Floating collecties
Algemeen
Met floating collecties kunnen deelnemende vestigingen gezamenlijk een collectie beheren. Wanneer een uitgeleend exemplaar bij een andere deelnemende vestiging wordt ingeleverd, kan OCLC Wise de plaatsvestiging automatisch wijzigen naar de innemende vestiging. Het exemplaar blijft daar vervolgens in de collectie.
Floating is hiermee een geautomatiseerde vorm van herloceren.
Let op
Deze pagina beschrijft floating buiten BCB. Floating binnen BCB wordt aangestuurd via de BCB-inrichting en kastprofielen. Raadpleeg daarvoor de documentatie over BCB.
Werking van floating
Voorbeeld:
- Vestiging A is de huidige plaatsvestiging van een exemplaar.
- Het exemplaar wordt uitgeleend.
- Het exemplaar wordt ingeleverd bij deelnemende vestiging B.
- Als het exemplaar aan de voorwaarden voor floating voldoet, wijzigt OCLC Wise de plaatsvestiging naar vestiging B.
- Vestiging B neemt het exemplaar op in de eigen collectie.
Standaard kan een exemplaar alleen opnieuw floaten als het minimaal 30 dagen bij de vorige plaatsvestiging in de collectie is geweest. Is deze termijn nog niet verstreken, dan wordt het exemplaar op transport gezet met als reden retour eigenaar.
Met systeemoptie NFLTERM kan van deze termijn worden afgeweken wanneer het exemplaar bij de juridische eigenaar wordt ingeleverd. Zie #optie-nflterm.
Uitgesloten van floating: Exemplaren uit wisselcollecties en routecollecties kunnen niet floaten.
Wat wijzigt bij floating?
Bij floating verwerkt OCLC Wise de volgende gegevens:
| Gegeven | Gevolg van floating |
|---|---|
| Juridische eigenaar | Blijft ongewijzigd |
| Plaatsvestiging | Wijzigt naar de innemende vestiging |
| Kastplaatsing | Wordt opnieuw bepaald voor de innemende vestiging |
| Etiket | Blijft ongewijzigd |
De juridische eigenaar bepaalt via de inrichting welke materiaalsoorten mogen floaten. De plaatsvestiging geeft aan bij welke vestiging het exemplaar op dat moment in de collectie is opgenomen.
Kastplaatsing en etiket
Kastplaatsing
OCLC Wise bepaalt bij floating opnieuw in welke kast het exemplaar bij de innemende vestiging moet worden geplaatst. Dit gebeurt op basis van de plaatsingstabellen van die vestiging.
Standaard wordt alleen de automatische plaatsing ondersteund (KastCon). Gebruikt de innemende vestiging een handmatige plaatsing, dan moet deze na inname handmatig worden aangebracht. De kastcode van de vorige plaatsvestiging wordt standaard niet overgenomen.
Dit kan bijvoorbeeld aandacht vragen bij specifieke kasten, zoals:
- Waargebeurd;
- Studiezaal;
- lokale collectie.
Met de systeemopties FLTSHLF en FLTNOKC kan het bepalen van de kastplaatsing worden aangepast. Zie #kastplaatsing-met-systeemopties.
Etiket
Het etiket op het exemplaar blijft bij floating ongewijzigd. OCLC Wise kan een fysiek etiket niet automatisch vervangen.
Als de innemende vestiging een ander etiket wil gebruiken, moet deze vestiging zelf een nieuw etiket aanmaken en aanbrengen.
Advies
Onderzoek vooraf of de gebruikte kastindeling en etikettering bij de deelnemende vestigingen voldoende op elkaar aansluiten. Bepaal op basis daarvan of floating werk bespaart of juist extra handmatige werkzaamheden veroorzaakt.
Welke vestigingen doen mee?
Per vestiging wordt vastgelegd van welke juridische eigenaren exemplaren voor floating worden geaccepteerd. Hiermee wordt bepaald van welke vestigingen de plaatsvestiging van een exemplaar mag worden gewijzigd.
Gebruik hiervoor in G_VST Vestigingsgroepen per vestiging de vestigingsgroepsoort VST - VSF.
Alle vestigingen die aan floating deelnemen, moeten in de VSF-inrichting zijn opgenomen.
Zie ook: (TABVSG) Vestigingsgroep soorten.
Welke exemplaren mogen floaten?
In principe mogen alle materiaalsoorten floaten. Als geen uitzonderingen nodig zijn, hoeft voor floating geen regel in TABFLC te worden opgenomen.
De juridische eigenaar van het exemplaar bepaalt via de inrichting of een materiaalsoort mag floaten.
Uitzonderingen kunnen worden ingesteld:
- per vestiging en materiaalsoort;
- per instantie en materiaalsoort;
- als tijdelijke blokkade voor nieuwe exemplaren;
- als permanente blokkade in RMTSYS.
Controlevolgorde
Bij het bepalen of een exemplaar mag floaten, controleert OCLC Wise de instellingen in deze volgorde:
- De combinatie van de vestiging van de juridische eigenaar en de materiaalsoort in TABFLC.
- Als daarvoor geen regel is gevonden: de combinatie van de instantie van de juridische eigenaar en de materiaalsoort in TABFLC.
- Als ook op instantieniveau geen regel is gevonden, geldt geen blokkade vanuit TABFLC en mag de materiaalsoort floaten.
Een permanente blokkade in RMTSYS blijft daarnaast van toepassing.
TABFLC instellen
In TABFLC kan per materiaalsoort worden ingesteld:
- of floating is geblokkeerd;
- of nieuwe exemplaren gedurende een ingestelde periode nog niet mogen floaten.
Een materiaalsoort kan dus in het algemeen beschikbaar zijn voor floating, terwijl nieuwe exemplaren tijdelijk worden uitgesloten.
Velden in TABFLC
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Soort | Altijd FLC. Dit veld kan niet worden gewijzigd. |
| Vestiging/Instantie | Nummer van de vestiging of instantie waarvoor de instelling geldt. |
| Materiaalsoort | De materiaalsoort waarop de instelling van toepassing is. Dit veld is verplicht. |
| Omschrijving | Omschrijving van de instelling. |
| Blokkeer voor floating | Ja: de materiaalsoort is niet beschikbaar voor floating. Nee: de materiaalsoort is beschikbaar voor floating. |
| Window-time nieuwe materialen | Aantal dagen waarin nieuwe exemplaren van de materiaalsoort nog niet beschikbaar zijn voor floating. De ontvangstdatum van het exemplaar wordt hiervoor gebruikt. |
Window-time voor nieuwe materialen
Met Window-time nieuwe materialen kan worden voorkomen dat pas ontvangen exemplaren direct gaan floaten.
Ligt de ontvangstdatum binnen het ingestelde aantal dagen, dan mag het exemplaar nog niet floaten. Na afloop van de ingestelde termijn kan het exemplaar wel aan floating deelnemen, voor zover geen andere blokkade geldt.
Foutmelding bij het toevoegen van een regel
Controleer bij een foutmelding tijdens het toevoegen van een TABFLC-regel of de materiaalsoort is opgenomen in de tabel RMTSYS.
RMTSYS staat bij:
Titels en exemplaren > Systeemtabellen
Permanente blokkade in RMTSYS
In RMTSYS kan per materiaalsoort een permanente blokkade voor floating worden ingesteld.
Gebruik hiervoor het veld Materiaal mag nooit floaten. Als dit veld op Ja staat, kunnen exemplaren van deze materiaalsoort niet floaten.
Let op
Controleer bij onverwacht gedrag niet alleen TABFLC, maar ook de instelling van de materiaalsoort in RMTSYS.
Kastplaatsing met systeemopties
Zonder de onderstaande systeemopties wordt de kastplaatsing bepaald via de kastconversie of plaatsingsinrichting van de innemende vestiging.
Met FLTSHLF en FLTNOKC kan hiervan worden afgeweken.
Optie FLTSHLF
Met systeemoptie FLTSHLF probeert OCLC Wise de huidige kastcode van het exemplaar te behouden.
Bij inname bij vestiging B geldt:
- OCLC Wise controleert of vestiging B dezelfde kastcode heeft.
- Als die kastcode aanwezig is, wordt het exemplaar in die kast geplaatst.
- Als die kastcode niet aanwezig is, wordt de kastplaatsing bepaald via de kastconversie van vestiging B.
Bij inname wordt in de kolom Collectie-opmerking vermeld:
- dat het om een floating exemplaar gaat;
- welke plaatsing is bepaald.
Optie FLTNOKC
Met systeemoptie FLTNOKC wordt bij floating geen kast via de kastconversie bepaald. Het exemplaar wordt in plaats daarvan in kast XXX geplaatst.
Bij inname bij vestiging B geldt:
- Het exemplaar wordt bij vestiging B in kast XXX geplaatst.
- In de kolom Collectie-opmerking wordt vermeld dat het om een floating exemplaar gaat en dat de plaatsing XXX wordt.
Voorwaarde is dat kastcode XXX aanwezig is in de kastentabel van de innemende vestiging.
FLTSHLF en FLTNOKC combineren
Als zowel FLTSHLF als FLTNOKC actief is, geldt de volgende volgorde:
- OCLC Wise controleert eerst of de innemende vestiging dezelfde kastcode heeft.
- Als die kastcode aanwezig is, blijft de huidige kastcode behouden.
- Als die kastcode niet aanwezig is, wordt het exemplaar in kast XXX geplaatst.
Bij inname wordt in de kolom Collectie-opmerking vermeld:
- dat het om een floating exemplaar gaat;
- welke plaatsing uiteindelijk is bepaald.
Deze volgorde komt overeen met de gedocumenteerde plaatsingslogica bij herloceren: FLTSHLF wordt bij gecombineerd gebruik vóór FLTNOKC toegepast. Zie ook Kastplaatsing bij herloceren.
Optie NFLTERM
Standaard kan een exemplaar alleen opnieuw floaten als het minimaal 30 dagen bij de vorige plaatsvestiging in de collectie is geweest.
Met systeemoptie NFLTERM wordt deze termijn genegeerd wanneer het exemplaar bij de juridische eigenaar wordt ingeleverd.
Zonder NFLTERM geldt binnen deze situatie de normale controle op de termijn van 30 dagen.
Floating exemplaren terugsturen naar de eigenaar
Client > Exemplaren > Seriemutaties
Het terugsturen van exemplaren die in een floating collectie zijn opgenomen gaat middels een seriemutatie.
Vink voor de exemplaren die terug moeten naar de eigenaar de checkbox 'Terug naar eigenaar' aan. Als deze optie is aangevinkt, kun je niets meer selecteren bij veld 'Vestiging'.
Scan nu de exemplaren. Het resultaat verschijnt linksboven in het scherm. Na het scannen van alle exemplaren sluit je het venster m.b.v. de knop 'Quit'.
De exemplaren hebben nu nog status B (binnen).
Neem vervolgens de exemplaren in. Er zijn hierbij twee situaties mogelijk:
- Situatie A: Een exemplaar was minder dan 30 dagen geleden ingenomen in je vestiging.
- Situatie B: Een exemplaar was meer dan 30 dagen geleden ingenomen in je vestiging.
Situatie A
Er wordt gemeld dat het exemplaar op transport (status T) moet.
… en de reden waarom: 'Terug naar de eigenaar'. Klik op 'OK'.
Per exemplaar wordt een transportbon aangemaakt (afhankelijk van transport-instellingen):
Situatie B
Er wordt gemeld dat het exemplaar bij u in de collectie wordt opgenomen.
Voor deze laatste groep exemplaren kun je de 'terug naar eigenaar-actie' opnieuw uitvoeren (ook weer opnieuw innemen!) want nu is de laatste innamedatum WEL minder dan 30 dagen geleden.
Wanneer in de 'ontvangende' vestiging het exemplaar van transport wordt ingenomen, komt de melding:
De werkwijze om een floating exemplaar terug te sturen naar de eigenaar is eenvoudig. Ga naar Balie > Innemen, en klik op Innemen > Floating-exemplaren Innemen. Als je in deze modus exemplaren inneemt, worden deze ingenomen exemplaren geherloceerd naar de oorspronkelijke eigenaar en vervolgens op transport gezet (met transportbon).
Een exemplaar naar een andere (floating) vestiging sturen kan door uit te lenen aan herlocatiepas.
Zie ook de handleiding Floating exemplaren: terug naar de eigenaar.