Fysieke inrichting en logistiek
Voor goed verloop van de zelfbediening is het van belang dat de logistieke afhandeling van de ingenomen exemplaren duidelijk is. Voordat de Client kan worden ingericht (zie Client Configuratie), moet duidelijk zijn welke logistieke procedures er gevolgd moeten worden. De fysieke inrichting moet hiermee overeenstemmen:
- Welke (rand)apparatuur wordt gebruikt?
- Waar moeten de ingenomen materialen worden neergelegd?
- Mogen deze meteen worden geleend door een volgende klant? Of verdwijnen ze via een gleuf in een dichte bak?
- Waar staan de gereedstaande reserveringen?
- Hoe is de afhandeling van transport- reserverings- en geblokkeerde materialen?
- Voor scholen, niet aanbevolen voor bibliotheken:
Mogen leerlingen reserveringen, transportexemplaren en andere exemplaren waar 'wat mee is' zelf afhandelen?
Duidelijke plek voor ingeleverde materialen
Voor de klant moet duidelijk zijn waar de zojuist ingeleverde materialen neergelegd moeten worden. Zorg daarom voor een krat (kast, kar, etc.) of gesloten inleverbak met een duidelijk opschrift, bijvoorbeeld 'Eerst inleveren, dan hier neerleggen' of 'Opruimkar – svp eerst inleveren'
Als er met een exemplaar 'iets' aan de hand is (blokkade, reservering, transport etc.) wordt dit door het systeem gemeld. Ook van zulke exemplaren moet duidelijk zijn waar de klant deze moet laten.
De keuze voor een open of gesloten krat of bak wordt bepaald door de vraag of een volgende klant de ingeleverde exemplaren meteen mag lenen.
Als dit NIET mag, is er een dichte bak of krat nodig waar alle materiaal in verdwijnt. Het ingeleverde materiaal moet dan eerst door bevoegd personeel worden nagekeken voor het weer in roulatie kan.
Ophaalplaats reserveringen
Gereserveerde materialen die klaarstaan om door een klant te worden opgehaald, vereisen een speciale, herkenbare plek, ook weer met duidelijk opschrift. Werk ook met reserveringsbonnetjes waarop staat voor wie het is. De klant pakt het exemplaar en leent het aan zichzelf uit.
Transport-, blokkade- en reserveringsmaterialen
Gesloten bak: afhandeling door personeel
Bibliotheken zullen meestal willen dat de klanten na het innemen alle 'uitzonderingen' in één gesloten bak deponeren, zodat de klanten er niet meer bij kunnen.
Het afhandelen van deze exemplaren gebeurt daarna door bevoegd personeel. De exemplaren worden nogmaals ingenomen, waarna een melding verschijnt. Vervolgens wordt actie ondernomen (op transport e.d.) volgens de reguliere procedures van de bibliotheek.
Afhandeling door klant of leerling
Het is ook mogelijk dat de inleverende klant de transportbon (of blokkade- of reserveringsbon) bij het materiaal doet, en het daarna op de juiste plek achterlaat. Wat gedaan moet worden, wordt steeds op het scherm aangegeven.
In zo'n geval kunnen reserveringen direct naar de ophaalplaats Reserveringen omdat het exemplaar dan meteen al wordt toegewezen aan de volgende klant.
Deze manier van werken is vooral bedoeld voor kleinere scholen of uitleenpunten, waar de sociale controle groot is en men goed van vertrouwen kan zijn.
Geweigerde uitleen zonder uitsortering voor personeel
Exemplaren die geweigerd worden bij een poging tot uitlenen hoeven niet altijd in de inleverbox / boekenbus te worden gedeponeerd om later door het personeel te worden afgehandeld. Dit wordt alleen in specifieke situaties gedaan, zoals exemplaren die op transport moeten of die gereserveerd zijn. Maar in andere gevallen hoeft het materiaal alleen te worden terug gelegd, bijvoorbeeld bij het overschrijden van een limiet van maximum aantal te lenen materialen.
Apparatuur en randapparatuur
Apparatuur
Wanneer wordt gewerkt met een touchscreen, hoeft er niets te worden ingesteld. Het systeem zal overigens altijd reageren op ingave van pas- en exemplaarnummers via het toetsenbord als er met barcodes gewerkt wordt.
Het toetsenbord werkt niet bij gebruik van een MiFare paslezer, het is dan dus niet mogelijk om te frauderen met het pasnummer van iemand anders (bijv. overgenomen van een gevonden uitleenbonnetje).
Randapparaten
De randapparatuur bepaalt mede hoe de zelfbediening werkt:
- Is er een bonnenprinter?
- Hoe wordt de klantenpas gelezen: MiFare paslezer, barcodescanner, handscanner?
- Hoe worden exemplaren herkend: RFID-plaat, barcodescanner of handscanner?
Het leveren van de benodigde hardware kan NIET met OCLC worden geregeld. OCLC levert alleen de benodigde software en de support op de koppeling met Wise en de werking van de software.
Aan het werkstation (pc) worden dezelfde eisen gesteld als aan een werkstation voor een client.
Voor zover een bonnenprinter, MiFare paslezer, barcodescanner, RFID-plaat gebruikt zullen worden, moeten deze onderdelen ook aan een standaard client gekoppeld kunnen worden. Ook het gebruik van een touchscreen is mogelijk.
Het definiëren van de randapparatuur gaat via de Client: Vestigingsbeheer > Werkplekbeheer > Configuratie > Randapparaten. De aangebrachte wijzigingen worden direct opgeslagen. Wel moet de Client opnieuw worden opgestart om de randapparaten met de aangepaste instellingen te kunnen laten werken (zie ook Vestigingsbeheer, Client).
Schermgrootte past zich aan
Schermen op een lagere resolutie (1024x768) worden groter in de hoogte maar niet in de breedte. Hierdoor kunnen er in het inname- en uitleenscherm bijna vijf regels op het scherm in plaats van drie (de vijfde regel is wel gewoon leesbaar).