BIOS-rapporten (voor Belgie)

Voorbereiding BIOS-analyse

Het aanmaken van een BIOS-analyse doe je in Collecties. De eerste stap is het maken van de vestigingsclusters, dit doe je onder Systeemtabellen (RCB | BCB) – (G_VSI) Vestigingsclusters. Voor de BIOS-statistieken moet 1 vestigingscluster aangemaakt worden:

In deze vestigingscluster worden alle instanties met dezelfde indeling opgenomen. Dit kan middels een script toegevoegd worden of handmatig. Dit ziet er dan als volgt uit:

Daarna moet 1 collectiecluster aangemaakt worden, dit doe je onder Systeemtabellen (RCB | BCB) – (G_SCI) Collectieclusters:

In de bestaande collectiecluster zijn alle collecties al gedefinieerd op basis van ‘Bios 3 Handleiding gegevensregistratie openbare bibliotheken (januari 2015)’ van de Vlaamse overheid. Als er aanpassingen gedaan moeten worden, dan kan dit met gebruik van de SCAT-code, de materiaalcode of een combinatie van beiden.

• Code: vul hier de SCAT-code in. Hier kan gebruik gemaakt worden van de wildcard (*) om alle SCAT-codes mee te laten nemen. Moeten bijvoorbeeld alleen de SCAT-codes meegenomen worden die met een 2 beginnen, vul dan 2 in (zonder *).
• Materiaal: vul hier de materiaalcode in. Een materiaalcode bestaat uit 2 posities en er gaat een min-teken (–) aan vooraf. Sluit de materiaal code regel met een –, dat is de begrenzing. Als in een SCAT meerdere RMT’s zitten en u wilt deze niet allemaal in dit cluster dan vult u bij 'Materiaal' de gewenste codes in. Er mag geen komma tussen de codes: -D2-U2-. Of u vult de eerste letter van het materiaal in gevolgd door de wildcard (*). G* betekent materiaalcode beginnend met een G: G1 tot en met GZ.
• Omschrijving: vul hier een naam in die uw keuzes hierboven beschrijft.

Een voorbeeld: Hieronder worden alle SCAT-codes meegenomen, omdat er een * staat ingevuld en zo worden alle exemplaren met Materiaalcode B4 als Jeugd fictie geteld.

NB: Voor de tijdschriftabonnementen is cluster 0007 beschikbaar. Tijdschriftabonnementen worden in de programmatuur hardcoded geteld dit cluster. Er hoeft geen scat te worden ingevuld.

BIOS-analyse maken

Vervolgens moet onder Collectiebeheer RCB – RCB analyse een nieuwe analyse aangemaakt worden. Hier hoeven slechts 6 velden ingevuld te worden:

• 1. Omschrijving: Geef een duidelijke omschrijving op.
• 2. Bezit per: Dit moet altijd de laatste dag van de afgelopen maand zijn. Belangrijk: Voor de rapporten over de leners (daisy en leners) wordt het jaar uit de datum in dit veld gebruikt. De rapporten zullen altijd worden opgemaakt over het kalenderjaar wat hier ingevuld is.
• 3. Uitleningen van: Dit moet de eerste dag van de huidige maand zijn, maar dan een jaar geleden. Uitleningen tot: Dit moet de laatste dag van de afgelopen maand zijn. Zo is er een tijdsbestek van precies een jaar gekozen (bijvoorbeeld 01/12/2018 tot 30/11/2019). Belangrijk: Voor de rapporten over de materialen (AVM, Gedrukte materialen, Magazijn en Wissel) worden de data in deze velden gebruikt.
• 4. Vestigingscluster: Kies hier het vestigingscluster dat je hiervoor aangemaakt hebt.
• 5. Collectiecluster: Kies hier het collectiecluster dat je hiervoor aangemaakt hebt.
• 6. Analyse modus: Dit moet altijd C – BIOS statistiek zijn.

De overige velden onder Analyse-modus hoeven niet ingevuld te worden, omdat Analyse modus C deze instellingen op de achtergrond al aanstuurt. Het wijzigen van deze velden heeft hiervoor daarom geen effect.

Door op Ok te klikken wordt de analyse opgeslagen en direct uitgevoerd. Het kan enige tijd duren voordat de analyse klaar is. In de kolom ‘Status’ kan de status worden gecontroleerd, als deze op ‘afgerond’ staat, is de analyse klaar.

BIOS-rapporten

De laatste stap is het downloaden van de rapporten. Dit kan gedaan worden door op Rapporten – BIOS rapporten te klikken.

Selecteer daarna het uit te draaien BIOS-rapport uit het drop-down menu en selecteer daarna de juiste analyse.

Als er op Ok geklikt wordt, zal er direct automatisch een Excel-bestand gedownload worden. Afhankelijk van de gemaakte keuze zal er een rapport gedownload worden met één van deze zes namen:

• avm.xlsx
• gedruktematerialen.xlsx
• magazijn.xlsx
• wissel.xlsx
• publiek_kaarten.xlsx
• publiek_leners.xlsx

De definitie van de rapporten zelf is te vinden in ‘Bios 3 Handleiding gegevensregistratie openbare bibliotheken (januari 2015)’ van de Vlaamse overheid.