Klanten selecteren

Selectievragen

Bij het openen van het onderdeel ‘Klanten selecteren’ worden alle eerder gemaakte selectievragen (voorafgaand aan het id-nummer) weergegeven in een lijst. Hier worden ook de selectievragen getoond die via de OCLC Client zijn gemaakt (binnen het onderdeel 'Statistieken & Selecties) met als resultaatset klanten. Deze zijn herkenbaar aan de lichtere achtergrondkleur.

 LET OP! Mogelijk geeft de MWB set niet exact dezelfde resultaten als in de Client. Alleen de selectieregels worden opgeslagen in de MWB en niet het selectiebereik (rollen)

Gebruik het zoekveld om te filteren op bepaalde woorden binnen de selectievragen en in de omschrijving die bij het invoeren van de selectievraag is meegegeven. De lijst wordt standaard gesorteerd op aanmaakdatum, maar kan ook gesorteerd worden op de datum waarop er voor het laatst in gewijzigd is.

Als er een 'i' achter de selectievraag staat, dan is er een omschrijving bij opgenomen. Hoover met de muis over de 'i' heen om de omschrijving te tonen.

Tussen de haakjes wordt de naam weergegeven van de persoon die de selectievraag heeft gemaakt. Wanneer anderen selectievragen met jou hebben gedeeld, dan worden deze ook binnen de lijst weergegeven.

Vink het vakje 'Via workbench' aan om alléén selectievragen die gemaakt zijn via de workbench te tonen. En dus niet de selecties die via de Client zijn gemaakt. Vink het vakje 'Eigen' aan om alléén eigen gemaakte selectievragen te tonen. En dus niet de selecties die door anderen zijn gemaakt.

Wanneer er vanuit eerder gemaakte selectievragen klantensets zijn opgeslagen, dan is dit zichtbaar bij het klikken op de betreffende vraag. De bijbehorende klantensets worden getoond inclusief het aantal klanten in de resultaatset.

Vanuit een selectievraag zijn een aantal handelingen mogelijk. Klik op het icoontje om de gewenste handeling uit te voeren.

• Bewerken: gekozen selectie openen om te bewerken, eventueel uit te breiden en/of selectiecriteria weg te halen.
• Kopie gebruiken: gekozen selectie kopiëren en de selectiecriteria gebruiken voor een nieuwe selectie.
• Naar acties: direct een actie uitvoeren op de gekozen selectie (verstuurd direct mail, klantenset opslaan, klanten in campagne zetten).
• Verwijderen: gekozen selectie verwijderen.
• Openen/sluiten: van de gekozen selectie de bijbehorende opgeslagen klantensets tonen (indien beschikbaar).

Als er klantensets beschikbaar zijn dan worden deze getoond, inclusief het aantal klanten. Via een klantenset is het ook mogelijk om deze te kopiëren, er een actie op uit te voeren, of deze te verwijderen.

Klantensets

Binnen het onderdeel klantensets worden alle eerder opgeslagen klantensets weergegeven in een lijst. Hier worden ook de klantensets weergegeven die via de Client zijn gemaakt (binnen het onderdeel Statistieken & Selecties) met als resultaatset klanten. Deze klantensets zijn herkenbaar aan de lichtere achtergrondkleur.

Via het zoekveld kan er gefilterd worden op bepaalde woorden binnen de klantensets en in de omschrijving die bij het invoeren van de klantenset is meegegeven. De lijst wordt standaard gesorteerd op aanmaakdatum, maar kan ook weergegeven worden op de datum waarop het laatst gewijzigd is.

Als er een 'i' achter de selectievraag staat, dan is er een omschrijving bij opgenomen. Hoover met de muis over de 'i' heen om de omschrijving te tonen.

Tussen de haakjes wordt de naam weergegeven van de persoon die de klantenset heeft gemaakt. Wanneer anderen klantensets met jou hebben gedeeld, dan worden deze ook binnen de lijst weergegeven.

Vink het vakje 'Via workbench' aan om alléén klantensets die gemaakt zijn via de workbench te tonen. En dus niet de klantensets die via de Client zijn gemaakt. Vink het vakje 'Eigen' aan om alléén eigen gemaakte klantensets te tonen. En dus niet de klantensets die door anderen zijn gemaakt.

Vanuit een klantenset zijn een aantal handelingen mogelijk. Klik op het icoontje om de gewenste handeling uit te voeren:

• Maak kopie: kopieer gekozen klantenset.
• Gebruik als basis voor een nieuwe selectievraag: gekozen klantenset wordt gebruikt als selectiecriterium voor een nieuwe selectievraag (klant moet dus voorkomen in deze set).
• Acties uitvoeren: voer een actie uit op de gekozen klantenset.
• Verwijderen: gekozen klantenset verwijderen.

Nieuwe selectievraag

Ga naar Marketingworkbench > Selectietool > Nieuwe selectievraag om een nieuwe selectievraag samen te stellen.

Veld	Uitleg
Naam	Geef naam voor de selectievraag
Omschrijving (niet verplicht)	Geef een passende beschrijving voor de selectievraag. De beschrijving is later terug te lezen bij de 'i' in het overzicht met selectievragen.
Delen met	Kies met wie de selectievraag gedeeld mag worden. Het is mogelijk om selectievragen te delen met niemand, vestiging, instantie of systeem.

Vul de gevraagde gegevens in en klik op Akkoord. Vervolgens wordt het selectiescherm geopend.

In het menu aan de linkerkant worden alle mogelijk selectiecriteria getoond, gesorteerd op onderdeel (Klant, Bibliotheek, Leenhistorie, TicketWise, Theater, Labels). Binnen de verschillende onderdelen zijn rubrieken ondergebracht waarbinnen gekozen kan worden voor verschillende selectiecriteria.

Een selectiecriterium met daarop een labelpictogram verwijst naar een klantlabel (systeemlabel). Criteria zonder labelpictogram zijn geen klantlabels, maar 'gewone' criteria waar op geselecteerd kan worden.

Onder de 'i' staan omschrijvingen van de betreffende klantlabels en selectiecriteria. Zie voor meer toelichting op de betekenis van de verscheidene klantlabels de handleiding Klantlabels.

Met de + kan het menu-onderdeel opengeklapt worden. Bij het openen van een ander menu-onderdeel worden alle andere onderdelen gesloten.

Sleep voor het maken van een selectie de gewenste selectiecriteria met de muis vanuit het menu (links) naar het veld waarin staat: 'Sleep uw criteria hierheen' (rechts).

Als je met de cursor op een criterium gaat staan dan verschijnt het symbool met de pijltjes. Klik op het criterium en houd de muis ingedrukt terwijl je het criterium oppakt en naar de rechterkant sleept. Laat pas los als het criterium volledig binnen de stippellijntjes van het rechtervak wordt opgenomen.

Bij het verslepen van een meerdere criteria moet je daarnaast ook kiezen of je een EN of een OF selectie wilt maken. Laat hierbij ook pas het criterium los wanneer deze precies boven de gewenste stippellijntjes past.

NB: wanneer het criterium te vroeg of niet precies binnen de stippellijntjes is gesleept, dan wordt deze weer teruggeplaatst in het menu.

Na het verslepen van een criterium vanuit het menu naar de rechterzijde worden de bijbehorende keuzemogelijkheden bij het betreffende criterium getoond. Zolang er nog geen keuze is gemaakt, blijft de omringende balk rood.

Kies eerst de operator voor het criterium (1). De type operatoren die worden getoond zijn afhankelijk van welk criterium is gekozen. De mogelijke operatoren zijn:

• is (=)
• is niet (<>)
• is kleiner dan (<)
• is kleiner of gelijk aan (<=)
• is groter of gelijk aan (>=)
• of groter dan (>)

Zet vervolgens een vinkje bij 1 of meerdere keuzevakjes (2). De keuzes die worden getoond zijn volledig afhankelijk van het gekozen criterium.

Standaard zijn de keuzes gesorteerd op alfabetische volgorde. Vink het vakje 'sorteer op code' aan om de lijst te sorteren op code (bijv. vestigingscodes). De gemaakte keuzes worden getoond in het selectie vak (3).

: Gekozen selectiecriteria en/of aangevinkte keuzes kunnen worden verwijderd door op het prullenbakje te klikken. 

: Wanneer alle benodigde criteria voor de selectievraag vanuit het menu zijn gesleept en de bijbehorende keuzemogelijkheden zijn aangevinkt, kan de selectie worden opgeslagen. Klik hiervoor op de floppy-disk-knop.

: Voordat de selectievraag is opgeslagen is het mogelijk om wijzigingen ongedaan te maken. Klik hiervoor op de 'undo' knop. Hiermee wordt de laatste wijziging teruggedraaid.

: Na het opslaan van de selectievraag is het mogelijk om de resultaten van de selectie te tonen. Klik hiervoor op de 'actoren' knop.

Vervolgens wordt het resultaten previewscherm geopend. Hierop is te zien wat het resultaat is van de uitgevoerde selectievraag.

In dit voorbeeld is het totale aantal klanten in de resultaatset 6. Per medium wordt vervolgens getoond hoeveel procent van de totale set bereikbaar is. In dit voorbeeld heeft 100% van alle actoren aangegeven dat hij of zij de nieuwsbrief wil ontvangen, 83% is benaderbaar via mail, 67% is benaderbaar via telefoon en 50% is benaderbaar via de post. Benaderbaarheid betekent dat men heeft aangegeven dat dat mag, maar óok dat er bij de klant daadwerkelijk een e-mailadres, telefoonnummer en/of adres heeft opgegeven.

Sluit het venster om de preview te tonen (en eventueel de selectie nog aan te passen) of ga via 'naar acties' naar het marketingactiescherm.

In het marketingactiescherm staat aan de linkerzijde een samenvatting van de uitgevoerde selectie in aantallen (1). Per medium wordt aangegeven hoeveel klanten benaderd kunnen worden. Ook het aantal niet te benaderen klanten wordt weergegeven.

Aan de rechterzijde van het scherm (2) is het mogelijk om verschillende acties uit te voeren op de klantenset (of een deel daarvan). Per medium is het mogelijk om te kiezen voor 'ja', 'nee' of 'nvt'. Hiermee wordt invloed uitgeoefend op welk deel van de set wordt gebruikt voor de uit te voeren actie.

In het bovenstaande voorbeeld worden alle actoren die benaderbaar zijn via e-mail en die niet benaderbaar zijn via de telefoon meegenomen in de uit te voeren actie. Kies 'nvt' om alle klanten op te nemen in de actie. Kies 'Niet benaderbaar' om meteen alle bullets op 'nee' te zetten.

Kies vervolgens de uit te voeren actie.

Inschrijven in campagne

Kies de actie: Inschrijven in campagne, kies vervolgens de campagnesoort en tot slot de gewenste campagne. Vervolgens wordt het resultaat getoond van de uitgevoerde actie.

Verstuur direct mail

Kies de actie 'Verstuur direct mail' en kies vervolgens de gewenste marketingactie (direct mail) die uitgevoerd moet worden.

Klik vervolgens op 'Voer actie uit'. LET OP: de gekozen actie wordt per direct uitgevoerd. Dit betekent dat de berichten voor deze klanten worden klaargezet voor verzending. De berichten worden verzonden afhankelijk van de verzendinstellingen die zijn gekozen.

Na het uitvoeren van de actie wordt weergegeven hoeveel klanten uiteindelijk succesvol zijn opgenomen in de marketingactie. Bijvoorbeeld:

Wanneer een klant al in deze marketingactie was opgenomen, dan kan dit niet nogmaals. Het aantal klanten waarvoor dit (eventueel) geldt, worden geteld en vermeld.

Bij verzendingen van grote groepen klanten komt er een melding: 'Actie succesvol gestart, gezien de omvang van de klantenset zal het verwerken enige tijd duren.'

Bewaar set

Sla de set op als klantenset. Geef een naam aan de set en eventueel een omschrijving en kies op welk niveau de set gedeeld mag worden: niemand, vestiging, instantie, systeem.

Voorzie van label

Voorzie de set van een klantlabel (vrije labels).