Nieuwsbrief voor leden en niet-leden
Vanuit OCLC Wise kunnen nieuwsbrieven worden verzonden naar leden en niet-leden, dus personen, instellingen, etc. zonder (bibliotheek-)abonnement. Verzending van een nieuwsbrief gaat via de rol NBRF.
Klanten nemen een abonnement op een nieuwsbrief; zij krijgen daarbij de rol NBRF (erbij).
- Niet-leden met alleen een nieuwsbriefabonnement hebben alleen de rol NBRF.
- Bibliotheekleden met een nieuwsbriefabonnement hebben de rollen ABON en NBRF.
Als bij inschrijving via de Client een vinkje is gezet bij de optie Nieuwsbrief dan krijgt deze klant ook een rol NBRF.
Via de Client: voor reguliere leden
In de tabel ‘Nieuwsbrief per instantie’ worden de nieuwsbriefdefinities (nieuwsbrieven) opgenomen die voor de desbetreffende instantie beschikbaar zijn. Wat hier is ingevoerd is - mits actief - te kiezen in de Client en op het web.
De nieuwsbrief met het laagste volgnummer wordt de default bij inschrijven, d.w.z. als de klant bij het inschrijven geen keuze maakt, wordt hij ingeschreven op de nieuwsbrief met het laagste volgnummer. Zorg er dus voor dat dit een algemene nieuwsbrief is (en wordt).
Voor nieuwe en bestaande reguliere klanten zijn de beschikbare nieuwsbriefabonnementen te vinden in de > Klantenadministratie op > Tabblad 9. Marketing.
Klik op de knop ‘Wijzig’ onderin het scherm en gebruik de rechtermuisklik om een nieuwsbriefabonnement toe te voegen of te beëindigen.
Welke rollen een reguliere klant heeft, is te checken in de > Klantenadministratie op > Tabblad A. Rollen (even het scherm verversen).
Inschrijven nieuwsbrief via Client + PNW
Via de Client kunnen ook nieuwsbriefklanten worden ingeschreven.
Bij het inschrijven hoeven alleen een naam, mailadres en voor welk filiaal/welke vestiging te worden opgegeven.
Na inschrijving wordt direct een welkomstbericht (= bericht PNW) verzonden naar het opgegeven mailadres.
Of een klant de genoemde berichten heeft ontvangen, is te checken in de Client via Klantenadministratie > Klant > Klantberichten > Publieksmeldingen.
Via de Client: nieuwsbriefklanten
Hoewel het de bedoeling zal zijn dat klanten zichzelf via het web abonneren op de nieuwsbrieven, is het ook mogelijk om hen via de Client als nieuwsbriefklant in te schrijven. Kies daarvoor 98-Nieuwsbrief.
Bij inschrijven worden alleen voorletters, naam en mailadres gevraagd.
Als de klant is ingeschreven, zijn er 3 tabbladen beschikbaar. Op Tabblad 3. Marketing zijn desgewenst de abonnementen op de nieuwsbrieven te wijzigen (via rechtermuisklik). Het Tabblad A. Rollen is voor (alleen) nieuwsbriefklanten niet beschikbaar (niet relevant).
Wanneer de klant later alsnog besluit een regulier abonnement te nemen, kan dit via 'Inschrijven'. Kies daarbij de optie 'Reguliere klant' (en volg de verdere aanwijzingen op het scherm). De klant kan daarna inloggen met pasnummer (!) en wachtwoord.
Via import
Import van mailadressen
Mailadressen die voor de verzending van nieuwsbrieven nodig zijn maar die zijn opgeslagen in een adressenbestand BUITEN Wise, kunnen worden geïmporteerd. Hiervoor is een standaard import-routine gemaakt die door OCLC uitgevoerd moet worden. Daarbij moet worden aangegeven welke klanten aan welke nieuwsbrief(groep) moet worden gehangen.
Vervolgens moet het bestand worden ingevoerd. Dit bestand moet worden aangeleverd in een bepaald formaat, en met kolommen in een bepaalde volgorde. Daarbij moeten een vestiging en een nieuwsbrief(groep) worden gekozen. Evt. kan een klantlabel worden meegegeven om ze later nog te ‘herkennen’.
Alle onbekende adressen worden toegevoegd aan de gekozen vestiging, en worden voorzien van een actor_id, de nieuwsbrief(groep) en een eventueel klantlabel.
Mailadressen waarvan door het systeem wordt geconstateerd dat deze reeds in OCLC Wise voorkomen, krijgen (alleen) de rol NBRF en een nieuwsbrief(groep).
Na de import worden eventuele wijzigingen in gegevens binnen Wise bijgehouden. Dubbele adressenbestanden bijhouden is dus niet meer nodig.
Welkomstbericht bij import: PVI
Door het importeren van emailadressen ontstaan er actoren in het systeem. Hiervoor worden automatisch wachtwoorden gegenereerd. Geïmporteerde mailadressen krijgen hierover bericht via een welkomstmail (PVI
). Of een klant de genoemde berichten heeft ontvangen, is te checken in de Client via Klantenadministratie > Klant > Klantberichten > Publieksmeldingen.
Daarin wordt de klant verteld dat hij is opgenomen in het systeem, en wat zijn inlog (gebruikersnaam + wachtwoord) daarvoor is. De PVI bevat ook een link naar Mijn Menu. De klant kan daar zijn gegevens en nieuwsbriefabonnementen beheren.
Voor de welkomstmail PVI is een stylesheet (pub_mail) beschikbaar die desgewenst kan worden overruled.
Vergeet niet om voor de PVI systeemregels en eventueel (stylesheet overrulende) teksten (regel 3 en 4 of 5) in te stellen. Meer hierover in de handleiding systeemWise > Berichten.
PVI wel/niet klaarzetten?
Bij het importeren van adressen t.b.v. de nieuwsbrief worden direct PVI's aangemaakt én op 'verzonden' gezet én daadwerkelijk de deur uit gedaan wanneer in de berichtregel de fop op 'J' staat!
En ook al staat de fop uit – zodra deze aangezet wordt, gaan evt. (ver)oude(rde) berichten alsnog de deur uit.
Daarom is de importroutine
voorzien van een extra parameter waarmee aangeduid kan worden of een PVI wel of niet klaar gezet moet worden.Inschrijven via internet
Voor inschrijven via internet, zie handleiding Online inschrijven voor het instellen van het formulier.
Inschrijven nieuwsbrief via internet + PVN en PNW
Voor een nieuwsbriefabonnement hoeft maar een beperkt aantal verplichte velden te worden ingevuld: onder andere e-mailadres en naam.
Na het inschrijven ontvangt de klant een mail met inloggegevens, het PVN-bericht.
In de mail staat ook een link naar Mijn Menu, waar de klant eventueel gegevens kan wijzigen en/of klantlabels kan instellen.
Tot slot ontvangt de klant nog een welkomstbericht (PNW-bericht), ter bevestiging van zijn aanmelding voor de nieuwsbrief. Of een klant de genoemde berichten heeft ontvangen, is te checken in de Client via Klantenadministratie > Klant > Klantberichten > Publieksmeldingen.
Vergeet niet om voor de PVN en PNW systeemregels en eventueel (stylesheet overrulende) teksten in te stellen!
Meer hierover in de handleiding systeemWise > Berichten.
Gebruikersnaam: door systeem aangemaakt of e-mailadres
Is het opgegeven e-mailadres al bekend in Wise, dan wordt een gebruikersnaam aangemaakt; tijdens het inschrijven wordt dit al gemeld. De klant kan dit eventueel wijzigen.
Is het opgegeven mailadres nog niet bekend in Wise, dan wordt de gebruikersnaam het opgegeven e-mailadres. Ook deze kan desgewenst worden aangepast. In de mail (PNW) die wordt verzonden, wordt dit ook getoond als een linkje.
Dit is met opzet gedaan: A) Om te laten opvallen. B) Email clients/programma's, webmail clients (hotmail.com, gmail etc) hebben de neiging om in mailtjes de e-mailadressen die in platte tekst geschreven zijn, om te toveren naar 'mailto: linkjes'.
Vervolgens gaan dergelijke programma's er hun eigen stijl en functies aanhangen waar Wise geen invloed op heeft. Destijds zijn daar klachten over geweest. Om dit soort ongewenste manipulatie te voorkomen, maakt Wise er zelf linkjes van om stijl en functie in de hand te houden.