Overzicht boekingen per dagboek

Doel van dit overzicht

Dit overzicht is bedoeld als hulpmiddel bij het controleren van de ontvangsten (en uitgaven) op een bankrekeningnummer in het OCLC Wise-systeem. Per periode moet worden vastgesteld of alle op een bankrekeningnummer ontvangen posten die in OCLC Wise verantwoord moeten worden, ook werkelijk zijn geboekt.

Dit overzicht kan worden gebruikt voor deze controle en kan voor de accountant als verantwoordingsmiddel worden gebruikt. Uitgangspunt hierbij is dat er per bankrekeningnummer een specifiek bank- of girodagboek is gedefinieerd in OCLC Wise. Als er specifieke dagboeken zijn ingesteld voor specifieke verwerkingsstromen (Pin, Ideal, Incasso, etc) van een bankrekeningnummer kan binnen dit overzicht alleen de posten van een specifieke stroom (dagboek) worden opgevraagd.

Doel van dit overzicht is op alle geboekte posten binnen een op te geven FO/dagboek weer te geven binnen een overzicht. Hierbij moet worden geselecteerd op een boekingsperiode en kan binnen een selectieperiode ook worden geselecteerd op een batchnummer.

Afhankelijk van de wijze waarop de boekingen worden ingebracht en wijze waarop wordt gecontroleerd moet het overzicht worden gebruikt.

Betaalbestanden

Bij gebruik van betaalbestanden moet er per te verwerken betaalbestand per dagboek een batch-controlenummer worden uitgegeven.

Bij de vertaling van de betaalgegevens naar het OCLC Wise-invoerformaat (XML) zal elke post die voldoet aan de verwerkingsvoorwaarden van OCLC Wise een uniek volgnummer krijgen per batch. Posten die niet aan de verwerkingsvoorwaarden voldoen krijgen geen uniek volgnummer en worden niet opgenomen in het invoerbestand voor OCLC Wise.

Van deze vertaling van de betaalgegevens naar het OCLC Wise-invoerformaat wordt een verwerkingsverslag gemaakt. Hierop staat aangeven hoeveel posten er in het invoerbestand voor OCLC Wise zijn opgenomen en het totaalbedrag hiervan.

Bij de verwerking in OCLC Wise zal per batch een verwerkingsverslag worden gemaakt. Hierin wordt aangegeven welke posten zijn verwerkt – en welke posten niet.

Elke verwerkte post in OCLC Wise zal het unieke batchvolgnummer + volgnummer krijgen. Dit nummer bestaat uit het unieke batchvolgnummer (4 pos) en een volgnummer per post binnen de batch (van 0001 t/m xxxx).

Handmatig zal uitgezocht moeten worden hoe de afgewezen posten moeten worden afgehandeld. Voor de afwijzing kunnen meerdere redenen zijn:

• OCLC Wise is niet in staat geweest om de post te matchen met een openstaande post
• Post is dubbel betaald.
• Post heeft niets met OCLC Wise te maken

Alle ontvangsten die niet (automatisch) zijn verwerkt, maar op de een of andere manier toch te verwerken zijn in OCLC Wise zullen handmatig moeten worden verwerkt. Van belang is dat deze posten bij handmatige verwerking toch het batchvolgnummer krijgen uit het invoerbestand. Hiermee kan later per batch worden verantwoord welke bedragen/posten in OCLC Wise zijn opgenomen.

Voor dubbele ontvangsten moet een werkwijze worden bepaald:

• Er kan worden gekozen voor terugbetaling. Verwerking is dan buiten OCLC Wise.
• Er kan voor worden gekozen om het dubbel ontvangen bedrag als deposito op te nemen bij de klant.

Van belang is dat alle posten die worden opgenomen in OCLC Wise (!) worden voorzien van het juiste batchvolgnummer. Bij de functie batch-ontvangsten zal altijd de mogelijkheid worden aangeboden om een batchvolgnummmer te kunnen ingeven.

Per bank- of girodagboek moet worden ingesteld of registratie van een batchvolgnummer bij handmatige boeking mogelijk moet zijn. Bij het invoeren van bank/giroposten vanuit het afrekenblok zal het batchvolgnummer alleen worden gevraagd als deze instelling per dagboek is gezet.

Handmatige verwerking

Indien de betaling handmatig of via batch-ontvangsten worden verwerkt zal in dit overzicht altijd gewerkt moeten worden met een selectie-periode.

Overzicht boekingen per dagboek

Velden met een * moeten verplicht worden ingevuld.

Veld	Uitleg
Financiele organisatie*	In welke Financiele organisatie zijn de ontvangsten verwerkt. Let op: er zijn klanten waarbij de ontvangsten van een invoerbestand in meerdere FO's worden geboekt. Dit overzicht is dan ALLEEN bruikbaar voor de geboekte posten van het hier opgegeven FO. Het is dan niet mogelijk om alle posten te selecteren.
Dagboekcode*	In welk dagboek zijn de posten geboekt.
Batchnummer	Niet verplicht. Alleen invullen als de posten van een specifiek batch moeten worden geselecteerd. 4 posities invullen inclusief voorloop nullen.
Periode*	Selectie op boekdatum.
Sortering*	Hoe moeten de geselecteerde posten worden gesorteerd: 1= batchnummer 2= boekingsdatum