Seriemutaties
Deze functie is bedoeld om een wijziging door te voeren op een serie exemplaren achter elkaar. Je kunt dit scherm ook openen via het r-muismenu als één of meer exemplaren bij een titel geselecteerd zijn, of via een aangemaakte selectie via Statistieken en selecties.
Het scherm Seriematie Exemplaren heeft twee tabbladen:
- Exemplaar
- RouteCollecties
Tabblad Exemplaar
Algemeen
Op het rechterdeel van het scherm kies je de gewenste mutatie(s). Vervolgens scan je de exemplaren waarvoor de mutatie gewenst is. Voor de meeste rubrieken is een tabel beschikbaar waaruit je een waarde kunt kiezen. Als je klaar bent sluit je af met Quit.
Om exemplaar van eigenaar te wijzigen, heb je tenminste de rechten voor Exemplaaronderhoud nodig op niveau Instantie: Verwijderen (15-15-0) nodig (Toegangsbeheer)
Om de vestiging te kunnen wijzigen of exemplaren terug te zetten naar eigenaar zijn tenminste de rechten voor Exemplaaronderhoud op Instantie: Toevoegen (7-7-0) nodig.
Bij 'Materiaal' kun je opgeven dat de waarde 'volgens titel' moet worden aangepast.
Bij de kastentabel staat op de bovenste regel de keus om de kast naar de standaard te zetten (volgens de tabel van de plaatsvestiging)
Als je kiest voor 'plaatsing genereren', wordt de hele plaatsing opnieuw gegenereerd, tenminste als de kast niet tegen herindelen geblokkeerd is, anders alleen het 'etiket-gedeelte' van de plaatsing. Je kunt aanvinken dat de blokkade genegeerd moet worden.
Dit kan gebruikt worden voor exemplaren waarbij de etiketmethode nog op @ staat. Deze etiketmethode wordt tijdens conversies gezet, maar doet verder niets en zal gecorrigeerd moeten worden naar de juiste etiketmethode. Tijdens het genereren van een plaatsing gebeurt dit automatisch.
In bulk: vermist of afschrijven
De status van bepaalde exemplaren kan in serie gemuteerd worden naar 'Vermist' of 'Afgeschreven'. Kies je in het seriemutatiescherm bij 'Status' voor 'Vermist', dan wordt ook de inleverdatum gemuteerd, naar 'vandaag'. Exemplaren met status B, D of K kunnen vermist worden verklaard.
Exemplaren met status M of V kunnen (desgewenst direct na de vorige actie) worden Afgeschreven (exemplaren met een afschrijfblokkade worden overgeslagen)
Er worden geen meldingen gegeven over Laatste exemplaar/ Reservering/... etc . Als je die melding wel wil ontvangen, gebruik dan de menukeuze Afschrijven (zie Afschrijven).
Voor een seriemutatie op een set exemplaren wordt gekeken of het exemplaar via de indeling VSM (mag muteren van) mag worden gewijzigd. Bij een hoge bevoegdheid (functie 'Systeembeheer' op Vestiging: Wijzigen (3-0-0)) wordt hier niet naar gekeken en mogen alle exemplaren verwerkt worden.
In bulk: afschrijven van exemplaren met de status T
Exemplaren die op Transport staan kunnen niet via een seriemutatie worden afgeschreven. Afschrijven kan alleen als de transportexemplaren 'Vermist' zijn; vermist verklaren kan alleen bij exemplaren die Binnen staan, en exemplaren op 'Binnen' zetten kan niet via Seriemutaties.
status T, substatus=""
Als het om een paar exemplaren gaat, geef ze dan via een seriemutatie een blokkade 'moet afgeschreven'. Bij binnenkomst kunnen de exemplaren onderschept worden. Als het om veel exemplaren gaat: zorg dat je de groep goed definieert - zodat je zeker weet dat er geen andere exemplaren in zitten, zoals bijvoorbeeld IBL-exemplaren.
eze eerste selectie is het belangrijkste maar moeilijkste onderdeel:
-
Maak in MySQL de gewenste selectie:
select * from exemplaren where eigenaar=.... AND ... AND status='T' AND substat=""
Controleer goed of deze selectie geen onbedoelde exemplaren bevat (bijv. klopt de jur eigenaar, in MySQL bevat rubriek eigenaar de plaatsvest, rubriek oorsprong de jur. eigenaar). -
Geef in MySQL een veld een zeer ongebruikelijke code (niet-bestaande code), bijvoorbeeld 'plaatsing = &%&' , en zet de status op B. Daarmee ontstaat een heel specifieke set die je in de Client via exemplaar-selecties weer kunt pakken en die niet per ongeluk ook andere exemplaren bevat! Selectie:
UPDATE exemplaren SET plaatsing= "&%&" , status = "B" WHERE eigenaar=.... AND ... AND status = "T" and substat = "" -
Selecteer in de Client via exemplaarselecties nu de exemplaren van die vestiging met die gekke code.
-
Via seriemutaties kan je de set nu vermist verklaren en vervolgens afschrijven.
status T, substatus="E"
Dit betreft externe IBL-exemplaren. Advies is om deze altijd per stuk met de hand af te werken: innemen, checken, afschrijven. De check kan bijvoorbeeld bestaan uit controle of de leverende organisatie zijn exemplaar wel teruggekregen heeft of dat je een vervangingsrekening heeft gekregen.
status T, substatus="A" - TA-exemplaren
Deze exemplaren zijn halverwege een bestelcircuit en al betaald. Het beste is het bestelcircuit gewoon af te maken: te koppelen zoals besteld en daarna pas de exemplaren te herloceren.
Als de bestelde exemplaren foutief gekoppeld zijn naast deze bestelregels, dan zijn deze TA-exemplaren af te handelen met de handelwijze genoemd bij substatus "".
status T, substatus="N" - TN-exemplaren
Deze exemplaren zijn het bestelcircuit al door maar nog niet op hun bestemming aangekomen. Voor deze exemplaren kun je dezelfde handelwijze als voor substatus "" gebruiken.
Blokkade (algemeen)
Exemplaren kunnen via seriemutatie een blokkade ontvangen om ze te onderscheppen. Welke blokkades in je organisatie in gebruik zijn, zijn in de Manager vastgelegd (tabel (TABBLO) Blokkeringsmeldingen). Wanneer de blokkade de mogelijkheid biedt om aanvullende berichtdetails te tonen dan opent zich een extra veld waarin aanvullende informatie bij de blokkade kan worden ingevuld.
Schadenotitie
Je kunt exemplaren via seriemutatie een schadenotitie geven (of deze verwijderen).
De schadenotitie wordt opgeslagen in de notitie 'Schade' bij details van het exemplaar.
Floating exemplaren: terug naar de eigenaar
Instellingen voor floating: zie Floating Collecties.
- Manager > Beheer organisaties > Netwerken en vestigingsgroepen > Vestigingsgroepen > (G_VST) Vestigingsgroepen per vestiging > VSF = Accepteer floating exemplaren van.
- Manager > Collecties > Floating collecties > (TABFLC) Floating collecties.
Vink voor de exemplaren die terug moeten naar de eigenaar de checkbox 'Terug naar eigenaar' aan. Als deze optie is aangevinkt, kun je niets meer selecteren bij veld 'Vestiging'.
Scan nu de exemplaren. Het resultaat verschijnt linksboven in het scherm. Na het scannen van alle exemplaren sluit je met 'Quit'.
De exemplaren hebben nu nog status B (binnen).
Neem vervolgens de exemplaren in. Er zijn hierbij twee situaties mogelijk:
- Situatie A: Een exemplaar was minder dan 30 dagen geleden ingenomen in je vestiging.
- Situatie B: Een exemplaar was meer dan 30 dagen geleden ingenomen in je vestiging.
Situatie A
Er wordt gemeld dat het exemplaar op transport (status T) moet.
… en de reden waarom: 'Terug naar de eigenaar'. Klik op 'OK'.
Per exemplaar wordt een transportbon aangemaakt (afhankelijk van transport-instellingen):
Situatie B
Er wordt gemeld dat het exemplaar bij u in de collectie wordt opgenomen.
Voor deze laatste groep exemplaren kun je de 'terug naar eigenaar-actie' opnieuw uitvoeren (ook weer opnieuw innemen!) want nu is de laatste innamedatum WEL minder dan 30 dagen geleden.
Wanneer in de 'ontvangende' vestiging het exemplaar van transport wordt ingenomen, komt de melding:
De werkwijze om een floating exemplaar terug te sturen naar de eigenaar is eenvoudig. Ga naar Balie > Innemen, en klik op Innemen > Floating-exemplaren Innemen. Als je in deze modus exemplaren inneemt, worden deze ingenomen exemplaren geherloceerd naar de oorspronkelijke eigenaar en vervolgens op transport gezet (met transportbon).
Een exemplaar naar een andere (floating) vestiging sturen kan door uit te lenen aan herlocatiepas.
Tabblad Routecollecties
Via Exemplaren > Seriemutaties > tabblad Routecollecties kun je exemplaren voor Routecollecties 'inschieten' op de bedoelde route, of juist uit de roulatie halen.
Zie voor een uitgebreidere beschrijving: Routecollecties.