Floating collecties

Algemeen

Een van de mogelijkheden om exemplaren langs vestigingen te laten circuleren is het gebruik van zgn. floating collecties (muv BCB vestigingen).

Hierbij besluiten groepen vestigingen dat zij gezamenlijk een collectie beheren. Het maakt niet uit waar een uitgeleend exemplaar wordt ingeleverd, inleveren = automatisch herloceren naar de innemende vestiging, tenminste: als de vorige vestiging hem minstens 30 dagen in z'n collectie heeft gehad. Anders volgt bij inname: 'zet op Transport naar ..., reden retour eigenaar'.

Met optie NFLTERM wordt deze termijn van dertig dagen genegeerd als het exemplaar bij de juridische eigenaar wordt ingeleverd.

Een exemplaar dat 'Float' kan geen onderdeel uitmaken van een routecollectie.

Er kan worden ingesteld onder welke voorwaarden een exemplaar van een andere vestiging geherloceerd mag worden naar de vestiging waar het exemplaar zich fysiek bevindt. Bijvoorbeeld als een exemplaar is opgevraagd uit een andere vestiging voor een reservering.

Is floaten bruikbaar?

Bij floaten gebeurt het volgende:

Bij vestB wordt een uitgeleend exemplaar van vestA ingeleverd. VestB zet dat exemplaar bij zichzelf in de kast.

Acties die OCLC Wise uitvoert:
De plaatsvestiging in de database wordt aangepast.

De kast waarin vestB het exemplaar zal zetten wordt opnieuw bepaald op grond van plaatsingstabellen van vestB.

Het etiket zit vastgeplakt op het exemplaar dus de tekst daarvan blijft ongemoeid.

Kast-gedeelte:
We ondersteunen alleen de default plaatsing 'op de automaat'. Gebruikt de vestB handmatige plaatsing dan dient men na het innemen de eigen handmatige plaatsing alsnog aan te brengen. De kastcode van vestA wordt niet doorgegeven aan vestB.
Dat zal het geval zijn bij bijv. kasten van het type 'Waargebeurd', 'Studiezaal' of 'lokale collectie'.

Etiket-gedeelte:
Bij floaten blijft het etiket ongewijzigd. De software kan immers een vastgeplakt etiket niet vervangen - zou de tekst in de database wel gewijzigd worden dan is het exemplaar mogelijk meteen zoek. Indien vestB een ander etiket wil dan moet vestB zelf opnieuw een etiket aanmaken.

Advies om vooraf te onderzoeken of floaten werk zal besparen of juist werk zal veroorzaken.

Welke vestigingen doen mee

Per vestiging moet worden ingesteld van welke vestigingen (op basis de juridische eigenaar) exemplaren worden geaccepteerd voor floating (waarvan de plaatsvestiging mag worden aangepast).

Zie (TABVSG) Vestigingsgroep soorten (TABVSG) Vestigingsgroep soorten.

Voor floating gebruik je in de G_VST Vestigingsgroepen per vestiging de VST - VSF. Deelnemende vestigingen aan floating moeten ingericht zijn in de VSF.

 Wissel- en route-collectie-exemplaren zijn altijd uitgesloten van floaten.

Welke exemplaren doen mee (TABFLC)

In principe kunnen alle materialen floaten. Wanneer u geen uitzonderingen wenst op floating dan hoeft u geen TABFLC in te vullen.

In de tabel TABFLC wordt gedefinieerd welke materiaalsoorten niet of wel geblokkeerd zijn voor floating collecties. De (jur.) eigenaar van het exemplaar bepaalt of het exemplaar wel/niet mag 'floaten'.

Welke exemplaren doen niet mee (TABFLC)

Per instantie en/of vestiging kan per RMT worden aangestuurd of bepaalde materiaalsoorten moeten worden geblokkeerd voor floaten of dat er een bepaalde window-time (voor nieuwe materialen) moet worden toegepast. Deze instellingen worden gemaakt voor de juridische eigenaar.

In de tabel TABFLC wordt gedefinieerd welke materiaalsoorten geblokkeerd zijn voor floating collecties. De (jur.) eigenaar van het exemplaar bepaalt of het exemplaar wel/niet mag 'floaten'.

Een materiaalsoort kan beschikbaar zijn voor 'floating', maar bij nieuwe exemplaren tijdelijk nog niet.

In dat geval kan de materiaalsoort toch in deze tabel TABFLC worden opgenomen, maar met een window-time – na afloop van die termijn is een nieuw exemplaar wel beschikbaar voor floaten.

Bij het onderzoeken of een exemplaar mag “floaten” zal OCLC Wise eerst voor de vestiging (jur. eigenaar) + materiaalsoort onderzoeken of er een instelling is in de TABFLC-tabel.

Indien deze niet wordt gevonden zal OCLC Wise voor de instantie van de jur. eigenaar + materiaalsoort onderzoeken of er een instelling is in deze TABFLC-tabel.

Indien voor een vestiging/instantie geen regel wordt gevonden in deze tabel is er GEEN blokkade en mag het materiaal floaten.

In de tabel worden de volgende velden aangeboden:

Veld	Uitleg
Soort	FLC, dit veld is niet muteerbaar
Vestiging/Instantie Materiaalsoort	Vestiging of instantienummer Materiaalsoort (verplicht)
Omschrijving	Omschrijving
Blokkeer voor floating	Ja - RMT niet beschikbaar voor 'floating' nee - RMT beschikbaar voor floating
Window-time nieuwe materialen	Voor exemplaren van de gedefinieerde materialen kan een window-time ingesteld worden, ligt de ontvangstdatum binnen dit aantal dagen dan zijn nieuwe exemplaren niet beschikbaar voor 'floating'.

NB. Wanneer er een foutmelding komt bij het toevoegen van een nieuwe regel kijk dan of deze materialen wel zijn opgenomen in de RMTSYS tabel (Titels en Exemplaren -Systeemtabellen)

In Floating exemplaren: terug naar de eigenaar wordt beschreven hoe om te gaan met exemplaren die in een floating collectie zijn opgenomen.

Optie FLTNOKC

Bij gebruik van systeemoptie FLTNOKC wordt er bij floating geen kast volgens de kastconversie bepaald, maar wordt de kast met kastcode XXX gebruikt. Dit werkt als volgt:

• Bij inname van een floating exemplaar in Vestiging B, wat uitgeleend was in Vestiging A, wordt het exemplaar in de kast XXX geplaatst bij Vestiging B.
• Bij inname wordt in de kolom 'collectie opmerking' gemeld dat het ingenomen exemplaar een floating exemplaar is en dat de plaatsing 'XXX' wordt.

Voorwaarde bij deze optie: de kast XXX is toegevoegd aan de kastentabel van de vestiging.

Optie FLTSHLF

Bij gebruik van systeemoptie FLTSHLF wordt bij floating de huidige kast behouden indien de vestiging de kast heeft. Dit werkt als volgt:

• Bij inname van een floating exemplaar in Vestiging B, wat uitgeleend was in Vestiging A, wordt het exemplaar in de kast met dezelfde kastcode geplaatst als Vestiging B deze kast heeft. 
  Als de kast niet aanwezig in de kastentabel dan wordt het exemplaar geplaatst volgens de kastconversie van de innemende vestiging. In dit geval van Vestiging B.
• Bij inname wordt in de kolom 'collectie opmerking' gemeld dat het ingenomen exemplaar een floating exemplaar is en wat de plaatsing [    ] wordt.

Gebruik van beide opties (FLTSHLF en FLTNOKC)

Bij inname van een floating exemplaar in Vestiging B, wat uitgeleend was in Vestiging A, wordt het exemplaar in de kast met dezelfde kastcode geplaatst als Vestiging B deze kast heeft.

Als de kast niet aanwezig in de kastentabel dan wordt het exemplaar geplaatst  in de kast XXX.

Bij inname wordt in de kolom 'collectie opmerking' gemeld dat het ingenomen exemplaar een floating exemplaar is en wat de plaatsing is geworden.