Kasafhandeling

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Algemeen

Met de kasfunctie kunnen de inkomsten en uitgaven worden geregistreerd en beheerd. Naast de inkomsten die via diverse transacties binnen OCLC Wise worden geboekt (boete, leengeld, reserveringsgeld, contributie etc.) kunnen ook andere inkomsten en uitgaven worden geregistreerd. Bijvoorbeeld door de verkoop van striptegoeden, tasjes, brillen, toegangskaarten voor activiteiten en uitgaven zoals kantinemateriaal.

Iedere vestiging behoort tot een financiële organisatie. Er kunnen meerdere vestigingen onder dezelfde financiële organisatie vallen omdat een vestiging diverse filialen heeft of omdat er financieel wordt samengewerkt met (een) andere vestiging(en).

In iedere vestiging is minimaal één kas aanwezig. Een vestiging kan met meerdere kassen werken: in principe kan voor elke werkplek een kas worden ingericht. Binnen een financiële organisatie kunnen tot 999 kassen worden gedefinieerd.

De kassen worden gedefinieerd via de Manager > Financiën > Boekingsstructuur > Dagboeken > Kassen. Hier moet per financiële organisatie worden aangegeven onder welke voorwaarden de inkomsten/uitgaven worden geregistreerd. Hier staat bijvoorbeeld of mag worden afgestort en of kasverschillen bij het afsluiten mogen worden geboekt. Ook staat hier de hoogte van het vaste kassaldo ingevuld: het bedrag aan wisselgeld waarmee de kas dagelijks start. Ook kan er in de Manager worden ingesteld dat een (hoofd)vestiging voor een andere vestiging de kas mag opmaken.

Werken met een vast kassaldo
OCLC Wise ondersteunt géén variabele kassaldi. Het uitgangspunt van elke kas is dat er per dag een vast startbedrag (kassaldo) is. Het voordeel van een vast kassaldo boven dat van een variabel saldo is dat het vaste bedrag niet gemuteerd kan worden in de telfunctie. Mede hierdoor is de kans op fouten zeer klein.

Elke vestiging start de kas met een bedrag aan wisselgeld. De hoogte van het vaste kassaldo is per vestiging ingevuld. Diegene die de kas afsluit zorgt ervoor dat het vaste kassaldo in de kas achterblijft voor de volgende dag.

Naast bovenstaande instellingen wordt in de kasdefinities aangegeven of er tussendoor mag worden 'afgestort' en of het kasverschil direct moet worden geboekt.

Een afstorting wordt geboekt op kascode 5990.
Een kasverschil wordt geboekt op kascode 4990.

Gedurende de dag worden er inkomsten en uitgaven in de kas geregistreerd. Het verschilt per vestiging hoe en wanneer de kas wordt geteld en afgesloten.

In deze handleiding wordt er van uitgegaan dat aan het eind van iedere dag de kas wordt geteld en afgesloten, met tussendoor de mogelijkheid om af te storten.

Via Financieel > Kassa > Kasafhandeling zijn er vier mogelijkheden:

Kastelling
Kastelling overige kassen
Kasafstort
Kasafstort overige kassen

Kastelling

Geldbedrag invullen via Kastelling
Voor een goede werking van de kas is het nodig dat het geldbedrag in de kassa altijd wordt ingevuld met behulp van de 'Kastelling'. Het is niet verplicht om de kas elke dag te tellen. Het is ook goed mogelijk om de kas eens per week of zelfs per maand te tellen - mits de kas via het kastellen wordt geteld en afgesloten.

In onderstaand voorbeeld wordt een vast kassaldo gehanteerd van € 150 (dit bedrag is voor dit voorbeeld zo ingesteld in de Manager). Aan het einde van een dag wordt de kas geteld en afgesloten.

Er zijn bibliotheken die de kas per dagdeel opmaken. Hetzij vanwege de hoeveelheid contant geld, hetzij dat een medewerker verantwoordelijk is voor die kas gedurende dat dagdeel.

Andere bibliotheken maken de kas per week of zelfs per maand op. Hoe minder vaak, hoe vrijer met de kas kan worden omgegaan; anderzijds: hoe groter de kans op fouten en/of kasverschillen.

Open de optie 'Kastelling'.
Vul het aantal biljetten in, en klik op 'Totaal Biljetten'.
Vul vervolgens het aantal munten in, en klik op Totaal Munten'.

Onderaan worden de bedragen getotaliseerd. Het is niet per se nodig om gebruik te maken van de telfunctie; het geld kan ook handmatig geteld worden. Het totaalbedrag moet dan worden ingevuld bij 'Overig'.

Klik op 'OK' om het scherm te verlaten. Er worden dan géén bedragen geboekt of verwerkt. De kastelling is slechts gebruikt als telmachine voor het tellen van het geld. Klik op 'Rapportage' voor een verdere verwerking.

In de Manager kun je bij Manager > Financiën > Boekingsstructuur > Dagboeken > Kassen instellen dat bij het afsluiten van de kas op kasverschillen moeten worden geboekt en/of kasoverschotten moeten worden gestort. Afhankelijk van deze instellingen, verschijnt er versie A of B van het 'Afhandelscherm'.

Afhandelscherm A
Voor Afhandelscherm A ga je naar Manager > Financiën > Boekingsstructuur > Dagboeken > Kassen: kies de juiste kas en zorg dat er GEEN vinkje bij de velden 'Boeken kasverschillen bij afsluiten (4990)' en/of 'Boeken afstorten bij afsluiten (5990)' staat. Het Afhandelscherm opent, met daarin onder andere de bedragen die geteld, geboekt en reeds afgestort zijn:

Zolang je in dit scherm nog niet op 'OK' klikt, kun je met 'Quit' nog terug naar het scherm van de Kastelling om de telling aan te vullen (bijvoorbeeld als er nog een biljet bij opgeteld moet).

Klik op 'OK'. Vervolgens opent het scherm van de Kastelling weer. De knop 'Rapportage' is daarmee uit het scherm verdwenen.

Klik weer op 'OK'. De rapportage kan nu worden geprint, ondertekend, en opgestuurd naar je Afdeling Financiën.

Afhandelscherm B
Voor Afhandelscherm B ga je naar Manager > Financiën > Boekingsstructuur > Dagboeken > Kassen: kies de juiste kas en zet een vinkje bij de velden 'Boeken kasverschillen bij afsluiten (4990)' en/of 'Boeken afstorten bij afsluiten (5990)'. Het scherm ziet er dan ietsje anders uit dan scherm A als je op 'Rapportage' klikt:

Klik op 'OK'. Vervolgens komt onderstaande melding, met de vraag of bedragen xxx (voor kasoverschot, kasafdracht, kasverschil, ...) geboekt moeten worden:

Klik op 'Ja'. Vervolgens opent het scherm van de Kastelling weer.

Klik weer op 'OK'. Vul initialen in.

Klik op 'OK'. De rapportage kan nu worden geprint, ondertekend, en opgestuurd naar uw Afdeling Financiën.

Optie IBK-BNG

Als de systeemoptie IBK-BNG is gezet (instellen via manager > systeemWise > SysteemWise > Systeemopties), dan wordt bij het verwerken van de bedragen via de kastelling rapport en de kasafstort gevraagd om ingave van initialen.

Als deze optie NIET is gezet, wordt op het verslag een rijtje punten […..] geprint waarop een handtekening moet worden gezet.

Niet opnieuw meetellen!

Het is mogelijk om meerdere keren dag de kas op te maken maken. Er zijn bibliotheken die dat per dagdeel doen, hetzij vanwege de hoeveelheden contant geld hetzij omdat een medewerker gedurende het dagdeel verantwoordelijk is voor de kas van die balie.

Let er dan op dat het geld dat reeds is geteld en verwerkt in de kasadministratie niet opnieuw wordt meegeteld!

Teldatum: altijd tot en met nu

Datum:
Er wordt geteld vanaf de ingevulde tot en met de huidige (=systeemdatum) dag. Bij het wijzigen van de werkdatum bij een kastelling blijft de systeemdatum gehandhaafd.

Indien de kas niet per dag wordt opgemaakt moet hier de datum worden opgegeven waarop de kas voor het laatst is geteld (+1 dag indien de kas aan het eind van de dag is geteld.

Voorbeeld:
De kas wordt iedere maandagochtend opgemaakt, dus voordat de bibliotheek opengaat. In dat geval wordt de datum de maandag van de week ervoor. Wordt de kas aan het eind van de dag opgemaakt dan moet bij de volgende telling de datum van de dinsdag worden ingevoerd.
Klik daarna op 'Tel'.

Wanneer met een afwijkende opmaakdatum mag worden gewerkt, zal OCLC Wise ook vragen t/m welke datum de kas moet worden opgemaakt. Hierbij zal OCLC Wise alléén de kastransacties tellen IN de opgegeven periode. Kastransacties met een boekdatum ná de opgegeven opmaakdatum zullen dan NIET worden geteld. Indien gewerkt wordt met een afwijkende datum moet altijd de knop 'Tel' worden gebruikt, OCLC Wise moet namelijk opnieuw de bedragen gaan ophalen en berekenen.

Wanneer is ingesteld dat bij het opmaken van de kas op kasverschillen en/of afstortingen moeten worden geboekt, zullen deze kasboekingen als boekdatum de opgegeven opmaakdatum krijgen.

In het veld 'Datum (tot heden)' staat standaard de huidige dag ingevuld omdat het uitgangspunt is dat de kas per dag wordt afgesloten. Wanneer de kas niet per dag maar bijv. per week wordt afgesloten, vul dan de dag in NA de vorige kastelling.

Met 'Tel' wordt opnieuw geteld volgens de ingestelde 'Vanaf'-datum.

Voorbeeld van een rapport wanneer een vestiging de kas mag afstorten (vinkjes gezet bij de velden in de Manager > Financieën > Boekingsstructuur > Kassen):

Voorbeeld van een rapport wanneer een vestiging de kas NIET mag afstorten (GEEN vinkjes gezet bij de velden in de Manager > Financieën > Boekingsstructuur > Kassen):

Op de stippellijn moet handmatig het bedrag worden ingevuld.

Afwijkende opmaakdatum

Wanneer met een afwijkende opmaakdatum wordt gewerkt, worden de van- en tot-en-met datum in de kop van het rapport opgenomen; bijvoorbeeld Kasrapport: 01-01-2021 t/m 11-01-2021.

Dagboekcorrectie

Bij de functie 'Kastelling' (via Financieel > Kas > Kasafhandeling) is de mogelijkheid tot 'dagboekcorrectie' toegevoegd.

Via deze functie kan een correctie worden aangebracht waarbij een bedrag van het ene dagboek naar een ander dagboek wordt overgezet. Er zijn twee mogelijkheden:

naar BANK uit KAS
uit BANK naar KAS

De keuze naar welke bank of giro wordt beperkt tot de bank of giro's die de medewerker mag gebruiken. Deze liggen vast in de bevoegdheden van de medewerker. De medewerker moet minimaal de bevoegdheid 'Kasadministratie > Verwijderen' hebben.

De beschikbare bankcodes worden getoond in een keuzemenu:

Bijv. geld van kas naar bank (code B010). Er zal een 4990 (kasverschil) boeking worden gemaakt, die wordt gesloten op Kas met een negatieve waarde én een 4990 boeking, positief, die wordt gesloten op in dit voorbeeld 'B010'.

De telfunctie zal automatisch weer gaan tellen en verder normaal worden afgehandeld

Let op: zodra de kas is geteld en afgesloten, kunnen geen bedragen meer worden gecorrigeerd.

Op het kasoverzicht wordt een correctie als kasverschil getoond:

Kastelling overige kassen

In de manager (zie Financiën) kan worden ingesteld dat de vestiging ook een andere dan zijn eigen kas mag opmaken. De telling en afstort wordt niet door de vestiging gedaan waar de kas staat, maar door de vestiging die daar bevoegd voor is. Het geld moet uiteraard wel in de bevoegde vestiging aanwezig zijn om geteld en afgestort te kunnen worden. Onder overige kassen valt ook het tellen van de kas van een betaalautomaat die in de vestiging staat.

De omschrijving van de kassen moet worden aangepast in de manager (applicatiebeheer vragen).

Kasafstort (eigen en overige kassen)

Deze functie is bedoeld voor het tussentijds afstorten van bedragen uit de kas. Het uitgenomen bedrag wordt vanuit de kas naar de bank gebracht.

Een afstorting wordt altijd geboekt op kascode 5990, en hoeft dus niet meer meegeteld te worden bij het tellen van de kas! Afgestorte bedragen worden uiteraard wel meegenomen in de rapportage(s).

Verschil tussen afstorten en afromen

Afstorten: Het bedrag dat wordt afgestort bij de bank wordt uit de kas gehaald. Voor OCLC Wise telt dit bedrag niet meer mee in de kas. Over het algemeen worden afgestorte bedragen eens per week naar de bank gebracht.

Afromen: Er wordt (voor de veiligheid) een bedrag uit de kas gehaald. Dit bedrag wordt in de vestiging bewaard. Zodra de kas wordt afgesloten moet het afgeroomde geld bij de kas-inhoud worden opgeteld en kan er daarna pas worden afgestort.

Selecteer de kas waarvan een bedrag wordt afgestort. Het kan zijn dat in de manager NIET is ingesteld dat een kas mag afstorten. De optie 'Kasafstort' is dan geblokkeerd met onderstaande melding:

Vul wanneer WEL afgestort mag worden het af te storten bedrag in:

Klik op 'OK'.

Wanneer de systeemoptie IBK-BNG is aangezet, wordt gevraagd om initialen in te voeren:

Klik op 'OK'. Vervolgens kan het verslag worden geprint: