Staf - Uitlenen/Innemen > Sessie

Staf-Uitlenen > Tel collectie (F4)

Voer na het verschijnen van de pop-up (F4-knop) de volledige code van de projectcollectie in (vb: BBP0001). Via het uitleenmenu staat bij 'Tel collectie':

• type collectie bv. Projectcollectie
• status van de collectie
• exemplaren binnen in deze stafvestiging
• exemplaren uitgeleend aan voorstaande lener
• exemplaren uitgeleend aan andere lener
• exemplaren vermist

Staf-Innemen > Tel collectie (F4)

Via het uitleenmenu staat bij de functie 'Tel collectie':

• type collectie bv. Projectcollectie
• status van de collectie
• exemplaren binnen in deze stafvestiging
• exemplaren uitgeleend 
• exemplaren binnen (andere vestiging)
• exemplaren vermist

Projectcollecties inplannen

Ga naar de Projectplanning, en zoek de school op via Zoek lener.

De ingeplande collecties voor deze school voor het huidige kwartaal zijn nu zichtbaar. In de linkerkolom staan alle ingeplande collecties; de overige kolommetjes betreffen de planning in tijd. Elk blokje stelt hierbij één dag voor.

Gebruik de buttons << Schuif en Schuif >> om een maand op te schuiven in de tijdbalk, om een eerdere of latere periode te zien.

De status van de planning is in dit scherm per collectie per tijdseenheid van een dag te zien:

• P = collectie is ingepland voor deze school
• B = vaste bufferdagen (standaard drie dagen) die het systeem in de planning tussen twee uitleningen aanhoudt
• U = collectie is uitgeleend aan deze school
• H = historie, de school heeft de collectie toen geleend

Nieuwe collectie inplannen voor een school

Ga naar de Projectplanning, zoek de school op en klik op Plan (zie ook vorige afbeelding).
(Als de Plan-button niet actief is, betekent dit dat de betreffende collectie op 'niet planbaar' is gezet in het Collectie detailscherm.)

Bevestig de vraag 'Neuwe collectie plannen voor: [naam school]?'.

Kies vervolgens uit de aangeboden lijst de gevraagde collectie (typ de beginletter van de projectcode om het sneller te vinden).

De planning van de collectie verschijnt nu; vul onderin de volgende gegevens in:

• Aantal collecties, dit is bij projectcollecties altijd 1.
• Aantal dagen dat de collectie wordt uitgeleend, bijvoorbeeld 28.
• Datum vanaf = collectie wordt uitgeleend aan de school
• Druk <enter> in om de retourdatum door het systeem te laten invullen.
• Datum t/m = retourdatum wanneer collectie terug is.
• Marge = aantal dagen vóór retourdatum, zodat er wordt ingeleverd op een openingsdag van de bibliotheek (zie ook toelichting verderop).
• Voorkeur: wijs hiermee een specifieke collectie aan.

Opmerkingenveld
In het het pop-up scherm Opmerking kan een aanvullende opmerking worden gezet. 

De opmerking wordt afgedrukt op de geleidebon bij het uitlenen, ook verschijnt de opmerking op de werklijst. Vul bijvoorbeeld de naam in van de contactpersoon, of andere bijzonderheden (bijvoorbeeld “daisy-roms toevoegen”).

Het opmerkingenveld kan achteraf worden (aan)gevuld, met de optie 'Eigen notitie':

<< Schuif >> buttons
Gebruik de << Schuif >> buttons in het gele gedeelte om te schuiven met de uitleen- en retourdatum. De voorlopige planning wordt met *(sterretjes) weergegeven. Klik tot slot op “Vastleggen”.

Als het niet mogelijk is om de collectie in de gewenste periode te plannen zal er een melding verschijnen:

Als de planning wel geboekt kan worden, verschijnt de nieuwe planning van de collectie. Zie afbeelding: de collectie is ingepland, in de gekozen tijdreeks staat de collectie op P, gevolgd door 3 vaste bufferdagen

Meer collecties plannen voor dezelfde school

Klik weer op 'Plan' en volg dezelfde stappen zoals hierboven beschreven.

Per collectie inplannen

In plaats van per klant (school) kan er ook per collectie gepland worden. Ga via de Balie > Uitlenen > Sessie naar Projectplanning. Klik op 'Kies Onderwerp' en zoek de in te plannen collectie op. De planning van alle collecties met dit onderwerp (= code) verschijnen nu, voor zover deze collecties bij de vestiging of bij de instantie horen.

Dit laatste is een eigenschap van de collectie (“toon niveau”) en kan per collectie worden ingesteld, zie Collecties. 

Klik op 'Plan' om de collectie in de plannen, er moet nu een klant (school) worden aangewezen. Hierbij biedt OCLC Wise allereerst de vorige klant (school) uit de huidige balie-sessie aan.

Na het selecteren van de school verschijnt de melding: Plannen voor deze collectie?

Bevestig deze melding om door te gaan. Het plannen gaat verder gelijk aan het plannen per school, zie Nieuwe collectie inplannen voor een school.

Titelcollectie inplannen

Ga hiervoor naar Balie > Uitlenen > Sessie > ProjectPlanning. Kies collectie-type Titelcollecties. Klik onderin op Kies onderwerp om de planning van een collectie te zien (selecteer de gewenste titelcollectie).

Bovenin staan het jaar, de collectiecode + omschrijving, en het aantal exemplaren dat er maximaal beschikbaar is.

Door te klikken in een planregel verschijnt onderin het scherm voor welke klant de titelcollectie is gepland, zie afbeelding:

Per dag zien hoeveel exemplaren er beschikbaar zijn:

Klik op een dag in een planregel, bovenin zal dan het aantal beschikbare exemplaren voor die dag verschijnen, na de schuine streep. Zie afbeelding (van een andere collectie).

Planning van een titelcollectie invoeren
Klik op 'Plan' en selecteer de school. Vul nu in het gele deel onderin het scherm in:

• aantal gewenste exemplaren
• aantal dagen
• uitleendatum

Druk op <Enter>: nu wordt de retourdatum door het systeem ingevuld.

Toelichting op de overige velden:

• Datum t/m = retourdatum wanneer collectie arriveert.
• Marge = aantal dagen vóór retourdatum, zodat er wordt ingeleverd op een openingsdag van de bibliotheek.
• In het veld Opm kan een aanvullende opmerking worden gezet; deze wordt afgedrukt op de geleidebon bij het uitlenen. Ook verschijnt de opmerking op de werklijst.

Klik op 'Vastleggen'
Als het niet mogelijk is om de collectie in de gewenste periode te plannen zal er een melding verschijnen:

Schuif >>
Met de <<Schuif>> knoppen (in het gele deel) is het mogelijk om per dag op te schuiven in de planning.

Het resultaat hiervan is meteen zichtbaar. Als er iets gepland wordt dat niet strookt met de bestaande planning is dit ook meteen zichtbaar (roze C van Conflict):

Corrigeer dan de planning met schuifknop en klik op 'Vastleggen'. Als de planning geboekt kan worden, verschijnt de nieuwe planning van de collectie.

Planning inzien en wijzigen

Wijzigen in een eenmaal ingeplande collectie kan alleen per onderwerp, dus via Projectplannning > Kies onderwerp. Dit omdat eerst altijd moet worden gecheckt of de planning van een bepaalde collectie in de tijd de wijziging kan verdragen.

Uitsluitend de geplande uitleendatum en/of inleverdatum kunnen gewijzigd worden.

Voor titelcollecties is het daarnaast mogelijk om het ingeplande aantal exemplaren te verhogen. Hierbij wordt rekening gehouden met het beschikbare aantal in de planperiode.

Ga naar de Projectplanning ( Balie > Uitlenen > Sessie). Geef aan of het een project- of titelcollectie is, zoek de collectie via 'Kies onderwerp'. De planning voor alle collecties bij dit onderwerp verschijnt nu. Klik op de planningsregel om de details te zien:

De planning waarvan de details te zien zijn, kan nu worden verwijderd of gewijzigd; klik op de betreffende button onderin het scherm.

Check bij het muteren van de planning zorgvuldig of er geen probleem ontstaat voor de volgende ingeplande uitlening aan een andere school.

De geselecteerde planning is in het scherm aangegeven met hoofdletter M in een paars blokje. Kijk dus goed wat er vóór en na die tijd is ingepland voor deze collectie.

Wijzig de planning en klik op 'Opslaan'.

Planning per school inzien en verwijderen

Ga naar de ProjectPlanning ( Balie > Uitlenen > Sessie). Geef aan of het een project- of titelcollectie is. Zoek de school op via 'Zoek lener'. Er is nu te zien wat er is ingepland voor deze school.

Gebruik de schuif pijlen >> en << om de diverse maanden te zien.

Om een ingeplande collectie te verwijderen, volg onderstaande stappen:

A  Klik in het Planning-scherm op het te muteren ingeplande item.
B  In het gele deel onderin verschijnen de details van de planning (collectiecode + naam collectie, schoolnaam + pasnummer, periode en marge).
C  Klik op de button 'Verwijder' om het ingeplande ongedaan te maken.

Het is niet mogelijk om in dit scherm te muteren; dit kan alleen per collectie en niet per school. Zie Planning inzien en wijzigen.

Overzicht planning

Maak een overzicht van de projectplanning. Hierbij kunnen diverse parameters worden ingegeven; het is niet verplicht om alle velden uit het invulscherm te gebruiken. Vul deze in afhankelijk van het gewenste soort overzicht:

• vanaf datum van …. t/m ….
• onderwerp van ….t/m ….
• vestiging van ….t/m ….
• sortering: per collectie of per klant

Het printen van dit overzicht wordt afgehandeld door Wise Reports, dit programma maakt gebruik van de browser (bijv. Chrome of Firefox), zie uitleg Staf - Uitlenen/Innemen > Sessie.

Overzicht historie

Ga hiervoor naar de Projectplanning. Klik onderin het projectplanning-scherm op Print; kies voor de optie 'Overzicht Historie'

Vul de periode in voor een totaal van alle planningsregels, gesorteerd per collectie of per klant. Er wordt nu een rapport aangemaakt met Wise Reports, dit wordt getoond in een browserscherm (zie ook Afhandeling dor Wise Reports).

Bevestigingsbrief papier of per e-mail

Na het inplannen van de collecties per school is het mogelijk om de school een bevestiging te sturen, naar keuze op pdf of direct via de mail.

Klik op 'Print' en kies voor Bevestigingsbrief of Bevestigingsbrief (per e-mail).

Bevestigingsbrief: werk de printopdracht af via het normale Windows-printscherm, op gewoon papier of op briefpapier. De opmaak van de brief wordt geregeld via een speciale stylesheet; neem contact op met uw systeembeheerder als hier vragen over zijn.

Titelcollecties

Overzicht van geleverde titelcollecties, vul de gewenste periode in. Er verschijnt een overzicht per klant van de geleverde aantallen uit titelcollecties, zie afbeelding.

Het printen van dit overzicht wordt afgehandeld door Wise Reports, dit programma maakt gebruik van de browser (bijv. Chrome of Firefox), zie uitleg Afhandeling dor Wise Reports.

Telling uitg. exem. (Telling uitgeleende exemplaren)

Telling per klant van aantal geleende exemplaren, ten behoeve van afrekening. Selecteer eerst een klant om deze functie te kunnen gebruiken.

Het systeem zal het hoofdpasnummer invullen.

Vul het tarief per exemplaar in en klik op OK.

Het printen van dit overzicht wordt afgehandeld door Wise Reports, dit programma maakt gebruik van de browser (bijv. Chrome of Firefox), zie uitleg Afhandeling dor Wise Reports.

Prikbord: geleidebon

Stap 1
Ga naar de ProjectPlanning, zoek de betreffende planregel op.
Zorg ervoor dat deze planregel is geselecteerd, onderin het scherm.

Stap 2
Klik vervolgens op 'Prikbord'.

Er volgt een melding: bevestig deze om verder te gaan.

Stap 3
Klik op 'Print', kies Geleidebon.
Er wordt nu een controlelijst afgedrukt van de inhoud van de collectie, die bij de collectie kan worden gevoegd.

Daarna volgt een keuzescherm: 'Prikbord weer leegmaken?'

Klik op Nee, als er aansluitend een pakbon geprint moet dient te worden.

Prikbord: pakbon

Zie stap 1 en 2 van Prikbord: geleidebon.

Stap 3
Klik daarna op 'Print' en kies 'Pakbon'. Op het scherm verschijnt de inhoud van de pakbon:

Vul evtueel een contactpersoon in. Geef ook aan hoeveel pakbonnen nodig zijn, afhankelijk van het aantal kratten/dozen waarin de collectie wordt verzonden.

Klik tot slot op 'Print'.

Afrekenen project- en titelcollecties

De wijze waarop scholen betalen voor de afgenomen collecties gaat buiten OCLC Wise om. Wat Wise wel doet, is bijhouden welke collecties wanneer door welke school of andere instelling of klant zijn geleend. Maak hiervoor periodiek een rapport aan, dat als basis kan dienen voor een factuur.

• Ga hiervoor naar de Projectplanning. Klik onderin het projectplanning-scherm op Print; kies voor de optie Afrekenen.|
• Vul de periode in en het eigen vestigingsnummer (2x). Vul bij leners niets in, dan worden alle scholen behorende bij de vestiging geselecteerd.
• Vul de geldende tarieven in en klik op 'OK'.

Er wordt nu een rapport aangemaakt met Wise Reports, dit wordt getoond in een browserscherm (zie Staf - Uitlenen/Innemen > Sessie). Per school staat in het rapport welke collecties er zijn geleend in de betreffende periode. Dit rapport is bedoeld als basis voor een factuur; het is niet de factuur zelf.

Werklijsten

Zie Werklijsten (project- en titelcollecties).

Leenvoorstel (op basis van CPV-profielen)

Het is mogelijk om voor een klant een lijst te maken met exemplaren status B die in aanmerking komen voor uitlenen, een zogeheten Leenvoorstel. Exemplaren die binnen staan maar bij een project- of wisselcollectie horen, worden hierbij overgeslagen. Hiervoor is een aanvullende licentie nodig, neem bij vragen hierover contact op met uw systeembeheerder.

Deze functie is er voor scholen of andere instellingen, die duidelijk omschreven wensen hebben over wat en hoeveel men wil ontvangen. Bijvoorbeeld elk kwartaal 25 andere Engelstalige boeken, of 150 romans. Het doet er hierbij niet zoveel toe wat ze krijgen, als het maar andere titels zijn dan ze net hebben gehad.

In de OCLC Wise Manager dienen hiervoor CPV-profielen te zijn gedefinieerd, dus: uit welke lijstjes kan in de Stafbalie worden gekozen (Engelse boeken, B-boeken etc.). Per CPV-profiellijst is aangegeven in welke magazijnen/vestigingen er gezocht moet worden, en hoe lang de leenhistorie van de klant daarbij gerespecteerd moet worden. Zie voor het maken van de CPV-profielen de handleiding CPV collectieprofielen (Manager).

Het gaat hier om hoe je ze gebruikt:

Stap 1
Kies 'Profiellijst'.

Kies eerst om welke profiellijst het gaat, in het voorbeeld is dat het CPV-profiel 'Jeugd B'.

Stap 2
Aantal exemplaren op leenvoorstel. Vul in om welk aantal het gaat en klik op 'OK'.

Stap 3
Termijn leenhistorie + vestiging

Vul de termijn in (maanden) van de leenhistorie van deze klant die voor deze lijst gerespecteerd dient te worden. Klik dan bij Vestiging op het drop-down pijltje. Kies de gewenste vestiging/magazijn voor de exemplaren. Klik op OK.