Collecties algemeen
In Wise kunnen tijdelijke collecties voor vestigingen, scholen of andere instellingen worden samengesteld, beheerd, ingepland voor uitlevering en uitgeleend.
Het gaat hierbij om diverse soorten collecties voor diverse doelgroepen. De verzamelnaam voor de tijdelijke collecties is wisselcollectie, tevens de 'oervorm'.
Alle wisselcollecties krijgen een unieke collectiecode. Door het opnemen van een collectiecode in een exemplaar zal het exemplaar worden opgenomen in de betreffende (wissel)collectie. Alleen stafvestigingen hebben toegang tot alle hiervoor benodigde functies.
'Collecties' is te vinden onder Exemplaren > Wisselcollecties.
Bevoegdheid nodig
Niet iedereen kan wisselcollecties inzien, aanmaken en muteren. Dit is afhankelijk van uw inlog en de OCLC Wise-gebruikersrol die daar aan hangt. Neem contact op met uw systeembeheerder als dit niet in orde is.
Collectie-typen: vast, los, project, route, titel of roterend
Er worden verschillende typen (wissel)collecties onderscheiden, elk met eigen 'gedrag':
| Type collectie | Uitleg |
|---|---|
|
V - Vaste collecties |
Klassieke wisselcollectie; de exemplaren worden voor langere tijd (voor meerdere uitleningen) in de collectie opgenomen. |
|
P – Projectcollecties |
Projectcollecties zijn 'vaste' collecties, waar Wise afwijkende functionaliteit voor aanbiedt: je kunt ermee plannen |
|
L - Losse collecties |
Als projectcollecties, alleen worden de exemplaren voor één uitlening opgenomen in de losse collectie. Bij het innemen worden de exemplaren automatisch ontkoppeld. |
|
T – Titelcollecties |
Aan een titelcollectie worden geen exemplaren gekoppeld, er wordt alleen mee gepland. Wel kan worden opgegeven hoeveel exemplaren er bij de titelcollectie horen. |
|
R – Routecollecties |
Dit zijn 'vaste' collecties, waarvan de exemplaren, op basis van de doorschuifdatum, een vastgelegde route langs diverse vestigingen volgen. |
|
X – Route overslaan |
Een subtype van de route- en roterende collectie. De exemplaren van deze collecties met type X worden niet doorgeschoven; de roulatie is stopgezet. |
|
O – Roterende collecties |
Dit zijn 'vaste' collecties, waarvan alle exemplaren op dezelfde datum een vastgelegde route langs diverse vestigingen volgen. |
Floating Collecties worden geregeld via de Manager. Zie Floating collecties.
Collectie-soorten: doelgroep
De collecties kunnen naast het type ook een 'soort' als kenmerk hebben.
De collectie-soort laat zien voor welke doelgroepen of voor welke doelen er collecties worden aangeboden aan het onderwijs. Dit is van belang voor statistische overzichten, bijv. in een jaarverslag.
Voorbeeld van een soorten-indeling:
- BST – BoekStart
- BPP – Boekenpret peuters
- LBO – Leesbevordering onderbouw
- NVL – Niveaulezen
- VOL – Volwassenen
- JON – Jongeren
- RGL – Romans grote letter
De indeling in soorten wordt systeembreed geregeld in de Manager, in tabel TABWOS (zie Collectie-soorten).
Codering van de collecties: onderwerp
Een collectie behoort dus tot een bepaald type (bijv. P projectcollectie), eventueel een bepaald soort (bijv. Boekenpret), en heeft een unieke code, die code bestaat uit:
- Onderwerp (3 letters of cijfers)
- Volgnummer (0001 t/m 9999). Volgnummer wordt door Wise toegekend als u het veld leeg laat; op grond van het hoogste bestaande nummer.
De onderwerpcodes worden systeembreed gedefinieerd in de Manager, tabel TABWON. Zie Collecties, Manager.
Het collectiedetailscherm (algemeen)
- Bovenin het collectie-detailscherm staat de code + naam van de collectie.
- Collectie-submenu (klik om de menu-onderdelen te zien, zie Klassieke wisselcollecties (vaste of losse)).
- In het rechtervak staan alle exemplaren die deel uitmaken van deze collectie.
- Rechtsboven in het collectie-detailscherm staat het aantal exemplaren dat deze collectie werkelijk bevat.
- Collectiegegevens: links, in het blauwe gedeelte van het scherm staan de diverse kenmerken en eigenschappen van de collectie. Deze velden verschillen per type collectie. Zie hieronder voor een overzicht.
- Scanveld exemplaren, kies eerst een scanfunctie.
- Buttons om een scanfunctie te activeren (Toevoegen, Uit collectie verwijderen, Innemen, Controleren).
Collectie eigenschappen – overzicht van de mogelijke velden
|
Veld |
Uitleg |
Zichtbaar bij welk type collectie |
|---|---|---|
|
Omschrijving |
Naam van deze collectie (vrij invulbare tekst) |
V P L T O R |
|
Type |
Type collectie, dus Vaste, Losse, Project, Titel, Roterend of Route. Zie ook Collectie-typen. |
V P L T O R |
|
Voor |
Voor wie wordt de collectie samengesteld (en later uitgeleend). Hier kan voor Klant (bijv. een school of een instelling) of Vestiging worden gekozen. |
V P L T |
|
Status |
De status bepaalt wat er mee mag/moet gebeuren. Opbouw = net opgevoerde collectie |
V P L T |
|
Omvang |
Streefomvang, vul hier in hoeveel exemplaren de collectie moet gaan / zou moeten bevatten. Dit is een indicatief getal. OCLC Wise doet hier verder niets mee. |
V P L T |
|
Aanmaakdatum |
Wordt automatisch gevuld op moment van aanmaken. Is te wijzigen. |
V L T |
|
Uitleendatum |
De uitleendatum wordt door het systeem gevuld en zal dan niet-muteerbaar in lichtgrijs worden getoond. Het is wel mogelijk om bij nieuwe collecties handmatig een voorgenomen uitleendatum in te vullen. Echter, zodra een collectie wordt doorgeleverd of uitgeleend, zal de werkelijke uitleendatum hier worden opgeslagen. N.B. Het is niet mogelijk om hier een uitleendatum in de toekomst te gebruiken; dit kan alleen via Staf > Uitlenen, zie Staf - Uitlenen. |
V L T |
|
Termijn |
Kan automatisch gevuld op moment van aanmaken, mits er in de tabel WON een standaard termijn (in dagen) is ingevuld. |
V |
|
Retour |
Retourdatum, wordt afgeleid van uitleendatum + termijn, wijzigbaar |
V |
|
Soort |
Kies hier de juiste soort collectie uit de aangeboden tabel, zie Collectie-soorten. |
V P L T |
|
Buffer |
Aantal dagen 'lucht' tussen twee planregels in de planmodule. |
P L T |
|
Planbaar |
Kan deze collectie ingepland worden in de planmodule |
P L T |
|
Opmerking |
Alleen voor eigen informatie; wat hier wordt ingevuld is alleen in dit scherm te zien. |
V P L T O R |
|
Toon niveau |
Op welk niveau wordt deze collectie beheerd Kies uit Vestiging / Instantie / Systeem |
V P L T O R |
|
Retourdatum handhaven |
Ja = Geen uitleningen/verlengingen van exemplaren die over de retourdatum heen gaan. Nee = Klanten kunnen wel lenen/verlengen over de retourdatum heen. In dat geval wordt er bij uitlevering van de collectie geen retourdatum meegegeven aan de exemplaren. |
V P L |
|
Methode toekennen exemplaren |
Werkwijze bij aanvullen van de Routecollectie
|
R O |
|
Retour eigenaar in maanden |
Revisie van de routecollectie.
|
R O |
|
Kalendermethode |
In de vakantie ligt de routecollectie stil. Bedoeld voor routecollecties voor scholen (voor bibliotheken alleen bruikbaar indien deze allemaal tegelijk vakantiesluiting hebben). |
R O |
|
In tijdelijke kast |
Het is mogelijk om aan een collectie een tijdelijke kast mee te geven. Zie hieronder Tijdelijke kast meegeven. |
V P L T O R |
Tijdelijke kast meegeven aan collectie-exemplaren
Het is mogelijk om aan een collectie een tijdelijke kast mee te geven.
Zorg voor een tijdelijke kast (bijv. Kast “Tijdelijk in deze bibliotheek” of “Thema-kast”) met de eigenschap 'Blokkeer voor herindelen'. Dit kan in de Kastentabel van de vestiging die de eigenaar (beheerder) is van de collectie.
Het effect hiervan is dat bij inname van de exemplaren in de ontvangende vestiging (bibliotheek of school) alle exemplaren in deze Tijdelijke kast worden geplaatst.
Bij inname van het exemplaar in de zelfservice krijgt het exemplaar status D. Inname geeft de melding: Plaatsing: [naam van de tijdelijke kast].