Clearing en de depositorekening
Algemeen
Als er binnen een Financiële Organisatie (FO) meerdere instanties zijn opgenomen, zal er regelmatig moeten worden afgerekend tussen de verschillende instanties: clearing.
Deze handleiding legt uit hoe deze afrekening (clearing) moet worden uitgevoerd.
De afrekening zelf moet buiten Wise om worden opgesteld en worden geboekt. Wise zorgt via de journalisering voor de benodigde gegevens voor deze afrekening.
Verrekening
De clearing die wordt opgesteld bestaat uit twee verschillende onderdelen:
- verrekening van in- en verkoop van deposito
- verrekening van kosten en opbrengsten
Verrekening van in- en verkoop van deposito
Als er per FO meerdere instanties zijn, moet één instantie als de beheerder van de deposito-rekening worden ingesteld. Deze instantie beheert ook de deposito's van de klanten van de andere instanties binnen de betreffende FO.
In het grootboek van deze beheerinstantie moet een grootboekrekening voor deposito zijn opgenomen waarop de wijziging van uitstaande deposito's moet worden geregistreerd. In het dagboek R001 moet zowel de beherende instantie als het grootboeknummer voor het registreren van deposito worden ingevuld. Het saldo op deze grootboekrekening moet het totaal aan de uitstaande schulden aan de klanten (uitstaande deposito) weergeven van alle klanten binnen het FO.
Bij het opnemen van een instantie in een FO en bij het afsplitsen van een instantie uit een FO zal handmatig de waarde van de op te nemen / te verwijderen schulden moeten worden bepaald. Neem hierover contact op met OCLC.
Transacties met invloed op deposito
Financiële transacties die invloed hebben op deposito:
-
Het verkopen van deposito aan een klant
Dit is een volledig financiële transactie. Een klant betaalt een bedrag via kas, bank of giro voor het storten van een (deposito)tegoed op zijn pas.
Het ontvangen bedrag wordt verantwoord in het betreffende dagboek en in het bestand “tegoeden” wordt de waarde van het gekochte tegoed toegevoegd.
In Wise wordt hiervoor standaard de boekingscode 4910 gebruikt. Dus alle 4910-boekingen geven weer hoeveel geld er door de klanten is betaald voor het storten van deposito. -
Het inkopen van deposito van een klant
Zoals een klant geld kan storten om het deposito te verhogen, kan er ook geld worden opgenomen uit deposito. Ook dit is een volledig financiële transactie.
Dit werkt andersom ten opzichte van wat er is beschreven bij punt 1 hierboven. In Wise wordt hiervoor standaard de boekingscode 591x gebruikt (5910 / 5911),
Dus alle 591x boekingen geven weer hoeveel geld er door klanten is opgenomen (of uitbetaald) voor het opnemen van deposito. -
Het gebruiken van deposito door een klant voor het verrekenen (betalen) van een openstaande post
Hierbij wordt een (openstaande) boeking door een klant betaald uit het beschikbare deposito-tegoed.
Al deze posten worden door Wise verantwoord in het dagboek R001.
Binnen de hierboven genoemde transacties kunnen de geboekte bedragen zowel positief als negatief zijn. Uiteraard zal een negatief bedrag ook als zodanig worden geboekt. De wijze waarop Wise met correcties omgaat, heeft vaak negatieve bedragen tot gevolg. Zo zal een correctie op te veel ontvangen/geboekte contributie als een 1xxx boeking worden opgenomen met een negatief bedrag en direct worden gesloten in het dagboek R001. Wise heeft hiermee het terug te betalen bedrag op de deposito van de klant gezet.
Voor het eerste deel van de afrekening zijn de onderdelen 1 en 2 van belang. In elke instantie zal via de financiële dagboeken (kas, bank, giro) deposito worden ingekocht en verkocht. De bedragen die hiervoor worden ontvangen / uitbetaald zullen periodiek moeten worden verrekend met de beheerinstantie van de depositorekening.
In de opzet van boekingscodes in Wise krijgen bij voorkeur alle 4910 en 591x boekingscodes in ALLE instanties eenzelfde grootboekrekeningnummer. De omschrijving van dit grootboekrekening moet duidelijk herkenbaar zijn, bijvoorbeeld: "Te verrekenen bedragen in/verkoop deposito".
Per periode zal via het journaal de wijzigingen op dit grootboekrekeningnummer worden geboekt. Per periode moet zo worden bepaald welk bedrag moet worden verrekend met de Beheerinstantie van de deposito-rekening. De deposito-beheerinstantie zal periodiek hiervoor een afrekening moeten opstellen. Het te ontvangen/te betalen bedrag kan worden geboekt op het deposito-grootboekrekeningnummer.
Verrekening van kosten en opbrengsten
Per kosten- en opbrengstboeking is bekend in welke instantie deze kosten/opbrengst moet worden geboekt.
Alle boekingen waarvan de opbrengst-instantie afwijkt van de beherende instantie van het dagboek waarmee de post is gesloten, moeten worden verrekend.
Voor verrekening tussen instanties worden Vxxx dagboeken gebruikt met een clearing grootboeknummer.
Als bijvoorbeeld een opbrengst van I010 wordt betaald op een financiële rekening van I020 zal de opbrengst worden verantwoord in I010 en zal worden geregistreerd dat het geld moet komen van I020. Dit laatste wordt in journaal opgenomen door in het journaal van I010 aan te geven dat de opbrengst via V020 moet verkregen. Dus in elk journaal van elke instantie zal voor verrekening met de andere instantie een Vxxx dagboek worden gebruikt.
Vereiste instellingen
Voor correct functioneren van clearing en depositorekening moeten de volgende instellingen geconfigureerd zijn:
Grootboekinstellingen
Deposito grootboekrekening:
- Boekingscodes 4910 en 591x: Bij voorkeur zelfde grootboeknummer in ALLE instanties
- Omschrijving: "Te verreken bedragen in/verkoop deposito"
- Doel: Periodieke verrekening met beheerinstantie depositorekening
Clearing grootboekrekening:
- Nummer: Moet afwijken van deposito grootboeknummer
- Omschrijving: "Clearing"
- Instellen bij: Grootboekinstellingen per FO en per instantie
- Gebruik: Voor alle Vxxx dagboek boekingen
Dagboek instellingen
Dagboek R001 (Deposito-afrekening):
- Beheerinstantie: Moet ingesteld zijn
- Grootboeknummer: Voor registreren van deposito
- Gebruik: Automatisch voor deposito-verrekeningen
Vxxx dagboeken (Clearing):
- Per FO definiëren: Voor elke instantie
- Grootboeknummer: Clearing grootboekrekening
- Voorbeeld: V020 = verrekening met I020
Opstellen van de afrekening
Uitgaande van de aanwijzing dat alle aan-/verkoop van deposito voor alle instantie over een standaard rekeningnummer lopen (voorbeeld = 2000) en dat voor alle clearing ook een standaard rekening wordt gebruikt (voorbeeld = 2100), moeten er twee afrekeningen worden gemaakt. In de uiteindelijke (fysieke) afrekening kunnen deze twee onderdelen worden opgenomen. In deze afrekeningen zal nooit BTW zijn betrokken omdat het gaat om uitsluitend financiële afrekening. Er zal een keuze gemaakt moeten worden over welke periode er zal worden afgerekend.
Bijvoorbeeld per maand / kwartaal / etc.
- Per afrekening zal I000 (beheerinstantie) voor het saldo van de 2000-rekening in de verschillende Instanties een bedrag in rekening brengen.
- Per afrekening zal I000 (beheerinstantie) voor het saldo van de 2100-rekening in de verschillende Instanties een bedrag in rekening brengen.
Het totaal van deze 2100-rekeningen moet nul zijn.
Controle van de depositorekening.
Binnen beheerinstantie-deposito zal (op basis van het voorbeeld) 2000 als rekeningnummer zijn gebruikt. Let daarbij op het volgende:
- Alle aan/verkopen van deposito EN gebruik van deposito binnen deze instantie zal direct op 2000 worden geboekt.
- Alle in rekening gebrachte bedragen voor in/verkoop van deposito bij de ANDERE instanties zal handmatig moeten worden geboekt op de 2000-rekening.
- Alle verbruik van deposito van de klanten van de andere instanties zal ook via R001 direct op de 2000-rekening worden afgeboekt.
Alle ophoging of verlaging van een deposito (in tegoeden) moet worden verantwoord in een financieel record (in fin_posten). Binnen de Wise-programmatuur moet deze relatie altijd worden gewaarborgd. Door handmatig ingrijpen in het bestand met tegoeden en/of het bestand met fin_posten kan er een onbalans ontstaan tussen deze bestanden. Het totaal van de tegoeden (per FO) moet worden geregistreerd op een grootboekrekening.
Periodiek zal er moeten worden gecontroleerd of het totaal van de uitstaande depositobedragen bij de klanten overeenstemt met het saldo op de grootboekrekening waarop het totaal depositotegoed worden beheerd. Vanuit de Wise Client kan een telling van de openstaande deposito's worden gemaakt. Van belang is om een juiste timing te gebruiken voor deze afstemming.
Overige aanwijzingen
Elke nacht zal Wise de boekingen van de vorige dag intellen in het journaalbestand (tot_boekingen). Belangrijk is dat per dagboek de juiste beheerinstantie is ingesteld.
Dit moet de instantie zijn waar het saldo van de betreffende financiële rekening binnen het grootboek wordt beheerd. Als hierin een fout is gemaakt, zal met OCLC moeten worden overlegd om de journaaltotalen weer correct te krijgen.
In de nachtelijke verwerking bij het intellen zal ook de journaalperiode (JJMM) worden bepaald waarin de "opbrengst” wordt verantwoord. In principe is dit de JJMM uit de datum van boeking van de “ontvangst”. Als de datum van deze ontvangst in een voorgaande maand ligt, zal Wise op basis van de bij het FO opgegeven “boek dag nummer” bepalen of de journaalperiode aan de “ontvangst” maand moeten worden toegerekend of dat de ontvangst aan de lopende periode (JJMM uit de systeemdatum) moet worden toegekend. Als in het laatste geval de vorige maand in het vorige jaar ligt zal de boeking worden toegekend aan de overloopperiode van het vorige jaar (JJ99).
Als er binnen een FO meerdere instanties zijn opgenomen, moet altijd het journaal van alle instanties (in een rapport) worden opgevraagd. Alleen hiermee zullen de benodigde gegevens voor de clearing correct worden opgenomen.
Hierbij worden alle financiële boekingen (boekingen betaald per kas, bank, giro en deposito) ingeteld naar:
- FO
- Instantie die de opbrengst krijgt
- Instantie die het dagboek van ontvangst beheert
- Periode (JJMM) (= journaalperiode)
- Dagboek van ontvangst
- Boekingscode
- Kostenplaats/drager
- Bedrag Debet
- Bedrag Credit