Activiteitbeheer

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Activiteiten

Via Kaartverkoop > Activiteitbeheer worden activiteiten (zoals voorstellingen, lezingen, excursies, etc.) en de daarbij behorende data vastgelegd. Aan een activiteit wordt altijd minimaal één datum en tijdstip gekoppeld. Per activiteit worden de volgende gegevens vastgelegd:

titel
uitvoerende(n)
activiteitsoort
planning
eventuele teksten
eventuele uitvoeringen

Ook is het mogelijk om per datum specifieke gegevens vast te leggen, onder andere:

prijzen
zaal
pauze

Eén activiteit kan op verschillende momenten plaatsvinden, op verschillende tijdstippen en/of in verschillende zalen, en tegen verschillende prijzen. De activiteiten worden ingevoerd via de tabellen:

Activiteitsoorten
Genres
Tekstsoorten
Planningsfase
Seizoen
Voorwaarden
Prijssoorten
Zalen (+ max. capaciteit van een zaal)

Deze tabellen zijn te vinden in de Manager > ticketWise > Activiteitbeheer. Voor de functie activiteitbeheer moet de bevoegdheid voor activiteitbeheer worden ingesteld.

Activiteitbeheerscherm

Open Kaartverkoop > Activiteitbeheer: in eerste instantie wordt het activiteitbeheerscherm getoond.

Boven in het scherm bevinden zich de seizoensknoppen (dit kan letterlijk een seizoen zijn, maar bijvoorbeeld ook een heel jaar zoals in het voorbeeld hierboven). Deze moeten worden ingesteld in de Manager (zie Seizoen). Klik op één van de knoppen om de activiteiten van de desbetreffende periode te zien.
Onder deze knoppen zit het zoekveld. Gebruik dit veld om te zoeken naar activiteiten: typ een woord of een deel van een woord dat voorkomt in de titel en/of uitvoerende.
In de linker kolom staat het activiteit_id. De middelste kolom toont de uitvoerende(n) en de laatste kolom toont de titel van de activiteit. Klik in de grijze balk boven de kolom om de kolom te rangschikken op Id, Uitvoerende(n) (indien ingevuld) of Titel.

Dubbelklik op een bepaalde activiteit om deze te openen.

Nieuwe activiteit toevoegen

Klik op de knop 'Nieuw' rechtsbovenin in het activiteitbeheer scherm. Het scherm dat nu opent, bevat drie tabbladen (aanklikken of sneltoetsen gebruiken):

Tabblad Details = ALT+D
Tabblad Promo details = ALT+P
Tabblad Uitvoeringen = ALT+U

Let op: als de knop 'Nieuw' niet werkt, is er iets niet goed ingesteld in de TicketWise instellingen in de Wise Manager (er is bijvoorbeeld geen zaal gekoppeld aan het ingestelde cluster). Controleer de Manager-instellingen (zie Manager TicketWise).

Tabblad Details

Op het tabblad Details worden de details van de activiteit vastgelegd. Deze informatie geldt ook voor alle data die hieraan gekoppeld worden. Specifieke informatie wordt per datum vastgelegd.

	Onderdeel	Uitleg
1	Uitvoerende(n)	Voer de naam van de uitvoerende in (max.50 tekens)
2	Titel	Voer de titel van de activiteit in (max. 50 tekens). Titel OF de uitvoerende invullen is verplicht.
3	Activiteitsoort	Kies de bijbehorende activiteitsoort (let op: deze activiteitsoort wordt gekoppeld aan de boekingscode van een kaartje. Deze activiteitsoort kan na het verkopen van een kaartje niet meer gewijzigd worden). Er is één activiteitsoort per activiteit mogelijk. Titel OF de uitvoerende invullen is verplicht.
4	Genres	Kies één of meerdere bijbehorende genres door op het mapje te klikken. Klik een genre aan of kies meerdere genres met crtl+klik. Een genre verwijderen kan door het genre te selecteren en daarna op de rechtermuisknop te klikken.
5	Planning	Zie Planning.

In de kaartverkoop worden de datum, de uitvoerende en de titel getoond. Hiervoor heeft de kaartverkoop 90 posities beschikbaar. Hou er dus rekening mee dat een hele lange titel in de kaartverkoop afgekapt kan worden.

Planning

Bij het onderdeel Planning wordt vastgelegd vanaf wanneer kaarten verkocht en/of zichtbaar mogen worden.

Wat is een planningsfase?
Met het instellen van planningsfases is het mogelijk om het verloop van de kaartverkoop te plannen voor nu en/of in de toekomst. Bijvoorbeeld wanneer verschillende prijzen gehanteerd worden voor de voorverkoop, verkoop en last-minute. Per fase kan worden aangegeven wanneer deze begint en waar de kaarten zichtbaar en/of verkoopbaar zijn. In het tabblad Activiteiten kunnen voor deze fasen afzonderlijk prijzen ingevoerd worden.

Planningsfase(s)
Om planningsfases te kunnen gebruiken, moeten deze vastgelegd zijn in de tabel planningsfase in de Manager (zie Planningsfase (manager)). Het is in de Client mogelijk om verscheidene planningsfases te activeren en/of te deactiveren. Het gebruik van meerdere planningsfases wordt alléén aangeraden wanneer er daadwerkelijk verschillen zijn tussen de planningsfases in zichtbaarheid, verkoopbaarheid en/of prijzen.

Hoe werkt de planningsfase?

Vink het hokje bij een fase aan om deze te activeren (kolom 'Actief'). Kies vervolgens in het drop-down menu voor 'Vanaf' voor een vanaf-datum, of voor 'Dagen vooraf'.
Bij een datum vanaf is het mogelijk om zelf een datum in te vullen of om op het kalendertje te klikken en een datum te kiezen. Vanaf deze datum gaat de betreffende planningsfase dan automatisch lopen.
Kies bij 'duur' het aantal dagen voorafgaand aan de datum. Dit is bijvoorbeeld te gebruiken bij last-minute verkoop drie dagen vóór de activiteit.
Wanneer er meerdere activiteiten op verscheidene data plaatsvinden, rekent het systeem altijd hetzelfde aantal dagen vóór de speeldatum terug. Hiermee is het mogelijk om de last-minute verkoop per in te stellen.
Bepaal tot slot waar de activiteit in welke fase zichtbaar is en waar deze verkoopbaar is. Als een activiteit zichtbaar is op de website, is deze automatisch ook zichtbaar voor de balie en de administratie (is dus hiërarchisch bepaald). Hetzelfde geldt voor de verkoop. Een activiteit in een bepaalde fase moet in ieder geval ergens zichtbaar zijn om verkoopbaar te kunnen zijn.

Een voorbeeld …
De voorbeeld-activiteit heeft drie verkoopfasen (vastgelegd in de Manager): voorverkoop, loketverkoop (reguliere verkoop) en last-minute. Voor iedere fase gelden andere instellingen voor zichtbaarheid en verkoopbaarheid. Ook zullen de prijzen afwijkend zijn.

De voorverkoop start op 01-03-2022. Op dat moment wordt de activiteit getoond op de website ('Zichtbaar: WEB'), maar alleen nog maar verkocht aan de balie ('Verkoopbaar: BALIE'). Online kunnen er dus geen kaarten worden gekocht. Vanaf 01-04-2022 gaat de voorverkoop over in de reguliere kaartverkoopfase (loketverkoop). Hierbij kunnen de kaarten zowel via het web als bij de balie worden gekocht. De last-minute fase gaat vijf dagen voor de speeldatum in. Stel dat de bijbehorende activiteit op 6 mei wordt gespeeld, dan start de last-minute fase op 1 mei.

Wanneer de zichtbaarheid en/of verkoopbaarheid op WEB staat, dan betekent dat ook automatisch zichtbaar en/of verkoopbaar bij BALIE en ADMINISTRATIE. Wanneer de zichtbaarheid en/of verkoopbaarheid op BALIE staat, dan betekent dat ook automatisch zichtbaar en/of verkoopbaar bij ADMINISTRATIE. Dit is dus hiërarchisch.

Plaatjes uploaden in activiteitbeheer

Het is mogelijk bij de activiteit een afbeelding vast te leggen (mits er schrijfrechten zijn ingesteld voor de map home/bxmas/resources/THEATER_IMAGE). Het plaatje wordt standaard geüpload in drie afmetingen (klein, middel en groot) en kan later gebruikt worden voor het tonen in de Wisecat+.

De afbeelding wordt in een pop-up getoond met drie mogelijkheden:

Annuleren en niets aanpassen
Op 'OK' drukken waarna de gekozen afbeelding automatisch geschaald wordt naar de te gebruiken hoogte/breedte verhoudingen
In de afbeelding een rechthoek selecteren in de verhoudingen zoals het eindresultaat moet zijn, na het zetten van de rechthoek kan de locatie van de rechthoek nog aangepast worden.

Na punt 2 en 3 wordt de (al dan niet gecropte) afbeelding herschaald aan de hand van de afmetingen die in tw_cluster_optie vastliggen (zie Cluster optie). De vaste breedte is 180 pixels; de hoogte schaalt mee. De afbeelding wordt opgeslagen in de map 'home/bxmas/resources/THEATER_IMAGE'

Wanneer je besluit om op deze manier plaatjes te gaan uploaden, is het handig om dit voor alle voorstellingen te doen. Doe je dit niet dan wordt bij voorstellingen zonder plaatje deze afbeelding getoond:

Let op: Controleer de WEBserver configuratie.

1. Is /etc/bng.d/imgredir.cfg aanwezig?
Zo niet, dan aanmaken en voorzien van de volgende regels:

# -*- perl -*-
$cfg = {
'DEBUG' => 1,
'BXMAS_URL' => 'http://localhost/bxmas',
'NO_COVER_URL' => '/rsrc/images/tw/g_noimage.jpg',
};
1;

(let op welke BXMAS_URL er opgegeven wordt (zelf nagaan of het de juiste is))

2) eventueel cache leeggooien - /tmp/imgredir/
3) apache herstarten

Let op: om plaatjes via activiteitbeheer te kunnen uploaden moet deze mogelijkheid in de globals aangezet te worden:
/home/web/xsl/globals.xsl (op de wisewebserver)

<xsl:variable name="tickw-cover-imgredir" select="'true'" />

Wanneer aan de activiteit een genre is toegekend, wordt dit genre in de afbeelding getoond. Door hier op te klikken worden alle voorstellingen met hetzelfde genre getoond (genreverfijning).

Een eenmaal geupload plaatje kan niet meteen vervangen worden in verband met caching. De default cachetijd is beperkt tot één dag. Wil men sneller resultaat, dan kan men met beleid apache stoppen en de map /tmp/imgredir verwijderen, daarna apache weer starten. NB: vanwege browsers en tussenliggende proxy-servers (SQUID bv) zouden de plaatjes nog tot 1 dag kunnen blijven cachen (maar een refresh zou dit moeten verhelpen)

Tabblad Promo details

Op het tabblad Promo details worden promotionele gegevens vastgelegd zoals de bijbehorende activiteit teksten en/of kaart lay-outs.

Lay-out
Bij de installatie van ticketWise wordt een standaard lay-out meegeleverd. Zonder afwijkende kaart lay-out wordt deze standaard lay-out gebruikt voor het printen van een kaartje. Het is per activiteit mogelijk om een afwijkende lay-out te kiezen. Deze moet aanwezig zijn op de server en de instellingen moeten zijn vastgelegd in de Manager. Zie voor meer informatie Kaartjes.

Na het kopen van een kaartje en na het bijwonen van een activiteit wordt de activiteitsdatum bij een actor niet bijgewerkt! Deze activiteitsdatum wijzigt alleen op het moment dat er een uitleentransactie plaatsvindt.

Het is mogelijk om per cluster een eigen standaard lay-out vast te leggen (in tw_cluster). Kies eventueel een afwijkende kaart lay-out voor een baliekaartje en/of webkaartje.

Teksten
Om tekstsoorten te kunnen gebruiken, moeten deze vastgelegd zijn in de tabel tekstsoorten in de Manager. Het is mogelijk om verschillende tekstsoorten te gebruiken voor verschillende doeleinden. In de Manager is instelbaar welke teksten in de Wisecat+ worden getoond en welke niet en wat het maximum aantal tekens mag zijn. Voer de gewenste tekst in:

Tabblad Uitvoeringen

Op het tabblad ‘Uitvoeringen’ worden één of meerdere data behorende bij de activiteit vastgelegd. Het tabblad bestaat uit een linker- en een rechterdeel. Links worden de data vastgelegd. Rechts de overige informatie zoals tijden, pauze, opbrengstvestiging, locatie en prijzen.

Een nieuwe activiteit toevoegen: eerste activiteit

Wanneer het de eerste datum betreft, zal het datumveld nog leeg zijn.

Veld	Uitleg
Datum*	Klik op de + linksonder en kies in de kalender de speeldatum van de bijbehorende activiteit en klik op Ok. Wanneer geen datum gekozen is dan wordt de huidige datum gekozen.
Tijd**	Vul de begin- en eindtijd in
Pauze	Vul pauzetijd- en duur in
Opbrengstvestiging*	Kies opbrengstvestiging (de vestiging waar de financiële opbrengsten naartoe gaan) (Let op: hier worden alléén de vestigingen getoond die binnen de instantie vallen van het cluster, óf binnen de vestigingen vallen van het cluster én die in de sector BIEB of THEA zitten).
Opmerking	Opmerking die specifiek voor deze activiteit geldt. Deze opmerking wordt getoond in de Wisecat+ en op het kaartje (maximaal 44 tekens).
Stop webverkoop	Wanneer hier een vinkje staat wordt de activiteit niet meer aangeboden op het web.
Locatie*	Kies locatie
Aantal kaarten*	Kies het aantal kaarten dat voor deze activiteit verkocht mag worden (het getal na 'van' is de maximumcapaciteit van deze zaal zoals is ingevoerd in de manager).
Prijzen*	Vul prijzen in. Klik hiervoor op het grijze veld achter een prijssoort. Let op: Bevestig de invoer met de ENTER-toets, anders worden de prijzen niet opgeslagen! Het is voor iedere planningsfase verplicht om de bijbehorende prijzen in te vullen! Bij meerdere tabbladen zijn dat dus meerdere prijzen. Het tabblad dat lichtblauw gekleurd is, is het actieve tabblad. Wanneer er voor de gekozen activiteitsoort in combinatie met de prijssoort geen boekingscode bekend is, dan is het niet mogelijk om een prijs in te vullen. Het veld bij prijs is dan niet muteerbaar.

*invullen verplicht; (een locatie die niet meer gebruikt wordt kan in de Manager op inactief worden gezet zodat deze niet meer getoond wordt)
**alleen begintijd is verplicht. Wanneer de eindtijd niet is ingevuld, maakt het systeem er automatisch 00:00 van.

Opslaan en in verkoop zetten

Tijdens het invoeren van een activiteit kan deze op ieder willekeurig moment opgeslagen worden. Hierdoor is het mogelijk om het invoeren even te stoppen (zonder ingevoerde gegevens kwijt te raken) en op een later tijdstip verder te gaan. Klik hiervoor op de knop 'Opslaan' rechts bovenin in het scherm.
Opslaan geldt voor ALLE tabbladen tegelijk. Het is dus niet nodig om op ieder tabblad afzonderlijk op de knop 'Opslaan' te drukken.
Wanneer er gegevens worden gewijzigd en niet op opslaan wordt gedrukt maar op het kruisje, dan verschijnt de melding 'Wilt u wijzigingen opslaan'. Kies 'Ja' om alle wijzigingen op te slaan, kies 'Nee' om alle wijzigingen die na de vorige keer van opslaan gedaan zijn niet op te slaan.
Wanneer het invoeren van een activiteit helemaal klaar is en alle benodigde informatie is toegevoegd, moet deze nog 'in de verkoop' gezet worden. Pas wanneer de activiteit in de verkoop is gezet, zal deze gepubliceerd en verkocht kunnen worden op de aangegeven data en plekken.
Open de betreffende activiteit en klik op 'Zet in verkoop'.

Het wordt ten zeerste aangeraden om alle gegevens nogmaals goed te controleren voordat de activiteit in de verkoop wordt gezet. Nadat de activiteit in de verkoop staat, zullen wijzigingen in de activiteit drastische gevolgen kunnen hebben (bijvoorbeeld prijswijzigingen en/of wijzigingen in tijd).

Let op: wanneer een activiteit nog niet in de verkoop is gezet, kunnen er ook géén kaarten worden verkocht! Pas na het in de verkoop zetten van de activiteit wordt deze getoond in het kaartverkoopmenu.

De knop 'Zet in verkoop' is niet actief zolang de uitvoering niet is opgeslagen.

Activiteit wijzigen nadat deze al in de verkoop is

In sommige gevallen is het wenselijk om bepaalde gegevens van de activiteit toch te wijzigen terwijl deze al in de verkoop is gezet.

Het aantal te verkopen kaarten moet worden verhoogd
Bijvoorbeeld omdat tijdens de kaartverkoop periode blijkt dat de verkoop erg goed gaat. Ook wanneer een activiteit al in de verkoop staat, is het mogelijk om het aantal kaarten op te hogen. Dit kan tot aan de maximumcapaciteit van de zaal. Deze maximumcapaciteit is een vast getal en wordt weergegeven naast de locatie. Dit maximum kan niet worden overschreden. Om het aantal te verkopen kaarten op te hogen hoeft de activiteit niet uit de verkoop gehaald te worden. Het aantal kaarten kan gewoon worden aangepast bij het veld 'Aantal kaarten' door middel van de spinner of door het totaal te verkopen kaarten naar wens te wijzigen. Na het opslaan van de gegevens is het aantal verkoopbare kaarten automatisch aangepast.
Het aantal te verkopen kaarten moet worden verlaagd
Bijvoorbeeld omdat achteraf blijkt dat er toch minder plekken beschikbaar zijn. Ook wanneer een activiteit al in de verkoop staat, is het mogelijk om het aantal kaarten te verlagen. Dit kan tot aan het minimum aantal kaarten dat al voor deze activiteit verkocht is. Indien er al meer kaarten zijn verkocht dan er plekken beschikbaar zijn, dan moeten er eerst kaarten worden geannuleerd.
De activiteit moet uit de verkoop gehaald worden.
Er worden bijvoorbeeld niet genoeg kaarten verkocht, of een activiteit moet om andere redenen geannuleerd worden.

Is er slechts één speeldatum, dan kan dit via de activiteitplanning geregeld worden. Zet dan de verkoopbaarheid en/of zichtbaarheid op GEEN.
Zijn er meerdere data en moet er maar één datum uit de verkoop gehaald worden, dan is dit mogelijk door de knop 'haal uit verkoop' te gebruiken. Dit kan echter alleen als er nog géén kaarten verkocht zijn.
Zijn er al wel kaarten verkocht, dan moeten deze eerst allemaal worden geannuleerd voordat de activiteit uit de verkoop gehaald kan worden. Voor uitleg over annuleren van kaarten, zie Kaarten annuleren.

Nieuwe activiteit toevoegen: er is al een datum opgeslagen

Wanneer er al een datum bij een activiteit is opgeslagen en er moeten nog een of meerdere activiteiten bij, kopieer dan een bestaande activiteit.

Klik hiervoor de betreffende activiteit aan in het datum vlak, deze wordt dan blauw.
Klik vervolgens op het plusje links onderin het scherm:
Vervolgens wordt gevraagd hoe vaak de activiteit gekopieerd moet worden. Kies het aantal kopieën en klik op 'Ok' om te bevestigen.
Vervolgens wordt de kalender geopend en moet een speeldatum gekozen worden waarop deze nieuwe activiteit gaat plaatsvinden. Klik de datum aan en kies 'Ok'.

Vervolgens is het mogelijk om binnen deze activiteit nog gegevens aan te passen. NB: een gekopieerde activiteit staat nooit meteen op definitief afgerond!

Wanneer de gekopieerde activiteit een speeldatum krijgt die in een ander seizoen valt, dan wordt deze activiteit getoond onder de knop van het desbetreffende seizoen in activiteitbeheer.