Overzichten (Exemplaren)

Afschrijfoverzicht

Ga naar Exemplaren > Overzichten > Afschrijfoverzicht om een afschrijfoverzicht te genereren.

Doel: Het verkrijgen van een overzicht van het aantal afgeschreven materialen per statistische categorie / per materiaalsoort / per kast in een bepaalde periode, voorzien van aanvullende gegevens. Per exemplaar wordt getoond: titel, auteur, reden van afschrijven en de resterende aantallen in vestiging, instantie en systeem.

Selectie:

Overzicht/Uitvoer:

Per vestiging worden de subtotalen weergegeven, met aan het einde van het overzicht het totaal aan afschrijvingen. Vervolgens nog een drietal kolommen met resterend aantal in vestiging, instantie en systeem .

Sortering en tussentelling van de materialen is op materiaal, daarna scat, plaatsing en titel.

Saneerlijst exemplaren (nullijst)

Ga naar Exemplaren > Overzichten > Saneerlijst exemplaren om een saneerlijst te genereren.

Doel: Het maken van een overzicht van potentieel te saneren exemplaren.

Selectie:

Velden met een * moeten worden ingevuld.

Veld	Uitleg
Vestigingen*	Kies de vestiging waarvan het rapport getoond moet worden. Gebruik CTRL+klik om meerdere vestigingen te selecteren. Alléén invullen wanneer een bepaalde vestiging getoond moeten worden. (leeg = toon alle vestigingen)
Niet uitgeleend sinds*	Hier moet een datum worden ingevuld. De exemplaren welke na de opgegeven datum niet zijn uitgeleend worden afgedrukt.
Ontvangstdatum	Periode waarbinnen het exemplaar gekoppeld is of van transport (statusT/N) in de bibliotheek is ingenomen.
Scat uit lijst	Selecteer een Scat uit de lijst met scats waarop het rapport gedetailleerd moet worden. (leeg = toon alle Scats)
OF Scat ingave	Geef zelf een reeks op met daar tussenin 2 puntjes, bijvoorbeeld 4381..5000.
Kast	Selecteer een Kast waarop het rapport gedetailleerd moet worden. (leeg = toon alle Kasten)
Niet vaker uitgeleend dan	Geef een aantal in. Niet vaker uitgeleend dan x aantal keer vóór de 'niet uitgeleend datum'.
Incl. ter inzage/ naslag	Ja=alle exemplaren, Nee=alleen de exemplaren zonder leenblokkade (die hebben immers standaard 0 uitleningen en kunnen daardoor maken dat de andere exemplaren slecht vindbaar zijn)
Sortering	De default-sortering is op looproutecode. U kunt  ook kiezen voor Kastcode, daarbij wordt gesorteerd op de omschrijving van afdeling+kast

Overzicht/Uitvoer:

Toelichting:

De default-sortering is op looproutecode. Het is ook mogelijk om te kiezen voor Kastcode; daarbij wordt gesorteerd op de omschrijving van afdeling+kast.
Binnen een kast wordt gesorteerd op 'etiket'
Onder 'Tellers' wordt het aantal keren dat het exemplaar is uitgeleend per periode weergegeven.

De betekenis van de aantallen:
Bijv. 'Tellers: 13 + 5 + 2 = 20': in de huidige periode 2x uitgeleend, in de vorige periode 5x uitgeleend en in de periode daarvoor 13x uitgeleend, totaal 20 maal.

Printen via printericoontje: indien gekozen wordt voor pdf-formaat verschijnt het rapport in landscape (liggend).

Vermiste Exemplaren

Ga naar Exemplaren > Overzichten > Vermiste exemplaren om een lijst met vermiste exemplaren te genereren.

Doel: Het maken van een overzicht van de exemplaren met een status vermist (M).

Selectie:

Velden met een * moeten worden ingevuld.

Veld	Uitleg
Vestigingen	Kies de vestiging waarvan het rapport getoond moet worden. Gebruik CTRL+klik om meerdere vestigingen te selecteren. Alléén invullen wanneer een bepaalde vestiging getoond moeten worden. (leeg = toon alle vestigingen)
Vermist sinds* t/m	Bij het vermist verklaren wordt in het exemplaar de datum van vermist verklaren opgeslagen. De datum wordt opgeslagen in het veld inleverdatum. Op deze datum wordt hiermee geselecteerd. Exemplaren die geen inleverdatum hebben verschijnen (komt soms voor bij een conversie) niet op de lijst.
Scat	Kies de scat(s) waarover gerapporteerd moet worden. Gebruik CTRL+klik om meerdere scats te selecteren. (leeg = toon alle scats) NB: CTRL+A niet gebruiken om alles te selecteren. De selectie-query wordt dan te lang: er wordt geen rapport aangemaakt.
Kast	Selecteer een Kast waarop het rapport gedetailleerd moet worden (leeg = toon alle Kasten). NB: CTRL+A niet gebruiken om alles te selecteren. De selectie-query wordt dan te lang: er wordt geen rapport aangemaakt.
Sortering	Kies de sortering waarop het rapport de exemplaren moet plaatsen. De default-sortering is op looproutecode. Het is ook mogelijk om te kiezen voor Kastcode; daarbij wordt gesorteerd op de omschrijving van afdeling+kast.

Overzicht/Uitvoer:

Toelichting:
Let op, afwijkende sortering juist omdat het om vermissingen gaat: met aandacht zoeken. Binnen een kast worden de geselecteerde exemplaren gesorteerd op primaire auteur-titel.

Route exemplaren

Doel: Overzicht van alle route-exemplaren in één vestiging.

Selectie:

Er kan alleen maar 1 vestiging tegelijk worden opgegeven.

Overzicht/Uitvoer:

Transportoverzicht

Doel: Het maken van een overzicht van exemplaren met status T (T).

Selectie:

 

Veld	Uitleg
Vestiging van	Kies de vestiging die een exemplaar op transport heeft gezet. Gebruik CTRL+klik om meerdere vestigingen te selecteren.
Vestiging naar	Kies de vestiging naar wie een exemplaar op transport staat. Gebruik CTRL+klik om meerdere vestigingen te selecteren.
Periode	Geef een periode waarin het transport gestart is (leeg = toon alle)
Soort	A= Alle transport: exemplaar heeft status T. N= Nieuwe exemplaren: exemplaren met status T en substatus N, waarbij er een transportregel wordt aangemaakt.  R= Rest/Overig, alle exemplaren met andere substatus dan N.
Sortering	1= van/ naar/ datum/titel (default) 2= van/ naar/ kast 3= van/ naar/ etiket

Overzicht/Uitvoer:

Toelichting:

Het overzicht wordt per ontvangende vestiging gesorteerd. Iedere vestiging staat op een nieuwe pagina. Gegevens in de kolom Kast en Etiket worden bepaald door het exemplaar. De plaatsing kan afwijken van de plaatsingscode in de betreffende bibliotheek.

Als een vestiging een nieuwe zending wil controleren kan eerst dit rapport worden gemaakt, en daarna begonnen worden met innemen.

Andersom: het is ook mogelijk om NA het verwerken van een nieuwe zending dit rapport maken – en dan zou het <leeg> moeten zijn.

Herlocatie telling

Doel: Overzicht van exemplaren die door de vestiging zelf zijn geherloceerd, om inzage te verkrijgen in aantallen en plaats waar exemplaren op moment van tellen staan.

Er kunnen ook overzichten gemaakt worden van exemplaren die naar een specifieke vestiging (ook buiten de eigen instantie) zijn geherloceerd. Het overzicht kan worden gebruikt voor bijvoorbeeld het in rekening kunnen brengen van elders geplaatste exemplaren.

Selectie:

Velden met een * moeten worden ingevuld.

Veld	Uitleg
Geherloceerd door	(leeg = neem alle vestigingen – dit is een zeer zware actie – gebruik dit bij voorkeur niet op drukke tijden) Maak een keuze uit de lijst. Indien vestiging 1234 wordt ingevuld, wordt een overzicht aangemaakt van de exemplaren van (plaats)vestiging 1234 die geherlokeerd zijn naar andere vestigingen.
Geherloceerd naar	Maak een keuze uit de lijst, leeg = neem alle vestigingen
Sortering*	1 – Titel 2 – Auteur 3 – Plaatsing

Werklijst etiketten

Doel: Het maken van een overzicht van de exemplaren waarvan de plaatsing volgens de door de organisatie ingestelde tabellen niet correct is. Dit overzicht wordt 'in real time' aangemaakt en is dus altijd 'up-to-date'. Op de werklijst komen alleen die exemplaren te staan die op moment van samenstellen status 'binnen' hebben.

Het is verstandig om steeds gedeeltes van de collectie te kiezen: deze keer alleen de jeugd-fictie-kasten, volgende keer de engelse romans etc

Tip: het is een 'zwaar' rapport, dus kies voor het aanmaken rustige tijdstippen - bijv. niet woensdag- maar maandagochtend.

Vanwege de zware systeembelasting is het niet mogelijk om 's middags nog etikettenwerklijsten aan te maken; de actie wordt dan verschoven naar de avond (21:00): knop 'voer vannacht uit'. Wel kan er een actor_id (let op, geen naam!) opgegeven worden van een medewerker waarnaar de link naar de rapportage gemaild moet worden. Zie voor instellingen PJB berichten: Publieksberichten (Berichtklasse P).

Let op: de optie ZTMOODM is voor de etikettenwerklijst niet bruikbaar.

Het rapport aanmaken kost veel tijd - afhankelijk van de omvang van de collectie wel een half uur - dus druk niet na 4 minuten nog een keer op de knop: twee of driemaal een dergelijk zwaar rapport maken stoort echt heel erg.

NB dit rapport kan ook dienen om gaten/omissies in de plaatsingstabellen op te sporen. Houd er rekening mee dat soms een tabelinstelling fout is en niet de exemplaargegevens.

Selectie:

Velden met een * moeten worden ingevuld.

Veld	Uitleg
Vestiging*	Kies de vestiging waarvoor het rapport aangemaakt moet worden. Het is niet mogelijk dit voor meerdere vestigingen tegelijk te doen.
Kasten	Kies een kast waarvan het rapport aangemaakt moet worden. Gebruik CTRL+klik om meerdere kasten te selecteren. Alléén invullen wanneer een bepaalde kast onderzocht moet worden. (leeg = neem alle kasten)
Materialen	(leeg = neem alle materiaalsoorten) Selecteer een materiaalsoort waarop het rapport gedetailleerd moet worden. Gebruik CTRL+klik om meerdere materiaalsoorten te selecteren. Alléén invullen wanneer een bepaald materiaal geselecteerd moet worden.
Selectie*	Selecteer het type: alle exemplaren met een onjuist Etiket, exemplaren met een onjuiste Kast of Beide: zowel de exemplaren met een onjuist etiket als de exemplaren met een onjuiste kast

Toelichting:
Wanneer de looproutekode bij de kasten bekend is, wordt het overzicht gemaakt per kast, gesorteerd op looproutekode. Wanneer deze niet bekend is, wordt het overzicht alleen gesorteerd op kastcode. Binnen een kast zijn de geselecteerde exemplaren gesorteerd op fout (=huidig) etiket.

Bij veel oudere exemplaren (voor OCLC Wise-tijdperk) is het etiket op het exemplaar beter dan de werklijst doet vermoeden.
Bij het verzamelen van de exemplaren is dat vaak al te zien – zeker met de werklijst in de hand.

Voor de exemplaren met een waarschijnlijk correct etiket:
menukeus 'etiketten – genereer plaatsing – alleen genereren' [= 'niet printen'] gebruiken. Daarbij wordt de database aangepast zoals op dat scherm getoond wordt.

Heeft het exemplaar hetzelfde etiket als op het scherm aangeboden: klaar
Heeft het exemplaar een ander etiket dan op het scherm getoond werd: apart leggen.

De aparte gelegde exemplaren en de exemplaren waarvan direct al bekend was dat het etiket fout was:
Menukeus etiketten – genereer plaatsing – bestaande of nieuwe batch'.

Zie verder Etiketten. (Incidenteel zullen er exemplaren worden onderschept waarbij eerst de titel aangepast moet worden en daarna nogmaals de exemplaar-plaatsing moet worden aangepast).

Kastfouten:
Kasten die geblokkeerd zijn tegen herindelen worden niet als 'onjuiste kast' beschouwd.

Kastcodes die niet in de lokale kastentabel voorkomen worden wel als 'onjuist' beschouwd.

Na conversie: etiketmethode @
Etiketmethode @ wordt tijdens conversies gezet, maar doet verder niets en zal gecorrigeerd moeten worden naar de juiste etiketmethode. Tijdens het genereren van een plaatsing gebeurt dit automatisch. Deze werklijst zou hierbij ook kunnen helpen.

Zie onderstaand voorbeeld:

Uitgesorteerde exemplaren

Doel: Het maken van een overzicht van de exemplaren met status D. Dit zijn de exemplaren die in de restbak van de sorteerautomaat terecht gekomen zijn en nog verder verwerkt moeten worden (via reguliere inname) i.v.m. reservering, transport, etc.
Opgave van de Vestiging volstaat, de rest kan leeg blijven. 'Binnen sinds' kan gevuld worden wanneer er niet iedere dag een rapport wordt gemaakt.

Dit rapport hoort dus – na het innemen van de exemplaren in een restbak – (vrijwel) leeg te zijn.

Selectie:

Veld	Uitleg
Vestiging*	Kies de vestiging waarvoor het rapport aangemaakt moet worden. Het is niet mogelijk dit voor meerdere vestigingen tegelijk te doen.
Binnen sinds	Vul zo nodig een datum in
Let op: de volgende velden zitten standaard in het sjabloon van dit venster maar doen niet mee
Ontvangstdatum	nvt
Scat uit lijst	nvt
Of Scat ingave	nvt
Kast	nvt
Looproute	Looproute of kastcode. De default-sortering is op looproutecode. Er kan ook worden gekozen voor Kastcode; daarbij wordt gesorteerd op de omschrijving van afdeling+kast van de eigenaar (plaatsvestiging)  van het exemplaar. Binnen een kast wordt gesorteerd op 'etiket'.

 

Resultaat van Rapport 6 uitgesorteerde exemplaren:

Vanaf versie 7.1.0 is het rapport uitgebreid met een extra kolom, nl Kast.

Kastinventarisatie

Doel: Het maken van een overzicht van exemplaren per kast die wel status B – binnen hebben, maar die ontbreken na afloop van een inventarisatie.

Om te controleren of alle materialen die in een bepaalde kast horen te staan ook werkelijk aanwezig zijn, kunt u de onderstaande procedure uitvoeren.
Let op: een inventarisatie vergt enige tijd en kan beter niet tijdens een uitlening worden gedaan.

Stap 1
Werk desgewenst per kastplaatsing, begin bijv. met ENG – Engelse boeken.
Alle exemplaren die binnen staan moeten nu worden geïnventariseerd. Dit kan met behulp van de RFID-scout of door de exemplaren in te nemen in Balie – Innemen.

Het veld 'inventarisatiedatum' (onderin in het exemplaardetailscherm) wordt dan automatisch gevuld met de datum van scannen.

Bij het gebruik van de SCOUT zal direct worden gecontroleerd of het exemplaar in de juiste kast staat. Bij het innemen in de client zal dit onderdeel visueel moeten worden gecontroleerd.

Alles wat ná de startdatum wordt ingeleverd en status binnen krijgt ontvangt als inventarisatiedatum de inleverdatum.

Stap 2
Ga naar menu-onderdeel Exemplaren > Overzichten > Kastinventarisatie

Veld	Uitleg
Vestiging	De ingelogde vestiging staat als default ingesteld. Er kan eventueel worden gekozen voor een andere vestiging.
Kast	Selecteer de geïnventariseerde kast of meerdere kasten.  Laat veld Kast leeg, wanneer alle kasten geselecteerd moeten worden.
Niet geinventariseerd op en na	Vul de (start)datum van inventarisatie in: dag-maand-jaar.

Resultaat: een lijst met alle materialen die NIET waren gescand bij stap 1 maar WEL status B – binnen hebben.
Deze materialen zijn kennelijk vermist.

Het rapport geeft bij deze administratief binnenstaande exemplaren de auteur, titel, barcode, materiaalsoort, etiket, inventarisatiedatum (kan leeg zijn of eerder dan de peildatum) en de laatste inleverdatum.

In het voorbeeld is bij ingevulde vestiging de kast 'Blu Ray Volwassenen' geïnventariseerd op 01-02-2012.

 

Besluit daarna wat er met die exemplaren moet gebeuren, bv op vermist, afschrijven, extra zoekactie (wellicht in een andere kast).

Wisselcollecties

Doel: Het maken van een overzicht van alle soorten tijdelijke collecties.

Selectie:

In het selectievenster kan worden verfijnd op:

• Collectie status
• Onderwerpscode
• Volgnummer
• Type collectie

Per gevonden collectiecode wordt de volgende rapportage uitgebracht:

Kop Collectiecodes (zie afbeelding, roze regels)

• Volgnummer binnen de onderwerpscode
• Eigenaar
• Type collectie
• Status
• Omvang
• Bestemming (vestiging of klant)
• Aanmaakdatum
• Uitleendatum
• Retourdatum

Collectiestatistiek

Doel: Het maken van statistische overzichten van alle soorten tijdelijke collecties, uitgezonderd routecollecties.

Selectie:

• Periode van t/m
• Vestiging van t/m. Leeg laten = alleen de eigen vestiging
• Klantnummer (hoofdpas): vul dit in voor een overzicht van een individuele klant
• Sorteren naar: diverse mogelijkheden (waarbij L=kLant!), zie tabel hierna:

 

Exemplaren actielijst

De actielijst is een algemene werklijst voor exemplaren. Benodigde bevoegdheid voor de inlog is de rolfunctie 'Exemplaaroverzicht' op minimaal Vestiging: Wijzigen (3-0-0). Bij benadering vanaf Exemplaren > BCB/RCB Rapporten > Exemplaren actielijst is de rolfunctie 'Exemactielijst' op minimaal Vestiging: Lezen (1-0-0) nodig

De exemplarenactielijst bevat de (route)exemplaren die voorheen op de 'doorschuiven route exemplaren' geplaatst werden en, indien de BCB module in gebruik is, de exemplaren die in aanmerking komen voor de diverse bcbacties zoals herloceren, saneren, revisie en verkoop.

Doel: Elke vestiging die deelneemt aan een route-collectie en/of BCB is verplicht minstens eens per week de 'Actielijst' aan te maken en te behandelen. Deze werklijst geeft een overzicht van de exemplaren in deze vestiging die bv. door moeten naar een volgende vestiging (routecollectie) of geherloceerd moeten naar een andere vestiging, of naar de bcbbeheerder moeten.

Selectie:

• Vestigingen: de ingelogde vestiging wordt voorgezet.
• Exemplaren: alleen de exemplaren met status 'B' worden op de lijst gezet. Het is ook mogelijk om alle exemplaren op de lijst te laten zetten.
• Acties: Bij keuze 'AGHIJKORVW' komen alle acties op het rapport te staan. Je kunt ook één actie kiezen: deze wordt dan afzonderlijk getoond op het rapport. 
  Meerdere acties selecteren kan met de <CTRL>-toets.

Actie	omschrijving	heeft relatie met
A	Afschrijven	BCB
G	Route revisie	Route-collectie
H	Herloceren	BCB
I	Revisie	BCB
J	Naar beheerder/magazijn	BCB
K	Kastcode onjuist	BCB
O	Overschot	BCB
R	Route verplaatsing	Route-collectie
V	Verkopen	BCB
W	Wisselcollectie exemplaar retour	Voorlopig buiten werking

Route-exemplaren die nog op de planning stonden om te worden doorgeschoven maar in de tussentijd zijn afgeschreven, worden tijdens de wekelijkse analyse uit de collectie verwijderd.
Exemplaren worden direct uit een routecollectie gehaald wanneer ze afgeschreven worden. Bij annuleren van de afschrijving dienen ze dan zelf weer ingeschoten te worden.

Wanneer de looproute-code bij de kasten bekend is, wordt het overzicht gemaakt per vestiging per kast, gesorteerd op looproute-code. Wanneer deze niet bekend is, wordt het overzicht alleen gesorteerd op kastcode. Binnen een kast zijn de geselecteerde exemplaren gesorteerd op etiket.

Route exemplaren met status Vermist worden niet op deze lijst afgedrukt.

Overzicht/Uitvoer:

Geherloceerd Bezit

Wat heeft een schoolvestiging aan collectie-exemplaren ontvangen via herlocatie, en wanneer zijn ze geleverd. Het gaat hierbij dus niet om losse exemplaren maar alleen om wisselcollecties (los, vast, project, titel) die via herlocatie op een school zijn geplaatst.

Vul in: de leverende vestiging (eigenaar van de collectie) en de ontvangende vestiging, de school.

Desgewenst kunnen er meerdere ontvangende scholen worden ingevuld (multiselect), gebruik de <CTRL>-knop in het scherm waarin de vestigingen worden aangewezen.

Klik op 'Maak rapport'
Voorbeeld:

Het printen van dit overzicht wordt afgehandeld door Wise Reports: dit programma maakt gebruik van de browser (bijv. Chrome of Firefox), zie uitleg Afhandeling print door Wise Reports.