Klantenadministratie

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

De gegevens van de import zijn per leerling/klant terug te vinden in de client > Klantenadministratie

Op tabblad 4 Overig worden alle mutaties + datum vermeld.
Op tabblad 7 Eigenschappen-2 zijn het leerlingnummer (extern nummer-2), de gebruikersnaam, het leerjaar en de klas/groep te zien.
In de bibliotheek (client) is de schoolvestiging te zien i.p.v. leerjaar en klas/groep.

Handmatig opvoeren/afvoeren van leerlingen

Per sector kan een actor slechts één rol (inschrijving of abonnement) bezitten.
Handmatig opvoeren en afvoeren van leerlingen gaat altijd via de lokale mediatheekWise client, dus via de klantenadministratie van de schoolmediatheek en niet via de bibliotheek (beheervestiging).

Vanuit de sector mediatheekWise kunnen er geen bibliotheekabonnementen worden uitgegeven. Andersom kunnen er vanuit een bibliotheek-client geen mediatheekWise inschrijvingen worden gedaan.

Nieuwe leerlingen die nog niet in het systeem zitten

Nieuwe leerlingen van de school worden via de mediatheekWise client opgevoerd als nieuwe klant, via Klantenadministratie > Klant > Nieuwe klant toevoegen.

Vanuit de sector EDUV (mediatheekWise) kan er ALLEEN een inschrijving voor mediatheekWise worden gegeven. Voor een bibliotheekabonnement moeten deze leerlingen zich daarna melden bij een bibliotheekvestiging. Via herinschrijving kan de bibliotheek deze leerlingen dan inschrijven voor een bibliotheekabonnement.

Nieuwe leerlingen die al lid waren van de bibliotheek

Het is niet wenselijk en ook niet mogelijk voor scholen om in de klantenadministratie van de bibliotheek te kijken. Nieuwe leerlingen die al wel als bibliotheeklid in het OCLC Wise-systeem zitten, kunnen daarom alleen worden toegevoegd in de mediatheekWise client via de Nieuwe-klant procedure.

Ga naar Klantenadministratie > Klant > Nieuwe klant toevoegen.
Scan of genereer een pasnummer.

Tijdens het inschrijven checkt het systeem op basis van de combinatie van achternaam, voorletter, sekse en geboortedatum of een actor al bekend is. Zo ja, dan volgt een melding + mogelijkheid tot herinschrijven.

Per sector kan een actor slechts één rol (inschrijving of abonnement) bezitten. Wanneer het om leerlingen gaat die van een andere school met mediatheekWise afkomstig zijn, dienen zij een herinschrijving te krijgen. De mediatheekWise-inschrijving van de huidige school zal altijd in de plaats komen van de vorige mediatheekWise-inschrijving.

Handmatig uitschrijven van leerlingen

Leerlingen die niet langer op een school zitten, dienen handmatig te worden uitgeschreven. Dit verloopt via de Klantenadministratie.

Zoek de leerling op, ga naar tabblad 3 Contributie.
Klik op Wijzig en zet een vinkje bij 'Abonnement opzeggen per direct'.
Klik vervolgens op Opslaan. Zie afbeelding hieronder.

Resultaat: de rol_educat van deze leerling wordt per direct beëindigd, en is niet meer opzoekbaar in de klantenadministratie. Eventueel kan deze leerling daarna op een andere school worden ingeschreven.

Herinschrijving op volgende school

Om een leerling die van school wisselt in te schrijven op zijn nieuwe mediatheekWise-mediatheek, moet hij eerst worden uitgeschreven voor zijn oude schoolmediatheek. Dit kan ook een basisschool met schoolWise zijn.
Dit uitschrijven kan ook via de client van de nieuwe school, zie Handmatig uitschrijven van leerlingen.

Herinschrijven kan via

Klantenadministratie, zoek klant, tabblad 3 Contributie, klik op Herinschrijven.

óf

Klantenadministratie > Nieuwe klant opvoeren, pasje scannen.

Docenten inschrijven

[Docentenrol nog niet beschikbaar]

Docenten kunnen tegelijk met de leerlingen geïmporteerd worden, mits de school de gegevens mee levert. Dit moet dan wel jaarlijks worden herhaald.

Als docenten meteen ook automatisch lid van de bibliotheek moeten worden: geef in de Importmethode of in het Importbestand aan welk bibliotheek-abonnement zij moeten krijgen. Dit moet altijd een gratis abonnement zijn, het zou niet logisch zijn om docenten langs deze weg met kosten op te zadelen; via de import kunnen ze immers niet weigeren.

Handmatig opvoeren van docenten kan natuurlijk ook. Nadeel is dat het enig handwerk vergt, maar omdat docenten doorgaans langdurig aan de school verbonden zijn, is dit het overwegen waard. Handmatig opgevoerde actoren blijven buiten schot bij het collectief uitschrijven, dus het is niet nodig de gegevens jaarlijks te vernieuwen.

Handmatig docenten inschrijven

Docenten dienen eerst als nieuwe klant te worden opgevoerd in de mediatheekWise-client.

Overzicht ‘Leerlingen voor nieuwe pas’ EDUV

Na afloop van het importeren zijn er verschillende overzichten te printen. De meeste kunnen op de school zelf via de mediatheekWise-client worden opgevraagd. Dit geldt niet voor het overzicht ‘Leerlingen voor nieuwe pas’. Dit overzicht is voor de zogeheten beheervestiging van de school in mediatheekWise.

Na het importeren van de leerlingbestanden kan hier een bestand worden aangemaakt van alle leerlingen die een nieuwe pas moeten krijgen. Of er kan een overzicht van gelijkgebleven / gemuteerde of ontdubbelde leerlingen gemaakt worden via Klanten > Overzichten > MediatheekWise > Leerlingen voor nieuwe pas:

Betekenis van de velden en de subkeuzes:

Veld

Uitleg

School / vestiging

Kies de school

Laatste importdatum

Dd-mm-jjjj (gebruik het kalendertje om de datum aan te wijzen).
Vul de laatste importdatum voor deze school/vestiging. Vul indien gewenst een eerdere datum in.

Actie

Kies het soort rapport of meerdere rapporten (multiselect).

Soort rapport	Uitleg
0 blijft gelijk	Ongewijzigde actoren
1 nieuw	Nieuwe actoren; deze hebben dus nog geen pasje.
2 bijwerken	Actoren waarvan er gegevens zijn gewijzigd, bv. het adres of de groep.
3 bijwerken duplicaat	Ontdubbelde actoren, dwz actor was al aanwezig in het systeem en de importgegevens zijn hier aan toegevoegd.

Pincodes

Kies uit:

Geen pincodes afdrukken (kies dit voor een pasexportbestand).
Alleen pincode nieuwe actoren (ter informatie van de school.
Alle pincodes afdrukken (ter informatie van de school).

Sortering

Kies uit:

Pasnummer (kies dit voor een pasexportbestand).
BRIN schoolnr, groep, naam.

Bestand maken voor externe pasjesdrukker (Actie 1 nieuw)

Kies bij Actie: 1 Nieuw om een bestand te maken voor een pasjesdrukker.
De gegevens van de nieuwe leerlingen van de gekozen school/ scholen worden nu verzameld en in één rapport gezet: een Wise rapport (Birt) rapedu09.
Dit rapport dient vervolgens geëxporteerd te worden naar excel (xml formaat) waarna het naar een externe pasjesdrukker kan.

Voorwaarde bij Actie 1, let op: alleen actoren met een pasnummer
De voorwaarde voor een bestand met alleen nieuwe leerlingen is, dat bij de importinstellingen van de school 'Genereer pasnummer' aan staat, of dat er geïmporteerd werd met het meegeven van de pasnummers.