Koppelen met bestelbestanden
Materialen, besteld bij de NBD en/of Medio Europe, komen binnen met een (elektronische) factuur en moeten worden gekoppeld via Koppelen met bestelbestanden. Binnen deze menukeus wordt een koppeling gemaakt tussen de bestel-, de order- en de factuurregel.
Ook materialen besteld bij andere leveranciers waarbij men gebruik maakt van de elektronische bestanden, moeten op deze manier gekoppeld worden.
Wanneer een dergelijk besteld exemplaar niet gekoppeld wordt via deze menu-ingang (NBD/Meu koppelen of Koppelen met elektr. bestanden), dan blijft de in bestelling zijnde regel staan.
Vanaf 7.1.0 wordt bij het koppelen met bestelbestanden de informatie opnieuw uit de titel opgehaald. Hierdoor zullen wijzigingen in de titel nadat een bestelling is geplaatst, meteen meekomen in het nieuwe exemplaar.
Ook exemplaren die in de orderadministratie dmv een 'Nieuwe factuur' zijn aangemaakt dienen via Koppelen met bestelbestanden gekoppeld te worden.
Vanaf versie 7.0.6 is in alle koppelschermen het veld 'Etiketmethode' ingebouwd:
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Scan bestelnr of ISBN |
Zet de juiste titel voor door of het bestelnummer of ISBN te scannen, danwel op de knop 'Zoek titel in catalogus' te klikken (sneltoets Alt-C) en een keuze te maken. Er kan naast ISBN nummers ook op EAN nummers gezocht worden. ISBN scannen werkt alleen indien er slechts één unieke hit is. |
|
Leverancier |
Specifiek bedoeld voor die vestiging die in de besteladministratie bestellingen plaatst bij een andere leverancier dan de NBD. Bij het koppelen met bestelbestanden kan binnen een titel gekozen worden voor de bestellingen gedaan bij de andere leverancier(s). |
|
Per vestiging |
Gekozen kan worden of er per vestiging gekoppeld moet worden (was per doos). In het keuzescherm worden die vestigingen getoond waarvoor de ingelogde vestiging mag koppelen. |
Vervolgens worden alle exemplaren van de opgevraagde titel waarvoor gekoppeld mag worden getoond. De getoonde exemplaren kunnen gesorteerd worden door op een van de kolomheaders te klikken.
Klik het exemplaar dat gekoppeld moet worden aan. Het scherm toont nu:
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Titelgegevens |
De velden zijn gevuld door het inlezen van het bestelnummer of ISBN. |
|
Koppelmethode |
Welke koppelmethode wordt er gebruikt (vestigingsgebonden). Door op dit woord te klikken verschijnt er een afrolmenu met andere mogelijkheden. Een gekozen methode blijft actief tijdens de sessie – tenzij er voor meerdere vestigingen door elkaar gekoppeld wordt waarvoor verschillende koppelmethodes zijn ingesteld. Bij wijzigen van vestiging wijzigt de koppelmethode mee. Zolang wordt gewerkt met een afwijkende koppelmethode heeft de knop rode letters. |
|
(Knipperende) attendering |
Reserveringen: aantal wordt weergegeven. Exemplaar moet na koppelen worden ingenomen om een reservering te honoreren. |
|
Koppelopmerking |
De bij het bestellen ingevoerde koppelopmerking komt tijdens het koppelen naar voren. Onderneem de benodigde actie. De koppelopmerking blijft bewaard en is bij details van het exemplaar bij notities terug te vinden. |
Let op:
Voor NL: Als bij het koppelen de juridisch eigenaar wordt aangepast dan wijzigt het budget niet. Is een exemplaar besteld voor vestiging 1234 en wordt bij koppelen de eigenaar 5678, dan blijft het budget van vestiging 1234 intact.
Voor BE: Als bij het koppelen de juridisch eigenaar wordt aangepast, wordt het budget overeenkomstig berekend.
Eindig met de knop 'Koppel dit exemplaar'. Nu verschijnt een nummer in het barcodeveld, afhankelijk van de gebruikte koppelmethode.
Het is niet mogelijk om het bestelnummer van de titel als barcodenummer te gebruiken.