Inzage-, naslag- en tijdelijke exemplaren
Tijdelijke exemplaren: IBL-exemplaar
IBL-exemplaren moeten via Exemplaren > Aanvragen > Nieuwe aanvraag worden aangevraagd en, als het exemplaar is binnengekomen, via Exemplaren > Tijdelijke exemplaren worden verwerkt.
'Nieuwe aanvraag' wordt gebruikt om een nieuwe aanvraag in te voeren.
Komt enige tijd later het exemplaar binnen, dan kan met de optie 'IBL-exemplaar aan aanvraag koppelen' de aanvraag worden opgezocht en vervolgens worden gekoppeld aan het binnengekomen IBL-exemplaar. Er wordt daarmee automatisch een tijdelijk exemplaar aangemaakt, dat vervolgens moet worden ingenomen om 'm op de reserveringsplank of op transport te kunnen zetten.
'IBL-exemplaar' kan worden gebruikt als een aanvraag nog niet is ingevoerd maar het exemplaar al wel is binnengekomen. Zowel aanvraag als exemplaar kunnen dan in één keer, in één scherm worden afgehandeld. En mocht de klant aan de balie staan, dan kan het exemplaar meteen worden uitgeleend.
Na inname van het exemplaar, wordt het exemplaar 'afgeschreven': het is immers een tijdelijk exemplaar.
Er worden geen tijdelijke titels gemaakt bij tijdelijke exemplaren, om vervuiling van de database en daarmee samenhangende vergissingen te voorkomen. Ook wordt daarmee voorkomen dat 'anderen' een reservering kunnen inschieten op een IBL-exemplaar (het stukje titel dat op het scherm en op bonnetjes wordt getoond, is overigens het stukje titel dat bij exem_titel wordt opgenomen).
Zie voor een uitgebreide beschrijving de handleiding Tijdelijke exemplaren.
Tijdelijke exemplaren: CDR
Van een aangevraagd CDR-exemplaar wordt ook automatisch een tijdelijk exemplaar aangemaakt in OCLC Wise. Het enige dat na binnenkomst moet gebeuren is innemen om het exemplaar op de reserveringsplank of op transport te krijgen.
Na inname van het exemplaar, wordt het exemplaar 'afgeschreven' en verwijderd uit de catalogus.
Even technisch...
De communicatie door de CDR is te vinden door op de webserver in de accesslog van apache te zoeken naar 'cdrresv'.
De regels met FS=1 zijn de reserveringen: dan is er nog geen exemplaar bekend.
De regels met FS=2 bevatten de exemplaren in het veld OB= en de
ophaalvestiging in PB= (deze heeft de lener gekozen).
Deze ophaalvestiging is het CDR-nummer, terug te vinden bij de vestiging.
Bijvoorbeeld: PB=900000540 is Lelystad (zie de kolom cdr_vestnr).
Exemplaar uit een vaste collectie
Niet honoreren van een reservering voor een titel uit een vaste collectie: wanneer een vaste collectie, die uitgeleend geweest is aan een klant (bijv. een school) terugkomt in de bibliotheek én vervolgens uitgeleend moet worden aan een andere klant, dan worden de exemplaren eerst ingenomen.
Wanneer op een titel van deze exemplaren een reservering rust wordt deze gehonoreerd. Omdat dat niet de bedoeling is, de collectie moet immers naar een andere klant, wordt een reservering niet gehonoreerd als er een exemplaar in een collectie voor een klant is.
Let op: als de collectie voor een vestiging bestemd is, wordt de reservering wel gehonoreerd.