Financiën

Methodes

Annuleer kaarten methodes

In de annuleer kaarten methode wordt vastgelegd onder welke voorwaarde (in dagen) er mag worden geannuleerd en/of er annuleringskosten (per kaart) moeten worden berekend en op welke boekingscode deze annuleringskosten dan moeten worden geboekt.

Veld	Uitleg
Boekcode	Kies de boekcode waar de annuleerkosten op geboekt moeten worden (2000-serie = accounting). Deze boekcode moet toegevoegd/beheerd worden via Manager > Financiën > Boekingstructuur > Boekingstabellen > Accounting).
Annuleer kosten	De kosten die in rekening gebracht moeten worden voor het annuleren. Wanneer er géén kosten berekend moeten worden, vul dan 0 in.
Terug tot dagen (xx)	Het aantal dagen vóór de speeldatum tot wanneer er nog geld teruggegeven wordt wanneer klanten kaarten annuleren. 0 wil zeggen dat er altijd geld terug gegeven wordt.

Beschrijving van de (boekhoudkundige) werking van het annuleren van een kaart

Bij het annuleren van een kaart zal deze kaart de status geannuleerd krijgen. De plaats van deze kaart komt dan weer beschikbaar voor uitgave. Binnen dit hoofdstuk wordt beschreven hoe OCLC Wise financieel omgaat met een annulering.

Nog niet betaald
Als de post nog niet is betaald (gevonden obv fin_posten_adm_id uit tw_transactie_regel) dan zijn er 2 mogelijkheden:

1. Post is vandaag ontstaan: record wordt gedelete
2. Post is eerder ontstaan: record wordt gesloten op 'A699', adm_incas wordt 'C' (correctie)

Hiermee is de annulering (financieel) afgerond.

Geheel of gedeeltelijk betaald
Als de post geheel of gedeeltelijk is betaald zal de volgende procedure/werkwijze worden uitgevoerd.

1. Een gedeeltelijk openstaande post zal worden afgehandeld als hiervoor beschreven bij “nog niet” betaald. Het betaalde deel kan in een of meerdere financiële records zijn opgenomen. Deze record(s) worden worden als volgt afgehandeld.
2. Voor elke kaart is via prijssoort en activiteitssoort is in de functie “boekcode per soort” (in tw_boekcode_per_soort) vastgelegd hoe de kaarten financieel moeten worden geboekt. Hierin is vastgelegd:

• Boekingscode: onder welke boekingscode moet een verkoop (financieel) worden geboekt.
• Boekingscode annuleren: Als er geld moet worden terugbetaald voor geannuleerde kaarten dan moet hier de boekcode 5996 worden opgegeven.
• Alléén als er bij deze “boekcode_annuleren” een boekingscode is ingevuld kan er geld worden teruggegeven (in welke vorm dan ook).
• Als hier geen boekcode of een andere boekcode is ingevuld zal er nooit geld worden terugbetaald aan de klant!
• Annuleer kaarten methode: Welke methode moet worden gebruikt bij het annuleren.

Er kan alleen vanuit een client worden geannuleerd. De werkwijze is dan als volgt:

1. Welk bedrag is er betaald voor deze kaart.
   Indien het bedrag <=0 zal er financieel niets worden geboekt van de annulering en zal de procedure stoppen.
2. Via de prijssoort en activiteitssoort van de kaart worden de boekcode (opbrengst), boekcode annuleren en de annuleringsmethode bepaald.
   Alleen als de “boekcode annuleren” de waarde 5996 heeft zal deze als gevuld worden behandeld.
3. Indien de boekcode (opbrengst) niet kan worden gevonden zal er verder niets worden geboekt van de annulering en zal de procedure stoppen.
4. Voor het bedrag van het kaartje zal een tegenboeking worden gemaakt met de gevonden boekcode. Bedrag zal negatief worden opgenomen. Dit record zal direct worden gesloten in dagboek R999. Met deze boeking wordt de eerder geboekte opbrengst tegengeboekt.
5. Direct gekoppeld aan stap 4 zal een boeking worden gemaakt om het eerder van de klant ontvangen bedrag van het kaartje te verantwoorden. Hiervoor wordt een boeking gemaakt met als boekingscode de 4996. Dit record zal direct worden gesloten in dagboek R999.
6. Hierna zal bekeken worden of er terugbetaald moet worden aan de klant.
   Hiervoor moet de boekcode annuleren (5996) bekend zijn.
   Indien deze niet bekend is zal er niets worden terugbetaald en is de annulering (financieel) afgerond.
7. Als er een boekcode annuleren bekend is zal worden onderzocht of en hoe er moet worden terugbetaald aan de klant.
8. Indien een annuleringsmethode bekend is opgegeven zal worden onderzocht of er wordt geannuleerd binnen de opgegeven termijn. Indien deze termijn is overschreden zal er niets worden terugbetaald en stopt de afhandeling.
9. Als er moet worden terugbetaald zal gecontroleerd worden of er binnen de annuleringsmethode annuleringskosten en een boekcode voor annulering is opgenomen. Indien dit het geval is zullen deze annuleringskosten direct worden geboekt.
   Hiervoor zal een boeking worden gemaakt met het annuleringsbedrag en de boekingscode voor annuleerkosten. Deze boeking zal direct worden gesloten in dagboek R999. Voor het bedrag van deze annuleringskosten zal het in stap 5 gemaakte financiële record (4996) worden verlaagd.
10. Bij terugbetaling zal in de cliënt een keuze gemaakt moeten worden hoe het bedrag moet worden uitbetaald. Hierbij zijn de volgende mogelijkheden beschikbaar:
    • Directe uitbetaling per Kas, Bank, Giro
      Met de boekcode annuleren wordt een boeking gemaakt voor het terug te betalen bedragen te boeken. De boeking wordt gesloten in het betreffende dagboek.
    • Opnemen als deposito
      Hiervoor wordt een 4910 boeking gemaakt. Deze boeking wordt gesloten met R999. Verder zal het 4996-record worden verlaagd met dit bedrag.
    • Uitgifte van een tegoedbon
      Hiervoor wordt de bijbehorende 492x boeking gemaakt. De boeking wordt gesloten in R999. Verder zal het 4996-record worden verlaagd met dit bedrag.

Boekhoudkundige toelichting:

• Met stap 1 t/m 5 wordt de eerder geboekte opbrengst van de voorstelling tegengeboekt.
• Op 4996 staat nu de opbrengst verantwoord van de voor de geannuleerde kaarten ontvangen gelden.
• Het dagboek R999 wordt alleen gebruikt als een tussenrekening om de annulering goed te kunnen verwerken. Per annulering (sessie) is het saldo van de R999-boekingen altijd nul (0).
• Stap 1 t/m 4 wordt per (te annuleren) kaart uitgevoerd.
• Stap 5 wordt per (annuleer)sessie uitgevoerd.
• Met stap 6 t/m 10 wordt een eventuele terugbetaling verwerkt.
• Als er geld moet worden terugbetaald zal altijd eerst eventuele annuleringskosten worden berekend.
• Hiervoor wordt een boeking gemaakt op de opgegeven boekingscode voor deze kosten. Deze zal via dagboek R999 worden verrekend met het totaal bedrag op 4996.
• Als er geld moet worden uitbetaald via Kas, bank of Giro wordt hiervoor altijd een 5996- boeking gemaakt die wordt gesloten met het gekozen dagboek (kas,bank of giro).
• Als er een tegoed wordt geboekt of een tegoedbon wordt gegeven zal hiervoor een 4910-boeking of een 492x-boeking worden gemaakt. Deze boekingen zullen via dagboek R999 worden verrekend met het totaal bedrag op 4996.
• Stap 6 t/m 10 wordt per (annuleer)sessie uitgevoerd.

Resultaat aan het einde van een (annuleer)sessie is:

• (verkoop)opbrengst van de kaarten zijn tegengeboekt
• Boekcode annuleringskosten bevat de opbrengst voor (ev.) annuleringskosten
• Boekcode 4910 bevat het bedrag is geboekt op tegoeden
• Boekcode 492x bevat het bedrag waarvoor tegoedbonnen zijn uitgereikt
• Boekcode 4996 bevat het bedrag dat terugbetaald kan worden.
• Boekcode 5996 bevat de bedragen dat (werkelijk) via Kas, bank of giro is uitbetaald

Als alles wordt uitbetaald of als tegoed wordt geboekt zal 4996 en 5996 tegen elkaar zijn (weg)geboekt. Als er niet wordt terugbetaald zal 4996 het resultaat van het annulering bevatten.

(TABTTM) Tarief ticket methodes

Het is in ticketWise mogelijk om de aangeboden prijssoorten te laten afhangen van het abonnement van de bijbehorende klant. Bijvoorbeeld, er worden alleen prijssoorten voor de jeugd getoond wanneer een klant is gekozen met een jeugdabonnement. Of er worden alleen maar prijssoorten voor volwassenen getoond bij een klant met een volwassenen abonnement.

• Bij een anonieme klant worden dan alleen de prijzen getoond die niet gekoppeld zijn aan een abonnement. NB:Het nadeel hiervan is dat een klant geen kaarten kan kopen op zijn naam voor een ander abonnement.
• Ook voor het web geldt deze regel niet omdat men immers pas na het samenstellen van het winkelmandje gaat inloggen en afrekenen. Op het web is dus ook geen controle.

Om deze methode te kunnen gebruiken, moet de ticket tarief methode gevuld zijn. Maak per gewenst tarief een code aan.

Om deze tarief ticket methode daadwerkelijk te kunnen gebruiken, moeten er nog 2 instellingen gedaan worden:

1. De ticket tarief methode moet gekoppeld zijn aan één of meerdere prijssoorten (zie Gastenlijst (standaard/uniek)).
2. De ticket tarief methode moet gekoppeld zijn aan één of meerdere abonnementen.
   Ga naar het betreffende abonnement in abonnementsdefinities en maak de koppeling met de gewenste tarief ticket methode in het veld 'TicketWise tarief'.