Nieuwsbrief samenstellen

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Na het aanmaken van de tekst-items, moet de nieuwsbrief worden samengesteld. Dit kan via

via het Client menu: Vestigingsbeheer > Marketing > Nieuwsbrieven
via een tekst-item: klik op de knop 'Samenstellen'.

U komt daarmee in het overzicht van nog te verzenden en reeds verzonden nieuwsbrieven (grijs, inactief).

Scherm Nieuwsbrieven

Klik onderin het scherm op 'Nieuw' en kies vervolgens wat voor soort nieuwsbrief u wenst: samengesteld of kant-en-klaar.

Klik na uw keuze op 'OK'.

Andere knoppen in dit scherm:

Optie	Uitleg
Toon ook oudere verzonden items (ouder dan 2 maanden)	Indien aanvinkt, worden ook de nieuwsbrieven getoond die langer dan 2 maanden geleden zijn verzonden. Reeds verzonden nieuwsbrieven worden altijd in grijs getoond; met 'toon ook...' wordt het aantal grijze regels groter. Oudere nieuwsbrieven kunnen handig zijn om te kopiëren of om even te kunnen 'spieken'.
Wijzig	Met wijzig kunt u de gegevens van de nieuwsbrief nog wijzigen, zolang deze nog niet is verzonden. (En via deze optie kunt u ook nog weer tekst-items aanpassen: kies het te wijzigen tekst-item > rechtermuisklik > kies 'Inzien item'.
Kopieer	Nieuwsbrief kopiëren. Alle velden worden meegekopieerd. Ook reeds verzonden nieuwsbrieven kunnen worden gekopieerd; het veld 'Verzonden op' wordt daarbij leeggelaten. Aan de omschrijving wordt 'Kopie' toegevoegd.
Filter	Een filter vergemakkelijkt het zoeken in een lange lijst. Het zoeken is niet hoofdlettergevoelig. Een filter kan worden uitgeschakeld door weer op 'Filter' te klikken > kies 'Reset' > klik op 'OK'. Of verlaat het scherm van de nieuwsbrieven.
Verwijder	Nieuwsbrieven uit het overzicht verwijderen.
Verzenden	Nieuwsbrieven verzenden. Zie Nieuwsbrief: Verzenden.
Resultaat	Resultaat van de verzending bekijken. Zie Nieuwsbrief: Verzonden berichten.
Quit	Scherm verlaten.

Samengesteld

Een samengestelde nieuwsbrief wordt samengesteld uit verschillende tekst-items. Eerst voorziet u de nieuwsbrief van gegevens, pas later komt de knop ‘Kies’ erbij.

Veld	Uitleg
Type nieuwsbrief	Samengesteld.
Nieuwsbriefgroep	Voor welke groep klanten is de nieuwsbrief bestemd.
Netwerk	Systeem (0000), instantie (Ixxx) of cluster.
Omschrijving	De omschrijving wordt gebruikt om de nieuwsbrief in het overzicht terug te vinden + wordt opgenomen in de onderwerpsregel van de mail + fungeert als hoofdtitel van de nieuwsbrief.
	Wordt de omschrijving LEEG gelaten? Dan wordt de standaard tekstregel 1 voor nieuwsbrieven uit de Manager gebruikt. Zorg er dus voor dat 'tekstregel 1' een neutrale, tijdloze tekst bevat die standaard gebruikt kan worden. Bijv. aan 'Nieuwsbrief van uw bibliotheek' – i.i.g. niets invullen dat een gebeurtenis of tijd aanduidt.
Onderwerp	Fungeert als ondertitel van de nieuwsbrief.
Jaargang/volgnr	Vrij in te vullen. Hoeft niet per se gevuld. Max. 40 posities. Inhoud van het veld wordt rechtsboven neergezet.
Voorbeeld van een combinatie van omschrijving, onderwerp en jaargang:
	Een alternatief voor jaargang/volgnr is het gebruiken van het onderwerpsveld voor het vermelden van de maand of periode. Wanneer jaargang/volgnr niet wordt gebruikt, zal er toch geen 'gat' ontstaan omdat er geen tag wordt meegestuurd.
Zo kan het ook:
Aangemaakt	Datum waarop de nieuwsbrief is aangemaakt. Wordt door het systeem gevuld. Is niet te wijzigen.
Verzonden	Wordt later gevuld met de datum van verzending.
Verzenden op	Wordt gebruikt t.b.v. een uitgestelde verzending.
Nieuwsbriefsoort	Fungeert als filter om tekst-items en nieuwsbrief aan elkaar te koppelen.
	Nieuwsbriefsoorten moeten via de manager worden ingevoerd: systeemWise > Marketing > Nieuwsbriefsoorten.
Afzender email adres	Een nieuwsbrief kan namens een ander mailadres (afdeling, vestiging) worden verzonden dan vanaf het adres dat standaard voor mailverzendingen wordt gebruikt. Is 'Afzender email adres' gevuld, dan wordt bij het verzenden deze alternatieve afzender gebruikt. Is het veld leeg, dan wordt het standaard adres gebruikt. Zie Nieuwsbrief: Instellingen in de Manager.
	Alternatieve verzendadressen moeten via de manager worden ingevoerd: systeemWise > Marketing > Nieuwsbriefafzenderadressen .
	Het afzenderadres zal worden getoond als e-mailadres, dus bijv. afdelingabc@bibliotheekxyz.com Een evt. anders tonen wordt beïnvloed door de ingestelde weergaven van het mailprogramma (!).
Eigen header afbeelding	Ja of Nee. Per nieuwsbrief kan een eigen header-afbeelding worden gebruikt. Deze moet 700px breed zijn, hoogte is naar wens. Zie Nieuwsbrief: Stylesheets.
	Bij het invoegen wordt een deel getoond, ter herkenning. De headerafbeelding kan NIET worden gecropt. Het handigste is om een afbeelding alvast klaar te zetten voor het uploaden.

Zijn alle gegevens ingevuld? Klik dan op 'Opslaan'.

Met de knop 'Kies' kunt u aangeven welke tekst-items in de nieuwsbrief opgenomen moeten worden. Tekst-items die niet gebruikt mogen worden, bijv. vanwege een verlopen datum of van een andere nieuwsbriefsoort, krijgt u niet te zien.

Klik de regel met het tekst-item aan, en klik daarna op 'OK'.

Het is mogelijk om meerdere tekst-items tegelijk te selecteren:

ctrl+klik (stuk-voor-stuk)
shift+klik (meerdere tegelijk)
ctrl+A (alles)

Dubbele artikelen niet mogelijk
U kunt per ongeluk twee maal een tekst-item aanklikken, maar deze zal niet dubbel in de nieuwsbrief worden opgenomen.

Herhaal 'Kies' totdat alle gewenste tekst-items zijn geselecteerd. De tekst-items worden in de lijst in volgorde van 'Geldig tot' gezet.

Deze volgorde zegt dus niets over de volgorde in de nieuwsbrief!

Volgorde tekst-items in nieuwsbrief

Wanneer u alle artikelen heeft gekozen, is via een rechtermuisklik een ordening aan te brengen. Kies de regel, en klik op omhoog of omlaag.

Houd daarbij het type in de gaten.

Ziet u nog een foutje? Of bent u een profiel vergeten toe te voegen?

Tijdens het samenstellen van de nieuwsbrief is het nog mogelijk om eenvoudige aanpassingen in een tekst-item aan brengen.

Wanneer u bijv. nog een link wilt toevoegen, moet dat via Vestigingsbeheer > Marketing > Nieuwsbrieven > Nieuwsbrief teksten. Selecteer het te wijzigen tekst-item. Geef een rechtermuisklik.

Optie	Uitleg
Inzien item	Hiermee komt u bij de inhoud van het tekst-item. Wijzig het item, en sla de wijzigingen op. Daarmee komt u weer terug in de keuzelijst van de nieuwsbrief.
Verwijder item	tekst-item uit de te verzenden nieuwsbrief wegnemen: u annuleert uw keuze.
Quit	Scherm verlaten

Wanneer alle te versturen tekst-items zijn geselecteerd, klikt u op 'Opslaan'.

U komt dan terug in het overzicht van nieuwsbrieven.

Via de knop 'Verzenden' kan de nieuwsbrief de deur uit (zie Nieuwsbrief: Verzenden).

Kant-en-klaar

Een 'kant-en-klare' nieuwsbrief is een mailbericht waaraan een bestand – de eigenlijke

inhoud van de nieuwsbrief – in .html- of .pdf-formaat, wordt gekoppeld.

Voor deze variant is het aanmaken van één of meerdere tekst-items via de client niet nodig; 'elders' wordt het .html- of .pdf-bestand aangemaakt en opgeslagen. Vervolgens wordt het aan het mailbericht gekoppeld.

Ga daarvoor naar de menu-keuze Vestigingsbeheer > Marketing > Nieuwsbrieven > Nieuwsbrieven. Kies 'Nieuw'.

Kies type 'Kant-en-klaar'. Klik op 'OK' om te bevestigen.

U komt daarmee in het invulscherm van de kant-en-klare nieuwsbrief.

Veld	Uitleg
Omschrijving	Tekst van de omschrijving wordt gebruikt om de nieuwsbrief in het overzicht van nieuwsbrieven terug te vinden + wordt opgenomen in de onderwerpsregel van het mailbericht + is de 'titel' van de nieuwsbrief.
	Wordt de omschrijving LEEG gelaten? Dan wordt de standaard tekstregel 1 uit de Manager gebruikt. Zorg er dus voor dat daar iets neutraals is ingevuld dat standaard gebruikt kan worden (Bijv. 'Nieuwsbrief van uw bibliotheek' – i.i.g. niets invullen dat een gebeurtenis of tijd aanduidt).
Onderwerp	Wordt verder niets mee gedaan, is evt. te gebruiken om een korte inhoud aan te geven.
Bestand + Kies	Klik op 'Kies' om het bestand dat meegezonden moet worden, te selecteren.
	Via 'Files of Type' kan het aantal te bekijken bestanden worden gefilterd op .pdf of .html. Afhankelijk van de ingestelde taal wordt het bestandskeuzescherm scherm in het Engels of in het Nederlands aangeboden (terminologie op het scherm kan dus afwijken van die in de handleiding!).
	In de naam van het te verzenden bestand mogen GEEN spaties worden gebruikt (bestand kan dan niet worden verzonden). Wel underscores, dus GEEN: dit is het bestand MAAR: dit_is_het_bestand.
	Om fouten te voorkomen, worden spaties in de bestandsnaam automatisch omgezet naar een underscore wanneer het bestand is gekozen.
	Tip: test van tevoren ook of het bestand goed te openen (en dus niet beschadigd) is.
Zie bijlage tekst	Inhoud is de tekst van de BEGELEIDENDE mail. Bijv. 'Hierbij ontvangt u wederom een nieuwsbrief van uw bibliotheek (…).' Het is dus NIET de tekst van de eigenlijke nieuwsbrief, en een aanhef is ook niet nodig: deze wordt ingevoegd door de stylesheet.
	Als hier NIETS is ingevuld, komt in de body de vermelding 'zie bijlage' mee. Deze opmerking is hard gecodeerd en kan niet worden gewijzigd.

Vul de benodigde gegevens in/aan. Klik op 'Kies'.

Zoek het te verzenden bestand op.

Bij veel bestanden: filter zo nodig op .html of .pdf.

Klik de regel in de bestandslijst aan; daardoor wordt het veld van de bestandsnaam gevuld:

Klik daarna op 'Open', waardoor het bestand bij de kant-en-klare nieuwsbrief wordt opgeslagen. Het gekoppelde bestand wordt in een speciale map gezet waar de berichtenverwerker 'm weer uithaalt t.b.v. de verzending.

U bent hiermee weer terug in het invulscherm van de nieuwsbrief

Vul vervolgens bij het veld 'Zie bijlage tekst' een begeleidende tekst in. Er is hier ruimte voor enige regels platte tekst. Opmaak (vet, cursief, enters) wordt NIET ondersteund!

Bijlage

Vergeet niet om te verwijzen naar de bijlage, de eigenlijke nieuwsbrief!

Klik tot slot op 'Opslaan'.

U keert weer terug in het invulscherm van de nieuwsbrief, maar er zijn nu twee velden bijgekomen: 'Verzonden' en 'Verzend op'.

Daar hoeft u niets mee te doen. Wanneer de nieuwsbrief is verzonden, wordt 'Verzonden' automatisch gevuld met de datum van verzending. 'Verzend op' wordt automatisch gevuld wanneer u gaat kiezen – verderop in het nieuwsbriefproces – voor een uitgestelde verzending (op een later tijdstip of een latere datum).

Klik nogmaals op 'Opslaan'. De nieuwsbrief wordt nu opgeslagen, en u komt weer terug in het overzicht van nieuwsbrieven.

Via de knop 'Verzenden' kan de nieuwsbrief de deur uit (zie Nieuwsbrief Verzenden).