Koppelen

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Menukeus om exemplaren aan titelbeschrijvingen te koppelen buiten acquisitie om, bijvoorbeeld schenkingen of lokale aanschaf.

Het koppelscherm toont alle velden. Als dit niet het geval is, kun je het scherm groter maken door de kaders te schuiven.

Koppelen zonder factuur

Scherm Koppelen zonder factuur

Vanaf versie 7.0.7 wordt in het koppelscherm de Tijdelijke kast getoond. Het veld Leenrecht is niet meer zichtbaar.

Velden linkerkant van het scherm

Veld	Uitleg
Scan bestelnummer of ISBN	Zet de juiste titel voor door het bestelnummer of ISBN te scannen. Je kunt ook op de knop 'Zoek titel in catalogus' klikken (sneltoets Alt-C) en een titel kiezen. Naast ISBN-nummers kun je ook op EAN-nummers zoeken. Let op: als het gescande ISBN-nummer bij meerdere titels voorkomt, krijg je hier geen melding van en wordt de eerste titel gekozen voor het koppelen.
Koppelen	Vink aan dat je koppelt zonder factuur, bijvoorbeeld bij schenkingen.
Leverancier	nvt
Titel	Hier verschijnt de titel met, indien aanwezig, het aantal reserveringen voor de titel (knipperende attendering).
Vestiging/Eigenaar	Maak – indien bevoegd – de juiste keuze voor Vestiging en Eigenaar. Deze zijn onafhankelijk van elkaar te wijzigen.
Typering	Bij titels met een dubbeltypering moet je bovendien de typering controleren en deze mogelijk aanpassen. Bij keuze 4 of 5 zal Wise het exemplaar als Jeugd-exemplaar beschouwen. Bij alle overige codes wordt het exemplaar als 'niet-jeugd' behandeld.
Materiaal	Dropdownmenu met vermelding van materiaalsoorten (RMT's) Voor BE: Vanaf 7.0.7 worden alleen de in gebruik zijnde materiaalsoorten getoond met boven in de lijst een lege regel. De lijst wordt alfabetisch samengesteld op basis van de reglementtabel van de (plaats)vestiging.
Stat.cat	Op grond van de nu bekende gegevens zal Wise de SCAT uit de titelbeschrijving ophalen en de plaatsingsgegevens genereren.
Kast	In welke kast wordt dit exemplaar geplaatst volgens de kastentabel
Etiketmethode	Etiketmethode volgens de kastcon tabel, is eventueel aan te passen.
Taal	Vanaf versie 7.1.0 toont de dropdown box Taal alleen de talen waarbij het veld Taal romans is ingevuld. Zie Systeemtabellen Titels
AVI	Vanaf versie 7.1.0 toont de dropdown box AVI de AVI's afkomstig uit de systeemtabellen AVI.
Niet tellen als aanschaf (RCB)	De instelling 'niet tellen als aanschaf RCB' volgt initieel de instellingen van de systeemoptie NTAARCB. Per exemplaar kan van de instelling worden afgeweken. Vinkje: te koppelen exemplaar wordt niet meegeteld in de aanschaf van RCB. Als een titel voorstaat in het koppelscherm wordt het vinkje wel of niet gevuld, afhankelijk van de systeemoptie.
Exem.prijs	Kan overgeslagen worden bij koppelen zonder factuur, exemplaarprijs in titeldetailscherm wordt € 0,00 Wil je handmatig een prijs invoeren? Vul het prijsveld in. Wil je de titelprijs in het exemplaar? Dubbelklik met de muis in het prijsveld.
Vanaf versie 7.0.7 : Tijdelijke kast	Wanneer van toepassing, kan een tijdelijke kast worden ingesteld voor dit exemplaar.
Transportbon	Aangevinkt en aangesloten op een 'dymo-achtige printer' zal er ter plekke een etiket geprint worden.
Rugetiket	Aangevinkt en aangesloten op een 'dymo-achtige printer' zal er ter plekke een etiket geprint worden. Zonder een dergelijke printer wordt er een regel weggeschreven in een batch met de naam 'etiket-<vestigingsnr>-<datum>’. Die batch wordt gedurende de dag gevuld en kan aan het eind van de dag (volgende morgen) afgedrukt worden. Deze batch kan niet in gedeeltes worden afgedrukt. Zijn kleine plukjes gewenst dan kun je beter een van de menukeuzes uit Exemplaren > Etiketten gebruiken.
Barcode-etiket	Aangevinkt en aangesloten op een 'dymo-achtige printer' zal er ter plekke een etiket geprint worden. Zonder een dergelijke printer wordt er een regel weggeschreven in een batch met de naam 'barcode-<vestigingsnr>-<datum>’. Die batch wordt gedurende de dag gevuld. Bij het afdrukken zullen altijd alle regels afgedrukt worden. Daarom kan de inhoud het best aan het eind van de dag (of begin volgende morgen) afgedrukt worden. Deze batch kan gedurende dag afgedrukt worden. Daarna gemaakte barcodes zullen in een nieuwe batch met dezelfde datum maar met een extra volgnr aangemaakt worden.
Periode	Bij 'TJP'-titels wordt ook rubriek 'periode' aangeboden met betekenis JJJJ/JJ. Invullen als 2024 of 2024/25. Let op juiste interpunctie. Op positie 5 zal een slash opgeslagen worden als er 7 tekens ingevoerd zijn. Zijn er 6 tekens ingevoerd dan zal op positie 5 een min-teken worden opgeslagen.

Rond het koppelproces af met de knop 'Koppel dit exemplaar'. Nu verschijnt een nummer in het barcodeveld, afhankelijk van de koppelmethode.

Het is niet mogelijk om het bestelnummer van de titel als barcodenummer te gebruiken!

Overige knoppen

Veld	Uitleg
Koppel dit exemplaar	Hiermee rond je het koppelproces af. Er verschijnt een nummer in het barcodeveld, afhankelijk van de koppelmethode.
Detail Exempl	De in de sessie gekoppelde exemplaren kun je terugkijken met de knoppen in de onderste regel van het scherm 'gekoppeld' en 'detail'.
Snelkoppelen	Snelkoppelen betekent dat als je meerdere exemplaren van de dezelfde titel voor de dezelfde vestiging en plaatsinggegevens wilt koppelen, je dan niet telkens op 'Koppel exemplaar' hoeft te klikken. De plaatsinggegevens worden default uit de kastcon gehaald. Scan een exemplaar-barcode en er wordt automatisch op het knopje geklikt. Voor BE: De ingevulde gegevens in het koppelscherm blijven staan tot de volgende titel gekozen wordt.
Volgende titel	Is bedoeld om een volgende titel te koppelen, zonder het scherm te verlaten. Het scherm toont weer de startpositie om een titel te zoeken of een nummer te scannen/typen.
Quit	Hiermee sluit je het koppelscherm af.
Koppelmethode	Rechtsboven in de groene balk wordt de in gebruik zijnde koppelmethode getoond. Als je op deze knop klikt, opent er een menu waarin je de koppelmethode kunt aanpassen. Een gekozen methode blijft actief tijdens de sessie – tenzij je voor meerdere vestigingen door elkaar koppelt waarvoor verschillende koppelmethodes zijn ingesteld. Zolang je werkt met een afwijkende koppelmethode heeft de knop rode letters. Bij koppelmethode 1 en 5 kun je eigen nummers ingeven. Geef je als zebra een ISBN van 13 posities op dan zal dat als barcode worden geweigerd.

Koppelen met factuur

Bestellingen gedaan bij de boekhandel 'om de hoek', of via besteladministratie bij een leverancier zonder dat er gebruik wordt gemaakt van elektronische bestelbestanden, moeten gekoppeld worden met factuur, indien er met budgetten wordt gewerkt. Hieronder vind je een beschrijving van de velden in het scherm (zie Scherm Koppelen met factuur) en een beschrijving van het proces van koppelen met factuur (zie Proces Koppelen met factuur)

Bij koppelen met factuur telt elk exemplaar mee als aanschaf in de RCB. De systeeminstelling NTAARCB speelt geen rol.

Scherm Koppelen met factuur

Het scherm bestaat uit een aantal onderdelen en velden. Deze worden hieronder per veld toegelicht (waar relevant).

Vanaf versie 7.0.7 wordt in het koppelscherm de Tijdelijke kast getoond. Het veld Leenrecht is niet meer zichtbaar.

Velden linkerkant van het scherm

Veld	Uitleg
Scan bestelnummer of ISBN	Zet de juiste titel voor door of het bestelnr of ISBN te scannen, danwel op de knop 'Zoek titel in catalogus' te klikken (sneltoets Alt-C) en een keuze te maken. Er kan naast ISBN nummers ook op EAN nummers gezocht worden. ISBN scannen werkt alleen als er slechts 1 unieke hit is; komt het ISBN vaker voor dan moet je opnieuw/anders zoeken.
Koppelen	Vink hier aan dat je koppelt met factuur.
Leverancier	Het kan voorkomen dat een titel bij verschillende leveranciers is besteld. Kies in dat geval voor de leverancier, Wise toont dan alleen de bestellingen bij de gekozen leverancier. Let op: bij het wijzigen van leverancier, moet je daarna de juiste titel selecteren. Pas dan wordt aan de rechterkant bij de factuurinformatie alles goed neer gezet.
Titel	Hier verschijnt de titel met, indien aanwezig, het aantal reserveringen voor de titel (knipperende attendering).
Vestiging/Eigenaar	Maak – indien bevoegd – de juiste keuze voor Vestiging en Eigenaar. Deze zijn onafhankelijk van elkaar te wijzigen.
Typering	Bij titels met een dubbeltypering moet je bovendien de typering controleren en deze mogelijk aanpassen. Bij keuze 4 of 5 zal Wise het exemplaar als Jeugd-exemplaar beschouwen. Bij alle overige codes wordt het exemplaar als 'niet-jeugd' behandeld.
Materiaal	Dropdownmenu met vermelding van alle materiaalsoorten (RMT's). Voor BE: Vanaf versie 7.0.7 worden alleen de in gebruik zijnde materiaalsoorten getoond met boven in de lijst een lege regel. De lijst wordt alfabetisch samengesteld op basis van de reglemententabel van de (plaats)vestiging.
Stat.cat	Op grond van de nu bekende gegevens zal Wise de scat uit de titelbeschrijving ophalen en de plaatsingsgegevens genereren.
Kast	Er verschijnt een melding als er geen kast is gekozen. In NL zal dit bijna niet voorkomen aangezien daar overal de kastcon is ingevuld.
Etiketmethode	Etiketmethode volgens de kastcon tabel, is eventueel aan te passen.
Taal	Vanaf versie 7.1.0 toont de dropdownbox Taal alleen de talen waarbij het veld Taal romans is ingevuld. Zie Systeemtabellen Titels
Hoofdwrd	Het hoofdwoord van de titel. Zie de handleiding ‘Client – titels’ voor meer info over het hoofdwoord. Via systeemoptie HWDNOSP kun je instellen of het hoofdwoord spaties mag bevatten.
Exem.prijs	Wordt gevuld met de prijs uit de gegevens van de factuur. Exemplaarprijs en factuurprijs zijn losgekoppeld. Het is nu mogelijk om een afwijkend bedrag bij het exemplaar in te vullen.
Vanaf versie 7.0.7 : Tijdelijke kast	Wanneer van toepassing, kan een tijdelijke kast worden ingesteld voor dit exemplaar.
Transportbon	Aangevinkt en aangesloten op een 'dymo-achtige printer' zal er ter plekke een etiket geprint worden.
Rugetiket	Aangevinkt en aangesloten op een 'dymo-achtige printer' zal er ter plekke een etiket geprint worden. Zonder een dergelijke printer wordt er een regel weggeschreven in een batch met de naam 'etiket-<vestigingsnr>-<datum>’. Die batch wordt gedurende de dag gevuld en kan aan het eind van de dag (volgende morgen) afgedrukt worden. Deze batch kan niet in gedeeltes worden afgedrukt. Zijn kleine plukjes gewenst dan kan beter een van de menukeuzes uit 'Exemplaren > Etiketten' gebruikt worden Indien de optie "BATCHPU" aan staat (op vestigingsniveau) dan worden bij het koppelen de printbatches voor etiketten en barcode per gebruiker (actorid) aangemaakt. Zonder deze optie zijn de printbatches per vestiging. De batch naam zal dan worden opgebouwd als Naam-Vestiging-ActorID-Datum.
Barcode-etiket	Aangevinkt en aangesloten op een 'dymo-achtige printer' zal er ter plekke een etiket geprint worden. Vul zonodig de tabel LBLEXM aan, neem contact op met functioneel beheer. Zonder een dergelijke printer wordt er een regel weggeschreven in een batch met de naam 'barcode-<vestigingsnr>-<datum>’. Die batch wordt gedurende de dag gevuld. Bij het afdrukken zullen altijd alle regels afgedrukt worden. Daarom kan de inhoud het best aan het eind van de dag (of begin volgende morgen) afgedrukt worden. Deze batch kan gedurende dag afgedrukt worden. Daarna gemaakte barcodes zullen in een nieuwe batch met dezelfde datum maar met een extra volgnr aangemaakt worden. Indien de optie "BATCHPU" aan staat (op vestigingsniveau) dan worden bij het koppelen de printbatches voor etiketten en barcode per gebruiker (actorid) aangemaakt. Zonder deze optie zijn de printbatches per vestiging. De batch naam zal dan worden opgebouwd als Naam-Vestiging-ActorID-Datum.
Periode	Bij 'TJP'-titels wordt ook rubriek 'periode' aangeboden met betekenis JJJJ/JJ. Invullen als 2024 of 2024/25. Let op juiste interpunctie. Op positie 5 zal een slash opgeslagen worden als er 7 tekens ingevoerd zijn. Zijn er 6 tekens ingevoerd dan zal op positie 5 een min-teken worden opgeslagen.

Factuurgegevens

De rechterkolom is specifiek voor factuurgegevens bij koppelen met factuur.

Veld	Uitleg
Factuurnummer	Vul een al dan niet fictief factuurnummer in in het veld 'Factuurnummer', bijv. <BKHdatum van vandaag>. Het kan zijn dat het veld al ingevuld is met de gegevens uit de orderadministratie, wanneer er gewerkt wordt met interne aanbodbestanden en de verwerking daarvan. Of met een andere leverancier dan NBD Biblion. Dit veld kan ingevuld / overschreven worden met de gewenste factuurnummer of factuurnaam.
Factuurprijs	Vul de prijs van de factuur in.
Leverancier	Kies de leverancier.
Bestelnummer	Vul eventueel een bestelnummer in (niet verplicht).
Budget	Hier wordt het budget aangeboden waarop de kosten van het te koppelen exemplaar dienen te vallen. Als het nodig is kun je hier een ander budget kiezen.
Reset	De factuurgegevens worden gereset, waardoor exemplaren van een volgende factuur gekoppeld kunnen worden, zonder het scherm te verlaten.

Overige knoppen

Veld	Uitleg
Koppel dit exemplaar	Hiermee rond je het koppelproces af. Er verschijnt een nummer in het barcodeveld, afhankelijk van de koppelmethode.
Detail Exempl	De in de sessie gekoppelde exemplaren kunnen met de knoppen in de onderste regel van het scherm 'gekoppeld' en 'detail' teruggekeken worden.
Snelkoppelen aan/uit	Snelkoppelen betekent dat als je meerdere exemplaren van de dezelfde titel voor de dezelfde vestiging en plaatsingsgegevens wil, koppelen, je dan niet telkens op 'Koppel dit exemplaar' hoeft te klikken. Met snelkoppelen kun je simpelweg een exemplaar-barcode scannen en er wordt automatisch op het knopje geklikt.
Volgende titel	Is bedoeld om een volgende titel te koppelen, zonder het scherm te verlaten. Het scherm toont weer de startpositie om een titel te zoeken of een nummer te scannen/typen.
Quit	Hiermee sluit je het koppelscherm af.
Koppelmethode	Rechtsboven in de groene balk wordt de in gebruik zijnde koppelmethode getoond. Als je op deze knop klikt, opent er een menu waarin je de koppelmethode kunt aanpassen. Een gekozen methode blijft actief tijdens de sessie – tenzij je voor meerdere vestigingen door elkaar koppelt waarvoor verschillende koppelmethodes zijn ingesteld. Zolang je werkt met een afwijkende koppelmethode heeft de knop rode letters. Bij koppelmethode 1 en 5 kun je eigen nummers ingeven. Geef je als zebra een ISBN van 13 posities op dan zal dat als barcode worden geweigerd.

Proces Koppelen met factuur

Vink 'Met factuur' aan bovenin het scherm. In de rechterkolom kun je nu de factuurgegevens invullen. Volg de volgende stappen:

Vul een al dan niet fictief factuurnummer in in het veld 'Factuurnummer', bijv. <BKHdatum van vandaag>. Het kan zijn dat het veld al ingevuld is met de gegevens uit de orderadministratie, wanneer er gewerkt wordt met interne aanbodbestanden en de verwerking daarvan. Of met een andere leverancier dan NBD Biblion. Dit veld kan ingevuld / overschreven worden met de gewenste factuurnummer of factuurnaam.
Vul de factuurprijs in.
Kies de leverancier.
Vul eventueel een bestelnummer in.
Bij veld 'Budget' wordt het budget aangeboden waarop de kosten van het te koppelen exemplaar dienen te vallen. Als het nodig is kun je hier een ander budget kiezen.
Klik op 'Koppel dit exemplaar'. Er verschijnt een nummer in het barcodeveld, afhankelijk van de gebruikte koppelmethode.

Ná koppelen van het eerste exemplaar van de factuur blijven de ingevulde velden van vestiging, eigenaar, factuurnummer, prijs, leverancier en budget gevuld.

Volgende titel van de factuur
Wil je meerdere titels koppelen van een en dezelfde factuur? Ga dan verder met de volgende stappen:

Klik na het koppelen van de eerste titel op 'Volgende titel'. Na zoeken van de volgende titel of scannen van bestelnummer/ISBN komen de factuurgegevens weer in beeld.
Pas eventueel de factuurprijs en/of de leverancier aan.
Het budget is bepaald, maar kan zo nodig gewijzigd worden
Klik op 'Koppel dit exemplaar'.

Volgende factuur
Als je een volgende factuur wil verwerken, hoef je het scherm niet te verlaten. Klik op 'Reset', waardoor de velden van de factuurgegevens geschoond worden en je de volgende factuur kan verwerken.

Proces afronden
Als je klaar bent met koppelen, kun je het scherm sluiten met 'Quit'. Je kunt de factuur vervolgens terugvinden bij Titels > Orderadministratie > Afgehandelde facturen. De status van de factuur is Betaald.

Het is niet mogelijk om het bestelnummer van de titel als barcodenummer te gebruiken.

Verschillen met koppelen in België

Voor BE:

In België wordt een ander koppelscherm gebruikt.

Hierbij is het mogelijk is om handmatig de etiketmethode te selecteren. Afhankelijk van de gekozen etiketmethode, worden de bijbehorende codes uit de titel gehaald en getoond. Dit kan, indien nodig, aangepast worden.

Voor etiketmethodes met Siso geldt dat de plaatsing er als volgt uit ziet:

etiketmethodes siso.png