Betaaloverzicht
Na het inlezen van een factuur in de orderadministratie (zie Orderbestanden importeren) is deze terug te vinden via Opties > Factuur selecteren > Tabblad ontvangen facturen.
Na controle van de factuur wil je deze betaalbaar stellen. Dat kan door het muteren van de betaalstatus via Opties > Betaaloverzicht, maar ook via het overzicht van onbetaalde facturen in Opties > Facturen betalen.
De menu-optie 'Facturen betalen' is zichtbaar in de Orderadministratie onder Opties wanneer de systeemoptie SELINVP ( selecteer factuur om te betalen) actief is.
Betaalbaar stellen via Facturen betalen
Via Opties > Facturen betalen zie je de facturen die nog niet betaalbaar zijn gesteld.
Je kunt de facturen selecteren die je wilt gaan betalen, of alle facturen in keer selecteren via 'Selecteer alles'. Als er van meerdere leveranciers facturen zijn, dan kun je het filter gebruiken om alleen de facturen te zien van de gekozen leverancier.
Vink de factuur aan en klik onderaan het scherm op 'Betaal de geselecteerde'.
Voordat de factuur betaalbaar wordt gesteld komt een vraag die bevestigd moet worden. Ook wordt er melding gemaakt van het totaal te betalen bedrag.
Bekijk Birt rapport
Bij 'Bekijk BIRT rapport' verschijnt een verslag van alle facturen die nog niet betaalbaar zijn gesteld.
Het rapport is identiek aan het rapport dat je uitdraait bij Opties > Betaaloverzicht.
Meer...
Als niet alle facturen zijn, kun je met de knop 'Meer...' de resterende facturen laten tonen.
Betaalbaar stellen via Betaaloverzicht
In het betaaloverzicht kun je de orders betaalbaar te stellen: hierdoor worden de budgetten bijgewerkt.
Kies de juiste leverancier en kies voor 'Muteer betaalstatus' Ja of Nee. Indien geen keuze voor leverancier wordt gemaakt dan worden alle leveranciers geselecteerd.
- Nee: budget wordt niet bijgewerkt, het geeft alleen een overzicht.
- Ja: budget wordt bijgewerkt; het bedrag gaat van kolom Besteld naar kolom Geboekt.
De factuur wordt nu verplaatst van 'ontvangen facturen' naar 'afgehandelde facturen'.
wees in januari alert op de facturen met een factuurdatum uit het afgelopen jaar en van het lopende jaar.
Facturen uit het vorige jaar kunnen betaalbaar gesteld worden. Overleg met de systeembeheer wanneer je facturen uit het lopende jaar betaalbaar kunt stellen. Dit heeft te maken met de jaarafsluiting van de budgetboekingen.
Als na betaling van een factuur in OCLC Wise het budgethoofd bij een exemplaar alsnog gewijzigd wordt, dan heeft deze wijziging invloed op het journaaloverzicht. Eerder gemaakte journaaloverzichten zijn hiermee niet meer correct.