BCB Aanschafprofielen

BCB aanschafprofiel maken

Voor de BCB-groep moet een BCB-aanschafprofiel aangemaakt worden (soort BCB). Gebruik bij de indeling dezelfde code als die van de BCB-groep.

Veld	Uitleg
Indeling	Vul een nummer in (4 posities). De code moet gelijk zijn aan de code van de BCBgroep. Wanneer dit niet het geval is dan wordt de kolom BCBcluster niet zichtbaar in het bestel scherm
BCB-groep	Keuzelijst uit de BCB profielen.
Omschrijving	Vrij invulbaar, herkenbare naam.
Profieljaar	Vul jaar in waarvoor het profiel moet dienen. Bij het inrichten van het profiel mag niet het huidige jaar gebruikt worden, dit om problemen in het lopende bestelproces te voorkomen. Bij daadwerkelijke aanvang van aanschaffen BCB: zet het profieljaar op het huidige jaar, nadat de aanpassingen voor BCB (en wellicht ook voor RCB) zijn afgerond.
NPO-methode	In welke volgorde moeten de aangeboden titels gepresenteerd worden in het besteladvies-scherm: OPN – oordeel bepaalt de sortering PON – populariteit bepaalt de sortering AA+OPN – AA-staffel (geleverd door de NBD) en in combinatie met de methode OPN bij titels met een gelijke waarde wordt de sortering bepaald door oordeel.
Budgetmode	Vast budget per week: Budgetbedrag is afkomstig uit de budgetten (manager > bestellen en koppelen) van de bestelvestiging en wordt gedeeld door 52 weken. Iedere week is er een vast bedrag om te besteden aan collectievorming. Het bedrag varieert niet; er wordt niet gekeken naar de resultaten van de afgelopen bestelweken (te veel of te weinig besteld). Werkelijk budget per week: Budgetbedrag is afkomstig uit de budgetten (manager > bestellen en koppelen) van de bestelvestiging, heeft relatie met de orderadministratie en houdt rekening met de gedane bestellingen. Budgetruimte wordt iedere week opnieuw bepaald en verdeeld door de resterende bestelweken. Na het bestellen van exemplaren wordt het budget bijgewerkt en opnieuw adhv de budgetfactor over de profielen verdeeld.

BCB aanschafprofiel uitdelen

Vul na het creëren van een aanschafprofiel het indelingsnummer in bij de BCBgroep waarvoor het aanschafprofiel moet dienen (manager > collecties > collectiebeheer BCB > systeemtabellen > BCBGRP veld bcb aanschafprofiel).

Bestelvestiging voor aanschafprofiel

Klik bij het openen van het aangemaakte aanschafprofiel in het scherm op 'Nieuw'. Vul nu de stafvestiging in die als bestelvestiging voor de groep gaat bestellen.

Veld	Uitleg
Bestelvestiging	Vul het vestigingsnummer in van de bestelvestiging. De bestelvestiging beheert het budget voor de BCBgroep en wordt de juridische eigenaar van de aangeschafte materialen.
Omschrijving	Vrij invulbaar.
Budget	Budget kan niet worden ingevuld. Het bedrag wordt opgehaald bij de budgetboekingen van de bestelvestiging/-beheerder. Dit geldt zowel voor budgetmethode 1 als 2. Methode 1 (vast budget) Het budget is het bedrag zoals deze staat in de boekingen (met kode 00, 02 en 09). Het totaal wordt via de budgetfactor verdeeld over het bcb-collectiecluster. Methode 2 (variabel budget) Bij methode 2 worden het budgettotaal van methode 1 verminderd met de daadwerkelijke bestellingen. Vervolgens wordt dit totaal verdeeld over bcb-collectiecluster met de budgetfactor. Het variabele budget wordt aldoor berekend op grond van het nog uit te geven bedrag.
Bestel bevoegdheid	Groepbeheerder Vestigingsbeheerder: afzonderlijke vestiging in kader van eventueel zwaartepunt

Budget:
Het is niet mogelijk om te budgetteren per vestiging. De omvang van de beschikbaar gestelde budgetten zal voor de verschillende organisaties in de praktijk verschillen. Uitgangspunt is dat alle exemplaren in alle vestigingen van de opgenomen organisaties kunnen worden ingezet/geplaatst.

Zwaartepunt
Om 1 vestiging (meestal de hoofdvestiging) een meer specialistisch karakter te geven, is het mogelijk om deze specifieke vestiging binnen een BCB-aanschafprofiel een eigen profiel te geven met een eigen budget. Het budget kan gebruikt worden voor de aanschaf van titels die niet in het profiel van de beheervestiging passen of voor extra aanschaf voor deze vestiging.

De specialistische vestiging ontvangt echter géén besteladviezen. De adviezen voor deze vestiging zijn al meegenomen in die van de BCB-groep.

Budget van bestelvestiging

Iedere BCB-groep stelt een budget beschikbaar aan de bestelvestiging/-beheerder. Het budget van de bestelvestiging dient ingevuld te worden bij onderdeel 'Bestellen en koppelen' > Budgetten > Budgetboekingen > Instantie > Vestiging > Budget. De bestelvestiging /-beheerder verdeelt dit budget in het aanschafprofiel over de collectie-onderdelen middels een budgetfactor. Hierdoor hoeft er niet met aantallen of bedragen gerekend te worden.

Aanschafprofiel

Klik in het overzicht van de bestelvestigingen bij één van de vestigingen op 'Openen'. De volgende zaken zijn nu onder andere te zien: de opsomming van de collectieclusters, de omschrijving, of er wel of geen advies gewenst wordt en de budgetfactor met het budgetbedrag. Het budgetbedrag wijzigt na iedere budgetbelasting zoals koppelen met factuur of een bestelbestand samenstellen voor een leverancier.

Detail van aanschafprofiel

Klik op 'Detail' om per collectie-onderdeel de details van het aanschafprofiel in te voeren. Hierdoor wordt duidelijk welke voorwaarden gelden voor het betreffende collectie-onderdeel.

Veld	Uitleg
Advies	Wel of geen aanschafadvies op dit collectie onderdeel gewenst. Geen vinkje betekent geen advies. Er kan wel budget aan dit collectie onderdeel worden toegekend.
Aanschaf budget
Initieel budget	Initieel budget toont het bedrag wat de collectioneur bij aanvang van een nieuw jaar voor een collectieonderdeel vastgesteld heeft. Dit bedrag is het hele profieljaar zichtbaar en kan alleen gewijzigd worden door de BCBbeheerder of applicatiebeheerder. Het initieel budget zal aan het begin van het jaar gevuld moeten worden rond de jaarovergang van de budgetten. In de loop van het jaar kun het budget bijgesteld worden door de factor aan te passen of het totale budget te veranderen. Dit is van invloed op alle clusters. Aan de hand van initieel budget is te zien wat de afwijking is tov het begin van het jaar.
Budget
Geboekt budget	Informatie betreffende de voortgang. Wordt iedere nacht bijgewerkt.
Besteld budget	Informatie betreffende de voortgang. Wordt iedere nacht bijgewerkt.
Budget ruimte	Informatie betreffende de voortgang. Wordt bijgewerkt bij een wijziging van de budgetfactor.
Budget ruimte per week	Bedrag per week te besteden. Berekening is het bedrag van budget ruimte : aantal weken Informatie betreffende de voortgang. Zal op termijn iedere nacht worden bijgewerkt bij de keuze van een variabel budget.
Aantal besteld	Informatie betreffende de voortgang. Wordt iedere nacht bijgewerkt.
Budgetfactor	100 is de startsituatie, het totale budget wordt verdeeld over alle collectieclusters. Uitgangspunt is dat er voor ieder collectiecluster evenveel geld beschikbaar is. Om meer of minder budget te besteden aan een collectiecluster verhoogt of verlaag je de budgetfactor. Na een wijziging wordt het budget in totaliteit weer doorgerekend. Tip Bij invullen van budgetfactor: start met de onderdelen van de collectie waar geen budget aan aan wordt toegekend, betekent budgetfactor = 0. Behandel vervolgens de onderdelen waarop geen advies gewenst is. Start dan met invullen van de budgetfactor. Na iedere invulling wordt het budget doorgerekend. Aan het eind van de invulsessie zie je het resultaat van de verdeling op basis van de factor.
Aanschaf advisering
Herdrukken meenemen	Ja = vinkje Nee = geen vinkje
Dubbel aanbieding (J/V)	Waar moet het advies komen in het geval dat een titel zowel voor jeugd als voor volwassenen wordt aangeboden. Geef aan welke keuze wordt gemaakt: Bij beide, bij volwassen of bij jeugd.
Niveau	Geef aan welke waarde van toepassing moet zijn. Leeg = 3. In dat geval wordt een titel met een score lager dan 3 niet geadviseerd.
Populariteit	Geef aan welke waarde van toepassing moet zijn. Leeg = 3. In dat geval wordt een titel met een score lager dan 3 niet geadviseerd.
Oordeel	Geef aan welke waarde van toepassing moet zijn. Leeg = 3. In dat geval wordt een titel met een score lager dan 3 niet geadviseerd.
Culturele waarde	Geef aan welke waarde van toepassing moet zijn. Leeg = 3 Heb je geen wijzigingen in Wise aangebracht met met betrekking tot de culturele waarde, dan is de default waarde 3.
Saneren Zwaartepunt collectie
Magazijnvestiging	Veld mag leeg blijven: in dat geval wordt er gekeken naar de magazijnvestiging ingevuld bij de vestiging en indien leeg dan naar de default op groepsniveau. De situatie kan zo zijn dat vestiging XXYY de magazijnfunctie heeft voor alle materialen, maar juist voor dit specifieke onderdeel (bv engelse romans) moet dat vestiging AABB zijn. Vul dan hier de afwijkende vestiging AABB in. Vul alleen het vestigingsnummer in, wanneer die afwijkend is van de defaultinstelling, terug te vinden in de VSI.Magazijnkast
Magazijnkast	In welke kast van de magazijnvestiging moeten de exemplaren geplaatst worden. Kast moet wel in de kastentabel van de vestiging zijn opgenomen.

Vestiging met zwaartepuntcollectie

Er kunnen zich situaties voordoen waarbij een (grote) vestiging zich toespitst op bepaalde specialisaties in de collectie. Dat kan betekenen dat de BCB aanschaf niet toereikend is voor deze vestiging. In dat geval kan de vestiging als een extra bestelvestiging worden toegevoegd aan het aanschafprofiel van de groep. De (zwaartepunt)vestiging moet bestelbevoegdheid 2 – vestigingsbeheerder hebben.

De vestiging met een zwaartepunt in de collectie ontvangt dan een 'eigen' collectieprofiel waarmee in de Client extra bestellingen gedaan kunnen worden met een eigen budget. De vestiging blijft wel onderdeel van de bcbgroep bij het bestellen.

Een vestiging met een zwaartepuntcollectie ontvangt echter géén besteladviezen. De vestiging kan in het collectieprofiel wel aangeven voor welk collectiecluster er budget beschikbaar moet zijn. Deze informatie komt mee op het bestelscherm in de Client.

BCB functies bij aanschafprofielen

Functie Consistentie vestigingscluster

De functie 'Consistentie vestigingsclusters' controleert of een vestiging tweemaal voorkomt in een RCB- en/of BCBprofiel. Het is niet toegestaan dat een vestiging meerdere keren voorkomt in een profiel; is dat wel het geval dan werken de profielen niet correct.

Bijwerken budgetten beheerders

Gebruik de functie 'bijwerken budgetten beheerders' wanneer het budget van de bestelvestiging is gewijzigd (budget boekingen) en de aanpassing getoond dient te worden, zonder een dag te wachten. Ga met de muis op het gewenste profiel staan en kies de functie.

De melding 'fout bij bijwerken van budgetten' kan verschijnen met de volgende uitleg:

Het resultaat van de procedure is dat de totale som van het budget binnen het profiel is bijgewerkt en ook vindt er een verdeling over de collectieclusters plaats aan de hand van de budgetfactor.

Jaarafsluiting - nieuw aanschafprofiel voor komend jaar

November - december

Zo tegen het einde van het huidige aanschafjaar is het waarschijnlijk gewenst om vooruit te werken voor het volgende aanschafjaar. Het is mogelijk om het huidige aanschafprofiel via ‘detail’ te kopiëren naar het volgende jaar:

Vul bij indeling een nieuw volgnummer in.
De BCB-groep is gevuld vanuit het te kopiëren aanschafprofiel.
Pas zo nodig de omschrijving aan.
Profieljaar wijzigen bij kopiëren is niet mogelijk, dat moet direct nadat de kopie is aangemaakt gewijzigd worden.
Het nieuwe profiel is niet direct zichtbaar: er moet veel worden opgehaald en aangemaakt. Dit kan tot 15 minuten duren.

Het nieuwe profieljaar kan nu worden ingericht en is nog niet actief; dat gebeurt pas na de jaarafsluiting van de budgetten en de actie beschreven bij Januari, zie hieronder.

In de kopie (het nieuwe profiel) is het nieuwe budgetbedrag van de bestelbeheerder(s) niet meegekomen. En bij de collectieclusters is het budgetbedrag 0.

De budgetfactor en de instellingen van advies zijn wel meegenomen vanuit het gekopieerde profiel. Dit geldt ook voor de gegevens van geboekt, besteld, ruimte en aantal besteld. Die laatsten worden bijgewerkt zodra het komende jaar actief is.

Vul een budgetbedrag in bij de bestelbeheerder(s) via budgetboekingen (budgetten) voor het komende budgetjaar.

Werk vervolgens de aanschafprofielen bij met de BCB-functie - bijwerken budgetten beheerders. Selecteer de regel van het profiel waarvan het budget bijgewerkt moet worden.

Januari

Wijzig nadat de laatste factuur is betaald in de systeemtabel BCBGRP bij de BCB-groep het BCB aanschafprofiel: welk aanschafprofiel moet nu actief zijn.

In de afbeelding wordt bij BCB groep 0004 het profieljaar 2021 geactiveerd.

LET OP: In de Client moeten bij de reeds ingelezen bestanden de adviezen opnieuw gegenereerd worden. Ten tijde van het inlezen van de bestanden worden de adviezen gebaseerd op de instellingen van het aanschafprofiel van dat moment, en dat was het profiel van het afgesloten jaar.