Wat is de BCB

In de afgelopen jaren is de inzet van de (fysieke) collecties sterk gewijzigd. Het beheer van de collecties is een bedrijfsproces dat zoveel mogelijk geautomatiseerd kan worden. Hiervoor is de module Bibliotheek Collectie Beheer (BCB) ontwikkeld waarbij alle onderdelen van het collectiebeheer definieerbaar en meetbaar zijn gemaakt.

De kern van de BCB is het kunnen delen van collecties. De BCB beschouwt de collecties van de samenwerkende organisaties (basisbibliotheken) als één grote collectie, als één geheel.

De samenwerkende vestigingen worden vastgelegd in een vestigingscluster. Binnen een organisatie kunnen meerdere vestigingsclusters worden samengesteld.

De collectie wordt eveneens in een collectiecluster vastgelegd.

Op basis van dit geheel wordt een optimale verdeling van de exemplaren bepaald. Uitgangspunt is dat álle exemplaren in álle vestigingen ingezet en geplaatst kunnen worden.

In de BCB staat de collectie centraal. Er wordt onderscheid gemaakt naar wat er zou moeten staan (de normering) en naar wat er daadwerkelijk staat. Per vestiging wordt een 'normprofiel' opgesteld.

In dit profiel wordt per collectie-onderdeel een aantal kwaliteitseisen vastgelegd:

• Beschikbare ruimte
• Actualiteit (aanwinsten en ouderdom)
• Kwaliteit (NPO en AA-staffel)
• Uitleenfrequentie.

Rouleren en floaten
Het monitoren van de collectie gebeurt wekelijks. Het stelselmatig bekijken van het werkelijke gebruik van de collectie, afgezet tegen het opgestelde 'normprofiel'. geeft inzicht in hoeverre de doelstellingen van de collectie worden gerealiseerd.

Iedere week wordt een actielijst samengesteld. Hierop staan de exemplaren die naar een andere vestiging (herplaatst) moeten worden. Overbodig transport is daarbij niet gewenst, daarom is ook het floating-mechanisme in de collectie-profielen geïntegreerd.

Saneren? Of bewaren?
In de wekelijkse monitoring zijn ook routines opgenomen die analyses maken van alle kasten in alle deelnemende vestigingen. Daarnaast zijn er analyses per titel over alle vestigingen. Deze informatie maakt inzichtelijk welke titels, – en hoeveel exemplaren daarvan – aangehouden moeten worden om de uitleningen op peil te houden.

Ook dit resulteert in een actielijst: welke exemplaren moeten worden afgeschreven, en welke verhuizen naar het longtail-magazijn. Titels waar te veel voorraad van is (de hype is voorbij), kunnen worden afgeschreven en verkocht.

Aankopen
De aankoopbudgetten van de samenwerkende bibliotheken binnen een instantie worden als één geheel gezien. Per titel besluit de collectioneur (BCB-bestelbeheerder) over het aantal aan te schaffen exemplaren. BCB zorgt voor een evenredige verdeling van de exemplaren over de deelnemende vestigingen van de afzonderlijke organisaties. De BCB-bestelbeheerder bewaakt het budget. Budgetteren per vestiging is niet meer mogelijk. Een uitzondering hierop vormt een vestiging met een achtergrondcollectie/zwaartepuntcollectie.