Machtigen via de Wisecat+

Wat zijn 'machtigingen'?

Bibliotheekklanten (sector BIEB) kunnen elkaar machtigen om te verlengen of om te betalen. Dit gaat door het aanmaken van een relatie. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld ouders met slechts één keer inloggen de materialen van/voor hun kinderen verlengen en/of registraties betalen.

De machtigingen/relaties kunnen de klanten zelf instellen/beheren via de Wisecat+ en de app.
Verlengen voor een ander gaat via Mijn Menu > 'Wat heb ik thuis'. Eventuele kosten die met het verlengen gemoeid zijn (te laat, verlengkosten) zullen door de verlengdialoog bij de actor van het geleende worden gelaten.
Is een klant gemachtigd om voor een ander te betalen, dan zijn de registraties in één overzicht te vinden bij de specificatie van openstaande posten.
Een machtiging hoeft maar één keer te worden ingesteld. Verder is een machtiging 'systeembreed' te gebruiken. Dus zowel in de Wisecat+ via Mijn Menu als via de app op alle devices (iPhone, iPad, smartphone, etc.) die iemand gebruikt.

Licentie

Voor het gebruik van deze functionaliteit is een aparte licentie op instantieniveau benodigd: de LIC_MACHTIGING. Deze moet worden ingesteld via systeemWise > systeemWise > Systeem- en automaatlicenties.

Kies de LIC_MACHTIGING die via Hoofdgroep E – WiseClient beschikbaar is. Een licentie is meteen actief per ingestelde startdatum; daarmee is de functionaliteit voor de klant via het menu beschikbaar.

In de Manager hoeft verder niets te worden ingesteld, ook niet bij de Mijn Menu-methode.

Machtigingen instellen

Om een klant te machtigen of om gemachtigd te worden, is de enige vereiste dat deze een geldig abonnement heeft bij dezelfde instantie. Er worden dus geen abonnementsoorten uitgesloten via een beperking in de Mijn Menu-methode.

Wanneer een klant is gemachtigd, is deze andersom niet automatisch gemachtigd om handelingen te verrichten voor de andere klant.

Een machtiging hoeft maar één keer te worden ingesteld. Verder is een machtiging 'systeembreed' te gebruiken. Dus zowel in de Wisecat+ via Mijn Menu als via de app op alle devices (iPhone, iPad, smartphone, etc.) die iemand gebruikt.

Machtigen door het personeel

Door het personeel kan voor een klant een machtiging worden ingesteld via de Klantenadministratie. Voor meer informatie hierover, zie Tabblad 6. Eigenschappen-1.

Machtigen door de klant zelf

Wanneer de licentie LIC_MACHTIGING is geactiveerd, komt in Mijn Menu een extra menukeuze beschikbaar: 'Relaties'.

In de Wisecat+ kunnen machtigingen worden beheerd door de klanten zelf op basis van wederzijdse instemming: de ene klant verzoekt de machtiging via zijn Mijn Menu, de ander moet dit via zijn eigen Mijn Menu te bevestigen. Voor het opheffen van een machtiging is maar één klant nodig. Een opgeheven machtiging blijft in beeld tot de ander dit bevestigt.

Machtiging toevoegen

Klik het icoontje aan. Het scherm Relaties opent nu:

Geef het pasnummer en geboortedatum van de andere klant in. Deze moeten dus bij de diegene die de machtiging wil invoeren bekend zijn, want via Mijn Menu kunnen geen andere klanten worden opgezocht.

Machtiging voor instelling:

Bij het toevoegen van een machtiging voor een instelling moet er ook een geboortedatum in Mijn Menu toegevoegd worden. Als workaround kan een fictieve geboortedatum bij de instelling in de Client vastgelegd worden. Hierna is het mogelijk om de machtiging toe te voegen via Mijn Menu. Het is ook mogelijk om een relatie/machtiging toe te voegen via de Client; hierbij is geen geboortedatum nodig.

Tijdens het invoeren van de gegevens is er controle op de invoer:

controle of het pasnummer correct is ingevoerd
controle of de bijbehorende geboortedatum is ingevoerd, en op de juiste wijze
als het eigen pasnummer wordt ingevoerd, wordt dit gemeld (een klant kan niet zichzelf machtigen).

Kies de gewenste relatie:

'Machtig deze persoon voor mijn abonnement' -
in dit geval is de klant zelf de machtiginggever
'Machtig mij voor zijn/haar abonnement' –
in dit geval is de klant de gemachtigde, bijvoorbeeld als de klant voor zijn/haar kinderen wil verlengen of betalen

Kies de gewenste functie:

Verlengen
Betalen

Let op: als een klant wil verlengen én betalen voor de ander, moeten er voor zowel verlengen als betalen een machtiging/relatie ingesteld worden.

Bevestig de invoer door te klikken op 'Toevoegen'. In het scherm dat volgt, wordt gemeld dat de machtiging is aangevraagd. Bij 'Status' is te zien dat er nog bevestigd moet worden. Eventueel kunnen nog meer machtigingen (voor functie, voor personen) worden toegevoegd.

Machtiging annuleren 'Toch maar niet'

Een machtiging MOET door de ander bevestigd worden. Een aanvrager kan zich echter bedenken, en de machtiging intrekken – ook al is deze nog niet bevestigd. Door te klikken op 'Toch maar niet' wordt de aangevraagde machtiging geannuleerd.

Machtiging bevestigen

Voor het bevestigen van een machtiging, moet een gemachtigde eerst zelf inloggen en de machtiging bevestigen in Mijn Menu op de Relaties pagina.

Bij de aanvrager is, na inloggen, te zien dat de machtiging 'Bevestigd' is. Met 'Verwijderen' kan de machtiging worden opgeheven.

Machtigen in de app

Ook in de app kan de klant via de menu-optie 'Relaties' machtigingen instellen. Voor een stap-voor-stap uitleg, zie Machtigen via de Wise App.

Status machtigingen

Er zijn verschillende statussen (4 bits) gedurende (het proces van) het machtigen:

Status	Melding
Status 0	OK
Status 1	Nog te bevestigen door klant A
Status 2	Nog te bevestigen door klant B
Status 3	Nog te bevestigen door klant A én B
Status 4	Opheffing te bevestigen door klant A
Status 8	Opheffing te bevestigen door klant B
Status 12	Opgeheven, machtiging wordt verwijderd

Géén mailberichten

Het instellen van de machtigingen wordt via het scherm stap-voor-stap ondersteund. Meldingen geven aan hoe het proces verloopt; wanneer iets niet goed is ingevoerd, wordt dit gemeld.

Er worden daarom GEEN mailberichten verzonden, over bijvoorbeeld het wijzigen van een status of een bevestiging (mogelijk op termijn wel, maar vooralsnog is de functionaliteit vooral gericht op gebruik 'binnen het gezin': ouders verlengen materialen voor hun kinderen).

Gebruik van de machtigingen

Verlengen

Materialen kunnen worden verlengd via Mijn Menu > Wat heb ik thuis. Diegene die gemachtigd is om te verlengen heeft er een tabblad bijgekregen. Hij kan nu verlengen voor 'mijzelf' en voor de ander.

Er moet per tabblad worden verlengd (materialen aanvinken > verlengen > volgend tabblad aanvinken > materialen aanvinken > verlengen). Als er niet verlengd kan worden, wordt dit gemeld. Eventuele kosten voor boete en verlengen worden geboekt bij de desbetreffende klant.

Financiële verplichtingen?
Wanneer de gemachtigde zelf te hoge of te oude financiële verplichtingen heeft, dit wordt gemeld, kan er NIET verlengd worden: noch voor zichzelf, noch voor de ander.

Heeft een klant exemplaren in bezit die te laat zijn, dan wordt dit gemeld in de Wisecat+ en in de app, voor zowel de klant als eventuele relaties. Bij het inloggen wordt geteld welke exemplaren van relaties te laat zijn. Voor de sector BIEB in de app en in de Wisecat+ worden de exemplaren die op school te laat zijn, genegeerd.

Betalen

Bij de gemachtigde worden zowel de eigen als de openstaande registraties van de machtiginggever getoond. De registraties van laatstgenoemde worden gemarkeerd met een cijfertje tussen haakjes: (1) (2) (3) etc. afhankelijk van het aantal personen die gemachtigd hebben.

Wanneer wordt betaald via een gemachtigde, wordt in het overzicht gespecificeerd welke posten bij welke klant horen: per post wordt met ¹en²en³(etc.) aangegeven dat een post bij klant ¹ klant ² of klant ³ (etc.) hoort. Posten kunnen hierdoor in één keer worden betaald.

Door posten aan te vinken, kunnen deze worden betaald. De betaalde registraties worden geboekt bij de machtiginggever (degene voor wie de registratie is aangemaakt), niet bij de gemachtigde (de persoon die de registratie heeft betaald).