Instellingen in de Manager

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Toegangscodes en bevoegdheden t.b.v. de Client

Met het aanzetten van de LIC_MARKETING_MODULE komt de menu-optie Marketing beschikbaar.

Vervolgens kunnen de subopties met bevoegdheden benaderbaar worden gemaakt. Instellen via SysteemWise > Toegangscodes en bevoegdheden.

De bevoegdheid voor teksten invoeren en nieuwsbrieven verzenden is gesplitst:

Nieuwsbrief teksten: CONFIGURATIE – vestiging – lezen
Nieuwsbrieven (incl. verzenden): CONFIGURATIE - vestiging – wijzigen

Hiermee is ook de optie 'Opruimen klantlabels' te gebruiken.

Om met nieuwsbrieven aan de slag te kunnen, zijn aparte bevoegdheden benodigd. Hiermee wordt voorkomen dat onbedoeld ook toegang is tot de overige onderdelen van Vestigingsbeheer.

Rol: MARKETING
Functie: MARKETING_BERICHTEN

daarbij:

Nieuwsbriefteksten: F_MARKETING_BERICHTEN – vestiging – lezen
Nieuwsbrieven (incl. verzenden): F_MARKETING_BERICHTEN – vestiging – wijzigen

'Opruimen klantlabels' valt nog steeds onder CONFIGURATIE – Vestiging – Wijzigen.

Verder is, om te voorkomen dat onbevoegden klaarstaande queries gaan uitvoeren, één van de volgende bevoegdheden nodig. Indien niet aanwezig, dan is de keuze voor kiezen (en dus verzenden) geblokkeerd:

SYSTEEMBEHEER – systeem – lezen
MENU_STAT_EN_SELECT – vestiging – lezen

Toegangscodes en bevoegdheden t.b.v. de manager

Het is mogelijk om beperkt toegang tot marketingonderdelen in de manager te verlenen. Deze zijn dan zwart, de rest van de menukeuzen is dan grjis (=inactief).

Zo is bijv. een rol/functie beschikbaar voor het beheren van het onderdeel Marketing, en de submenu's Klantlabels en/of Nieuwsbrief. Voor bijv. de Nieuwsbrief is de bevoegdheid

MANAGER_BEHEER_NIEUWSBRIEF voldoende.

Voor (beperkte) toegang in de client (zie Toegangscodes en bevoegdheden t.b.v. de client) zijn een rol Marketing en een functie Marketing_berichten benodigd.

Onderdeel Berichten instellen

De nieuwsbriefberichten hebben de berichtklasse B (N=nota, was al in gebruik).

enum	code	Klasse
BRCHT_BRF	B	Nieuwsbrief

Waarbij:

B	KA	Kant-en-klare nieuwsbrief per actor
B	KM	Kant-en-klare nieuwsbrief per set van actoren (multi)
B	SA	Samengestelde nieuwsbrief per actor
B	SM	Samengestelde nieuwsbrief per set van actoren (multi)

Eén berichtregel refereert aan een tabel met een set van actoren waarvoor dit nieuwsbriefbericht geldt, bijv.

Bij een berichtsoort BSA geldt set_id : actor_id als 1 : 1

Bij een berichtsoort BSM geldt set_id : actor_id als 1 : n

De berichtregel wordt geschreven met de volgende velden:

Veld	Uitleg
soort	Berichtklasse + berichtfunctie, bv. BSA
vestiging	Vestiging voor afzendergegevens
actor_id	Set_id
status	0= niet verwerkt
vorm	M (mail)
groep	1
selectiedatum	Datum dat de regel is geplaatst
tijd_uit	Tijd waarna de nieuwsbrief mag worden verstuurd.

Voor de Van de kant-en-klare nieuwsbrief wordt de bestandsnaam opgenomen in de set/actor-tabel.

Tabblad SysteemTabel > keuze Nieuwsbrieven

SysteemWise > Berichten > Berichten > Tabblad SysteemTabel > keuze Nieuwsbrieven.

Kolom	Uitleg
Klasse	BRCHT_BRF : dus B van nieuwsBrief (de 'N' is voorbehouden aan nota's)
Functie	KA	BKA is de Kant-en-klare nieuwsbrief per Actor (gebruiken om een proefversie naar één enkele actor te verzenden)
	KM	BKM is de Kant-en-klare nieuwsbrief per set van actoren (Multi)
	SA	BSA is de Samengestelde nieuwsbrief per Actor (gebruiken om een proefversie naar één enkele actor te verzenden)
	SM	BSM is de Samengestelde nieuwsbrief per set van actoren (Multi)
Vorm	VRM_MAIL
Tekstvariant
Tekstgroep
Style	Voor (B)KA en (B)KM: wise/mail_pub Dit zijn (de) kant-en-klare nieuwsbrieven die gebruikmaken van de algemene stylesheet die ook wordt gebruikt voor bijv. de reserveringsberichten. Een kant-en-klare nieuwsbrief is in feite een algemeen mailbericht met als bijlage de nieuwsbrief in .pdf-formaat.
	Voor (B)SA en (B)SM: wise/mail_nwsbr_attrs Speciale stylesheet met een eigen opmaak omdat tekst-items en linkjes moeten worden samengevoegd tot één nieuwsbrief. Verder moet rekening worden gehouden met afbeeldingen en bijbehorende positie.
Prefix	Vrije benaming. Echter mag de naam niet reeds aanwezig zijn.
FOPTYPE	FOP_HTML of FOP-MAIL, kan allebei (FOP_MAIL wordt uiteindelijk ook omgezet in html).
Volgrun	1 = Ja = Mail wordt verzonden (!)
	0 = Nee = Berichten wordt wel aangemaakt, maar gestopt. Status in dashboard is dan 0 (kan evt. weer op ja worden gezet) 9 = Geen = (nieuw) Helemaal geen aanmaak van berichten.
Device	localhost
Verzamel	Nee
Vestgroep
Bcc	geen
Aanhaak	nee

Samengevat: voor het verzenden van de nieuwsbrief moeten 4 stuurregels worden gemaakt; de query daarvoor is:

INSERT INTO `bcbericht` VALUES

('0000','0000','BRCHT_BRF','KA','VRM_MAIL','0','01','','wise/mail_pub','nkamail','FOP_MAIL','MAILER','0','localhost','','','','','',0,'0','',''),

('0000','0000','BRCHT_BRF','KM','VRM_MAIL','0','01','','wise/mail_pub','nkmmail','FOP_MAIL','MAILER','0','localhost','','','','','',0,'0','',''),

('0000','0000','BRCHT_BRF','SA','VRM_MAIL','0','01','','wise/mail_nwsbr_attrs','nsamail','FOP_MAIL','MAILER','1','localhost','','','','','',0,'0','',''),

('0000','0000','BRCHT_BRF','SM','VRM_MAIL','0','01','','wise/mail_nwsbr_attrs','nsmmail','FOP_MAIL','MAILER','1','localhost','','','','','',0,'0','','');

Tabblad Teksten > keuze nieuwsbrieven

SysteemWise > Berichten > Berichten > Tabblad Teksten > keuze Nieuwsbrieven.

Bij Tabblad Teksten (per functie KA, KM, SA en SM) hoeft voor de nieuwsbrieven alleen maar regel 1 (nummer 1) te worden gevuld.

Deze regel 1 tekst wordt ALLEEN gebruikt voor het vullen van de onderwerpsregel in het mailbericht wanneer bij een nieuwsbrief de omschrijving LEEG wordt gelaten.

Als bij de nieuwsbrief de omschrijving WEL is gevuld, dan zal deze als onderwerpsregel in een mailbericht worden opgenomen (zie Nieuwsbrief: samenstellen en Nieuwsbrief: samenstellen).

Zorg er dus voor dat in regel 1 iets neutraals komt te staan, bijv. 'Nieuws van uw bibliotheek' -dus geen onderwerp of datum o.i.d. Invullen.

De reden hiervoor is dat bij bijv. een reservering of een herinnering het onderwerp altijd hetzelfde is: 'Reservering' of 'Herinnering'. Voor een nieuwsbrief kan het wenselijk zijn dat gevarieerd wordt met aansprekende(r) teksten.

Vestigingstabel: Webadres en mailadres

In de Manager zijn onder Beheer Organisaties > Vestigingen > tabblad NAW diverse (web)adresgegevens opgenomen.

Veld	Voorbeeld	Uitleg
Naam	Bibliotheek 123	Toont in de lijst van mails als verzender ('Van')
Emailadres algemeen (was ooit eerst email afzender)	456@bibliotheek123.nl	Als de mail is geopend, is bij de afzender ('Van') de inhoud van dit veld erbij opgenomen: Van: Bibliotheek 123 <456@bibliotheek123.nl>
		Dit afzenderadres wordt ook gebruikt als bounce-adres wanneer mails niet bezorgd kunnen worden.
		In de nieuwsbrief kan een ander afzendadres worden gekozen wanneer niet altijd de standaard ( = dit adres) gebruikt moet worden. De alternatieven zullen in de Manager ingevoerd moeten worden. In de client zal dan gekozen kunnen worden uit de ingevoerde mogelijkheden – dit ter voorkoming van fouten bij de verzending.
		Zie ook Marketingberichten.
Website	www.bibliotheek123.nl	Webadres wordt gebruikt bij de kant-en-klare linkformats.
Applicatieserver URL	http://wisetest14.bicat.com	Wordt gebruikt in de linkformats, om door te kunnen klikken naar titels in de catalogus, maar ook voor het juist kunnen ophalen van de afbeeldingen
		Let op! Hier moeten forwardslashes // worden gebruikt! Bij backslashes \\ gaan de mails de deur wel uit maar kunnen de afbeeldingen niet worden getoond.

SysteemWise > Marketing > Nieuwsbrief

(TABMAC) Nieuwsbrief marketingcluster

Cluster in instantietabel

Door instanties te koppelen aan een marketingcluster, kunnen nieuwsbrieven naar meerdere instanties tegelijk worden verzonden. In TABMAC wordt daarvoor een code en een omschrijving vastgelegd. De code is vrij in te geven, maar geadviseerd wordt Cxxx aan te houden.

Via Beheer organisaties > Instanties > veld Marketingcluster kan een instantie aan een marketingcluster worden gekoppeld. Wordt daar geen marketingcluster aangegeven, dan is de (eigen) instantie de default (Ixxx).

In de praktijk zullen er niet veel clusters zijn. En in het geval er slechts 1 instantie in een systeem zit zullen er zelfs geen clusters zijn.

Nieuwsbrief definitie

Een bibliotheek kan verschillende nieuwsbrieven aanbieden: bijv. per gemeente (A, B, C, etc.), onderwijssoort (PO, VO, etc.), over cursussen, voor ouderen, over onderwerpen als lokale geschiedenis, etc.

In de nieuwsbriefdefinities wordt geregeld welke nieuwsbrieven beschikbaar zijn: per instantie of per cluster + onder welke voorwaarden.

Nieuwsbrief defnitie.png

Veld	Uitleg
Nieuwsbriefcode	De unieke code van deze nieuwsbrief. Deze code is vrij te bepalen.
Omschrijving
Marketing_cluster	Het marketingcluster waar deze nieuwsbrief aan gekoppeld is.
Actief	Bepaalt of de nieuwsbrief actief is of niet.
Inschrijven via Mijn Menu	Bepaalt of de klant zich via Mijn Menu in kan schrijven voor deze nieuwsbrief. Let op: dit hangt ook samen met de Mijn Menu-methode die gekoppeld is aan het abonnement van de klant. Zie ook Mijn Menu-methode.
Uitschrijven via Mijn Menu	Bepaalt of de klant zich via Mijn Menu uit kan schrijven voor deze nieuwsbrief. Let op: dit hangt ook samen met de Mijn Menu-methode die gekoppeld is aan het abonnement van de klant. Zie ook Mijn Menu-methode.
Toelichting	Dit veld is op het moment niet in gebruik.
Nieuwsbrief ID	Unieke ID die automatisch eenmalig wordt toegekend bij het aanmaken van een nieuwe Nieuwsbriefdefinitie. Wordt gebruikt voor unsubscribe-links. Dit veld is niet handmatig aan te passen.

NB: het veld Toelichting is niet in gebruik

Klantlabels bij klanten omzetten naar nieuwsbriefgroep

De nieuwsbrief wordt verzonden op basis van een nieuwsbriefgroep.

Daarvoor moeten de (nieuwsbrief)klantlabels bij de klanten wel eerst nog worden omgezet naar de nieuwsbriefgroepen. Dit moet in 6.4.1

Als de benodigde nieuwsbriefdefinities zijn aangemaakt, is de nieuwsbriefcode bekend.
Voeg regels toe aan de tabel wiseconv, soort NLC, zie onderstaand voorbeeld:

kode=klantlabel en kodenw=bijbehorende nieuwsbriefgroep.

Check later zo nodig de inhoud met select * from wiseconv where soort='NLC';
Alle NLC-regels zijn toegevoegd? Zet met onderstaande query de klantlabels bij de klanten om naar de desbetreffende nieuwsbriefgroep(en):

call oneoffs_vullen_nieuwsbrief_via_wiseconf();

Doe dit eerst in test!

Nieuwsbrief per instantie

Laagste nummer = default

In de tabel ‘Nieuwsbrief per instantie’ worden de nieuwsbriefdefinities (nieuwsbrieven) opgenomen die voor de desbetreffende instantie beschikbaar zijn. Wat hier is ingevoerd is - mits actief - te kiezen in de client en op het web.

Let op! De nieuwsbrief met het laagste volgnummer (maar niet 0) wordt de default bij inschrijven, d.w.z. als de klant bij het inschrijven geen keuze maakt, wordt hij ingeschreven op de nieuwsbrief met het laagste volgnummer. Zorg er dus voor dat dit een algemene nieuwsbrief is (en wordt).

Bij de conversie naar 6.4.1 zijn per instantie al default nieuwsbrieven aangemaakt. Check s.v.p. op relevantie en pas zo nodig de omschrijving aan (want: omschrijvingen zijn in de client en voor de klant op het web zichtbaar).

Nieuwsbrief linkformats

Bij een linkformat is het 'pad' helemaal voorgedefinieerd. Aangezien bepaalde soorten links vaak voorkomen, is het een efficiënte manier om hyperlinks samen te stellen. In de client hoeft dan alleen nog maar een parameter (bijv. een titelnummer) te worden ingegeven. Meer info hierover in Tekst-items maken.

Er zijn vijf typen linkformats. Deze komen niet uit bctabel maar zijn hard gecodeerd:

T	Titeldetail
K	Kaartverkoop
S	Set
W	Website van de eigen organisatie
O	Overig

De typen kunnen vaker worden gedefinieerd: bijv. type W voor de homepage van een organisatie, een type W voor de contactpagina van een organisatie etc.

Op deze typen format kan worden geteld hoe vaak op een link van een bepaald type is geklikt. In de tekst wordt daarvoor om de link heen [REDIRECT] [/REDIRECT] gezet.

Instellen via SysteemWise > Marketing > Nieuwsbrief > Nieuwsbrief linkformats.

Aan een format kan worden meegegeven of deze bestemd is voor een bepaalde instantie, of door het gehele systeem gebruikt mag worden. Een lange lijst met gegevens van andere instanties wordt hiermee voorkomen.

Links die niet van 'jouw' instantie zijn, worden in de client weggefilterd.

Querybrowser

Overzicht van gebruikte linkformats:
SELECT * FROM nieuwsbrief_linkformats n;

Overzicht van gebruikte links (met counter en netwerk):
SELECT * FROM nieuwsbrief_links n;

Opzeglink/Beheerlink

Er kan ook gebruik worden gemaakt van een automatisch gegenereerde link waarmee de klant naar de pagina gaat waar deze zijn klantlabels kan beheren (aanmelden, afmelden) of de nieuwsbrief kan opzeggen.

Zo'n opzeglink/beheerlink kan aan een tekst-item worden toegevoegd. Zie de beschrijving in Opzeglink/Beheerlink.

Nieuwsbriefsoorten

Filter om het kiezen te vergemakkelijken

Aan tekst-items kan een nieuwsbriefsoort worden meegegeven. Bij het aanmaken van de nieuwsbrief kan worden aangegeven welke nieuwsbriefsoort moet worden gebruikt. Bij het samenstellen van de nieuwsbrief ('Kies') worden dan alleen de tekst-items getoond van de desbetreffende nieuwsbriefsoort: het fungeert dus als een filter om lange overzichten te vermijden.

Instellen via SysteemWise > Marketing > Nieuwsbrief > Nieuwsbriefsoorten.

Aan een nieuwsbriefsoort kan worden meegegeven of deze bestemd is voor een bepaalde instantie, of door het gehele systeem gebruikt mag worden.

Nieuwsbriefafzenderadressen

Een nieuwsbrief kan namens een ander mailadres (afdeling, vestiging, etc.) worden verzonden.

Standaard wordt het adres gebruikt dat voor de ingelogde vestiging wordt gebruikt voor mailverzendingen (vestigingstabel: NAW-gegevens).

Is in de nieuwsbrief het veld 'Afzender email adres' gevuld is, dan wordt bij het verzenden deze alternatieve afzender gebruikt.

Alternatieve verzendadressen instellen via SysteemWise > Marketing > Nieuwsbrief > Nieuwsbriefafzenderadressen.

Aan de adressen kan desgewenst worden meegegeven of deze bestemd zijn voor een bepaalde instantie, of door het gehele systeem gebruikt mogen worden.

Invoeren kan op 2 manieren:

educatie@bibliotheekxyz.nl

Bij de afzender wordt het mailadres getoond.

Afdeling Educatie, Bibliotheek XYZ <educatie@bibliotheekxyz>

Aanbevolen wordt om “ “ te gebruiken:

“Afdeling Educatie, Bibliotheek XYZ” <educatie@bibliotheekxyz>

Bij de afzender wordt dan alleen de 'omschrijving' van het mailadres getoond.

Wanneer een adres uit deze tabel is verwijderd, maar deze komt nog wel voor in een nieuwsbrief die verzonden moet worden, dan wordt daarvoor gewaarschuwd bij bij het openen van de nieuwsbrief:

Nieuwsbriefitemopmaak

Aan tekst-items kan een kleur worden meegegeven. U kunt hierdoor artikelen voor bepaalde groepen klanten met een kleur markeren.

Instellen via SysteemWise > Marketing > Nieuwsbrief > Nieuwsbriefitemopmaak.

Vul bij kleurcode de hexadecimale waarde in, zonder # ervoor. Let op: komt het # per ongeluk toch mee, dan is er achteraan de code een cijfer te weinig – en wordt er een andere kleur gegeven. Gebruik 6 cijfers (hoewel bij 1 cijfer al een kleur toegekend wordt).

Moeten kleuren door het gehele systeem kunnen worden gebruikt, voer dan in met netwerk '0000'.

Kleuren in HTML worden aangegeven door zogenaamde HEX-codes. Deze bevatten alle 256 kleuren die de browser kan laten zien.

Vaak zijn te gebruiken kleurcodes al bekend (bijv. opgegeven door de vormgever); anders is een kleur te achterhalen via kleurenschema's op internet.

De kleur wordt gebruikt in de titel van het artikel, in de gebruikte links en (voorzover een link aan het item is toegevoegd) bij de knop ´Lees meer´.