Routecollecties - type R en type O - OCLC Wise Support NL

Grote lijnen

Het mechanisme voor routecollecties zorgt ervoor dat de exemplaren van een routecollectie gecontroleerd langs een aantal vestigingen stuurt. Routecollecties zijn samenwerkingscollecties; het beheer van een routecollectie gebeurt door een stafafdeling of -vestiging van onderstaand type:

F = IBL-vestiging
J = Jeugdstaf
S = Stafafdeling
X = Centraal busmagazijn

Een route wordt gekenmerkt door een keten van zogeheten 'containers'. Elke container is een vestiging in de route. Een vestiging kan een of meerdere containers per routecollectie krijgen. Het totale aantal exemplaren wordt op basis van de instellingen verdeeld over de verschillende containers. Elke container heeft een volgnummer (3 pos) op de route.

Per container is verder aangegeven:

hoeveel weken de exemplaren in de betreffende container blijven
of dubbele exemplaren zijn toegestaan J/N

Rouleren gaat wekelijks op basis van de rapportage 'Exemplaren actielijst', een werklijst per vestiging. Op deze werklijst staat welke exemplaren moeten worden doorgestuurd naar een volgende vestiging op de route.

Er is een doorschuifdatum per exemplaar. Zodra een exemplaar daar overheen gaat, d.w.z. nog langer in de betreffende container zit, zal het systeem het exemplaar op de exemplaren actielijst zetten om naar een volgende container te gaan.

Welke container dit is, hangt af van hoe de exemplaren in de routecollectie zijn gezet: volgens de route of naar de container met het laagste aantal exemplaren.

Elke vestiging die is opgenomen in een route, moet minimaal één keer per week de exemplaren actielijst aanmaken en verwerken. De exemplaren moeten uit de kast worden gehaald en ingenomen. Wise verwijdert dan het exemplaar van de werklijst en zal 'm op transport sturen naar de volgende vestiging. Eventuele reserveringen worden na afhandeling van de reservering automatisch weer opgenomen in de route.

Er wordt op centraal niveau speciaal gecollectioneerd voor een routecollectie, door een stafvestiging of stafafdeling. Bij bestellen kan ook aangegeven worden in welke specifieke (plaats)vestiging op de route het exemplaar wordt ingeschoten.

Nieuwe exemplaren worden door de stafafdeling/vestiging stuk voor stuk 'ingeschoten' via Exemplaren > Seriemutaties volgens methode N (niveau) indien bij bestellen geen specifieke plaatsvestiging is aangegeven (eigenaar en plaatsvestiging zijn gelijk).

Routecollectie definiëren

Een nieuwe collectie kan worden aangemaakt via Exemplaren >Wisselcollecties.

Klik op 'Nieuwe collectie'. Kies (eventueel) onderwerp 'ROU' uit de aangeboden tabel, zie ook Codering van de collecties. Het volgnummer van de collectie wordt automatisch toegekend, maar mag ook handmatig ingevuld worden (max 4 posities).

Bij een routecollectie hoort het type collectie 'Routecollectie', of 'Roterende collectie'. Klik op OK. Vervolgens kan het collectie-detailscherm geopend worden en kunnen diverse eigenschappen van de collectie worden aangegeven. Het is ook mogelijk om het detailscherm te openen door rechtsonder in het zoekvakje de code van de routecollectie te typen (meestal 'ROU') + OK. Dan verschijnen de routecollecties die in omloop zijn:

Selecteer de gewenste routecollectie; klik rechts voor het Collectie-detailscherm.

Bovenin het collectie-detailscherm staat de code van de collectie, zie ook Codering van de collecties. Rechtsboven in het Collectie-detailscherm staat het aantal exemplaren dat deze collectie bevat.

Links, in het blauwe gedeelte van het scherm staan de diverse kenmerken en eigenschappen van de routecollectie.

Veld	Uitleg
Omschrijving	Naam van deze collectie (wijzigbare tekst).
Type	Type collectie, in dit geval Route. Zie ook Collectie-typen. Let op: bij open klappen van Type en kijken bij een ander type, bv vaste collectie, dan worden andere velden getoond en die zijn soms ook gevuld met data. Maak juist die velden weer leeg/blanco voordat er teruggegaan wordt naar het oorspronkelijke type. Dit voorkomt problemen bij de route collecties
Opmerking	Alleen voor eigen informatie; wat hier wordt ingevuld is alleen in dit scherm te zien.
Toon niveau	Op welk niveau wordt deze collectie beheerd. Kies uit Vestiging / Instantie / Systeem.
Retourdatum handhaven	Ja = Geen uitleningen/verlengingen van exemplaren die over de retourdatum heen gaan. Nee = Klanten kunnen de exemplaren ook over de retourdatum heen lenen/verlengen
Methode toekennen exemplaren	Werkwijze bij aanvullen van de Routecollectie Niveau = volgens principe 'vestiging die het minste heeft'. Route = volgens de ingestelde route
Retour eigenaar in maanden	Revisie van de routecollectie. Na hoeveel maanden moeten route-exemplaar door de eigenaar van de routecollectie worden beoordeeld of ze nog mee mogen. Als exemplaren door mogen; na hoeveel maanden is dan de tweede revisie.
Kalendermethode	In de vakantie ligt de routecollectie stil. Bedoeld voor routecollecties voor scholen (voor bibliotheken alleen bruikbaar indien deze allemaal tegelijk vakantiesluiting hebben).
In tijdelijke kast	Het is mogelijk om aan een collectie een tijdelijke kast mee te geven. Deze tijdelijke kast wordt overgenomen door elke ontvangende vestiging (bibliotheek of schoolWise- /mediatheekWisevestiging) zodra de exemplaren bij binnenkomst worden gescand. Zie Tijdelijke kast meegeven aan collectie-exemplaren.

Rechts, in het lichtgele gedeelte van het scherm, staat welke exemplaren in de routecollectie zijn opgenomen. Sorteren (op barcode, vestiging, titel etc.) kan door op de header te klikken.

Kolom	Uitleg
Barcode	De barcode van het materiaal.
Vestiging	Naar welke vestiging is het exemplaar geherloceerd.
Titel	Auteur en titel van het exemplaar.
Status	Huidige status van het exemplaar.
Blokkade	Is het exemplaar geblokkeerd.
Controle	Is het exemplaar gezien bij Controleer.
Actor	Welk actor_id leent op dit moment het exemplaar.
Container	In welke container bevindt het exemplaar zich.
Doorschuifdatum	Wat is de doorschuifdatum van het exemplaar.

Route-methodes voor de roulatie

Hoe worden de exemplaren van een routecollectie doorgeschoven naar de volgende 'container'? Er zijn twee methodes voor de roulatie van exemplaren in een routecollectie.

Methode 1: klassieke methode met vaste roulatie

De klassieke route wordt gekenmerkt door de vaste roulatie van de exemplaren. De exemplaren leggen de route af volgens de ingestelde containers, van container 001 naar container 002 naar container 003 enz. De opzet is dat elke container ongeveer evenveel exemplaren heeft. Bij een goede opzet stromen er per periode een gelijk aantal exemplaren door naar de volgende container. Bij verstoring van de doorstroming zal er handmatig moeten worden gecorrigeerd.

Mogelijke verstoringen zijn:

niet (door)leveren door een vestiging
gebruik van de instelling “dubbele titels overslaan”

Alle containers op de route zijn in principe even groot. Differentiëren in omvang kan alleen door een grote vestiging meerdere containers op de route te geven.

Methode 2: moderne methode met variabele roulatie (niveaumethode)

De exemplaren leggen geen vaste route af, maar gaan naar de container die het minst aantal exemplaren heeft. Het exemplaar beweegt zich kris-kras door de route. Bij een variabele roulatie kan zowel het aantal exemplaren als de verblijfsduur variëren per container. Hierdoor vervalt de noodzaak om eenzelfde vestiging meerdere keren als container op te nemen op een route.
Methode 2 wordt getriggerd door het invullen van het veld 'Relatief aantal', dat voor alle containers moet worden ingevuld.

Voorwaarden voor een juiste werking van de Variabele methode:

Methode toekennen exemplaren MOET op niveau d.w.z. vestiging met laagste aantal.
Consequente invulling van de nieuwe parameter 'Relatief aantal' voor ALLE containers op de route.
Het is daarna ook mogelijk om bij één / enkele container(s) desgewenst een Maximaal aantal in te stellen. Dit is echt alleen bedoeld voor de uitzonderingen, voor een vestiging die werkelijk te weinig ruimte heeft.

Deze methode geeft meer mogelijkheden om de omvang van de collectie per vestiging te bepalen en vergt minder beheer omdat Wise de doorstroming regelt.

Routecollectie: klassieke methode – met vaste roulatie

Stap 0: Maak een nieuwe routecollectie aan

Ga naar Exemplaren > Wisselcollecties, klik op Nieuwe collectie.

De nieuwe routecollectie verschijnt in het collectiescherm. Klik rechts om naar de details van de nieuwe collectie te gaan

Stap 1: Eigenschappen toekennen aan routecollectie

De nieuw gedefinieerde routecollectie moet nu van eigenschappen worden voorzien in het collectiedetailscherm:

Vul de velden in, zie afbeelding hierboven.

Veld	Uitleg
Omschrijving	Naam van deze collectie (vrij invulbare tekst).
Type	Moet zijn: Route collectie.
Opmerking	Alleen voor eigen informatie; wat hier wordt ingevuld is alleen in dit scherm te zien.
Toon niveau	Op welk niveau wordt deze collectie beheerd? Kies uit Vestiging / Instantie / Systeem. Afhankelijk van deze instelling is de route-collectie wel of niet zichtbaar in de Client
Methode toekennen exemplaren	Moet zijn: Route. Het exemplaar dat voor doorschuiven in aanmerking komt gaat naar de volgende container in de route, d.w.z. de volgorde van de route wordt aangehouden Nieuwe exemplaren in de routecollectie worden altijd ingeschoten in de container met het laagste aantal. Hierop is één uitzondering: Exemplaren die bij het bestellen een specifieke vestiging toegekend hebben gekregen (eigenaar en vestiging zijn ongelijk) worden daar geplaatst.
Retour eigenaar in maanden	Revisie-periode, dus na hoeveel maanden moeten de exemplaren uit roulatie worden genomen voor een check op slijtage / veroudering door de eigenaar van de collectie. Uitgangspunt is de datum van aanschaf van een exemplaar in de routecollectie. Apart instelbaar voor een eerste (nieuwe exemplaren) en tweede revisieronde. Tussentijdse wijzigingen gelden voor nieuwe exemplaren in de route-collectie.
Kalendermethode	Dit snufje is vooral bedoeld voor routecollecties voor schoolWise, maar werkt ook in geval de deelnemende vestigingen allemaal dezelfde sluitingsperiode hebben. Het rouleren van exemplaren houdt rekening met de kalendermethode. Per routecollectie is er één kalender aan te wijzen. Kies in dat geval een (school)vestiging die deelneemt aan de route. De kalender werkt dan voor alle vestigingen in deze routecollectie. Elke zondag peilt het systeem de aantallen met het oog op vakantiedagen. Als de woensdag van de komende week een vakantiedag is, dan gaat OCLC Wise er van uit dat die week een gesloten week is en wordt er niet doorgeschoven. N.B. Wanneer de kalendermethode leeg wordt gelaten, dan houdt OCLC Wise rekening met de vakantiesluitingen van de afzonderlijke vestigingen indien de woensdag als vakantiedag is ingesteld.
In tijdelijke kast	Het is mogelijk om aan een collectie een tijdelijke kast mee te geven. Deze tijdelijke kast wordt overgenomen door elke ontvangende vestiging (bibliotheek of schoolWise- /mediateekWisevestiging) zodra de exemplaren bij binnenkomst worden gescand. Zie Tijdelijke kast meegeven aan collectie-exemplaren.

Stap 2: Route-indeling maken voor routecollectie

Een route-indeling wordt gemaakt via Exemplaren > Wisselcollecties.

Selecteer de juiste collectie, rechtsklik en kies 'Route voor deze collectie'. Klik op Nieuwe route en vul per 'container' de gegevens in bij de zichtbare velden in onderstaande afbeelding.

Vul dit voor elke container op de route in. Laat ruimte tussen de route volgnummers, om in een later stadium containers te kunnen tussenvoegen in de route. De volgnummers bepalen de af te leggen route van de exemplaren.

NB. Het is van belang dat de containers binnen een route consequent worden ingevuld.

Veld	Uitleg
Collectie	Code, wordt door systeem ingevuld
Routevolgnummer	Drie cijfers gebruiken als nummer van de container (drie posities). Het nummer van de container is de volgorde op de route
Vestiging	Kies vestiging uit de lijst. N.B. Er kunnen alleen vestigingen worden opgenomen in een route-collectie met vestigingscategorie I – Uitleenvestiging U - Uitleenpost S – Stafafdeling T – Trailer online
Weken*	Hoeveel weken moet een exemplaar in een container verblijven voordat deze moet worden doorgestuurd naar de volgende bestemming. Een periode tot 12 weken is niet aan te raden, hanteer bij voorkeur minimaal 13 weken. Kies voor alle containers dezelfde periode*
Niet zichtbaar / niet invullen
Dubbele titels overslaan	Nvt bij klassieke routecollectie met vaste roulatie.
Historie periode in maanden	Nvt bij klassieke routecollectie met vaste roulatie.
Aantal exemplaren in container	Niet invulbaar, het systeem toont hier het werkelijke aantal toegekende exemplaren volgens de laatste telling. Voor nieuwe containers op de route is dit 0.
Datum laatst geteld	Niet invulbaar, wordt door het systeem gedaan. Dit gebeurt op de achtergrond eens per week op zondag.
Relatief aantal	Niet invullen bij klassieke route.
Maximum aantal	Niet invullen bij klassieke route.

*) Als de containers niet identiek zijn ingevuld, bv verschillende aantallen weken per container, werken met of zonder dubbele titels en/of het rekening houden met de locatiehistorie, zal tot gevolg krijgen dat het aantal exemplaren per container op den duur gaat verschillen. Deze verschillen kunnen dan alleen maar door handmatig ingrijpen worden aangepakt.

Vestiging meerdere keren als container

Bij de klassieke routecollectie zijn alle containers even groot. Grote vestigingen zullen behoefte hebben aan meer exemplaren. Dit kan worden geregeld door meerdere containers voor een vestiging te maken.

Verdeel de containers van 1 vestiging over de route, dus geen opeenvolgende nummers gebruiken voor 1 vestiging. Zie afbeelding:

Routecollectie – met variabele roulatie

Bij de variabele roulatie leggen de exemplaren geen vaste route af, maar gaan naar de vestiging (container) die het minst aantal exemplaren heeft. Het exemplaar beweegt zich kris-kras door de route.

Stap 0: Maak een nieuwe routecollectie aan

Ga naar Exemplaren > Wisselcollecties, klik op Nieuwe collectie.

In het collectiescherm staat de nieuwe routecollectie. Klik rechts om naar de details van de nieuwe collectie te gaan.

Stap 1: Eigenschappen toekennen aan de routecollectie

Vul de velden in, zie bovenstaande afbeelding.

Veld	Uitleg
Type	Type collectie, moet Route collectie zijn
Opmerking	Alleen ter eigen informatie; wat hier wordt ingevuld is alleen in dit scherm te zien.
Toon niveau	Op welk niveau wordt deze collectie beheerd. Kies uit Vestiging / Instantie / Systeem. Afhankelijk van deze instelling is de route-collectie wel of niet zichtbaar in de Client
Methode toekennen exemplaren	Kies Niveau = laagste aantal Het door te sturen exemplaar gaat naar de de vestiging (container) op de route die (relatief) de minste route-exemplaren heeft op het telmoment. Nieuwe exemplaren worden (ook bij het koppelen) ingeschoten op N-niveau. Uitgezonderd de exemplaren die bij bestellen een specifieke vestiging toegekend hebben gekregen (eigenaar en vestiging zijn ongelijk).
Retour eigenaar in maanden	Revisie-periode: na hoeveel maanden moeten de exemplaren uit roulatie worden genomen voor een check op slijtage / veroudering. Uitgangspunt is de datum van aanschaf van een exemplaar. Is een exemplaar jonger dan 90 dagen dan wordt de termijn 'nieuw' in acht genomen; is een exemplaar ouder dan 90 dagen dag wordt de revisietermijn genomen. In feite is het apart instelbaar voor (echt) nieuwe exemplaren en voor exemplaren na de eerste revisie en de al iets oudere.
Kalendermethode	Deze optie is vooral bedoeld voor routecollecties voor schoolWise, maar werkt ook in geval de deelnemende vestigingen allemaal dezelfde sluitingsperiode hebben. Het rouleren van exemplaren houdt rekening met de kalendermethode. Per routecollectie is er één kalender aan te wijzen. Kies in dat geval een (school)vestiging die deelneemt aan de route. De kalender werkt dan voor alle vestigingen in deze routecollectie. Elke zondag peilt het systeem de aantallen met het oog op vakantiedagen. Als de woensdag van de komende week een vakantiedag is, dan gaat OCLC Wise er van uit dat die week een gesloten week is en wordt er niet doorgeschoven. Alle exemplaren ontvangen een nieuwe doorschuifdatum, namelijk een week later. NB. Wanneer de kalendermethode leeg wordt gelaten, dan houdt OCLC Wise rekening met de vakantiesluitingen van de afzonderlijke vestigingen indien de woensdag als vakantiedag is ingesteld.
In tijdelijke kast	Het is mogelijk om aan een collectie een tijdelijke kast mee te geven. Deze tijdelijke kast wordt overgenomen door elke ontvangende vestiging (bibliotheek of schoolWise- /mediateekWisevestiging) zodra de exemplaren bij binnenkomst worden gescand. Zie Tijdelijke kast meegeven aan collectie-exemplaren.

Stap 2: Route-indeling maken voor routecollectie

Een route-indeling wordt gemaakt via Exemplaren > Wisselcollecties

Zoek de routecollectie > selecteer de juiste collectie > rechtsklik en kies 'Route voor deze collectie'.

Klik op Nieuwe route, er verschijnt dan een invulschermpje. Vul per 'container' de gegevens in bij de zichtbare velden in onderstaande afbeelding. Een vestiging hoeft niet meerdere containers te krijgen, één container per vestiging kan volstaan.

Veld	Uitleg
Collectie	Code, wordt door systeem ingevuld
Routevolgnummer	Drie cijfers gebruiken als nummer van de container (drie posities). Het nummer van de container is de volgorde op de route.
Vestiging	Kies vestiging uit de lijst. N.B. Er kunnen alleen vestigingen worden opgenomen in een route-collectie met vestigingscategorie I – Uitleenvestiging U - Uitleenpost S – Stafafdeling T – Trailer online
Weken	Hoeveel weken moet een exemplaar in een container verblijven voordat deze moet worden doorgestuurd naar de volgende bestemming. Een periode tot 12 weken is niet aan te raden; hanteer bij voorkeur minimaal 13 weken.
Dubbele titels overslaan	Ja / Nee N.B. Het overslaan van dubbele titels gebeurt alleen voor zover dat mogelijk is. Als alle in aanmerking komende containers de titel hebben, blijft het exemplaar in de vestiging, totdat er plek is. Bij kleine collecties en/of weinig containers geen controle laten plaatsvinden op dubbele titels.
Historie periode in maanden	Ten behoeve van variatie in de titels in kleine vestigingen. Het systeem zal bij invullen van de historietermijn controleren of deze vestiging binnen de opgegeven periode in maanden niet al eerder deze titel via een routecollectie heeft gekregen. N.B. Het respecteren van de historietermijn gebeurt alleen voor zover dat mogelijk is. Als alle in aanmerking komende containers de titel al gehad hebben, blijft het exemplaar in de vestiging, totdat het geplaatst kan worden.
Relatief aantal	Mogen de containers een gelijke omvang hebben, laat dan het veld 'relatief aantal' leeg. Moet de container van vestiging A meer exemplaren bevatten dan die van vestiging B, vul dan wel 'relatief aantal' in.
Maximum aantal	In uitzonderlijke gevallen kan een maximum aantal nodig zijn, bv met beperkte kastruimte. Zodra een container is toegevoegd aan de bestaande route dan worden er exemplaren aan toegekend bij het inschieten. Om dit te voorkomen: vul tijdelijk -1 in bij maximum aantal. Zodra de container gevuld mag worden, maakt u het maximum aantal leeg. Deze procedure werkt alleen wanneer er bij het inschieten geen keuze voor een vestiging is gemaakt. Bij activatie van een vestiging wordt er geen rekening gehouden met 'max aantal = -1' van de container.

Routecollectie of roterende collectie stopzetten (on hold - type X)

Een routecollectie kan stopgezet worden zodat er geen roulatie plaatsvindt. De roulatiestop geldt voor alle containers/vestigingen van de routecollectie.

De eigenaar van de collectie wijzigt bij de collectiegegevens het type van Routecollectie (type R) naar Route overslaan (type X). De doorschuifdatum van de route-exemplaren wordt met een week opgeschoven (gelijk aan de V op de woensdag in de kalender), net zolang als de routecollectie type X (route overslaan) is.

Is de periode (bijna) verstreken waarin de stop moet gelden, dan dient de eigenaar het type terug te zetten van X naar R. Dat betekent dat er een week later weer acties voor doorschuiven op de exemplarenactielijst staan.

Je kunt het effect zien in de Client, in het exemplaardetailscherm. Het containernummer ontbreekt wanneer de collectie op 'on hold' staat:

In de normale situatie :

Roterende collectie

Een roterende collectie is een variant op de klassieke routecollectie met vaste roulatie maar met een vaste verblijfsduur. Alle exemplaren schuiven in een en dezelfde week door naar de volgende container op de route. Het moment van doorschuiven wordt bepaald wanneer de doorschuifdatum van een collectie-exemplaar is verstreken.

Dit betekent concreet dat de exemplaren die op de exemplarenactielijst staan (exemplaren met status B en M) binnen 1 week moeten zijn ingenomen, getransporteerd zijn naar de volgende vestiging EN ingenomen zijn in de volgende vestiging. Wordt een exemplaar van de exemplarenactielijst een week later ingenomen dan veroorzaakt dat problemen.

Stap 1: Eigenschappen toekennen aan roterende collectie

De nieuw gedefinieerde roterende collectie moet van eigenschappen worden voorzien in het collectiedetailscherm. Het collectie-detailscherm is te vinden via Exemplaren > Wisselcollecties. Selecteer de juiste collectie, rechtsklik en kies 'details van deze collectie'.

Vul de velden in, zie afbeelding hierboven

NB. Het veld ‘retourdatum handhaven’ is niet aanwezig bij de roterende collecties.

Dat betekent dat er wel verlengd kan worden over de doorschuifdatum heen.

Veld	Uitleg
Omschrijving	Naam van deze collectie (vrij invulbare tekst)
Type	Moet zijn: Roterende collectie
Opmerking	Voor eigen administratie
Toon niveau	Op welk niveau wordt deze collectie beheerd. Kies uit Vestiging / Instantie / Systeem. Afhankelijk van deze instelling is de roterende-collectie wel of niet zichtbaar in de Client.
Methode toekennen exemplaren	Route. Het exemplaar dat voor doorschuiven in aanmerking komt gaat naar de volgende container op rij in de route (volgorde van de route) Nieuwe exemplaren in de routecollectie worden altijd ingeschoten in de container met het laagste aantal. Hierop is één uitzondering: Exemplaren die bij het bestellen een specifieke vestiging toegekend hebben gekregen (eigenaar en vestiging zijn ongelijk) worden daar geplaatst.
Retour eigenaar in maanden	Revisie-periode, dus na hoeveel maanden moeten de exemplaren uit roulatie worden genomen voor een check op slijtage / veroudering. Uitgangspunt is de datum van aanschaf van een exemplaar in de routecollectie Apart instelbaar voor een eerste (nw exem) en tweede revisieronde Tussentijdse wijzigingen gelden voor nieuwe exemplaren in de route-collectie
Kalendermethode	Deze optie is vooral bedoeld voor routecollecties voor schoolWise, maar werkt ook in geval de deelnemende vestigingen allemaal dezelfde sluitingsperiode hebben. Het rouleren van exemplaren houdt rekening met de kalendermethode. Per routecollectie is er één kalender aan te wijzen. Kies in dat geval een (school)vestiging die deelneemt aan de route. De kalender werkt dan voor alle vestigingen in deze routecollectie. Elke zondag peilt het systeem de aantallen met het oog op vakantiedagen. Als de woensdag van de komende week een vakantiedag is, dan gaat OCLC Wise er van uit dat die week een gesloten week is en wordt er niet doorgeschoven. NB. Wanneer de kalendermethode leeg wordt gelaten, dan houdt OCLC Wise rekening met de vakantiesluitingen van de afzonderlijke vestigingen indien de woensdag als vakantiedag is ingesteld.
In tijdelijke kast	Het is mogelijk om aan een collectie een tijdelijke kast mee te geven. Deze tijdelijke kast wordt overgenomen door elke ontvangende vestiging (bibliotheek of schoolWise- /mediateekWisevestiging) zodra de exemplaren bij binnenkomst worden gescand. Zie Tijdelijke kast meegeven aan collectie-exemplaren.

Stap 2: Route-indeling maken voor roterende collectie

Een route-indeling wordt gemaakt via Exemplaren > Wisselcollecties.

Zoek de routecollectie > selecteer de juiste collectie > rechtsklik en kies 'Route voor deze collectie'.

Klik op Nieuwe route en vul per 'container' de gegevens in bij de zichtbare velden in onderstaande afbeelding.

Vul dit voor elke container op de route in. Laat ruimte tussen de route volgnummers, om in een later stadium containers te kunnen tussenvoegen in de route. De volgnummers bepalen de af te leggen route van de exemplaren.

NB. Het is van belang dat de containers binnen een route consequent worden ingevuld.

Veld	Uitleg
Collectie	Code, wordt door systeem ingevuld
Routevolgnummer	Max 3 cijfers gebruiken, geen letters. Het nummer van de container is de volgorde op de route
Vestiging	Kies vestiging uit de lijst. N.B. Er kunnen alleen vestigingen worden opgenomen in een route-collectie met vestigingscategorie I – Uitleenvestiging U - Uitleenpost S – Stafafdeling T – Trailer online
Weken	Vul aantal weken in, is de verblijfsduur van de exemplaren. Alle containers moeten hetzelfde aantal weken hebben.
Niet zichtbaar:
Dubbele titels overslaan	Nvt bij roterende collectie.
Historie periode in maanden	Nvt bij roterende collectie.
Aantal exemplaren in container	Niet invulbaar, het systeem toont hier het werkelijke aantal toegekende exemplaren volgens de laatste telling. Voor nieuwe containers op de route is dit 0.
Datum laatst geteld	Niet invulbaar, wordt door het systeem gedaan. Dit gebeurt op de achtergrond eens per week op zondag.
Relatief aantal	Niet invullen bij roterende collectie.
Maximum aantal	Niet invullen bij roterende collectie.

Roterende collectie doorschuiven

Als de doorschuifdatum is verstreken komen de exemplaren in aanmerking om naar de volgende vestiging te gaan. De exemplaren met status B en M komen op de exemplarenactielijst terecht (met aktie R). De actielijst moet verwerkt worden: exemplaren worden uit de kast gehaald, ingenomen in de Client en het exemplaar ontvangt status T. Bij deze inname wordt de nieuwe doorschuifdatum bepaald.

Wordt het exemplaar vervolgens ingenomen in de volgende vestiging dan blijft de doorschuifdatum ongemoeid.

Exemplaren met status U en T ontvangen tijdens de routine de nieuwe doorschuifdatum. Het exemplaar wordt ook direct toegekend aan de nieuwe vestiging. Bij inname in de vestiging van uitlening komt de melding dat het exemplaar naar een andere vestiging moet. De doorschuifdatum blijft ongewijzigd, ook bij inname in de nieuwe plaatsvestiging.

De doorschuifdatum is ook terug te vinden in het exemplaardetailscherm bij onderdeel 4.

Vestiging kan meerdere keren als container in de route

Bij een Roterende collectie is de omvang van een container niet relevant, omdat de collectie steeds in zijn geheel doorschuift naar de volgende container. Wel is het mogelijk om grote vestigingen vaker te bedienen door meerdere containers voor een vestiging te maken. Verdeel de containers van één vestiging over de route, dus geen opeenvolgende nummers gebruiken voor dezelfde vestiging.

Container/vestiging toevoegen aan bestaande route

Kies de route collectie waar een container aan toegevoegd moet worden en open de route. Klik op nieuwe route.

Vul het containerscherm in:

Volgnummer:
Bepaal afhankelijk van de routecollectie instellingen het route volgnummer.

In bovenstaand voorbeeld is de routecollectie op niveau met relatief aantal (variabele roulatie) en daardoor is het volgnummer 52 niet bepalend voor de route van de exemplaren.

In geval van een routecollectie met vaste roulatie is het volgnummer wel van belang. In bovenstaand voorbeeld komt container tussen 50 en 58 in op de vaste route.

Relatief aantal: waarde invullen indien de route instelling daarop gebaseerd is!
De laagste relatieve waarde staat vooringevuld. Aantal kan gewijzigd worden.

Container/vestiging verwijderen en exemplaren herloceren

Het is mogelijk om route-exemplaren te herloceren als de container/vestiging uit de route wordt verwijderd. Als een vestiging meerdere containers heeft dan uiteraard voor de vestiging alle containers verwijderen.

Het systeem zal eerst de vraag stellen of dit gewenst is; na bevestiging zullen de exemplaren uit deze container opnieuw worden ingeschoten in andere containers binnen deze route.

Er wordt daarna een verslag gemaakt, waarop de exemplaren staan die worden herverdeeld. De exemplaren die binnen staan dienen vervolgens in de betreffende vestiging te worden ingenomen. Tijdens het innemen wordt duidelijk waar de exemplaren naar toe moeten en worden ze op transport gezet.

Een container kan ook langzaamaan leeglopen om op termijn de container/vestiging te verwijderen uit de route. Vul in een dergelijke situatie "-1" in bij 'maximaal aantal'. Dan worden er geen nieuwe exemplaren meer toegevoegd aan de container.

Route / roterende collectie vullen (inschieten van exemplaren)

Het vullen van een routecollectie heet ook wel 'exemplaren inschieten'.

Het systeem zal per exemplaar aangeven naar welke container van de route het gestuurd moet worden.

Ga naar Exemplaren > Seriemutaties > tabblad Routecollecties
Vul de code in van de betreffende routecollectie, bijvoorbeeld ROU1234 (zonder tussenstreepje of spatie) of kies deze uit de listbox.
Vestigingskeuze activeren: deze functie is bedoeld voor het vullen van een nieuwe lege container op de route.

In bijzondere gevallen kan eventueel zelf een vestiging aangewezen worden in plaats van dit over te laten aan het systeem. Maar wij raden ten sterkste aan om dit alléén te gebruiken bij een nieuw toegevoegde container aan de route; dit om de werking van het systeem niet te verstoren!

Doorschuifdatum: invulling is niet verplicht, zie Toelichting doorschuifdatum.
Klik op Start scanner en scan de exemplaren (let op: voeg geen uitgeleende exemplaren toe).

Het systeem zal per exemplaar aangeven waar het exemplaar naar toe moet (transportbon of -melding). In het linkerdeel van het scherm wordt een lijst opgebouwd van de zojuist ingeschoten exemplaren.

Deze melding kan verschijnen:

De melding betekent dat het exemplaar nergens geplaatst kan worden omdat bijvoorbeeld alle vestigingen al een exemplaar van de titel in de collectie hebben (instelling van de collectie: dubbelde titels overslaan = Ja) of de vestiging het exemplaar niet mag muteren ( inrichting in de Manager bij de netwerkgroep VSM is niet op orde).

Toelichting ‘Doorschuifdatum’

Hiermee kan zelf bepaald worden wanneer de in te schieten reeks exemplaren worden doorgezonden naar de volgende container, in plaats van dat dit alleen afhangt van de termijn die per container is ingesteld (in voorbeeld van afb. hierboven is dat 13 weken). Door in te grijpen op de doorschuifdatum kan de spreiding van het doorschuiven bevorderd worden.

Nadat er enkele exemplaren zijn ingeschoten kan tussendoor de doorschuifdatum gewijzigd worden zonder het scherm te verlaten.

Het is ook mogelijk om direct bij het bestellen al aan te geven voor welke routecollectie de exemplaren zijn bestemd.

Bij bestellen voor een routecollectie kan ook aangegeven worden bij welke specifieke vestiging op de route het exemplaar moet worden ingeschoten.

Nieuwe route-exemplaren worden direct bij het koppelen ingeschoten volgens de methode N niveau m.u.v. de bestelling gedaan voor een specifieke plaatsvestiging (plaatsvestiging is ongelijk aan de eigenaar).

Exemplaren verwijderen uit een routecollectie

Dit kan alleen door de 'eigenaar' van de route-collectie.

Ga naar Exemplaren > Seriemutaties > tabblad Routecollecties
Zet de selectie-stip op Verwijderen uit routecollectie
Klik op Start scanner en scan de te verwijderen exemplaren.

In het linker gedeelte van het scherm worden de exemplaren getoond die gescand zijn.

De eigenaar van de collectie dient de exemplaren vervolgens nog in te nemen. De melding met vraag verschijnt dat het exemplaar op transport gezet is naar vestiging xxxx. Exemplaar toch binnenzetten? Antwoord = NEE.

De ontkoppelde exemplaren gaan op transport naar de eigenaar van het exemplaar.

Overzicht van één routecollectie (voor stafvestiging)

Ga naar het collectie-detailscherm, klik linksboven op het woord 'Collectie' en kies uit het submenu de optie Print > Printen collectie. Vul desgewenst een vestiging (container) in. Zie ook Printfuncties (Collectie > Print).

Dit overzicht is bedoeld voor de stafafdeling of -vestiging die het beheer over de collectie voert, niet te verwarren met de Exemplarenactielijst die een vestiging dient te printen (zie hiervoor Route exemplaren)

Revisie van route-exemplaren (door stafvestiging)

In de collectiegegevens van de route kan een termijn worden ingevuld om aan te geven na hoeveel maanden de exemplaren retour eigenaar (van de routecollectie) ivm revisie moeten gaan. Voorwaarde is dat beide velden bij retour eigenaar (nwe exemplaren en na revisie) gevuld zijn met een aantal maanden.

Wanneer het aantal 0 is in een van de velden dan schrijft Wise geen revisie-acties.Exemplaren die daarvoor wel in aanmerking komen worden op de exemplarenactielijst gezet met omschrijving: 'Herloceren naar xxxx ivm revisie'. (aktie G)

Inname in de vestigingsbalie geeft de melding "Exemplaar op transport zetten naar: Wisselcollectie; Reden: Route revisie".

Inname in de stafvestiging (beheerder van de routecollectie):

De beheerder kan besluiten om het exemplaar terug in de route te zetten of af te schrijven.

Exemplaar 'terug in route' : naar de vestiging waar het vandaan kwam. Wanneer de doorschuifdatum bereikt is dan gaat het exemplaar door naar een volgende container/vestiging.