Opzet vanaf 6.4.1 (AVG / GDPR)

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

De nieuwe opzet van de nieuwsbriefmodule is o.a. een gevolg van GDPR.

Nu	Vanaf 6.4.1
Rol ABON + klantsoort 6-Anonieme klant (N)	Rol NBRF + klantsoort 98-Nieuwsbrief
Verzending o.b.v. nieuwsbrief J/N (biebmailvinkje) via zelfgemaakte selecties	Verzending o.b.v. Nieuwsbrief(groep) via tabblad Geabonneerden
Afmelden? Is meteen voor ALLE nieuwsbrieven	Afmelden? Afzonderlijk per nieuwsbrief

Rol NBRF

Klanten nemen vanaf nu een abonnement op een nieuwsbrief; zij krijgen daarbij de nieuwe rol NBRF (erbij).

Niet-leden met alleen een nieuwsbriefabonnement hebben alleen de rol NBRF.
Bibliotheekleden met een nieuwsbriefabonnement hebben de rollen ABON en NBRF.

In de version-update hebben de klanten met een biebmailvinkje een rol NBRF (erbij) gekregen.

Verzending via tabblad ‘Geabonneerden’

Voor de verzending moet vanaf 6.4.1 het tabblad ‘Geabonneerden’ worden gebruikt. Zelf selecties maken, al dan niet op basis van klantlabels, hoeft niet meer. Door gebruik te maken van het tabblad ‘Geabonneerden’ is het versturen van nieuwsbrieven aan klanten die daarvoor geen toestemming hebben verleend, uitgesloten.

Een nieuwsbrief wordt door een instantie gedefinieerd en aangeboden via de website. Een klant/bezoeker kan een abonnement nemen op de nieuwsbrief en geeft daarmee toestemming om hem te mogen mailen. Een klant hoeft geen lid te zijn van die bibliotheek; hij kan bij verschillende bibliotheken een abonnement nemen op één of meerdere nieuwsbrieven.

Een nieuwsbrief wordt samengesteld uit de van tevoren aangemaakte artikelen, net als voorheen. Nieuw is dat bij het samenstellen moet worden aangegeven wat de beoogde nieuwsbrief(groep) is; daarna kunnen de artikelen aan de nieuwsbrief worden gekoppeld. Bij de verzending staat de desbetreffende nieuwsbrief(groep) al klaar op het tabblad ‘Geabonneerden’. Met een klik op het tabblad gaat de nieuwsbrief de deur uit.

Afmelden

Tot aan 6.4.1 ging het afmelden via het ‘biebmailvinkje’. Bood een bibliotheek meerdere nieuwsbrieven aan, dan was de klant meteen voor alle nieuwsbrieven afgemeld.

Vanaf 6.4.1 kan de klant zich via het web per nieuwsbrief afzonderlijk afmelden.

Nieuwsbrief manager

Nieuwsbrief marketing (TABMAC) | Opnemen in instantietabel

Door instanties te koppelen aan een marketingcluster, kunnen nieuwsbrieven naar meerdere instanties tegelijk worden verzonden. In TABMAC wordt daarvoor een code en een omschrijving vastgelegd.

Vervolgens moet in de instantietabel (Beheer organisaties > Instanties > veld Marketingcluster) wordt ingesteld worden tot welk marketingcluster de instantie behoort.

Wordt geen marketingcluster aangegeven, dan is de (eigen) instantie de default.

Nieuwsbrief definitie

Een bibliotheek kan verschillende nieuwsbrieven aanbieden: bijv. per gemeente (A, B, C, etc.), onderwijssoort (PO, VO, etc.), over cursussen, voor ouderen, over onderwerpen als lokale geschiedenis, etc. In de nieuwsbriefdefinities wordt geregeld welke nieuwsbrieven er allemaal beschikbaar zijn: per instantie of per cluster + welke voorwaarden daaraan verbonden zijn.

Nieuwsbrief per instantie | Laagste nummer = default

In de tabel ‘Nieuwsbrief per instantie’ worden de nieuwsbriefdefinities (nieuwsbrieven) opgenomen die voor de desbetreffende instantie beschikbaar zijn. Wat hier is ingevoerd is - mits actief - te kiezen in de client en op het web.

Let op! De nieuwsbrief met het laagste volgnummer wordt de default bij inschrijven, d.w.z. als de klant bij het inschrijven geen keuze maakt, wordt hij ingeschreven op de nieuwsbrief met het laagste volgnummer. Zorg er dus voor dat dit een algemene nieuwsbrief is (en wordt)!

Bij de conversie naar 6.4.1 zijn per instantie al default nieuwsbrieven aangemaakt. Check s.v.p. op relevantie en pas zo nodig de omschrijving aan.

Online abonneren voor niet-leden – nieuwe URL

Mensen die zich alleen op de nieuwsbrief van de bibliotheek willen abonneren, maar geen lid willen zijn, kunnen zich online inschrijven voor de nieuwbrief.

De nieuwe url is de volgende:

http://<adres webserver>/wise-apps/forms/<vestiging>/subscription/newsletter/<instantie>/form

Bij gebruik van de oude URL zullen de nieuwsbriefklanten nog op de oude manier ingeschreven worden. Dat is onwenselijk.

Zie ook de handleiding starten met online inschrijven.

Diverse andere aanpassingen en voorzieningen

De systeemopties NBRFAAN, UITNWSB en PUBMAIL zijn ontmanteld. Zelf nog desgewenst de optie(s) verwijderen uit de manager.
Klanten met het biebmailvinkje (nieuwsbrief=J) hebben een rol NBRF gekregen.
Het biebmailvinkje is weggehaald.
Om klanten met alleen de rol NBRF op te kunnen zoeken, is aan het klantzoekscherm een vakje ‘NBRF’ toegevoegd (!).
Idem bij Statistieken & Selecties.
Via de client is het bij het inschrijven als bibliotheeklid (klantsoort Regulier) nog mogelijk om ‘Nieuwsbrief J’ aan te vinken. Tijdens het inschrijfproces kan daar immers overleg met de klant over plaatsvinden.
NB: de klant wordt nog niet geabonneerd op een nieuwsbrief. Via Tabblad 9. Marketing zijn desgewenst de abonnementen op de nieuwsbrieven te wijzigen (via rechtermuisklik).
Ook bij reeds bestaande reguliere klanten is het Tabblad 9. Marketing beschikbaar. Wordt hier een abonnement op een nieuwsbrief genomen (toegevoegd), dan wordt bij de rollen automatisch een rol NBRF toegevoegd.
Bij de reguliere klanten kunt u dit checken via het Tabblad A. Rollen (even het scherm verversen): daar is te zien welke rollen een klant heeft.
Hoewel het de bedoeling zal zijn dat klanten zichzelf via het web abonneren op de nieuwsbrieven, is het ook mogelijk om hen via de client als nieuwsbriefklant in te schrijven. Daarbij worden alleen de meest noodzakelijke gegevens gevraagd.

Als de klant is ingeschreven, zijn er 3 tabbladen beschikbaar. Op Tabblad 9. Marketing zijn desgewenst de abonnementen op de nieuwsbrieven te wijzigen (via rechtermuisklik). Het Tabblad A. Rollen is voor (alleen) nieuwsbriefklanten niet beschikbaar (niet relevant).
PVI vervangt de PVN. Zelfde tekst, zelfde werking maar in het leven geroepen omdat de PVN ook wordt gebruikt bij het online inschrijven.

Acties

De klantlabels die momenteel worden gebruikt voor de verzending van de nieuwsbrief (over het algemeen zijn dat klantlabels uit de serie 50-Nieuwsbrief) mogen/kunnen niet meer worden gebruikt voor verzending van de nieuwsbrief. Deze moeten worden omgezet naar nieuwsbrief(groepen).

OCLC heeft een query beschikbaar om de klantlabels bij de klanten om te zetten naar de nieuwsbrief(groepen). Of g eef ons door welke klantlabels er zijn en naar welke nieuwsbrief ( groepen ) ze moeten worden overgezet.

Zie ook Klantlabels bij klanten omzetten naar nieuwsbriefgroep

Check bijv. ook nog even de Abonnementsdefinities en Abonnementsdiensten, Mijn Menu-methode e.d. bijwerken: vaak zijn ze ‘Anoniem/Nieuwsbrief’ genoemd; het woord nieuwsbrief kan dus weg.
Wilt u gebruikmaken van het online inschrijven? Dan moet het online inschrijfformulier worden ingericht. Denk ook aan het evt. bijwerken van linkjes op de website.
Naconversie van klanten met een niet-gevalideerd mailadres. Zit in de fix van na 22-05-2018, maar kan, door bibliotheken die willen testen met 6.4.1, handmatig worden uitgevoerd: call oneoffs_bieb_mail_naar_nieuwsbrief();