Aanmelden voor de nieuwsbrief
Vanuit OCLC Wise kunnen nieuwsbrieven worden verzonden naar leden en niet-leden, dus personen, instellingen, etc. zonder (bibliotheek-)abonnement. Verzending van een nieuwsbrief gaat via de rol NBRF.
Klanten nemen een abonnement op een nieuwsbrief. Zij krijgen de volgende rol of rollen:
- Niet-leden met alleen een nieuwsbriefabonnement hebben alleen de rol NBRF.
- Bibliotheekleden met een nieuwsbriefabonnement hebben de rollen ABON en NBRF.
Als bij inschrijving via de Client een vinkje is gezet bij de optie 'Nieuwsbrief' dan krijgt deze klant ook een rol NBRF.
Inschrijven nieuwsbrief via Client
Voor reguliere leden
Bij het inschrijven van een regulier lid kan de klant ook meteen ingeschreven worden op de nieuwsbrief. Dit gebeurt via het veld ‘Nieuwsbrief’. Je kunt uit alle actieve nieuwsbriefdefinities voor de desbetreffende instantie kiezen in het dropdownmenu. De klant wordt ingeschreven op de gekozen nieuwsbriefdefinitie(s).
Voor meer informatie over het configureren van nieuwsbriefdefinities, zie Nieuwsbriefdefinities en Nieuwsbrief per instantie.
Voor nieuwe en bestaande reguliere klanten zijn de beschikbare nieuwsbriefabonnementen te vinden in de Klantenadministratie op Tabblad 9. Marketing.
Klik op de knop ‘Wijzig’ onderin het scherm en gebruik de rechtermuisklik om een nieuwsbriefabonnement toe te voegen of te beëindigen.
Welke rollen een reguliere klant heeft, kun je zien in de Klantenadministratie op Tabblad A. Rollen (even het scherm verversen).
Nieuwsbriefklanten
Via de Client kunnen ook nieuwsbriefklanten worden ingeschreven.
Kies bij het inschrijven voor klanttype 98 – Nieuwsbrief.
Bij het inschrijven hoef je alleen naam, e-mailadres en vestiging op te geven.
Je kunt niet kiezen tussen nieuwsbriefdefinities; de klant wordt ingeschreven op de nieuwsbrief met het laagste volgnummer. Zorg er dus voor dat dit het een algemene nieuwsbrief is.
Als de klant is ingeschreven, zijn er drie tabbladen beschikbaar in de Klantenadministratie. Op Tabblad 3. Marketing kun je desgewenst via rechtermuisklik de abonnementen op de nieuwsbrieven wijzigen. Het Tabblad A. Rollen is voor (alleen) nieuwsbriefklanten niet beschikbaar (niet relevant).
Na inschrijving wordt direct een welkomstbericht (PNW-bericht) verzonden naar het opgegeven e-mailadres. Daarnaast ontvangt de klant ook een PVN-bericht, met daarin een (evt. gegenereerde) gebruikersnaam en wachtwoord.
Wanneer de klant later alsnog besluit een regulier abonnement te nemen, kan dit via 'Inschrijven'. Kies daarbij de optie 'Reguliere klant' (en volg de verdere aanwijzingen op het scherm). De klant kan daarna inloggen met pasnummer (!) en wachtwoord.
Inschrijven via import
Import van e-mailadressen
E-mailadressen die voor de verzending van nieuwsbrieven nodig zijn maar die zijn opgeslagen in een adressenbestand BUITEN Wise, kunnen worden geïmporteerd. Hiervoor is een standaard import-routine gemaakt die door OCLC uitgevoerd moet worden. Daarbij moet worden aangegeven welke klanten aan welke nieuwsbrief(groep) moet worden gehangen.
Vervolgens moet het bestand worden ingevoerd. Dit bestand moet worden aangeleverd in een bepaald format, en met kolommen in een bepaalde volgorde. Daarbij moeten een vestiging en een nieuwsbrief(groep) worden gekozen. Eventueel kan een klantlabel worden meegegeven om ze later nog te ‘herkennen’.
Alle onbekende adressen worden toegevoegd aan de gekozen vestiging, en worden voorzien van een actor_id, de nieuwsbrief(groep) en een eventueel klantlabel. E-mailadressen waarvan door het systeem wordt geconstateerd dat deze al in Wise voorkomen, krijgen (alleen) de rol NBRF en een nieuwsbrief(groep).
Na de import worden eventuele wijzigingen in gegevens binnen Wise bijgehouden. Dubbele adressenbestanden bijhouden is dus niet meer nodig.
Welkomstbericht bij import: PVI
Door het importeren van e-mailadressen ontstaan er actoren in het systeem. Hiervoor worden automatisch wachtwoorden gegenereerd. Geïmporteerde mailadressen krijgen hierover bericht via een welkomstmail (PVI). Of een klant de genoemde berichten heeft ontvangen, kun je controleren in de Client via Klantenadministratie > Klant > Klantberichten > Publieksmeldingen.
Daarin wordt verteld dat de klant is opgenomen in het systeem, en wat de bijbehorende inloggevens (gebruikersnaam + wachtwoord) daarvoor zijn. De PVI bevat ook een link naar Mijn Menu. Daar kunnen klanten hun gegevens en nieuwsbriefabonnementen beheren.
Voor de welkomstmail PVI is een stylesheet (mail_pub) beschikbaar die desgewenst kan worden overruled. Vergeet niet om voor de PVI systeemregels en eventueel aangepaste tekstregels (regel 3, 4 of 5) in te stellen. Meer hierover in de handleiding systeemWise > Berichten.
PVI wel/niet klaarzetten?
Bij het importeren van adressen voor de nieuwsbrief worden direct PVI's aangemaakt én op 'verzonden' gezet én daadwerkelijk de deur uit gedaan wanneer in de berichtregel de fop op 'J' staat!
En ook al staat de fop uit – zodra deze aangezet wordt, gaan eventuele (ver)oude(rde) berichten alsnog de deur uit.
Daarom is de importroutine voorzien van een extra parameter waarmee aangeduid kan worden of een PVI wel of niet klaargezet moet worden.
Inschrijven via internet
Voor inschrijven via internet, zie handleiding Online inschrijven voor het instellen van het formulier.
Nieuwsbriefklanten
Nieuwsbriefklanten kunnen zich via de Wisecat+ inschrijven door op 'Abonneren op nieuwsbrief' te klikken. In het formulier hoeft maar een beperkt aantal verplichte velden te worden ingevuld: alleen e-mailadres en naam.
Na het inschrijven ontvangt de klant een e-mail met inloggegevens; het PVN-bericht. In deze e-mail staat ook een link naar Mijn Menu, waar de klant eventueel gegevens kan wijzigen en/of klantlabels kan instellen.
Tot slot ontvangt de klant nog een welkomstbericht (PNW-bericht), met een bevestiging dat de aanmelding voor de nieuwsbrief is gelukt. Of een klant de genoemde berichten heeft ontvangen, kun je controleren in de Client via Klantenadministratie > Klant > Klantberichten > Publieksmeldingen.
Vergeet niet om voor de PVN en PNW systeemregels en eventueel aangepaste berichtteksten in te stellen! Meer hierover in de handleiding systeemWise > Berichten.
Gebruikersnaam: door systeem aangemaakt of e-mailadres
Is het opgegeven e-mailadres al bekend in Wise, dan wordt een gebruikersnaam aangemaakt; tijdens het inschrijven wordt dit al gemeld. De klant kan dit eventueel wijzigen.
Is het opgegeven mailadres nog niet bekend in Wise, dan wordt de gebruikersnaam het opgegeven e-mailadres. Ook deze kan desgewenst worden aangepast. In de e-mail (PNW) die wordt verzonden, wordt dit ook getoond als een linkje. Dit is met opzet gedaan om twee redenen:
- Om te laten opvallen.
- E-mail clients/programma's, webmail clients (hotmail.com, gmail etc) hebben de neiging om in mailtjes de e-mailadressen die in platte tekst geschreven zijn, om te toveren naar 'mailto: linkjes'.
Vervolgens gaan dergelijke programma's er hun eigen stijl en functies aanhangen waar Wise geen invloed op heeft. Om dit soort ongewenste manipulatie te voorkomen, maakt Wise er zelf linkjes van om stijl en functie in de hand te houden.
Voor reguliere leden
Reguliere leden kunnen zich via internet ook aanmelden voor de nieuwsbrief. Hiervoor loggen ze in op de Wisecat+ en klikken ze vervolgens op ‘Aanmelden voor nieuwsbrief’.
Dit opent het nieuwsbriefformulier, waarbij alle bekende gegevens van de klant automatisch alvast ingevuld worden. Na invullen van de verplichte velden en voltooien van het formulier heeft de klant een extra rol NBRF ontvangen.
Vanaf versie 7.1.0 is het daarnaast mogelijk om een extra veld 'Abonneren op nieuwsbrief' toe te voegen aan het reguliere inschrijfformulier. Hiermee kunnen klanten zich bij inschrijven ook meteen abonneren op de nieuwsbrief van de bibliotheek. Om dit veld zichtbaar te maken zet je deze op 'Optioneel' in de klanttype definitie.