Achtergrondinformatie bij terugbetalen tegoeden

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

In OCLC Wise moet worden ingesteld of het crediteren van abonnementsgelden moet worden ondersteund.

Hierbij zijn de volgende instellingen van belang:

Per abonnement moet worden aangevinkt of een creditering moet worden uitgevoerd.
Systeemoptie VRLCHKC = VerlengCheck bij creditering van contributie. Wanneer deze optie is aangezet, zal een creditering ALLEEN worden uitgevoerd als er sprake is van een VERLENGING van het abonnement.

Wise zal controleren of er voor de periode van het abonnement waarin wordt opgezegd een AANSLUITEND (in tijd) contributierecord aanwezig is.

Bij het DIRECT wijzigen van een abonnement zal OCLC Wise het contributierecord splitsen in twee verschillende perioden.

Voor de berekening zal OCLC Wise dit echter zien als een (handmatige) verlenging!

Mogelijkheden om op te zeggen

Een klant heeft twee mogelijkheden om op te zeggen:

per direct opzeggen óf
opzeggen per gekozen periode – keuze tussen de 'volgende maand' en einddatum van het abonnement.

In beide gevallen wordt gekeken of bij het abonnement is aangegeven dat de contributie terugbetaald mag worden. Ook wordt het aantal maanden berekend waar de klant nog recht op heeft – de huidige maand telt NIET mee.

Tijdens het berekenen wordt gekeken of de klant niet al eerder voor dit abonnement geld heeft teruggekregen; dit voorkomt problemen met 'dubbel-draaien'. In beide gevallen wordt het resterende contributiebedrag op het tegoed gestort.

Per direct opzeggen

Variant A: direct opzeggen en direct uitbetalen uit kassa
In geval van direct opzeggen kan het geld direct aan de kassa worden uitgekeerd, via een 5-serie boekingscode (kasuitgaven 591 o.i.d.). Na zo'n uitbetaling is de klant 'afgehandeld', de klant is 'schoon': je hoeft niets te doen.

Variant B: direct opzeggen maar later via financiële administratie laten uitbetalen (per actor)
Je kan ook niets doen en het bedrag laten staan. Het bedrag moet dan later door de financiële administratie worden uitbetaald via bank of giro, tegelijk met 'variant 2'.

Variant C: direct opzeggen maar later via financiële administratie laten uitbetalen (meerdere actoren vanuit een wachtbestand)
In dit geval zet de baliemedewerker de klant met het openstaande deposito in een wachtbestand via 'uitbetaalverzoeken' in het klantmenu (alleen mogelijk als in de Manager een speciaal bankgiro-dagboek is gedefinieerd én bij de systeemtabellen deze dagboekcode gekoppeld is aan de dagboekfunctie RETDEPO).

De financiële administratie kan alle openstaande deposito's in het wachtbestand later in één keer afboeken.

Via Financieel > Beheer > Verwerken betaalbestand kan een overzicht gemaakt worden van alle klanten met openstaand deposito die wachten op uitbetaling. Via hetzelfde menu-onderdeel kun je ook overgaan tot uitbetaling. Hiermee wordt niet bedoeld dat het geld naar de klant wordt overgemaakt, maar dat er een 59xx financiële post wordt aangemaakt. Deze post wordt direct gesloten met het ingestelde bank-dagboek en het bedrag wordt bij de klant afgeboekt.

Het is uitdrukkelijk NIET de bedoeling dat IEDERE medewerker van de informatiebalie dit werk doet; alleen diegene die ook de ontvangsten mag boeken, mag dit werk doen!
Daarna, na het maken van de Wise-boeking, moet het geld nog daadwerkelijk worden overgemaakt naar de klant. Daarvoor moet het opgegeven bank-/gironummer worden gebruikt.

Opzeggen per gekozen periode

Abonnement stopt bij facturering (i.v.m. einddatum abonnement)
In deze variant wordt door de facturering het abonnement gestopt en volgt de facturering bovenstaande stappen. Er is echter één verschil: het geld blijft staan op tegoed. Via het overzicht 'Terugbetalen tegoeden/abonnementsgeld' (Financieel > Overzichten > Terugbetalen tegoeden/abonnementsgeld) worden de bedragen inzichtelijk gemaakt.

Op dit overzicht staan vermeld:

actor_id, naam, bankrekeningnummer, opgezegd per xxx
straat huisnummer
postcode, plaats
openstaande registraties

Via Financieel > Beheer > Boeken teruggave tegoeden/abonnementsgeld kun je per klant het bedrag (tegoed minus openstaande posten) in Wise boeken als zijnde terugbetaald via bank of giro. De dagboeken die daarvoor worden gebruikt, liggen vast in de rol.

Tijdens het maken van de boekingen kun je aangeven dat de openstaande posten eerst moeten worden voldaan. Het restantbedrag is vervolgens te zien op het overzicht wat daarna wordt geprint.

Overzicht van terug te betalen tegoeden (stap 1)

Stap 1 is het maken van een overzicht van terug te betalen tegoeden.

Ga naar Financieel > Overzichten > Terugbetalen tegoeden/abonnementsgeld.

Het overzicht toont de klanten met status 9, van wie tussen 'nu' en 'een jaar geleden' het abonnement is geëindigd (of beëindigd) en die nog een tegoed hebben. Dat kan een op tegoed geboekte contributie(restitutie) zijn maar ook een nog niet opgemaakt deposito.

Op het overzicht zijn onder andere actornummers en bedragen vermeld. Deze zijn belangrijk voor stap 2.

Boeken teruggave (stap 2)

Opmerking voor Applicatiebeheer
Zie voor meer informatie de handleidingen Rolfuncties per systeemrol (voor de functie KASADMINISTRATIE), Dagboeken en Abonnementsdefinities.

De functie KASADMINISTRATIE is speciaal zo gemaakt dat een medewerker van een centrale Financiële Administratie in meerdere FO's deze boekingen kan maken.

Als dit niet gewenst is, zal het terugboeken vanuit de klantenadministratie moeten worden uitgevoerd: dus eerst de klant opzoeken en daarna de terugboeking via een kastuitgave (5910) boeken.

Via Financieel > Beheer kan een medewerker met een bevoegdheid voor de klantenadministratie de tegoeden die teruggegeven moeten worden, afboeken.

Ga naar Beheer > Boeken teruggave tegoeden/abonnementsgeld.

Er verschijnt een scherm waarin een actor_id kan worden ingegeven. Geef een nummer van het bij stap 1 aangemaakte overzicht in:

"Fout! Geen dagboeken gedefinieerd bij uw toegangscode, kan niet boeken."
Als een dergelijke melding verschijnt, is het niet mogelijk om te boeken. Om te kunnen boeken moet bij de toegangscode het veld BankGiroDagboeken zijn ingevuld (bijv. met 'B001~Z999' voor alle dagboeken).

Dit moet door Applicatiebeheer worden ingesteld in systeemWise > Bevoegdheden > Tabblad Gebruikers.

Het systeem zoekt vervolgens de gegevens van de klant erbij:

Kies dagboek en groep waarop geboekt moet worden. Het is mogelijk dat eerst openstaande registraties worden verrekend met het tegoed waarna het restant wordt geboekt.

Kies je voor 'Afboeken registraties: 'Ja' dan moet het saldo van de tegoedgroep toereikend zijn. Er kunnen geen deelbetalingen worden gedaan of delen van openstaande posten voldaan.

Klik vervolgens op 'Boek'. Hiermee wordt het tegoed bij de klant verwijderd.

Wijzig het actor id in dat van de volgende op de lijst en klik op 'Zoek' om de volgende klant te kunnen verwerken. Werk zo de gehele lijst met actoren af. Daarna volgt stap 3.

Verslag (stap 3)

Nadat de gehele lijst met actoren is afgewerkt kun je na de laatste actor een verslag van de afboekingen maken. Klik daarvoor op de knop 'Verslag'.

Op dit verslag staan de bedragen die door de Financiële Administratie via bank/giro (of per kas contant) kunnen worden terugbetaald aan de klant. Het geld zelf moet nog door een Financiële Administratie worden overgemaakt (dit is te beschouwen als stap 4). De bedragen zelf worden NIET 'vanzelf' vanuit Wise naar de klant overgeboekt!

Actoren verwerkt? Altijd daarna een verslag aanmaken!
De gegevens op een verslag blijven alleen gedurende de sessie beschikbaar. Maak na het verwerken van actoren (stap 2) dus altijd na afloop een verslag (stap 3) aan.

Als je uitlogt voordat de hele lijst is afgewerkt, dan zijn de volgende keer bij inloggen de verwerkte actoren van het eerdere moment verloren en kan er geen geld naar die klant worden overgeboekt.

Handmatig
Na het boeken van de bedragen is voor OCLC Wise is de klant 'schoon'. De geboekte bedragen zijn in de klantenadministratie zichtbaar via Klant > Financieel > Tabblad Contributie:

Wanneer de klant het abonnement beëindigt wanneer al gefactureerd is, wordt bij het afboeken de af te boeken post gesplitst in twee delen:

Oninbaar	Maanden van de contributie periode die reeds zijn verstreken plus de huidige maand.
Niet geïnd	Resterende maanden van de contributie looptijd.