Relaties

Relaties en machtigingen

Bibliotheekklanten (sector BIEB) kunnen elkaar machtigen voor een aantal acties: betalen, verlengen, persoonsgegevens wijzigen (vanaf 8.0.1) en berichtvoorkeuren wijzigen (vanaf 8.0.1). Machtigen werkt via het aanmaken van een relatie. Dit betekent dat bijvoorbeeld een relatie aangemaakt wordt tussen een ouder en een kind. De ouder kan dan gemachtigd worden om een actie zoals verlengen vanuit het eigen account uit te voeren voor het kind.

De kenmerken van machtigen zijn:

De machtigingen/relaties kunnen de klanten zelf instellen/beheren via de Wisecat+ en de app. Ook baliemedewerkers kunnen relaties aanmaken: dit kan in de Wise Client via Tabblad 6 in de Klantenadministratie.
Een machtiging hoeft maar één keer te worden ingesteld. Verder is een machtiging 'systeembreed' te gebruiken. Dus zowel in de Wisecat+ via Mijn Menu als via de app op alle devices (iPhone, iPad, smartphone, etc.) die iemand gebruikt.
Wanneer een klant is gemachtigd, is deze andersom niet automatisch ook gemachtigd om handelingen te verrichten voor de andere klant.

Licentie

Voor het gebruik van deze functionaliteit is een aparte licentie op instantieniveau nodig: de LIC_MACHTIGING. Deze stel je in via systeemWise > systeemWise > Systeem- en automaatlicenties.

Kies de LIC_MACHTIGING die via Hoofdgroep E – WiseClient beschikbaar is. Een licentie is meteen actief per ingestelde startdatum; daarmee is de functionaliteit voor de klant via het menu beschikbaar.

In de Manager hoeft verder niets te worden ingesteld, ook niet bij de Mijn Menu-methode.

Mijn Menu > Relaties

Om een klant te machtigen of om gemachtigd te worden, is het alleen nodig dat beide partijen een geldig abonnement hebben bij dezelfde instantie. Er worden dus geen abonnementsoorten uitgesloten via een beperking in de Mijn Menu-methode. Klanten die elkaar gemachtigd hebben, hebben een relatie in Wise. Het inzien en aanmaken van relaties gebeurt in Mijn Menu > Relaties. Deze menu-optie is beschikbaar licentie LIC_MACHTIGING is geactiveerd. In het scherm zie je:

een overzicht van personen die gemachtigd zijn voor je abonnement
een overzicht van personen voor wie jij gemachtigd bent
een formulier om een nieuwe relatie toe te voegen

In de Wisecat+ kunnen machtigingen worden beheerd door de klanten zelf op basis van wederzijdse instemming: de ene klant verzoekt de machtiging via Mijn Menu, de ander moet dit via het eigen Mijn Menu te bevestigen. Voor het opheffen van een machtiging is maar één klant nodig. Een opgeheven machtiging blijft in beeld tot de ander dit bevestigt.

Klik hier voor een afbeelding van het scherm 'Relaties'

Relatie toevoegen

In het scherm Relaties staat een formulier om een nieuwe relatie toe te voegen. Hier vul je de volgende gegevens in:

Veld	Uitleg
Pasnummer	Vul hier het pasnummer in van de persoon met wie je de relatie wilt aanmaken. Als het pasnummer en de geboortedatum niet matchen, kan de relatie niet worden toegevoegd.
Geboortedatum	Vul hier de geboortedatum in van de persoon met wie je de relatie wilt aanmaken. Als het pasnummer en de geboortedatum niet matchen, kan de relatie niet worden toegevoegd.
Relatie	Kies de gewenste relatie: 'Machtig deze persoon voor mijn abonnement' - in dit geval is de klant zelf de machtiginggever 'Machtig mij voor zijn/haar abonnement' – in dit geval is de klant de gemachtigde, bijvoorbeeld als de klant voor zijn/haar kinderen wil verlengen of betalen
Functie	Kies de gewenste functie: Verlengen Betalen Persoonsgegevens wijzigen (vanaf versie 8.0.1) Berichtvoorkeuren wijzigen (vanaf versie 8.0.1) Let op: als een klant meerdere functies voor de ander wil uitvoeren, moeten er voor iedere functie een machtiging/relatie ingesteld worden.

Machtiging voor instelling:

Bij het toevoegen van een machtiging voor een instelling moet er ook een geboortedatum in Mijn Menu toegevoegd worden. Als workaround kan een fictieve geboortedatum bij de instelling in de Client vastgelegd worden. Hierna is het mogelijk om de machtiging toe te voegen via Mijn Menu. Het is ook mogelijk om een relatie/machtiging toe te voegen via de Client; hierbij is geen geboortedatum nodig.

Tijdens het invoeren van de gegevens is er controle op de invoer:

controle of het pasnummer correct is ingevoerd
controle of de bijbehorende geboortedatum is ingevoerd, en op de juiste wijze
als het eigen pasnummer wordt ingevoerd, wordt dit gemeld (een klant kan niet zichzelf machtigen).

Bevestig de invoer door te klikken op 'Voeg relatie toe'. In het scherm dat volgt, wordt gemeld dat de machtiging is aangevraagd.

Overzicht relaties

In het overzicht van relaties zie je als klant een overzicht van personen die gemachtigd zijn voor je abonnement, en een overzicht van personen voor wie jij gemachtigd bent. In deze overzichten staan de volgende velden:

Veld	Uitleg
Persoon	De persoon die gemachtigd is voor jou, of voor wie jij gemachtigd bent.
Functie	De functie waarvoor de machtiging is ingesteld: Verlengen Betalen Persoonsgegevens wijzigen (vanaf versie 8.0.1) Berichtvoorkeuren wijzigen (vanaf versie 8.0.1) Voor meer informatie over de verschillende functies, zie hieronder bij Functies.
Status	De status van de machtiging. Zie ook hieronder Status machtigingen voor meer informatie.
Actie	De actie(s) die je kunt uitvoeren voor deze machtiging: Bevestigen: Voor het bevestigen van een machtiging, moet een gemachtigde eerst zelf inloggen en de machtiging bevestigen in Mijn Menu op de Relaties pagina. Bovenaan het scherm staat een melding dat er een openstaand machtigingsverzoek klaar staat. Verwijderen: Een relatie die bevestigd is, kan ook weer worden verwijderd. Ook dit moet bevestigd worden door de andere partij. Annuleren: Een aanvrager kan zich bedenken, en een machtiging intrekken – ook al is deze nog niet bevestigd. Door te klikken op 'Annuleren' wordt de aangevraagde machtiging geannuleerd. Ook wanneer een van de partijen bij een machtiging op 'Verwijderen' heeft geklikt, kan dit nog weer worden geannuleerd zolang de andere partij nog niet heeft bevestigd.

Status machtigingen

Er zijn verschillende statussen die je terug kunt zien in het overzicht van relaties. Hieronder staan deze uitgelegd vanuit het perspectief van een klant in Mijn Menu:

Status	Toelichting	Mogelijke acties
Bevestigd	Dit betekent dat de machtiging/relatie actief is. De gemachtigde klant mag de ingestelde functie(s) uitvoeren voor de machtiginggever.	Verwijderen
Nog bevestigen	Dit betekent dat iemand anders iets heeft gedaan dat jij nog moet bevestigen. Specifiek gaat het om deze twee situaties: Iemand heeft een machtigingsverzoek geplaatst om voor jouw abonnement functies te mogen uitvoeren. Je moet nog bevestigen dat dit goed is. Je kunt ook kiezen om het machtigingsverzoek te weigeren. Iemand heeft een machtigingsverzoek geplaatst zodat jij functies mag uitvoeren voor het abonnement van die ander. Je moet nog bevestigen dat dit goed is. Je kunt ook kiezen om het machtigingsverzoek te weigeren.	Bevestigen Weigeren
De ander moet dit bevestigen	Dit betekent dat jij iets hebt gedaan dat de ander nog moet bevestigen. Specifiek gaat het om deze twee situaties: Je hebt een machtigingsverzoek geplaatst om voor iemand anders functies te mogen uitvoeren. Die andere persoon moet nog bevestigen dat dit goed is. Je hebt een machtigingsverzoek geplaatst zodat iemand anders functies voor jou mag uitvoeren. Die andere persoon moet nog bevestigen dat dit goed is. Je kunt het machtigingsverzoek nog intrekken via de actie 'Annuleren'.	Annuleren
Verwijderen van machtiging nog bevestigen	Dit betekent dat de ander een machtiging probeert te verwijderen. Het houdt in dat de ander niet meer wil dat jij functies voor hen kunt uitvoeren, of dat die ander niet meer functies voor jou wil uitvoeren. Je moet het verwijderen van de machtiging bevestigen.	Bevestigen
De ander moet het verwijderen van de machtiging nog bevestigen	Dit betekent dat je een machtiging die eerder bevestigd is, probeert te verwijderen via de knop 'Verwijderen'. Het houdt in dat je niet meer wilt dat iemand anders functies voor jou kan uitvoeren, of dat je zelf niet meer functies wilt uitvoeren voor een ander. De ander moet het verwijderen van de machtiging nog bevestigen. Zolang het verwijderen nog niet bevestigd is door de ander, kun je nog kiezen om het verwijderen te annuleren.	Annuleren

Géén mailberichten

Het instellen van de machtigingen wordt via het scherm stap-voor-stap ondersteund. Meldingen geven aan hoe het proces verloopt; wanneer iets niet goed is ingevoerd, wordt dit gemeld.

Er worden daarom GEEN mailberichten verzonden, over bijvoorbeeld het wijzigen van een status of een bevestiging (mogelijk op termijn wel, maar vooralsnog is de functionaliteit vooral gericht op gebruik 'binnen het gezin': ouders verlengen materialen voor hun kinderen).

Functies

Verlengen

Materialen kunnen worden verlengd via Mijn Menu > Wat heb ik thuis. Diegene die gemachtigd is om te verlengen heeft er een tabblad bijgekregen. De klant kan nu verlengen voor 'mijzelf' en voor de ander.

Er moet per tabblad worden verlengd (materialen aanvinken > verlengen > volgend tabblad aanvinken > materialen aanvinken > verlengen). Als er niet verlengd kan worden, wordt dit gemeld. Eventuele kosten voor boete en verlengen worden geboekt bij de desbetreffende klant.

Financiële verplichtingen?
Wanneer de gemachtigde zelf te hoge of te oude financiële verplichtingen heeft, dit wordt gemeld, kan er NIET verlengd worden: noch voor zichzelf, noch voor de ander.

Heeft een klant exemplaren in bezit die te laat zijn, dan wordt dit gemeld in de Wisecat+ en in de app, voor zowel de klant als eventuele relaties. Bij het inloggen wordt geteld welke exemplaren van relaties te laat zijn. Voor de sector BIEB in de app en in de Wisecat+ worden de exemplaren die op school te laat zijn, genegeerd.

Betalen

Bij de gemachtigde worden zowel de eigen als de openstaande registraties van de machtiginggever getoond. De registraties van laatstgenoemde worden gemarkeerd met een cijfertje tussen haakjes: (1) (2) (3) etc. afhankelijk van het aantal personen die gemachtigd hebben.

Wanneer wordt betaald via een gemachtigde, wordt in het overzicht gespecificeerd welke posten bij welke klant horen: per post wordt met ¹en²en³(etc.) aangegeven dat een post bij klant ¹ klant ² of klant ³ (etc.) hoort. Posten kunnen hierdoor in één keer worden betaald.

Door posten aan te vinken, kunnen deze worden betaald. De betaalde registraties worden geboekt bij de machtiginggever (degene voor wie de registratie is aangemaakt), niet bij de gemachtigde (de persoon die de registratie heeft betaald).

Persoonsgegevens wijzigen (vanaf versie 8.0.1)

Bij de gemachtigde worden zowel de eigen als de gegevens van de machtiginggever getoond.

Het is dan mogelijk om e-mailadres, telefoonnummers, leenhistorie en melding 'titel eerder geleend' aan te passen. Abonnementen kunnen niet worden aangepast.

Berichtvoorkeuren wijzigen (vanaf versie 8.0.1)

Bij de gemachtigde worden zowel de eigen als de berichtvoorkeuren van de machtiginggever getoond.

Machtigen in de app

Ook in de app kan de klant via de menu-optie 'Relaties' machtigingen instellen. Voor een stap-voor-stap uitleg, zie Machtigen via de Wise App.