op de button 'Nieuwe Collectie'.
Kies een onderwerpscode en kies type 'Titel collectie'
U ziet nu in de collectielijst de nieuw aangemaakte collectie (met status 'Opbouw).
Selecteer deze regel en rechtsklik om naar het collectie-detailscherm te gaan:
Vervolgens vult u de collectie-eigenschappen aan, klik daarna op Opslaan.
|
Veld |
Uitleg |
|---|---|
|
Omschrijving |
Naam van deze collectie (wijzigbare tekst) |
|
Type |
Moet zijn: Titelcollectie |
|
Voor |
Hoeft niet ingevuld, standaard staat hier de eigenaar van de collectie |
|
Omvang |
Belangrijk Vul hier het aantal exemplaren in dat u van deze titel bezit en waarmee gepland wordt. Tip: vul 10% minder in dan het werkelijke aantal, dan loopt de planning niet meteen stuk als een school niet alle exemplaren inlevert. |
|
Soort |
Niet verplicht, kies uit de aangeboden tabel, zie Collectie-soorten. |
|
Buffer |
Niet van belang |
|
Planbaar |
Belangrijk Kan deze collectie ingepland worden in de planmodule |
|
Opmerking |
Alleen voor uw eigen informatie; wat hier wordt ingevuld is alleen in dit scherm te zien. |
|
Toon niveau |
Op welk niveau wordt deze collectie beheerd Kies uit Vestiging / Instantie / Systeem |
|
Retourdatum handhaven |
Alleen van belang bij leveren van deze collectie aan een schoolWise/ mediatheekWise vestiging via een zgn. Herlocatieklant Ja = Geen uitleningen/verlengingen van exemplaren die over de retourdatum heen gaan. Nee = Klanten kunnen de exemplaren ook over de retourdatum heen lenen/verlengen |
|
In tijdelijke kast |
Het is mogelijk om aan een collectie een tijdelijke kast mee te geven. Deze tijdelijke kast wordt overgenomen door elke ontvangende vestiging (bibliotheek of schoolWise- /mediateekWisevestiging) zodra de exemplaren bij binnenkomst worden gescand. Zie Tijdelijke kast meegeven aan collectie-exemplaren. |
De titelcollectie is nu klaar voor gebruik: er hoeven geen exemplaren gekoppeld te worden, het systeem heeft alleen een aantal exemplaren nodig om te kunnen plannen.
Zie voor titelcollecties uitlenen Balie stafvestiging >.
Koppelen (exemplaren toevoegen)
De collectie die nu is aangemaakt, bevat nog geen exemplaren; deze kunt u nu gaan toevoegen. Klik op Toevoegen en scan de barcodes of lees de RFID-tags in. Resultaat: in het lege witte rechtervlak verschijnt een lijst van alle toegevoegde exemplaren.
Exemplaar status K = Binnen en gekoppeld in een collectie
Exemplaren die nieuw zijn toegevoegd krijgen status K. Dit is een speciale status voor exemplaren die binnen staan bij de eigenaar/beheerder van de wissel- of projectcollectie.
Raadplegen / muteren projectcollecties
Ga naar Exemplaren >Wisselcollecties, vul in het zoekscherm de collectiecode in (of wijs deze aan uit de lijst). Het is niet nodig om een volgnummer in te typen.
Met vinkjes onderaan het scherm kunnen de te tonen collecties worden geselecteerd/ gefilterd op type en status. Dit zal voor projectcollecties niet vaak nodig zijn, meestal zijn er immers slechts enkele collecties met dezelfde code.
Ook is het mogelijk om de collectiecode te scannen.
Na het invullen of kiezen van een collectiecode verschijnen bovenin het scherm de gevonden collecties:
Selecteer de gewenste collectie, klik dan rechts om naar details van de collectie te gaan. In het Collectie-detailscherm staan links de kenmerken en rechts alle exemplaren van de collectie.
Rechtsboven staat het totale aantal exemplaren:
Door linksboven te klikken op het woord Collectie verschijnt een submenu:
Dit submenu is voor alle typen collecties beschikbaar. Voor projectcollecties zijn de bovenste opties niet relevant. Acties die wel van belang zijn:
- Collectie leeg maken: zie Ontkoppelen.
- Collectie opheffen: zie Collectie opheffen.
- Collectie tellen: zie ook Collectie tellen.
Ontkoppelen (exemplaren verwijderen uit een collectie)
Voor het verwijderen van alle exemplaren in één keer, zie Collectie leeg maken.
Het verwijderen van exemplaren uit een collectie is uitsluitend mogelijk bij collectie-exemplaren die binnen staan bij de eigenaar van de collectie. Ga naar het detailscherm van de collectie, zie de afbeelding hierboven.
Klik op de button 'Uit collectie' om de te verwijderen exemplaren te scannen.
Daarnaast is het mogelijk om in de lijst één exemplaar te selecteren, met de re-muisknop kunt u dan kiezen voor 'Uit collectie':
Exemplaar vermist melden
Ga naar het detailscherm van de collectie, zie afbeelding hierboven. Klik rechts op het bedoelde exemplaar en kies optie 'Vermist'.
Naar exemplaardetailscherm
Zie afbeelding hierboven. Klik rechts op het bedoelde exemplaar en kies optie 'Detail'. Het exemplaarscherm wordt dan geopend (in een apart scherm).
Verkoppelen (exemplaren overhevelen naar andere collectie)
Ga naar het detailscherm van de doel-collectie. Klik op 'Toevoegen' en scan het exemplaar uit de andere collectie.
Er zal een melding volgen die u dient te bevestigen. Resultaat: het exemplaar hoort nu bij een andere collectie.
Collectie leeg maken (alle exemplaren ontkoppelen)
Een collectie leegmaken kan alleen wanneer de collectie niet is uitgeleend.
Ga naar het detailscherm Collectie-gegevens.
Klik rechtsboven op het woord Collecties, en kies uit het submenu de optie Collectie leegmaken. Er volgt een melding, die u dient te bevestigen. Resultaat: alle exemplaren worden in één keer losgekoppeld van de collectie.
Voor 'Losse collecties' is dit niet nodig, de exemplaren worden na innemen automatisch ontkoppeld.
Collectie opheffen
Een collectie opheffen kan alleen wanneer de collectie niet is uitgeleend. Het maakt verder niet uit of de collectie exemplaren bevat, maar het is natuurlijk wel zaak om eventuele exemplaren een andere bestemming te geven.
Ga naar het detailscherm Collectie-gegevens. Klik rechtsboven op het woord Collecties, en kies uit het submenu de optie Collectie opheffen.
Er volgt een melding, die u moet bevestigen:
Resultaat: de collectie bestaat niet meer en kan niet meer ingepland worden.
Overzicht van één collectie printen
Ga naar het detailscherm Collectie-gegevens. Klik rechtsboven op het woord Collecties, en kies uit het submenu de optie Print (onderste optie).
Kies voor Printen collectie (de overige mogelijkheden zijn niet van belang voor projectcollecties).
Geef in het vervolgschermpje aan op welke volgorde de lijst moet, en welke exemplaren u wilt zien (bijv. alleen de uitgeleende).
Klik op Print.
Afhandeling print door Wise Reports
Het aanmaken van het overzicht wordt vervolgens afgehandeld door Wise Reports. Dit programma opent in een browserscherm (bijv. Explorer of Firefox):
- U ziet de gewenste lijst in een browserscherm. Klik bovenin op het printer-icoontje
- Er verschijnt een klein schermpje waarin het print-format moet worden aangegeven. Kies hier voor PDF – Auto (d.w.z. Automatisch).
- Klik op OK, u krijgt nu het overzicht in pdf-formaat op het scherm.
- Het overzicht kan nu worden geprint, en/of bewaard als pdf (kies Bestand > Kopie opslaan).