Sets beheren / Seriemutaties

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Wanneer een selectie wordt uitgevoerd, wordt er een set gegenereerd. De data van deze set verschijnt rechtsonder in het selectiescherm. Voor meer informatie over het selectiescherm, zie Selectiescherm.

Set opslaan

Klik op 'Set' bij de weergegeven set in kwadrant 4, en selecteer 'Opslaan als vaste set'. Voordat de set wordt opgeslagen, is er de gelegenheid om een setnaam, een beschrijving en een vervaldatum in te vullen.

De set wordt bewaard en kan later weer worden opgevraagd. Om een set te kunnen exporteren, moet deze eerst worden opgeslagen.

Sets opvragen en manipuleren

Linksonder, in kwadrant 3, zijn de opgeslagen sets te vinden. Selecteer een set, en klik op de regel met de rechtermuisknop. De volgende menu-keuzes verschijnen:

Selectie	Uitleg
Toon deze set	De gegevens worden (opnieuw) getoond in kwadrant 4, rechtsonder. Door te dubbelklikken op een header worden de setregels gesorteerd op het betreffende veld.
Exporteer deze set	De data worden via OCLC Wise Reports of als Telling getoond, of geëxporteerd in CSV-formaat, zie Exporteren van een set.
Instellingen wijzigen	Hiermee opent het instellingenscherm. In dit scherm is het mogelijk om de naam, beschrijving, deel-voorkeuren en het oormerk aan te passen.
Verwijder deze set	Er verschijnt een bevestigingsscherm. Klik op 'Ja' om de geselecteerde set te verwijderen.
Batch t.b.v. barcodes	Nadat hierop is geklikt is, maakt OCLC Wise een batchbestand aan (dit kan even duren). Daarna verschijnt een melding dat een Batch set is klaargezet. Deze batch kan worden geprint via Exemplaren > Etiketten > Afdrukken Klant/Exemplaar Etiketten > eerste keuze-optie 'Batch'.

Voer seriemutatie uit op set

Er kan een seriematige mutatie worden uitgevoerd op een set exemplaren of klanten.

Wel moet de gebruiker voor het muteren van een set klanten de bevoegdheid ACTOREN_BEHEER hebben (instellen via systeemWise), anders verschijnt er een waarschuwing 'U bent niet bevoegd voor het uitvoeren van updates'.

Voor een seriemutatie op een set exemplaren wordt gekeken of het exemplaar via de indeling VSM (mag muteren van) mag worden gewijzigd. Bij een hoge bevoegdheid (functie 'Syteembeheer' op Vestiging: Wijzigen) wordt hier niet naar gekeken en mogen alle exemplaren gewijzigd worden.

Zorg ervoor dat de setgegevens in kwadrant 4 (rechtsonderin) te zien zijn. Klik op 'Set' en kies daarna 'Voer seriemutatie uit op set'.

In het scherm dat nu wordt geopend, kunnen seriemutaties voor exemplaren of klanten worden opgegeven. Geef in het Seriemutatiescherm de wijziging(en) aan en – niet vergeten! – klik op 'Muteer' (= knop linksonder in het scherm).

Voor België:
Als de tekst <DELETE> wordt opgenomen als tekst in het seriemutatiescherm zal voor de betreffende klanten de melding worden leeggemaakt. Hiervoor moet de set klanten met een melding zijn opgeslagen om deze seriemutatie te kunnen uitvoeren.

Voorwaarde is dat de org_org begint met ‘VL’ in wise_systeem

Met de optie 'Forceer synchronisatie bibliotheek.nl' kan een groep klanten in één keer opnieuw worden gesynchroniseerd met bibliotheek.nl, in plaats van dat dit één voor één moet vanuit de Klantenadministratie.

Voor specifieke mogelijkheden voor seriemutaties op exemplaarselecties, zie Seriemutaties.

Automaatmeldingen, invoegmeldingen, bonteksten, klantlabels

In combinatie met de Marketingmodule zijn er een aantal extra mogelijkheden:

Automaatmelding (tabel actor_melding, soort=SIP)

Opnemen van een melding bij een geselecteerde groep klanten. De melding wordt bij deze klanten éénmalig getoond, en alleen op de automaten.

Klantlabel

Klantlabels toevoegen aan een geselecteerd groep klanten. Op klantlabels kan vervolgens worden geselecteerd.

Bontekst (tabel actor_melding, soort=BON)

Tekst op klantbonnen, tot een bepaalde datum (tabel actor_melding, soort=BON).
Zowel via client als via de automaten.

Invoegmelding berichten (tabel actor_melding, soort=BER)

Bij klantberichten zoals RSO en IV1 – in ieder geval de 'positieve' berichten, niet bijvoorbeeld herinneringen om te betalen – kan een extra melding worden ingevoegd, zowel in de mail als bij formulier A4.

In dit scherm moet de melding worden aangemaakt. Via de Manager > systeemWise > Berichten > SysteemTabel moet ook nog bij de berichten die een invoegmelding moeten kunnen krijgen, de optie 'Invoegmelding' worden aangezet.

In de melding alleen platte tekst gebruiken! Dus geen afbeeldingen, linkjes, etc. maar ook geen enters. Opmaak wordt in de styling toch niet meegenomen. Ook geen te lange teksten invoegen om te voorkomen dat de oorspronkelijke boodschap uit het zicht raakt.

Voor alle meldingen geldt:

De tekst wordt getoond tot de opgegeven 'Tot' -datum.
Let op: tot 29 december = t/m 28 december(!).
Een tekst kan op dezelfde manier worden verwijderd: selecteer de zelfde set klanten > kies seriemutatie > geef de tekst <leeg> in.
Na het verlopen van de einddatum vervalt de tekst automatisch.

Geselecteerde regels opslaan als set (uitdunnen van een set)

Het is mogelijk om een deel van de set aan te wijzen, en dit deel op te slaan als nieuwe set. Zorg ervoor dat de setgegevens rechtsonderin het selectiescherm te zien zijn. Selecteer de gewenste regels met CTRL+klik of SHIFT+klik.

Kies daarna vervolgens de optie Set > Geselecteerde regels opslaan als set. Deze nieuwe set wordt opgeslagen bij (het tabblad van) de tijdelijke sets.

Desgewenst kan deze tijdelijke set worden opgeslagen als vaste set; de set verdwijnt daarmee van het tabblad tijdelijk naar het tabblad met de vaste sets.

Samenvoegen van sets

Het is mogelijk om sets van hetzelfde type samen te voegen tot één set. Hiervoor dienen de samen te voegen sets te zijn opgeslagen als Vaste set. Als bronbestand moet het hetzelfde type worden gekozen als het selectietype.

Bij het samenvoegen van klanten moet voor Klanten worden gekozen.
Bij het invoeren van de selectieregels moet de selectieregel '.... in Set' worden gekozen.

Voor klanten zit bij Klanten-Algemeen de selectieregel 'Klant in Set'.

Bij deze regel moet worden ingevuld welke setnummers (uit de vaste sets) moeten worden samengevoegd. Hierbij moeten de samen te voegen setnummers worden ingevuld met een |-teken tussen de setnummers. Bij het samenvoegen van de regels uit de aangegeven sets zullen de regels automatisch worden ontdubbeld.

Doorsnede maken van twee sets

Uit twee sets kunnen de overeenkomende gegevens in een nieuwe set worden opgenomen. Anders gezegd: er kan een doorsnede gemaakt worden van twee sets. Hiervoor moet een van deze sets zijn opgeslagen als een vaste set. Als bronbestand moet het hetzelfde type worden gekozen als het selectietype.

Bij het maken van bijvoorbeeld een doorsnede (uitdunnen) van klant moet voor Klanten worden gekozen.
Bij het invoeren van de selectieregels moet de selectieregel '.... in Set' worden gekozen.

Voor klanten zit bij Klanten-Algemeen de selectieregel 'Klant in Set'.

Bij deze regel moet worden ingevuld welke setnummer(s) (uit de vaste sets) moeten worden uitgedund. Bij het uitvoeren van de selectie moet dan worden gekozen voor de keuze 'Selecteer op huidige set'. De nieuwe set kan vervolgens worden opgeslagen als tijdelijke of vaste set.

Exporteren van een set

Selecteer in kwadrant 3 een opgeslagen set, klik rechts en kies de optie 'Exporteer deze set'. Er zijn dan verschillende opties mogelijk:

Voor BE:

Bij het exporteren in Marc21 OpenVlacc XML formaat wordt de leader006 nu goedgezet afhankelijk van de waarde in de MDT tabel

(Zie Systeemtabellen Titels - MDT)

Vóór het exporteren is het mogelijk om aan te geven welke rubrieken in het eindresultaat getoond moeten worden en/of in welke volgorde.

Vaste lay-out opslaan voor hergebruik

Bij het exporteren van een set moeten rubrieken worden gekozen, en de volgorde waarin deze getoond moeten worden. Voor zowel export in CVS als export als rapport kunnen de gekozen rubrieken worden opgeslagen als een vaste lay-out. Ga hiervoor naar Exporteer deze set > in CSV-formaat > Kies rubrieken, of Exporteer deze set > als Rapport > Kies rubrieken.

In het sscherm dat nu opent is het mogelijk om de gekozen rubrieken + volgorde op te slaan; geef er vervolgens een herkenbare naam aan. Er kunnen meerdere vaste lay-outs worden opgeslagen.

Om de vaste lay-out later te hergebruiken:

Exporteer deze set > kies formaat (CVS of rapport) > kies bestaande lay-out'
Selecteer de gewenste lay-out en klik op OK.

Klik op 'Verwijder' om een eerder opgeslagen lay-out weg te gooien.

Exporteren in CSV-formaat

Kies rubrieken of gebruik een eerder gemaakte en opgeslagen lay-out. Bij 'Exporteren in CSV-formaat' bestaat in principe de mogelijkheid om ALLE rubrieken te exporteren.

Voor het exporteren, moeten de gewenste rubrieken worden aangeklikt. Welke rubrieken daarbij worden aangeboden, is afhankelijk van de gekozen rubriek en de gemaakte selectie.

De volgorde waarin de velden worden aangevinkt, is ook de volgorde waarin de gegevens weergegeven worden in de uitvoer. Er loopt een simpel tellertje mee.

Bij sommige rubrieken is er ook een omschrijving beschikbaar: in dit geval is het mogelijk om ook een vinkje bij 'Omschr' zetten. Klik daarna op 'OK'.

Vervolgens worden de gegevens door OCLC Wise geëxporteerd in CSV-formaat zodat het in een rekenprogramma zoals Excel of .Calc van Open Office kan worden geopend en eventueel verder bewerkt.

Voor de overzichtelijkheid wordt in de uitvoer aan de kolom de naam van de rubriek als kolomheader meegegeven.

Instellingen voor CSV export / OCLC Wise selecties

Als het lijkt alsof er niets wordt uitgevoerd (er gebeurt niets op het scherm), dan kan het zijn dat de instellingen in de apache config daarvoor nog niet ingericht zijn.

Raadpleeg uw applicatiebeheerder.

CSV = Comma Separated Values
Oftewel een 'kommagescheiden bestand'.

Kolombreedte en celeigenschap
Bij het overzetten naar een rekenprogramma worden de verschillende rubrieken ondergebracht in verschillende kolommen. Voor Excel en .Calc gebeurt dit automatisch; geef wanneer dat niet zo is bij het exporteren aan van welk scheidingsteken (bijv. een ' ' of een “ “ ) gebruik moet worden gemaakt.

Voor een juiste weergave in het rekenprogramma moet de kolombreedte ruim genoeg zijn (anders wordt alleen de korte query weergegeven of is alleen maar ### te zien) én de celeigenschap moet correct zijn (voor bijv. de weergave van een pasnummer kan de eigenschap op 'Standaard', 'Tekst' of 'Getal' (maar dan zonder een decimaal) staan).

Dit is vanuit OCLC Wise niet automatisch mee te geven aangezien ieder rekenprogramma weer anders is ingericht. Zonodig de handleiding van het rekenprogramma raadplegen!

CSV-bestanden en UTF8, diacrieten
De CSV-bestanden bevatten UTF8-encoding. Met notepad is te zien of speciale tekens wel goed zijn overgekomen.

Importeren van een CSV-bestand met UTF8-encoding in Excel:

Open Excel.
Klik op het tabblad gegevens.
Klik op Gegevens ophalen > Uit bestand > Uit tekstbestand/CSV.
Kies het juiste bestand in C:\BNG\Downloads.
Kies bij Scheidingsteken voor Puntkomma.
Klik op Laden.
Klik op Gegevens transformeren.
Klik op Sluiten en Laden > Sluiten en Laden.
Sla het bestand op en pas de naam aan.

Voor OpenOffice is via 'Importeren' op te geven wat het type is van het bestand dat geimporteerd moet worden:

Exporteren CSV-formaat i.v.m. hostedWise

Sinds hostedWise is het uit beveiligingsoverwegingen niet meer mogelijk om de bestanden op de database-server weg te schrijven aangezien de toegang op het bestandssysteem op de database-server is ingeperkt.

Daarom genereert bxmas zelf CSV-bestanden die in een (nieuwe!) tijdelijke map /home/bxmas/temp worden geschreven en opgeslagen en daarna door de client automatisch gedownload. Naast de mappen resources, factuur, divexport, etc. is er ook een map 'temp'. Deze is in de client te vinden via Vestigingsbeheer > Bestandsbeheer.

Heeft een inlog een (systeem)bevoegdheid (15) voor de SysteemRol Bestandsbeheer en de functie BESTANDSBEHEER_TEMP, dan kunnen ook daar bestanden worden gedownload. Er wordt echter aanbevolen om deze bevoegdheid gewoon op 0-0-0 te laten staan. Want: na het aanmaken van het CSV-bestand opent een Windows-verkenner en staat het gedownloade bestand voorgeselecteerd (in de map die is aangegeven als client werkmap via Vestigingsbeheer > Configuratie > Sessiegegevens). Hier kan dan worden gekozen hoe het bestand verder verwerkt moet worden.

Op zich hoeft er verder niets te gebeuren met de /temp-map. Deze wordt alleen gebruikt om tijdelijke bestanden te plaatsen. Iedere keer dat een set naar CSV wordt opgeroepen, gaat bxmas op de achtergrond alles dat ouder is dan 24 uur opruimen.

De locatie van de map kan gewijzigd worden op de bxmas-server in de bwise.config met de sleutel 'temp.bestandendir'.

Wilt u de temp-map anders configureren? Bedenk dat de map automatisch wordt geleegd!

Exporteren als Rapport

Bij 'Exporteren als Rapport' worden gegevens naar een OCLC Wise rapportage uitgevoerd; een rapport met een maximale breedte. Ook bij deze optie verschijnt een scherm waarin kan worden aangegeven welke velden er geëxporteerd moeten worden. Gezien de maximale breedte van het rapport mogen/kunnen er maximaal 10 rubrieken worden gekozen, inclusief de omschrijving.

Het hangt van het settype af (Klanten, Exemplaren, Titels etc.) welke velden worden aangeboden.

Bij 'Exporteren als rapport' bestaat in principe de mogelijkheid om ALLE rubrieken te exporteren. Alvorens te kunnen exporteren, moeten de gewenste rubrieken worden aangeklikt. Welke rubrieken daarbij worden aangeboden, is afhankelijk van de gekozen rubriek en de gemaakte selectie. De rubrieken worden in het rapport opgenomen in de volgorde waarin ze zijn aangeklikt.

Klik op 'OK'. Vervolgens worden de gegevens door OCLC Wise geëxporteerd naar een OCLC Wise rapport.

Zie Algemene handleiding werken met OCLC Wise Reports voor meer informatie over wat er mogelijk is met dit rapport.

Exporteren als Telling

Bij 'Exporteren als Telling' opent een scherm waarin kan worden ingevoerd hoe de gegevens gegroepeerd moeten worden. Dit pop-upscherm bevat drie kolommen om de gewenste groepering aan te geven (groepering op rol).

De keuzemogelijkheden in de eerste kolom zijn afhankelijk van de aangemaakte set. De mogelijkheden in de derde kolom zijn afhankelijk van de keuze in de eerdere kolommen.

De 'output' van een telling is een OCLC Wise rapport waarin alleen de AANTALLEN per rubriek staan.

Voor BE: Exporteren in Marc21 OpenVlacc XML formaat
Om gebruik te maken van deze functionaliteit moet de gebruiker ingelogd zijn met gebruikersnaam en wachtwoord. Deze titelexport-functie is enkel beschikbaar voor Vlaanderen.

De exports zijn XML-bestanden, gestructureerd volgens het Marc-21 formaat.