Kaarten annuleren

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Een kaartje annuleren kan op twee manieren: via Kaartverkoop > Kaarten annuleren, en via Kaartverkoop > Kaartverkoop > Zoek klant. Bij beide opties volgt het scherm Teruggave Kaartverkoop.

Annuleren via menukeuze 'Kaarten annuleren'

Om één of meerdere kaarten te annuleren vanuit het kaartnummer of -nummers, is het kaartnummer nodig. Het kaartnummer staat altijd op het kaartje vermeld (een andere optie om te annuleren is vanuit de klant > via transacties).

Werkwijze:

Het standaard aantal te annuleren kaarten staat op 3, maar dit aantal is aan te passen naar een willekeurig aantal.
Vul het gewenste kaartnummer in om te annuleren en druk op Enter. Vervolgens verschijnt de detailinformatie over deze kaart in een popup 'Opmerking' (deze informatie verschijnt niet wanneer onderin het annuleerscherm 'geen details' is aangevinkt.)

Klik OK of kruisje rechts bovenin om dit scherm te sluiten.

Onderin het annuleerscherm kunnen twee vinkjes worden gezet:

Wanneer 'geen details' is aangevinkt, verschijnt er geen informatie wanneer na het intikken van een kaartnummer op Enter wordt gedrukt.
Wanneer 'geen kosten' is aangevinkt, worden er geen annuleringskosten berekend.

Kies voor Annuleer kaarten om deze kaart(en) ook daadwerkelijk te annuleren. Vervolgens verschijnt het scherm Teruggave Kaartverkoop.

Annuleren vanuit de kaartverkoop

Open Kaartverkoop > Kaartverkoop, zoek de klant op en klik met de rechtermuisknop op de door deze klant gekochte kaarten. In het menuutje kan er voor gekozen worden de kaarten nogmaals af te drukken of de kaarten te annuleren. Indien voor annuleren worden gekozen, wordt er gevraagd of de kaarten geannuleerd moeten worden, ja/nee/geenkosten. Wanneer gekozen wordt voor 'geen kosten' worden er geen annuleringskosten in rekening gebracht.

Let op: Bij annuleren via de menu-keuze 'Kaarten annuleren' (vorige paragraaf) kunnen de kaarten per stuk geannuleerd worden.
Bij annuleren vanuit de kaartverkoop worden alle gekochte kaarten tegelijk geannuleerd.

Klik op 'Kaarten annuleren'. Het scherm Teruggave Kaartverkoop opent nu.

Teruggave kaartverkoop

De laatste stap van het annuleren is het teruggeven van het betaalde geld aan de klant. Er kunnen verschillende teruggave opties gekozen worden:

Kas
De optie kas kan gebruikt worden voor het terugbetalen via de kas aan zowel anonieme klanten als leden van de bibliotheek.
Op tegoed
Bij het terugbetalen aan bibliotheekleden is het ook mogelijk om het bedrag op het tegoed van de klant te zetten (tegoedgroep 1: deposito). Dit tegoed is per klant in te zien in de Client via Klant > Financieel. Vanuit dit tegoed kan de klant vervolgens weer andere kaarten kopen of andere bibliotheekkosten betalen.
Geoormerkt dagboek (bijv. Retouren ticketWise)
Wanneer er een geoormerkt dagboek voor retouren is ingesteld, is het mogelijk om deze als retouroptie te gebruiken. Het is aan te raden dit dagboek alléén in te richten wanneer het NIET mogelijk is om geld via de kas terug te betalen (in cashless bibliotheken) en/of wanneer de klant geen bibliotheeklid is en er geen geldteruggave mogelijk is op het tegoed. Tevens is dit dagboek bruikbaar wanneer er bewust voor gekozen is om geen geld terug te geven bij annuleren. Op deze manier zijn er toch overzichten te maken van de bedragen die niet worden uitbetaald maar op dit dagboek worden gezet. Zie voor het instellen van dit dagboek de handleiding Dagboeken.

Let op
Wanneer het terug te betalen bedrag op tegoed gestort moet worden, moet de annuleeractie PER KLANT afgehandeld te worden!
Worden er van verschillende klanten kaarten in één handeling geannuleerd, en wordt gekozen voor terugbetalen op tegoed, dan wordt het totale bedrag bij de eerste (!) van deze klanten op het tegoed geboekt.

Na het annuleren wordt een uitbetaalscherm getoond waarin kan worden gekozen tussen uitbetaling per kas en/of uitbetaling per tegoed. Aangezien dit scherm ook delen accepteert (bv. een deel via de kas en een deel via het tegoed), is het niet mogelijk de tegoeden daarna ook nog eens per koper van de kaartjes te verdelen. Daarom is er voor gekozen om, als men gebruik maakt van uitbetaling per tegoed, dit altijd op de eerste klant te boeken. Dit is eigenlijk hetzelfde als ervoor wordt gekozen het geld per kas uit te keren. Degene die de kaartjes retourneert krijgt het geld in de hand en dit moet dan onderling verrekend worden.

Voor bovengenoemde opties is het tevens mogelijk om het teruggavebedrag over de verschillende opties te verdelen. Bijvoorbeeld een deel via de kas uitbetalen en een deel op het tegoed van de klant zetten. Dit werkt hetzelfde als bij deelbetalingen.

Wanneer er annuleerkosten zijn ingesteld dan worden deze automatisch toegepast en getoond bij annuleerkosten. Zie voor het instellen van annuleerkosten in de Manager: Annuleer kaarten methodes.

Wanneer een kaart geannuleerd wordt die gratis was, en wanneer een kaart geannuleerd wordt waarvan de kosten bij de klant geregistreerd staan, verschijnt de melding: 'Kaart(en) geannuleerd. Geen geld teruggave in verband met vrijkaart(en) of niet betaalde kaarten'. Deze melding verschijnt ook wanneer er in de Manager niet de juiste 'boekingscode annuleren' is ingevuld bij 'boekingscode per soort'.

Vul het bedrag in dat retour gegeven moet worden of klik op Alles om het gehele bedrag in te vullen.
Kies Herstel om het ingevulde bedrag weer te verwijderen.

Let op: Wanneer er eenmaal gekozen is voor kaarten annuleren is het niet meer mogelijk om dit proces te stoppen via de 'Quit'-knop.

De (boekhoudkundige) werking van het annuleren van een kaart

Bij het annuleren van een kaart zal deze kaart de status geannuleerd krijgen. De plaats van deze kaart komt dan weer beschikbaar voor uitgave. Binnen dit hoofdstuk wordt beschreven hoe OCLC Wise financieel omgaat met een annulering.

Nog niet betaald
Als de post nog niet is betaald (gevonden obv fin_posten_adm_id uit tw_transactie_regel) dan zijn er 2 mogelijkheden:

Post is vandaag ontstaan: record wordt gedelete
Post is eerder ontstaan: record wordt gesloten op 'A699', adm_incas wordt 'C' (correctie)

Hiermee is de annulering (financieel) afgerond.

Geheel of gedeeltelijk betaald
Als de post geheel of gedeeltelijk is betaald zal de volgende procedure/werkwijze worden uitgevoerd.

Een gedeeltelijk openstaande post zal worden afgehandeld als hiervoor beschreven bij “nog niet” betaald. Het betaalde deel kan in een of meerdere financiële records zijn opgenomen. Deze record(s) worden worden als volgt afgehandeld.
Voor elke kaart is via prijssoort en activiteitssoort is in de functie “boekcode per soort” (in tw_boekcode_per_soort) vastgelegd hoe de kaarten financieel moeten worden geboekt. Hierin is vastgelegd:

Boekingscode: onder welke boekingscode moet een verkoop (financieel) worden geboekt.
Boekingscode annuleren: Als er geld moet worden terugbetaald voor geannuleerde kaarten dan moet hier de boekcode 5996 worden opgegeven.
Alléén als er bij deze “boekcode_annuleren” een boekingscode is ingevuld kan er geld worden teruggegeven (in welke vorm dan ook).
Als hier geen boekcode of een andere boekcode is ingevuld zal er nooit geld worden terugbetaald aan de klant!
Annuleer kaarten methode: Welke methode moet worden gebruikt bij het annuleren.

Er kan alleen vanuit een client worden geannuleerd. De werkwijze is dan als volgt:

Welk bedrag is er betaald voor deze kaart.
Indien het bedrag <=0 zal er financieel niets worden geboekt van de annulering en zal de procedure stoppen.
Via de prijssoort en activiteitssoort van de kaart worden de boekcode (opbrengst), boekcode annuleren en de annuleringsmethode bepaald.
Alleen als de “boekcode annuleren” de waarde 5996 heeft zal deze als gevuld worden behandeld.
Indien de boekcode (opbrengst) niet kan worden gevonden zal er verder niets worden geboekt van de annulering en zal de procedure stoppen.
Voor het bedrag van het kaartje zal een tegenboeking worden gemaakt met de gevonden boekcode. Bedrag zal negatief worden opgenomen. Dit record zal direct worden gesloten in dagboek R999. Met deze boeking wordt de eerder geboekte opbrengst tegengeboekt.
Direct gekoppeld aan stap 4 zal een boeking worden gemaakt om het eerder van de klant ontvangen bedrag van het kaartje te verantwoorden. Hiervoor wordt een boeking gemaakt met als boekingscode de 4996. Dit record zal direct worden gesloten in dagboek R999.
Hierna zal bekeken worden of er terugbetaald moet worden aan de klant.
Hiervoor moet de boekcode annuleren (5996) bekend zijn.
Indien deze niet bekend is zal er niets worden terugbetaald en is de annulering (financieel) afgerond.
Als er een boekcode annuleren bekend is zal worden onderzocht of en hoe er moet worden terugbetaald aan de klant.
Indien een annuleringsmethode bekend is opgegeven zal worden onderzocht of er wordt geannuleerd binnen de opgegeven termijn. Indien deze termijn is overschreden zal er niets worden terugbetaald en stopt de afhandeling.
Als er moet worden terugbetaald zal gecontroleerd worden of er binnen de annuleringsmethode annuleringskosten en een boekcode voor annulering is opgenomen. Indien dit het geval is zullen deze annuleringskosten direct worden geboekt.
Hiervoor zal een boeking worden gemaakt met het annuleringsbedrag en de boekingscode voor annuleerkosten. Deze boeking zal direct worden gesloten in dagboek R999. Voor het bedrag van deze annuleringskosten zal het in stap 5 gemaakte financiële record (4996) worden verlaagd.
Bij terugbetaling zal in de cliënt een keuze gemaakt moeten worden hoe het bedrag moet worden uitbetaald. Hierbij zijn de volgende mogelijkheden beschikbaar:
- Directe uitbetaling per Kas, Bank, Giro
  Met de boekcode annuleren wordt een boeking gemaakt voor het terug te betalen bedragen te boeken. De boeking wordt gesloten in het betreffende dagboek.
- Opnemen als deposito
  Hiervoor wordt een 4910 boeking gemaakt. Deze boeking wordt gesloten met R999. Verder zal het 4996-record worden verlaagd met dit bedrag.
- Uitgifte van een tegoedbon
  Hiervoor wordt de bijbehorende 492x boeking gemaakt. De boeking wordt gesloten in R999. Verder zal het 4996-record worden verlaagd met dit bedrag.

Boekhoudkundige toelichting:

Met stap 1 t/m 5 wordt de eerder geboekte opbrengst van de voorstelling tegengeboekt.
Op 4996 staat nu de opbrengst verantwoord van de voor de geannuleerde kaarten ontvangen gelden.
Het dagboek R999 wordt alleen gebruikt als een tussenrekening om de annulering goed te kunnen verwerken. Per annulering (sessie) is het saldo van de R999-boekingen altijd nul (0).
Stap 1 t/m 4 wordt per (te annuleren) kaart uitgevoerd.
Stap 5 wordt per (annuleer)sessie uitgevoerd.
Met stap 6 t/m 10 wordt een eventuele terugbetaling verwerkt.
Als er geld moet worden terugbetaald zal altijd eerst eventuele annuleringskosten worden berekend.
Hiervoor wordt een boeking gemaakt op de opgegeven boekingscode voor deze kosten. Deze zal via dagboek R999 worden verrekend met het totaal bedrag op 4996.
Als er geld moet worden uitbetaald via Kas, bank of Giro wordt hiervoor altijd een 5996- boeking gemaakt die wordt gesloten met het gekozen dagboek (kas,bank of giro).
Als er een tegoed wordt geboekt of een tegoedbon wordt gegeven zal hiervoor een 4910-boeking of een 492x-boeking worden gemaakt. Deze boekingen zullen via dagboek R999 worden verrekend met het totaal bedrag op 4996.
Stap 6 t/m 10 wordt per (annuleer)sessie uitgevoerd.

Resultaat aan het einde van een (annuleer)sessie is:

(verkoop)opbrengst van de kaarten zijn tegengeboekt
Boekcode annuleringskosten bevat de opbrengst voor (ev.) annuleringskosten
Boekcode 4910 bevat het bedrag is geboekt op tegoeden
Boekcode 492x bevat het bedrag waarvoor tegoedbonnen zijn uitgereikt
Boekcode 4996 bevat het bedrag dat terugbetaald kan worden.
Boekcode 5996 bevat de bedragen dat (werkelijk) via Kas, bank of giro is uitbetaald

Als alles wordt uitbetaald of als tegoed wordt geboekt zal 4996 en 5996 tegen elkaar zijn (weg)geboekt. Als er niet wordt terugbetaald zal 4996 het resultaat van het annulering bevatten.