Bestellen

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

In het menu Bestellen en koppelen > Bestellen staan een aantal tabellen gerelateerd aan bestellen. Deze onderdelen staan hieronder per menu-optie toegelicht.

Oude bestellingen verwijderen

Het verwijderen van oude bestellingen in de database mag alleen door de bestelbeheerder of de systeembeheerder worden gedaan. De opschoning wordt geactiveerd en uitgevoerd vanuit de Manager en niet vanuit de Client.

De oude bestellingen kunnen worden verwijderd middels het vullen van onderstaande drie velden:

Veld	Uitleg
Tot en met besteldatum	Verplicht invulveld. Datum van vandaag staat voor ingevuld. Vanaf versie 7.0.7. staat hier de datum van vandaag min 1 jaar. Bijvoorbeeld: als de datum van vandaag 17-10-2023 is, staat als datum ingevuld '17-10-2022'.
Vestiging	Voor welke vestiging de bestellingen worden verwijderd. Het is niet meer mogelijk om in één keer voor alle vestigingen de oude bestellingen te verwijderen.
Leverancier	Bestellingen van welke leverancier. Als er niet gekozen wordt voor een leverancier dan verschijnt er een foutmelding.

Veld

Uitleg

Tot en met besteldatum

Verplicht invulveld. Datum van vandaag staat voor ingevuld.

Vanaf versie 7.0.7. staat hier de datum van vandaag min 1 jaar. Bijvoorbeeld: als de datum van vandaag 17-10-2023 is, staat als datum ingevuld '17-10-2022'.

Vestiging

Voor welke vestiging de bestellingen worden verwijderd. Het is niet meer mogelijk om in één keer voor alle vestigingen de oude bestellingen te verwijderen.

Leverancier

Bestellingen van welke leverancier. Als er niet gekozen wordt voor een leverancier dan verschijnt er een foutmelding.

Klik na invullen van de velden eenmaal op de knop 'Verwijder bestellingen' en de (opschoon)actie vindt direct plaats. De titel blijft bewaard. De bestellingen in OCLC Wise zijn definitief weg en kunnen niet meer teruggehaald worden.

Exemplaren met status I worden door deze actie afgeschreven en ontvangen status A.

Daarnaast worden de orderregels aangepast. Bij de bijbehorende orderregels wordt de exemplaarstatus en de betaalstatus op 'Vervallen' gezet.

Let wel: de bestellingen worden uit Wise verwijderd, niet afgemeld bij de leverancier. Mogelijk kan een leverancier een dergelijke bestelling alsnog leveren!

(TABBWZ) Bindwijze

Tabel (TABBWZ) Bindwijze wordt bij het bestellen in de client getoond en dient dan om een incidentele afwijkende bindwijze/ inwerkmanier door te geven dan standaard met de leverancier is afgesproken.

Veld	Uitleg
Soort	BWZ
Bindwijze	Code opgegeven door leverancier of vrije code (zie ook bij ‘alternatieve bindwijze’)
Omschrijving	Omschrijving van het te leveren product
Leverancier	Code uit de leverancierstabel
Alternatieve bindwijze	Code opgegeven door leverancier indien in rubriek ‘Bindwijze’ een vrije code staat
Etiketcode	Code opgegeven door leverancier, of rugetiket bij bestelling moet worden geleverd

De ‘alternatieve bindwijze’ wordt bij de bestelling meegestuurd indien gevuld, anders de ‘bindwijze’.

Bijvoorbeeld, MedioEurope kent code BI voor ‘harde kaft’ en kan dat leveren met of zonder etiket (etiketcode BC resp BCN). Om beide varianten van code ‘BI’ aan te kunnen sturen is de alternatieve bindwijze nodig:

BI -levr MEU - alternatieve bindwijze <leeg> – etiketcode BC (met etiket):
code BI + BC gaat in het bestelbestand naar de leverancier,
BIN -levr MEU - alternatieve bindwijze <BI> – etiketcode BCN (geen etiket):
alternatieve code BI + BCN gaat in het bestelbestand naar de leverancier.

Ook als meerdere leveranciers dezelfde code wensen te ontvangen zal die rubriek ‘alternatieve bindwijze’ nodig zijn.

(NBD) NBD-bestelcodes per vestiging

Per instantie/vestiging moet minimaal één NBD-bestelcode bestaan om bestellingen bij de NBD Biblion te kunnen plaatsen. Deze NBD-bestelcode kan alleen in overleg met NBD Biblion worden bepaald.

De NBD-bestelcode moet uniek zijn binnen de NBD-organisatiecode, dat wil zeggen dat binnen één organisatiecode niet twee vestigingen dezelfde drie-cijferige NBD-bestelcode kunnen hebben. De NBD-bestelcode moet ook uniek zijn binnen vestiging.

Per NBD-bestelcode dienen de volgende gegevens te worden opgegeven:

Veld	Uitleg
Omschrijving/toelichting	Verplicht (maximaal 40 posities)
NBD Organisatie / leverancierscode	Verplicht (4 posities)
Routecollectie	Uit tabel indien vestiging over routecollecties beschikt. De instelling van Routecollectie heeft voorrang boven een evt. route in de bestelmethode.
Bestelmethode	Naar keuze (uit tabel Bestelmethodes, BSTMTH).
NBD-bestelcode ten behoeve van BCB	Een vestiging met meerdere NBD-codes wijst één code aan waar de BCB-aanschaf op zal plaatsvinden. Er kunnen namelijk per vestiging meerdere NBD-bestelcodes opgenomen zijn. Bijvoorbeeld als er met de NBD afspraken zijn gemaakt over verschillende manieren van inwerken en/of als er meerdere route/volgnummers moeten worden gebruikt. Deze instelling wordt gebruikt voor de bestelverzoeken die verdeeld worden over de vestigingen tijdens het aanmaken van het bestelbestand van de NBD, zodat de exemplaren op de juiste vestiging worden afgeleverd.
Vanaf 8.0.0 Afwijkende juridisch eigenaar	Door bij een bepaalde NBD-code een afwijkende eigenaar op te geven, kan de bibliotheek bestellingen bij de NBD plaatsen en deze op het BCB-budget laten boeken. Vul hier de vestiging van de BCB-beheerder in.

LET OP:
Ben je klant bij de NBD, dan MOET de code correct ingevuld worden. Dus de NBD bestelcode (3 posities) en de NBD organisatiecode (4 posities).

Als je via een andere leverancier bestelt, kun je deze “NBD bestelcode” gebruiken voor een eigen klantnummer. Hiervoor is het veld uitgebreid naar maximaal 13 tekens.

Bestelcodes bij een andere leverancier dan de NBD

Het NBD scherm bevat het veld 'leverancierscode' om de bestelcodes bij een andere leverancier te kunnen opslaan.

Veld	Uitleg
NBD Bestelcode	Per vestiging een uniek nummer
Omschrijving	Verplicht (maximaal 40 posities)
Leverancierscode	Komt uit de tabel Centrale leverancierstabel of uit de Leverancierstabel per instantie indien in gebruik.
NBD Organisatie	nvt
Routecollectie	Uit tabel indien vestiging over routecollecties beschikt.
Bestelmethode	Naar keuze (uit tabel Bestelmethoden, BSTMTH).
BCB-instellingen	nvt

Voorbeeld met een Paagman bestelcode:

(BSTMTH) Bestelmethodes

De bestelmethode kan gezien worden als een sjabloon op een bestelverzoek. Met een bestelmethode kunnen één of meerdere velden automatisch gevuld worden tijdens het bestellen. De methode werkt zowel bij het Bestelscherm, Stichting Bestellen als bij het Besteladvies scherm.

Per vestiging kunnen meerdere bestelmethodes worden ingesteld, bijvoorbeeld een voor een afwijkende plaatsvestiging + bijbehorende NBD-bestelcode, een voor afwijkend budget bij romans met scat xyzz, een voor aanbrengen leenblokkade bij naslagmateriaal, ...

Iedere methode krijgt een eigen code van maximaal vier posities.

Het sjabloon kent de volgende velden:

Selectiecriterium is OF standaard materiaal OF standaard SCAT.

Veld	Uitleg
Standaard materiaal	Het veld 'Standaard materiaal' kan gebruikt worden als selectiecriterium. Bijvoorbeeld: Bestelt een gebruiker een titel met materiaalsoort B4, dan zoekt OCLC Wise naar een bestelmethode waar (rmt) materiaal B4 staat ingevuld. Indien zo'n regel gevonden wordt, dan zal de ingestelde bestelmethode direct toegepast worden. De gebruiker is altijd vrij om een andere (of geen) bestelmethode te kiezen.
Standaard SCAT	Het veld 'Standaard SCAT' kan gebruikt worden als selectiecriterium. SCATcode werkt vanaf 1 positie: Als er '1' is ingevuld geldt het voor alle SCATs die met 1 beginnen. Als er '32' is ingevuld geldt het voor alle SCATs die met 32 beginnen. Bijvoorbeeld: Een gebruiker bestelt een titel met SCATcode 3206. OCLC Wise zoekt naar een bestelmethode waar standaard SCAT staat ingevuld. In dit geval is er een methode en die begint met '32'. De ingestelde bestelmethode wordt direct toegepast. In geval zowel het veld Standaard materiaal is ingevuld als de standaard SCAT, dan heeft standaard materiaal voorrang. De gebruiker is altijd vrij om een andere (of geen) bestelmethode te kiezen.
Plaatsvestiging	Indien gevuld zal de bestelling bij deze vestiging worden geplaatst. Dit is met name bedoeld om de bestelde exemplaren niet automatisch bij de bestellende vestiging te plaatsen maar bij een andere vestiging.
Leverancier	Indien gevuld wordt deze leverancier getoond in het bestelscherm.
Aantal stuks
NBD-bestelcode	Indien gevuld wordt deze NBD bestelcode getoond in het bestelscherm.
Kast	Indien gevuld wordt deze kast getoond in het bestelscherm.
Collectie	Alleen invullen als voor een specifieke (route/wissel) collectie wordt besteld. Alleen collecties waarvan de vestiging in deze tabel de collectie-eigenaar is, worden getoond.
Budget	Indien gevuld zal de bestelling op dit (deel)budget worden geboekt.
Bijz. coll.	Indien gevuld zal de bijzondere collectiecode worden opgenomen in het bestelde exemplaar, zie Budgetten.
Prijstoeslag	Voor België: Prijstoeslag invullen als volgt: €8,00 invullen als 800 €7,35 invullen als 735 Is gemaakt voor Vlaanderen.
Korting	Voor België: Korting invullen als volgt: 7% invullen als 700 19,5% invullen als 1950 Is gemaakt voor Vlaanderen.
Leenblokkade	Ja/Nee; ingestelde waarde zal worden overgenomen in besteld exemplaar.
Bestelgegevens wijzigen	Ja/Nee
Alleen uit voorraad	Ja/Nee. Ingestelde waarde zal worden meegegeven bij NBD-bestellingen.

Speciale toepassing van Bestelmethoden:
Aan een SO-abonnement (BSTBAV) kan een Bestelmethode gekoppeld worden. Hiermee kan geregeld worden dat SO-exemplaren bijv. een afwijkend budget krijgen.

(TABBAB) Bestel abonnementen

Deze tabel bevat alle codes waarop abonnementen bij NBD Biblion kunnen zijn afgesloten.

Veld	Uitleg
Code	2 posities, vanaf 8.0.0 zijn 3 posities mogelijk, wegens toevoeging van 4 nieuwe codes (Standing Order voor scholen) , te weten: SB1: klein pakket voor een laag-gemiddeld leesniveau SB2: klein pakket voor een hoog leesniveau SB3: groot pakket voor een laag-gemiddeld leesniveau SB4: groot pakket voor een hoog leesniveau NB: Pakketten worden 4 keer per jaar verzonden. Het gehele pakket van bijvoorbeeld een SB1 wordt in 1 keer verzonden naar de school. Het verschil met de normale SO (V1, V2, J1, J2 etc.) is dat het geen vooraanbieding betreft. De titels zijn al reeds aangeboden geweest in het Weekaanbod.
Omschrijving	Verplicht
Volw/Jeugd/Beide	Als een titel een dubbeltypering heeft, welke typering moet Wise gebruiken. Kies uit: B - Beiden J - Jeugd V - Volwassenen

Veld

Uitleg

Code

2 posities, vanaf 8.0.0 zijn 3 posities mogelijk, wegens toevoeging van 4 nieuwe codes (Standing Order voor scholen) , te weten:

SB1: klein pakket voor een laag-gemiddeld leesniveau
SB2: klein pakket voor een hoog leesniveau
SB3: groot pakket voor een laag-gemiddeld leesniveau
SB4: groot pakket voor een hoog leesniveau

NB: Pakketten worden 4 keer per jaar verzonden. Het gehele pakket van bijvoorbeeld een SB1 wordt in 1 keer verzonden naar de school.

Het verschil met de normale SO (V1, V2, J1, J2 etc.) is dat het geen vooraanbieding betreft.
De titels zijn al reeds aangeboden geweest in het Weekaanbod.

Omschrijving

Verplicht

Volw/Jeugd/Beide

Als een titel een dubbeltypering heeft, welke typering moet Wise gebruiken.

Kies uit:
B - Beiden
J - Jeugd
V - Volwassenen

(BSTBAV) Bestel abonnement per vestiging

Tabel bevat per vestiging een opsomming welke abonnementen bij NBD Biblion afgenomen worden:

Veld	Uitleg
Vestiging	4 pos vestigingsnummer (uit tabel)
Abonnement	2 of 3 pos (uit tabel TABBAB)
Omschrijving	Verplicht
Aantal abonnementen	Aantal maal dat dit abonnement afgenomen wordt
Datum vanaf	Jaar + week Afwijkend voor J1-4 en V1-4: Jaar + aanbiedingsnummer Aanbiedingsnummer: 01= SO voorjaarsbeurs 02 = SO zomerbeurs 03 = SO najaarsbeurs
Datum t/m	Alleen invullen wanneer abonnement is/wordt beëindigd. Jaar + week Afwijkend bij J1-4 en V1-4: Jaar + aanbiedingsnummer
Bestelmethode	Naar keuze (uit tabel TABMTH)
Bijz. collectie	3 pos (uit tabel TABBCL)
Afwijkende juridisch eigenaar	Vanaf 8.0.0 is dit veld verwijderd, en is deze toegevoegd aan de tabel (NBD) NBD-bestelcodes per vestiging.

(TABNBR) Bestelreeks

Aanbodbestanden kunnen in één of meerdere reeksen (groepen) worden ondergebracht. Indien er met één aanbodreeks gewerkt wordt, is de code A = alles. Voor titel- en bestelbeheer is dit de beste werkwijze.

Voor collectievormingsdoeleinden kan besloten worden meer reeksen te gebruiken.

Voordeel meerdere reeksen:

Specialistische collectievormers hoeven maar binnen een klein groepje aanbodbestanden te zoeken naar 'het huidige aanbod'.
Nabestellingen komen op grond van de eerste positie van de materiaalsoort (in de nabestelde titelbeschrijving) terecht in de 'bestelverzoeken' van de bijbehorende bestelreeks. Daardoor zullen specialistische collectievormers alleen de nabestellingen zien die binnen hun gebied gedaan zijn.

Knelpunten meerdere reeksen:

Nabestellingen op bijvoorbeeld buitenlandse en Nederlandse romans kunnen niet verdeeld worden over verschillende Bestelreeksen (RMT's zullen dezelfde beginletter hebben).
Niet alle aanbodbestanden zijn vanuit collectievormers-oogpunt goed te benoemen: NBD Biblion-za9 ( Medianieuws) bevat zowel boeken als AVM als bladmuziek.
Allround collectievormers moeten in meerdere bestelreeksen kijken.
Bestelbeheer voor meerdere reeksen kost meer tijd, verhoogt de kans op fouten en is onoverzichtelijker.

Via Bestellen en koppelen > Bestellen kunnen in de tabel TABNBR menu-ingangen worden gedefiniëerd met behulp waarvan aanbodbestanden groepsgewijs getoond worden in de client.

Veld	Uitleg
Code	Eén positie - letter of cijfer (letter verdient de voorkeur vanwege de leesbaarheid - code wordt namelijk gevolgd door cijfers voor jaar, week en bestand).
Omschrijving	Verplicht, de naam van de menukeus.
Voor materiaal (pos 1)	Eerste pos van de materiaalsoorten (achter elkaar zonder spaties) die via het bestelverzoek-bestand van deze reeks naar NBD Biblion / de leverancier gestuurd moeten worden.

(TABNBS) Bestelaanbodsoorten

Voor België:

In België moet de TABNBS niet gevuld zijn in verband met het bestelproces bij de Standaard Boekhandel.

Met deze tabel kunnen menu-ingangen worden gedefiniëerd met behulp waarvan aanbodbestanden per week getoond worden in de client. Verwijderde ingangen worden automatisch weer toegevoegd door de tabvul procedure.

Veld	Uitleg
Code	1 positie - letter of cijfer, zie Code hieronder voor verdere uitleg
Omschrijving	Verplicht, de naam voor het aanbodbestand
Reeks	verplicht, keuze uit TABNBR
Type	Keuze uit: S - NBD - gestaffeld J - NBD - zonder staffels N - NBD - niet inlezen O - Overig
Abonnement	Abonneecode van de organisatie bij NBD Biblion. Enkel in te vullen indien men de titelbestanden via de API binnenhaalt. Zie Aanbodbestanden inlezen via de NBD Biblion - API

Code

NBD Biblion stuurt sinds begin maart 2016 veel meer aanbodbestanden waardoor vooral de timing bij Plankklaar in het nauw kan komen. Om in de toekomst ooit 'op de automaat' aanbodbestanden te kunnen inlezen is in april 2016 de bestaande tabel bij iedereen vervangen door codes volgens onderstaand model.

Hierin heeft een groot deel van de codes een vaste betekenis

Type J / S / N
De bestanden met de codes 0 t/m J zouden door OCLC kunnen worden ingelezen (type J / S -- danwel N).

Type O - Overig
De volgende codes krijgen type O - overig:

K t/m N: Deze codes kunnen gebruikt worden voor incidentele, wisselende bestanden, bijv. thema-aanbiedingen. De omschrijving 'Zie toelichting' is heel bruikbaar: attendeert de bestelbeheerder dat hij een toelichting op de inhoud moet gegeven voor collectievormers en attendeert meteen ook de collectievormers op zo'n toelichting. Uiteraard kun je andere omschrijvingen gebruiken.
O t/m S: Deze codes hebben een vaste betekenis. De O wordt door de programmatuur uitgedeeld bij menukeus 'onderhoud importeren', de S wordt bij het inlezen apart afgehandeld. Daarom zijn betekenisdragende niet-incidentele overige aanbodbestanden tussen de O en de S geplaatst.
T t/m Z: Deze codes zijn vrij; hier worden aanbodbestanden van andere leveranciers zoals Medio-Europe in ondergebracht.

Hieronder het stramien. De naamgeving kan lokaal afwijken. Alleen de codes voor bestanden die zelf ingelezen worden dienen aanwezig te zijn. Het is wel handig om altijd minstens één vrije code te hebben (groep K t/m N). Daarmee kan de bestelbeheerder incidentele bestanden als themalijsten inlezen of fouten opvangen.

Code	(aanbod)Bestand	Type (inlezen)
0	Nederlands	S/J/N
1 (*)	gereserveerd voor NBD Biblion
2	buitenl.rom Volw geleverd t/m aanbod 201903	S/J/N
3 (*)	gereserveerd voor NBD Biblion
4	gereserveerd voor NBD Biblion
5	gereserveerd voor NBD Biblion
6	muziek	J/N
7	bladmuziek	J/N
8 (*)	AVM	J/N
9	medianieuws	J/N
A (*)	extra aanbod MA	J/N
B (*)	extra aanbod DI	J/N
C (*)	extra aanbod WO	J/N
D (*)	extra aanbod DO	J/N
E (*)	extra aanbod VR	J/N
F (*)	express totaal aanbod
G	gereserveerd voor OCLC
H	Toptitels	J/N
I	gereserveerd voor OCLC
J	gereserveerd voor OCLC
K	zie toelichting (de bestelbeheerder zal/kan de inhoud van dit bestand in de toelichting verklaren, bijv. 'themalijst onderbouw')	O
L	zie toelichting	O
M	zie toelichting	O
N	zie toelichting	O
O	ONDERHOUD	O
P	Intern aanbod, I.A.I.	O
Q	algemeen - reserve	O
R	CDR-vooraanbieding	O
S	SO-AANBOD	O
T (*)	gereserveerd voor OCLC	O
U	Lokaal - reserve	O
W	Lokaal - reserve	O
V	Lokaal - reserve	O
X	Lokaal - reserve	O
Y	Lokaal - reserve	O
Z	Lokaal - reserve	O

(*) = Wordt ook gebruikt bij inlezen bestanden via de NBD Api

Door OCLC beheerde tabellen

TABBBC – Clustercode aanbod

Tabel met de door NBD Biblion gedefinieerde aanbodclustercodes (kmc B120). De omschrijving wordt in bestelbeheer zichtbaar bij de diverse aanbodregels op het titeldetailscherm.