Verwerken van uitbetaalbestanden

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Je kunt via de Wise Client deposito van klanten via een uitbetaalverzoek printen en dit bedrag vervolgens handmatig naar de klant overmaken. Via het uitbetaalverzoek wordt het bedrag in Wise in één keer afgeboekt bij alle klanten die opgenomen zijn in het betreffende uitbetaalverzoek.

Het is mogelijk om deze uitbetaalverzoeken op te nemen in een SEPA-uitbetaalbestand zodat de tot nu toe handmatige actie (daadwerkelijk overmaken naar de klant), door de bank wordt gedaan. Het uitbetaalbestand, ook wel Sepa Credit Transfer genoemd, wordt in .xml aangemaakt en wordt daarna naar de bank gezonden waar vervolgens uitbetaling aan de klant plaatsvindt.

Inrichten en parameters

Om uitbetaalverzoeken op te nemen in een SEPA-uitbetaalbestand, moeten er een aantal onderdelen worden ingericht in de Manager.

Systeemopties

Voor het uitbetalen via een Sepa Credit Transferbestand zet je de optie SEPABET via systeemWise > SysteemWise > Systeemopties.

Bevoegdheden

De medewerker die belast is met het verwerken en aanmaken van het Sepa-uitbetaalbestand moet via systeemWise > Toegangscodes en bevoegdheden > Bevoegdheden minimaal ACTOREN_CONTRIBUTIE hebben met bevoegdheid op Systeem: Wijzigen (3-3-3).

Dagboekfunctie

Uitbetalen via een bestand is alleen mogelijk in combinatie met Dagboekfunctie RETDEPO (retourdeposito). Voor het uitbetalen van deposito maak je een unieke dagboekcode aan, die je vervolgens koppelt aan de RETDEPO-functie.

Ga eerst naar Manager > Financiën > Boekingsstructuur > Dagboeken en maak een bank/girodagboek aan die je wilt gebruiken voor de RETDEPO. De volgende velden zijn verplicht aangezien deze nodig zijn bij het aanmaken van het uitbetaalbestand:

IBAN
BIC
Opdrachtgever

Ga daarna naar: Manager > Financiën > (Systeem)tabellen > (DGG) Dagboekgebruik. Koppel het dagboek aan de RETDEPO-functie via de dagboekcode. Als er meerdere instanties van deze functie gebruik gaan maken, maak je voor iedere instantie (of vestiging) een RETDEPO-functie.

Uitwerking stap voor stap

Hierna volgt een stap-voor-stap uitleg hoe een klant in het uitbetaalbestand wordt opgenomen en hoe je het bestand aanmaakt.

Stap 1: Beëindigen abonnement

De klant beëindigt het abonnement en heeft recht op restitutie. De restitutie wordt in de vorm van deposito bij de klant geboekt:

Let op:

Wordt het abonnement opgezegd, dan zullen ALTIJD eerst de openstaande registraties worden afgeboekt.
Als een abonnement niet wordt opgezegd, dan zal het bedrag alleen van deposito worden afgeboekt – en niet van een eventueel aanwezige openstaande contributie.

Bij opzeggingen in de toekomst kan ook een uitbetaalverzoek worden klaargezet. Omdat het uit te betalen bedrag op moment van opzeggen nog niet bekend is, wordt pas bij de lenerfacturering van de opzegmaand het uiteindelijk uit te betalen bedrag bepaald.

Stap 2: Verzoek tot uitbetalen

In stap 2 worden de actor en het bedrag opgenomen op de lijst met uitbetaalverzoeken.

Kies in het menu 'Klant' de optie 'Uitbetaalverzoeken'.

Hierna opent het scherm Betaalopdrachten.

Kies 'Nieuw' om de net uitgeschreven klant en het bedrag op te nemen op de lijst met betaalopdrachten. Deze gegevens worden opgeslagen in de tabel 'Betaalbestand'.

Stap 3: Opdracht tot uitbetalen definitief maken

Klik op 'Nieuw'. Het volgende scherm verschijnt:

In deze stap kun je de gegevens van de klant aanpassen.

Veld	Uitleg
Actor_id	Klantnummer
Info	Hier worden de NAW-gegevens van de klant getoond + extra info wanneer er geen rekeningnummer bij de klant bekend is.
Omschrijving
Bankrekeningnr. ontvanger	Vul het rekeningnummer van de klant in.
BELANGRIJK! Naam rekeninghouder	Naam invullen! Als je hier geen naam invult, wordt de naam van de begunstigde NIET opgenomen in het bestand, en het bestand wordt wordt vervolgens NIET geaccepteerd door de bank! De naam/plaatsgegevens worden gehaald uit de tabel actor_incasso_np. Heeft een klant geen incasso afgegeven, dan zijn deze gegevens niet bekend. Er is voor gekozen om de velden leeg te laten in plaats van ze te vullen met de NAW-gegevens van de klant, aangezien het regelmatig voorkomt dat deze gegevens afwijken. De velden moeten dus bij ontbreken van de gegevens handmatig worden ingevoerd!
BELANGRIJK! Woonplaats rekeninghouder	Woonplaats invullen! Als je hier geen plaats invult, wordt de naam van de begunstigde NIET opgenomen in het bestand, en het bestand wordt wordt vervolgens NIET geaccepteerd door de bank!
Dagboek	Info met betrekking tot het dagboek waar het uitbetaalde tegoed op wordt afgeboekt.
Groep	Tegoedgroep. Voorlopig is deposito de enige groep waarvoor een verzoek tot uitbetaling kan worden aangemaakt.
Uit te betalen bedrag	Vul het uit te betalen bedrag in. Als je een lager bedrag invult, blijft het restant als deposito op de pas van de klant staan. Eventuele openstaande registraties worden automatisch verrekend; je hoeft niet het bedrag te verminderen met openstaande registraties.
Datum uitbetaling	Datum invullen waarna overgegaan mag worden tot uitbetalen. Deze datum komt te staan onder het kopje 'betalen na' in het scherm Betaalopdrachten. In de tabel betaalbestand staat dit onder 'verval_datum'. Dus: moet de verwerking vandaag plaatsvinden, dan de datum van gisteren invullen. Vul je hier een datum in de toekomst in, dan zal dit niet eerder verwerkt worden.

Kies na het invullen van de gegevens de optie 'Boek' (linksonder in het scherm). De post staat nu klaar om opgenomen te worden in het uitbetaalbestand. Controleer dit door de functie 'Uitbetaalverzoeken' opnieuw te openen. Ook naderhand kunnen de gegevens nog worden aangepast.

De betalingen worden met status 'O' opgeslagen in de tabel 'SEPAbetalingen'. Vanuit deze tabel worden de regels opgepakt. Dat een tegoed is opgenomen in een uitbetaalverzoek, kun je zien door de vermelding 'uitbetaalverzoeken' achter het tegoed:

Stap 4: Bestand verwerken en aanmaken

In deze stap wordt het uitbetaalbestand verwerkt en aangemaakt. Dit gebeurt via Financieel > Beheer > Verwerken uitbetaalbestand.

Hierna volgt het scherm 'Doorzetten betaalbestand'. Vul hier de volgende informatie in:

Veld	Uitleg
Info	Info over wat de functie doet wanneer deze actie wordt doorgezet.
Dagboek	Het bedrag wordt afgeboekt bij de klant. Het terug te betalen bedrag wordt afgeboekt op de dagboekcode die gekoppeld is aan de functie RETDEPO. De regel wordt doorgezet naar het uitbetaalbestand (wachtbestand). Voordat tot uitbetalen wordt overgegaan, kan een overzicht worden geprint met daarop de klanten aan wie deposito moet worden uitbetaald.
Actie T of G	Keuze T toont een overzicht van wat uitbetaald zal worden (er wordt nog niet daadwerkelijk uitbetaald). Met keuze G wordt overgegaan tot uitbetalen: de posten worden met status 'O' opgeslagen in de tabel 'SEPAbetalingen'. Vanuit deze tabel worden de regels opgepakt voor Stap 4: het aanmaken en verwerken van de regels uit voornoemde tabel.
Verwerk datum	Standaard wordt de verwerkingsdatum +2 dagen als verwerkdatum in het bestand opgenomen, wanneer dit veld leeg wordt gelaten. Wordt het veld gevuld met een (correcte verwerkings-)datum dan zal de ingevulde datum worden meegenomen in het uitbetaalbestand.

Stap 5: Uitbetalen van de posten: verslag

Heb je in Stap 4 gekozen voor 'G' en moet er dus worden uitbetaald? Dan worden in OCLC Wise de volgende processen gestart:

Het bedrag wordt afgeboekt bij de klant.
Er wordt een verslag aangemaakt van de klanten aan wie uitbetaald zal worden.

Controleer dit verslag! Er kunnen posten zijn die om een bepaalde reden NIET verwerkt worden. In dat geval staat er bijvoorbeeld:

Onvoldoende saldo (4.25) voor afboeken openstaande registraties (10.95)
Posten zijn niet gesloten en het tegoed is NIET verwerkt. Handmatig afhandelen.

60 regels gelezen uit bestand met dagboekt G912
1 regels overgeslagen ivm vervaldatum

NB. Als vervaldatum in de toekomst staat wordt deze niet verwerkt.

Stap 6: Uitbetalen van de posten: bestand aanmaken

Naast de processen, zoals genoemd bij Stap 5 (posten worden verwerkt bij de klant + verslag aanmaken) wordt tot slot ook nog automatisch een job CDTTRF (credit transfer) gestart.

Deze job CDTTRF verzamelt de uit te betalen opdrachten uit de tabel 'SEPAbetalingen' en fopt vervolgens de opdrachten in een SEPA-credit-transferbestand.

Normaliter wordt op een rekeningoverzicht elke post van iedere transactie van een uitbetaalbestand weergegeven (formeel: een (1) debet per individuele transactie). Als nu in de configuratie bwise.config de property sepa_credit_transfer.batchbooking is opgenomen, dan identificeert dit een globaal debet voor de som van de bedragen van alle transacties in een uitbetaling.

Met andere woorden: de som van de bedragen van de transacties wordt weergegeven op het bankafschrift.

De job CDTTRF wordt na 24 uur automatisch verwijderd uit het dashboard.

Stap 7: Bestand aanbieden aan de bank

Het bestand wordt opgeslagen in de map home/bxmas/betaal

In de Client kun je deze vinden via Vestigingsbeheer > Bestandsbeheer.

Opbouw bestandsnaam

CT_<organisatiecode>_<jaar-dagnummer-uur-minuut-seconde>.xml

Vanuit de berichtenmap kan het bestand gedownload en bij de bank aangeboden worden.

Opbouw bestand

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

**<MsgId>S01-14090100622</MsgId>

</InitgPty>

</GrpHdr>

</SvcLvl>

</PmtTpInf>

<Dbtr>

<Nm>Wisebibliotheek</Nm>

</Dbtr>

<Id>

</Id>

</DbtrAcct>

<BIC>RABONL2U</BIC>

</FinInstnId>

</DbtrAgt>

<PmtId>

</PmtId>

<Amt>

</Amt>

<Cdtr>

</Cdtr>

<Id>

</Id>

</CdtrAcct>

<Ustrd>Terugbetaling tegoeden</Ustrd>

</RmtInf>

</CdtTrfTxInf>

</PmtInf>

</CstmrCdtTrfInitn>

</Document>

** De tijd wordt in het kenmerk opgenomen zodat meerdere bestanden tegelijk kunnen worden aangemaakt (PSO's).