Opzet en installatie

Algemene opzet

De tijdschriften/abonnementenadministratie richt zich op het beheren van de tijdschriftabonnementen en op het beheren/controleren van de te ontvangen afleveringen. Per titelbeschrijving kan worden opgegeven welke vestigingen een of meerdere abonnementen hebben op de te verschijnen exemplaren van de betreffende titel.

De administratie hangt aan een soort 'moedertitel' . Het verdient de voorkeur de 'roepnaam' van dergelijke moedertitels in de titelbeschrijving te gebruiken en niet de formele. Deze 'roepnaam'-titel zal over het algemeen kort zijn. Indien naast het voeren van de administratie tegelijk ook fysieke exemplaren moeten worden gekoppeld, kan deze 'moedertitel' hiervoor op twee manieren dienen: Wise kan deze moedertitel verdubbelen per 'jaargang' waar dan de exemplaren aan gekoppeld worden. De moedertitel moet hiervoor titelsoort T (tijdschrift) hebben. Dergelijke 'jaargangtitels' worden door Wise gegenereerd per kalenderjaar danwel schooljaar.

Het is ook mogelijk dat de eventuele fysieke exemplaren niet gekoppeld worden aan jaargangtitels maar allemaal aan die ene moedertitel van de administratie zelf. De moedertitel moet dan titelsoort Periodiek hebben. PM - Dit type is alleen te gebruiken bij weinig abonnementen per titel en weinig afleveringen per abonnement. Zodra een titel nl meer dan ca 1000 exemplaren heeft gaat de verwerking moeizaam (3 jaar Libelle voor 6 abonnementen)

De diverse gegevens t.b.v. de abonnementenadministratie worden opgenomen in de titelbeschrijving (o.a. verschijningsfrequentie), in het abonnement en in de administratie-regel, in het vervolg 'abonnementexemplaar' genoemd.

Installatie

Met systeemoptie BCABON activeert u de administratie.

Catalogus-zoekoptie laten maken:
verzoek indienen bij OCLC via Zendesk. OCLC maakt dan voor deze administratie een aparte catalogus-zoekoptie in de stafcatalogus

Systeemoptie:
Voor de vormgeving van de jaargangtitels is optie ABONTZK beschikbaar. Het effect van deze optie is pas zichtbaar als er een nieuwe jaargangtitel wordt aangemaakt nadat TOMCAT herstart is.

• Met optie ABONTZK wordt de tekst 'Losse nummers JJJJ' als AMA in de jaargangtitel opgenomen
• Zonder optie ABONTZK wordt de tekst 'Jaargang: JJJJ' als AMA in de jaargangtitel opgenomen

Groepering vestigingen:
In tabel Beheer organisatie > bij de vestigingsgroep ABO kan worden ingesteld voor welke andere vestigingen een bepaalde vestiging afleveringen ontvangt en verzorgt.

Locatie gegevens

De abonnementen worden opgeslagen in tabel 'tijdschriften'. De afleveringen-administratie wordt opgeslagen in tabel 'tijdexem'