Grootboekkoppelingen
Binnen Financiën > Boekingsstructuur > Grootboekkoppelingen worden de belangrijkste instellingen opgenomen die de vorm en inhoud van het journaaloverzicht bepalen. Dit overzicht is het document op basis waarvan de financiële administratie moet worden bijgewerkt.
Er worden binnen dit onderdeel drie functies aangeboden:
- Instellingen per financiële organisatie (GRBINS)
- Instellingen per instantie (GRBKOP)
- Grootboek rekeningnummers (GRBREK)
- Afwijkend budgetgrootboek (BUDGRB)
Instellingen per financiële organisatie (GRBINS)
Per FO moet een algemeen instellingsrecord worden opgenomen. Voor de inrichting van de financiële organisatie zie Financiële organisaties. Verder MOET bij een FO waarin meerdere instanties zijn opgenomen worden aangegeven dat de onderlinge posten moeten worden gecleard.
Instellingen per instantie (GRBKOP)
Per Instantie moet een koppelingsrecord worden opgenomen. Hierin moeten de volgende instellingen worden opgenomen:
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Administratienummer |
Onder welk administratienummer is deze instantie bekend in het grootboek. Als het administratienummer niet is ingevuld, zal de instantiecode worden gebruikt. |
|
Dagboeknummer in export |
Met welk dagboekcode/nummer moeten de gegevens van deze instantie worden geïmporteerd in de financiële administratie. Deze rubriek wordt opgenomen in het journaalbestand. |
|
Tussenrekening (clearing in 0000) |
Welke grootboekrekening moet worden gebruikt voor het registreren van clearing met de andere instanties binnen de FO (alleen invullen als er meerdere instanties zijn per FO). |
|
XML-export |
Ja / Nee |
|
Uitsplitsen BTW |
Ja / Nee |
| Export-vestiging | |
|
Export-groep |
Bij meerdere instanties binnen een FO kan voor een exportgroep een journaaloverzicht/bestand worden aangevraagd. Bij alle instanties moet dan dezelfde exportgroep(code) worden ingevuld. |
|
Dagboekcode voor automatische incasso |
Niet meer van toepassing |
| Dagboekcode voor contributiefacturen (dataB) |
(alleen invullen indien gebruik wordt gemaakt van dataB) Indien de contributiefacturen via de dataB-export worden aangemaakt kan hier het dagboek van bank/giro worden opgenomen van de bank/girorekening waarop de betaling moet gaan plaatsvinden. Hiermee worden voor alle vestigingen van deze instantie het bank/gironummer bepaald. Indien voor een instantie deze instelling niet is opgenomen zal per vestiging het bank/gironummer uit het vestigingenbestand worden gebruikt in de export. |
| Individuele incassoposten toestaan (J/N) |
Grootboek rekeningnummers (GRBREK)
Vanuit de boekingsstructuur (boekingscodes en dagboeken) is aangegeven welke grootboekrekeningnummers moeten worden gebruikt voor de journalisering. Alle te gebruiken grootboekrekeningnummers MOETEN op systeemniveau worden/zijn gedefinieerd, vestiging 0000. Omdat veel instanties gebruik maken van het landelijke grootboekschema zal dit veelal voldoende zijn. Deze grootboekrekeningnummers worden automatisch toegevoegd op instantieniveau (NB vertraging door een cache is ca een uur). Op instantieniveau kunt u vervolgens afwijkende omschrijvingen en/of rubrieken ingeven.
Per grootboekrekening moeten de volgende gegevens worden ingegeven:
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Omschrijving |
T.b.v. de leesbaarheid van het journaaloverzicht. |
|
BTW-Rekeningnummer |
Alleen als er BTW moet worden uitgesplitst, moet hier worden opgegeven op welk grootboekrekeningnummer de BTW moet worden geboekt. |
|
Afwijkende kostenplaats |
Alleen invullen als alle boekingen voor dit grootboekrekeningnummer een afwijkende kostenplaats moeten krijgen. |
|
Debiteurenrekening |
|
|
Code BTW |
Dit veld wordt nog niet gebruikt. In de toekomst willen we dit veld gebruiken voor xml-uitvoer. |
|
Soort rekening |
Invulling vrij = alleen toelichting
|
Afwijkend budgetgrootboek (BUDGRB)
Incidenteel kan het voorkomen dat er voor een deel van de collectie-aanschaf wegens zwaarwegende redenen – afwijkende subsidies bijvoorbeeld – (tijdelijk) afwijkende grootboekcodes gelden. Deze tabel kan op vestigingsniveau dergelijke afwijkingen aansturen.
