Dagboeken

Algemeen

Via Financiën > Boekingsstructuur > Dagboeken wordt per Financiële Organisatie (FO) vastgelegd met welke dagboekcodes openstaande posten kunnen worden gesloten. Het sluiten kan betrekking hebben op het betalen van een klant via Kas, Bank, etc. Maar ook de mogelijkheden voor het kwijtschelden/afboeken van posten wordt hiermee geregeld. De dagboekcode wordt bij het sluiten van een post opgenomen in de financiële post.

De eerste positie (dagboeksoort) van het dagboek geeft een indeling naar het soort afboeking:

A – Kwijtschelden/afboeken
B – Ontvangen per Bank
G – Ontvangen per Giro
K – Ontvangen per Kas
R – Ontvangen van het deposito van de klant
S – Ontvangen per Chipkaart
T – Tegoedbonnen

De dagboeksoorten B,G,K,R,S en T worden meegenomen in de koppeling naar het grootboek. Bij deze dagboeken MOETEN verder de volgende gegevens worden opgegeven:

Veld	Uitleg
Dagboek
Omschrijving
Beheer instantie	Welke instantie beheert de inkomsten van dit dagboek. In een FO met meerdere Instanties moet deze rubriek correct zijn gevuld. Hiermee kan de onderlinge verrekening (clearing) correct worden geboekt. Wijziging van deze instelling heeft GEEN invloed op eerder geboekte boekingen.
Rekeningnummer grootboek	Per dagboek moet het rekeningnummer worden opgenomen waaronder de inkomsten/uitgaven van het dagboek moeten worden opgenomen in het grootboek.
Verdichtingsniveau	Hiermee wordt aangestuurd of de journalisering PER dagboek of groep van dagboeken moet worden uitgevoerd. Als deze rubriek leeg is zal één journaalpost (per periode) voor dit dagboek worden aangemaakt. Denkbaar is bijvoorbeeld dat gewenst wordt dat alle kassen in één journaalpost moeten worden aangeboden. Dit kan worden gerealiseerd door bij alle KASSEN als verdichtingsniveau K000 op te nemen. Het wordt afgeraden om verschillende dagboeksoorten in een verdichtingsniveau op te nemen.
Vestiging	Per kas wil OCLC Wise graag weten in welke vestiging deze kas staat.
IBAN	Deze rubriek MOET bij de Bank- en Girodagboeken worden gevuld. Bij het invullen van deze rubriek moet een van de ingangen uit de tabel IBAN-nummers worden gekozen (Manager > Financiën > Systeemtabellen).
BIC	De bank identificatiecode van de bibliotheekorganisatie. De BIC is gekoppeld aan het IBAN-nummer en is opgenomen in de tabel 'IBAN-nummers' (Manager > Financiën > Systeemtabellen > IBAN-nummers).

Als Wise een ontvangst wil boeken binnen een dagboeksoort en de dagboekcode is niet bekend, zal Wise boeken op de dagboek dagboeksoort + 000. Dus als er geen dagboekcode voor een kasontvangst kan worden gevonden, zal Wise het dagboek K000 gebruiken. Dit is dus een achtervang van Wise om toch de ontvangst te kunnen verantwoorden.

Gebruik deze dagboekcodes NIET structureel, maar definieer ze wel als een dagboekcode. Hierdoor kun je bij bijvoorbeeld K000 vrij snel terug vinden als er kasgelden niet op de goede manier zijn gedefiniëerd of geboekt.

Bij de instellingen worden verder ook de volgende dagboeksoorten genoemd:

V – Verrekeningen
P – Spaarpunten

De dagboeksoort Verrekeningen wordt alleen gebruikt voor het aansturen van de verrekeningen (clearing) tussen verschillende instanties in een (1) FO. Alleen als er meerdere instanties gebruik maken van dezelfde FO moet er per instantie een V-dagboekcode worden opgenomen. Voor elke instantie moet dan een dagboek V+instantienummer worden opgenomen.

Van de gegevens per V-dagboek wordt in de journalisering alleen de rubriek 'Dagboekcode grootboek' gebruikt. Als omschrijving zal altijd 'Clearing' worden opgenomen en als grootboekrekening de bij de instantie-instellingen opgegeven clearingrekeningnummer. De dagboeksoorten Spaarpunten en Leenstrippen zijn bedoeld voor nog te ontwikkelen functionaliteit. Per dagboeksoort kan een ingang worden gemaakt van 000 t/m 999. Dagboeksoort + het volgnummer = dagboekcode

Kassen

De code voor betalingen die via de kas (contant) binnenkomen.

Bij voorkeur wordt bij gebruik van maar één kas in een vestiging. Deze kas moet dan worden opgegeven bij de vestigingsgegevens. Als er in een vestiging meerdere kassen worden gebruikt, zullen deze in de balieprofielen moeten worden opgenomen. Voor betaalautomaten moet altijd een eigen kas worden gedefinieerd.

Veld	Uitleg
Bepalen kasnummer	Als er per vestiging (in de Client) maar één kas wordt gebruikt, moet deze per vestiging worden gedefinieerd. Indien er voor deze vestiging meerdere kassen zijn gedefinieerd, moet voor deze vestiging per Wise Client (poort) de betreffende kascode zijn opgenomen in de rubriek poortfin (> Balieprofielen). Eerst zal worden gekeken of de werkplek (> Poortfin) een kas heeft gedefinieerd. Als deze is gedefinieerd, zal deze kas worden gebruikt. Is er geen kas gedefinieerd in de poort, dan wordt er gezocht naar een kas bij de vestiging waarvoor wordt aangemeld. Wise zal deze gebruiken als die gevuld is. Mocht ook deze niet zijn gevuld dan zal als kasnummer 'K000' worden gebruikt.
Kascontrole/opmaken van de kas	Per Financiële organisatie/instantie/vestiging/kas moet bekend zijn volgens welke regels/afspraken de kascontrole cq het opmaken van de kas moet worden uitgevoerd. Hierbij moet ook zijn bepaald óf en hoe er geld moet worden afgestort en waar dit afstorten moet worden vastgelegd. Ook moet bekend zijn of er vanuit de Client kasverschillen mogen worden geboekt. Op basis van deze organisatie-afspraken moet bij de kassen de instellingen worden gezet om deze afspraken te kunnen uitvoeren. Uiteraard binnen de geboden mogelijkheden in OCLC Wise.
Vestiging	De vestiging waar de kas wordt opgemaakt en afgesloten. Indien de kas niet in/door de eigen vestiging maar door een andere vestiging wordt opgemaakt dan kan in dit veld de desbetreffende vestiging worden ingevuld.
Vast kassaldo J/N + Kassaldo	In OCLC Wise wordt altijd gewerkt met een vast kassaldo. Wanneer na afsluiting een vast bedrag in kas moet blijven, moet 'Vast kassaldo' zijn aangevinkt. Daarna komt het veld 'Kassaldo' beschikbaar waar het bedrag kan worden ingevuld. Indien GEEN gebruik van een vast kassaldo wordt gemaakt, dan moet er GEEN kassaldo worden opgegeven (bedrag=0). In dit geval wordt het saldo-veld gevuld door de werking van het systeem.
Kastekort tekst + Kasoverschot tekst	Voor het verslag van het opmaken van de kas worden standaardteksten gebruikt voor een kastekort/-overschot. Met deze instelling wordt de standaardtekst van Wise vervangen door de ingegeven waarde.
Boeken kasverschillen bij afsluiten (4990)	Moeten vastgestelde kasverschillen automatisch worden geboekt in Wise (na acceptatie van de afsluiting).
Boeken afstorten bij afsluiten (5990)	Moeten vastgestelde kassaldo's ten opzichte van het vaste kassaldo automatisch worden geboekt in OCLC Wise (na acceptatie van de afsluiting).
Automatische maandafsluiting	Hiermee kan worden aangestuurd dat na afloop van een kalendermaand het verschil van de ontvangsten en uitgaven wordt geboekt als kasafstorting, met als boekdatum de laatste dag van de betreffende maand. De automatische maandafsluiting zal plaatsvinden op de eerste van de maand in de nachtrun. De kas zal worden gesloten met boekingscode '5999' en tekst 'automatisch sluiten' zodat de inkomsten en uitgaven gelijk zijn.
Automatische maandafsluiting	Bij het aanzetten van de automatische maandafsluiting wordt automatisch het veld 'Blokkeer boeken in de vorige maand' aangevinkt.
Blokkeer boeken in vorige maand	Hiermee kan worden aangestuurd dat het maken van boekingen in de betreffende kas (boekdatum) in een vorige kalendermaand vanuit de Client wordt geblokkeerd. Instelling per dagboek of een bepaalde kas mag antedateren.
Accepteer alternatieve betaalwijzen	Hiermee kan worden aangestuurd dat in deze kas ook alternatieve betaalmiddelen als tegoedbonnen/waardebonnen worden geaccepteerd en geregistreerd. Deze mogelijkheid zal voorlopig alleen in combinatie met theaterWise beschikbaar zijn.
Afwijkende opmaakdatum toestaan	Hiermee kan worden aangestuurd dat deze kas voor een afwijkende datum kan worden opgemaakt.
Overrulebare kas	Mag de kas worden overruled door een eigen persoonlijke kas. Aanvinken wanneer je met meerdere personen in een kas werkt maar de opbrengst niet in die kas mag worden geteld. Zie Persoonlijke kas.
Correctie kas	Ten behoeve van verrekening deposito. Zie Correctiekas.

Let op:
Bij het opmaken van de kas (vanuit de Client) zal OCLC Wise altijd vragen vanaf welke datum de kas moet worden opgemaakt. Standaard zal Wise hierbij de kastransacties tellen vanaf deze datum t/m de laatst bekende transactie van vandaag. Welke dag het vandaag is wordt bepaald op basis van de systeemdatum van het systeem en niet op basis van de werkdatum van de betreffende Wise Client.

Indien is ingesteld dat ook met een afwijkende opmaakdatum mag worden gewerkt, zal Wise ook vragen t/m welke datum de kas moet worden opgemaakt. Als opmaakdatum moet de datum worden opgegeven die behoort bij de fysieke hoeveelheid geld die moet worden gecontroleerd/afgesloten. Hierbij zal Wise alleen de kastransacties tellen IN de opgegeven periode. Kastransacties met een boekdatum na de opgegeven opmaakdatum zullen dan NIET worden geteld. Indien is ingesteld dat bij het opmaken van de kas op kasverschillen en/of afstortingen moeten worden geboekt zullen deze kasboekingen als boekdatum de opgegeven opmaakdatum krijgen.

Persoonlijke kas

Als bij Financiën > Boekingsstructuur > Dagboeken > Kassen de optie 'Overrulebare kas' is aangevinkt, kan de kas worden overruled door een eigen persoonlijke kas. Een persoonlijke kas is iets wat je bij de medewerker kunt definiëren. Zodra deze medewerker met een shift begint zullen alle bedragen in/uit deze kas worden geboekt. Als de dienst van de medewerker erop zit wordt de fysieke kassa uit de kassalade genomen en in de kluis opgeborgen. Zo kan een medewerker persoonlijk verantwoordelijk worden gemaakt voor het geld in de kassa-lade.

Een persoonlijke kas is te realiseren door:

kas (varchar(4)) in Wise_rol
de systeemoptie 'PERSKAS' voor persoonlijke kassen aan te zetten
per vaste kas aangeven dat deze mag worden overruled door de persoonlijke kas (= dit vinkje)
na aanmelden van de medewerker kan dan de lokale kas worden vervangen door de persoonlijke kas.

Waar is een transactie afgehandeld?

Transactie	Waar afgehandeld
B	Wise Client
I	Webcat
D	Dubbele leentermijn (Wise Client of Zelfservice)
N	Nooduitlening (Wise Client of Zelfservice)
P	Pubcat
S	Zelfservice automaat
X	Gratis (via Wise Client)

Correctiekas

Om correcties op 491n en 591n posten (deposito) mogelijk te maken is een correctiekas toegevoegd. Deze kas komt onder voorwaarden in het afrekenblok beschikbaar. Alleen als er UITSLUITEND een 491n of 591n post is geselecteerd kan de correctiekas worden aangeboden, in andere gevallen zal de kas worden onderdrukt.
Deze correctiekas is een kas zonder fysiek geld. De volgende instellingen zijn van belang:

Maak bij Kassen een Correctiekas door het veld Correctie kas J/N aan te vinken.
In de DGG tabel moet bij dagboekfunctie gekozen worden voor NULKAS

De correctiekas is beschikbaar als er correcties moeten worden gemaakt op een 491n of 591n post. Normaal gesproken wordt tegoed alleen maar verhoogd bij een klant als een 491n post via kas of bank wordt gesloten. Als om een of andere reden toch een tegoed verhoogd (of verlaagd) moet worden bij de klant moet je dus de beschikking hebben over een dergelijk dagboek. Om geen kasverschillen te krijgen (het geld komt immers niet fysiek in de kas terecht omdat het een correctie aan de balie betreft) hebben we een fictieve kas hiervoor in het leven geroepen. Er zullen dus geen kasverschillen optreden en je kan toch zien via de kasoverzichten hoeveel er aan correctie is uitgegeven/ontvangen.

Afboekingen

De A-codes zijn de afboekingscodes (kwijtscheldingen, automatische afboekingen door het systeem).

100 t/m 199 zijn gereserveerd voor het handmatig (vanuit de balie) van contributieposten.
200 t/m 299 zijn gereserveerd voor het handmatig (vanuit de balie) van de overige posten.
300 t/m 399 zijn gereserveerd voor het sluiten van GRATIS winkelverkopen.

OCLC Wise zal deze dagboeken automatisch gebruiken bij het invoeren van een gratis winkelverkoop. Als code zal de pos 1/3 van de boekingscode worden gebruikt.

De codes 600 t/m 699 zijn gereserveerd voor theaterWise.
De code 000 wordt gebruikt door Wise als er geen (correcte) afboekingscode is ingevuld bij het afboeken in de balie.

Als een code uit de standaardlijst met kortingscodes ook gebruikt wordt bij de vaste contributiekortingen (Producten en Diensten > Abonnementen > Abonnementsinstellingen > Vaste abonnementskorting) zal er in de lijst in de client een '1' of '2' achter een dubbele punt worden opgenomen, waardoor de codes in de lijst uniek worden. De Client kan dan alsnog bepalen wat de juiste kortingcode is.

Alle overige codes worden uitgegeven door Wise bij het afboeken door een systeemfunctie.

A001: Bij het afboeken vanuit een client is er geen correcte reden meegegeven.
A699: Afboeken van nog niet betaalde kaarten bij annuleren (theaterWise).
A800: Correctie reservering. Afboeken van reserveringskosten wanneer is ingesteld dat kosten terug geboekt moeten worden in de tabel XRA - Reservering archiefreden.
A910: Afboeken contributies algemeen. Hier worden de maanden van de contributieperiode die reeds zijn verstreken, plus de huidige maand op afgeboekt.
In de Wise Client worden deze posten opgenomen met afboekbron Q 'Wise-systeem' (tabel TABXXB).
A911: Hier worden de resterende maanden van de contributie looptijd op afgeboekt.
A912: Afboeken storno contributie.
A915: Hiermee worden openstaande OLA-toeslagen afgeboekt.
A960: Afboeken door overdracht andere bibliotheek,
A970: Korting inschrijven,

De A8xx codes worden gebruikt voor het "afboeken” als gevolg van een (marketing)actie. Per marketingactie moet dan de afboekingscode (xx) worden opgegeven. Naast de code + omschrijving kan ook worden aangegeven onder welke voorwaarden (per code) handmatig mag worden kwijtgescholden. Dit is dus alleen van toepassing op de de 100 t/m 299 codes.

V - Vrij of leeg: geen controle
I - Initialen invoeren: OCLC Wise vraagt om initialen. Deze worden bij de post opgeslagen.
P - Pincode nodig: OCLC Wise vraagt om de pincode van de baliemedewerker. Geen code, geen kwijtschelden. De Actor_id worden bij de post opgeslagen.
B - Bevoegdheid + waarde: Deze optie heeft geen functie en wordt verwijderd uit de Manager.

Wanneer de optie 'Niet tonen in de Client' is aangevinkt, zal de kwijtscheldcode niet langer in de Client zichtbaar zijn. De code blijft dan wel beschikbaar voor rapportages.

Optie KWYTPIN

Aan de balie kunnen bepaalde posten worden kwijtgescholden. Daarbij moeten de reden van kwijtschelden worden aangegeven, de initialen van de medewerker en het bedrag.

Met de optie KWYTPIN kan het kwijtschelden worden beveiligd. Alleen medewerkers met een personeelsnummer gekoppeld aan een pincode mogen dan bedragen kwijtschelden. Bovendien is in de historie van de post terug te vinden wie heeft kwijtgescholden en met welke reden.

De optie KWYTPIN moet zijn aangezet. Met het aanzetten van de optie KWYTPIN wordt de menu-optie Vestigingsbeheer > Pincode personeel actief. Hier kunnen de pincodes voor het personeel worden ingesteld. Vervolgens moeten in de Manager de posten die in aanmerking komen voor kwijtschelden via een pincode, daarop worden ingesteld.

Banken

Per IBANnummer waarop door klanten contributies en registraties worden betaald moet een bankdagboek worden opgenomen. Openstaande posten kunnen worden betaald via iDEAL, incasso, pinnen of overschrijving. De instellingen ten behoeve van incasso, zoals de contractgegevens van de bank, zijn opgenomen in de systeemtabel met IBANnummers. Een bank- of girodagboek kan per betalingswijze worden aangemaakt zodat gedetailleerde overzichten gemaakt kunnen worden over hoe posten zijn betaald.

Het bank/giro dagboek wordt ook gebruikt voor het terugbetalen van deposito. Wanneer het terugbetalen van deposito aan klanten (met name van afgevoerde klanten) vanuit een wachtbestand moet gebeuren, moet hiervoor een speciaal bank/girodagboek worden gedefinieerd, die alleen voor deze functie zal worden gebruikt.

Betaalautomaten met een pin-functie krijgen per automaat een eigen bankdagboek. De code wordt vervolgens opgenomen in de toegangscode van de betreffende betaalautomaat.

Veld	Uitleg
Dagboek	Een Bankdagboek begint altijd met een B gevolgd door 3 numerieke posities. In dit veld alleen de 3 nummerieke posities invoeren. De 'B' wordt automatisch aangevuld.
Omschrijving	Omschrijving van het dagboek
Beheer instantie	Welke instantie is de beheerder van het dagboek. Kies uit de beschikbare mogelijkheden.
Rekeningnummer grootboek	De grootboekcode. Kies uit de beschikbare mogelijkheden
Verdichtingsniveau	Mogelijkheid om een groep dagboekcodes te clusteren zodat op financiële overzichten deze codes als totaal worden geteld/gepresenteerd.
Vestiging	N.v.t.
IBAN	Kies het IBAN waarop de betalingen voor dit dagboek binnenkomen.
BIC waarde	De BIC wordt automatisch ingevuld indien in het voorgaande veld een IBAN is geselecteerd.
Pinnen
Boekingscode pinkosten	Moet met een '2' beginnen. Deze boekingscode moet ook worden gedefinieerd bij boekingscodes / Accounting.
Pinkosten berekenen t/m	Als het pinbedrag lager is dan het hier ingevulde bedrag komen er pinkosten overheen.
Pinkosten t/m	De kosten die de klant moet betalen als er een lager bedrag wordt gepind dan in het vorige veld is aangeven.
Incasso
Opdrachtgever	De naam van de opdrachtgever (naam organisatie).
Maximum aantal heraanbiedingen	Hoeveel keer moet een gestorneerde post OPNIEUW (in de volgende verwerking) worden meegenomen voor incasso.
Verzamel incasso	Alleen aanvinken als deze optie wordt gebruikt! Hiermee kan worden aangestuurd dat in één incassobestand posten van meerdere FO's worden opgenomen. Vink deze instelling aan om te zorgen dat Wise bij selecteren van openstaande posten voor incasso, deze posten in het berichtenbestand opneemt met FO=99. De verzamelincasso zelf zal dan (fysiek) moeten worden aangemaakt vanuit een gebruiker van FO=99. Voorwaarde is dat alle FO's dezelfde dagboekcode gebruiken voor de incasso-inkomsten gebruiken.
Vragen naar batch	Als dit veld is aangevinkt, verschijnen er twee nieuwe velden bij betaling via Client > Financieel > Batchontvangsten: batch batch volgnummer Aan de betaling kan dus het batch- en batchvolgnummer worden meegegeven. In de fin_posten tabel worden beide codes als één nummer weggeschreven in het veld adm_afboek. De inhoud van adm_afboek is te zien in de financiële historie bij de klant.
Kwijtscheld voorwaarde	Vink aan wanneer het gaat om een geoormerkt dagboek voor het annuleren van kaarten (anders dan kas en/of tegoed). LET OP: Er kan maar 1 dagboek per FO ingesteld worden voor de retouren theater/ticketWise. Wanneer je een geoormerkt dagboek wilt instellen voor theater- en ticketWise retouren (anders dan via kas of tegoed) dan kun je hiervoor een apart bankdagboek maken. Voeg hiervoor een nieuw dagboek toe en vink het veldje retour dagboek Theater/TicketWise aan (LET OP: géén bestaande gebruiken want anders wordt deze niet meer getoond op de gewenste plekken!). De overige velden kun je leeg laten. Dit dagboek zal dan getoond worden in het teruggave kaartverkoopscherm bij het annuleren van kaarten. Zie voor verdere toelichting Kaarten annuleren.

Giro

Zie de invulling van de bankdagboeken.

Chip (Smartcard)

Vanaf 1 januari 2015 wordt het gebruik van de Chipper door de Nederlandse banken niet meer ondersteund. Dit dagboek wordt dus ook niet langer gebruikt in OCLC Wise.

Deposito

De posten die worden verrekend met het deposito van een klant worden op een deposito-dagboek verantwoord. In het bestand “tegoeden” wordt per klant het actuele deposito van een klant opgeslagen. Een deposito is altijd per FO en per klant. Een deposito mag nooit negatief zijn. Een klant kan in meerdere FO's een deposito hebben uitstaan. Leengeld, boete en reserveringskosten worden direct verrekend als een klant deposito heeft. Dit geldt voor afhandeling aan de balie en bij de automaat.

In OCLC Wise is het mogelijk – om wanneer een klant deposito koopt terwijl er nog openstaande posten zijn – de schulden direct automatisch te verrekenen met het zojuist gekochte tegoed. Zet hiervoor de systeemoptie COUR_RG aan.

Technisch gezien kan OCLC Wise negen verschillende soorten deposito (01 t/m 09) beheren.
Alleen deposito-soort 01 (=algemeen) is geïmplementeerd. Afboekingen hiervan worden geboekt op R001.

Zorg er dus voor dat er altijd een dagboek R001 is ingesteld.

Verrekeningen

Voor de clearing moet hier een dagboek voor de verrekeningen worden toegevoegd. Voor meer informatie over clearing, zie Grootboekkoppelingen.

Spaarpunten

De post is afgerekend met spaarpunten. Voor meer informatie over hoe Spaarpunten uitgegeven en ingericht kunnen worden, zie Producten en diensten: Spaarpunt definities.

Tegoedbonnen

T-dagboeken kunnen alleen worden gebruikt vanuit ticketWise. Zie voor het inrichten en gebruik van deze dagboeken ticketWise: Financiën.