Staf - Innemen
Inleverdatum
De kalender verschijnt met de datum van vandaag als inleverdatum. De inleverdatum kan worden aangepast zonder dat de werkdatum van de Client veranderd hoeft te worden.
Start, na wijzigen van de datum, de balie-innamesessie opnieuw.
Indien de inleverdatum opnieuw gewijzigd moet worden, zal dit via Vestigingsbeheer > Werkplekbeheer > Werkdatum wijzigen moeten gebeuren.
Innemen van een collectie
Het innemen van een collectie gaat per exemplaar via (staf) Balie > Innemen.
Het is dus niet mogelijk om collectie ongescand in te nemen, omdat dit te gevoelig is voor fouten. Hierdoor kan het bijvoorbeeld niet zo snel gebeuren dat exemplaren verkoppeld of ontkoppeld worden terwijl ze nog niet binnen staan.
Exemplaar status K = Binnen
Exemplaren die worden ingenomen of die nieuw zijn toegevoegd krijgen status K. Dit is een speciale status voor exemplaren die binnen staan bij de eigenaar/beheerder van de wissel-, project of routecollectie (exemplaren met status K worden niet meegenomen op kastlijsten)
Systeemopties voor het innemen van collecties
Er zijn twee speciale systeemopties die handig kunnen zijn bij het innemen van collecties:
- Systeemoptie LCEHEIG – Bij inname losse collectie het exemplaar herloceren naar oorspronkelijke eigenaar en zonodig op transport.
- Systeemoptie HSBTIN – Herloceren eigen exemplaren bij Staf-innemen.
Zie ook Systeemoptie HSBTIN voor foutief geretourneerde exemplaren en Systeemoptie LCEHEIG voor losse collectie met niet-eigen exemplaren. Neem contact op met uw systeembeheerder om deze systeemoptie(s) te activeren.
Collectie Binnen melden: Tel collectie
Voer na het innemen van een collectie de functie 'Tel collectie' uit.
Zie voor de werking Tel collectie.
De functie 'Tel collectie' is nodig voor aanmaningen, maar ook om de status van de collectie te kunnen wijzigen in B (Binnen). Dit zal het systeem niet zelf doen, omdat de collectie dusdanig incompleet kan zijn dat hij niet kan worden doorgeleend. Bepaal zelf of er voldoende exemplaren binnen zijn om de hele collectie op Binnen te zetten.
Ook de eventuele projectplanning zal worden bijgewerkt als een collectie op Binnen is gezet, de planregel met status U voor deze collectie verandert dan in status H (Historie).
Innemen van collectie-exemplaren binnen de uitleentermijn
Wanneer collectie-exemplaren 'te vroeg' (dus vóór de retourdatum van de collectie) worden ingeleverd bij de stafvestiging die eigenaar is, zal het systeem de exemplaren innemen en herloceren naar de eigenaar.
Hierbij worden de ingestelde vestigingsgroepen VSE 'Accepteert exemplaren zonder transport' en VSA 'Transport zonder melding' in acht genomen.
Als het om een losse collectie ging, zullen de exemplaren ontkoppeld worden, ook die van de vestigingen binnen de VSE/VSA groep.
Innemen van een route-exemplaar voor revisie
Een routecollectie kan ingericht zijn met een ingestelde termijn waarbij exemplaren na verloop van deze termijn naar de beheerder van de collectie gaan ter revisie.
De beheerder beoordeelt het exemplaar: terug in de collectie of afschrijven.
Zie voor de werking de Routecollecties.
Innemen van exemplaren door BCB-beheerder
De BCB-beheerder is een stafvestiging en meestal de aangewezen vestiging waar het laatste exemplaar van een titel binnen de BCB-groep naar toe gaat. De BCB-beheerder bepaalt wat er met het laatste exemplaar moet gebeuren. Bij inname verschijnt een pop-up met de mogelijkheden.
Vanaf versie 7.0.6 (31-03-24) wordt het aantal exemplaren vermeld wat op dat moment in het systeem (vestigingen met sector BIEB) zit. Na afschrijven zijn er (in bovenstaande voorbeeld) nog 2.
Het pop-up scherm verschijnt ook bij inname van een revisie-exemplaar, dan met een melding in het rood waarin wordt vermeld waarom het exemplaar naar de beheerder is gegaan. De beheerder beoordeelt vervolgens wat er met het exemplaar moet gebeuren en kiest de actie:
- Terug in roulatie: exemplaar gaat op transport naar de vestiging waar het vandaan kwam.
- Verkoop (binnen Wise).
- Afschrijven: exemplaar ontvangt direct status A.
- Naar magazijn: exemplaar komt in de kast van de BCB-vestiging of gaat naar de ingestelde magazijnvestiging.