Verwerken van het importbestand

Eerste /volgende reeks vrije volgnummers

Als bij de definitie van het schoolnummer (LNRANI) staat dat er een pas moet worden gegenereerd, dan zijn er 2 mogelijkheden:

1. Als eerstvolgende vrije volgnummer op 0 staat, dan wordt de standaard pasnummer-bepaling gevolgd (op basis van de code labelvestiging).
2. Als eerst vrije volgnummer > 0 is, dan wordt op basis van dit nummer het eerste pasnummer gegenereerd, elke volgende pas is vorige pas + 1.

Invoerbestand

Het invoerbestand is het te importeren bestand (CSV), zorg dat dit een herkenbare unieke naam heeft, bijv. de BRIN-code. Zie Leerlingenbestand omzetten naar CSV-formaat.
Het invoerbestand moet lokaal te benaderen zijn, dus vanaf de pc waarop de client van de beheervestiging (die de import doet) draait.
Klik op de button 'invoerbestand' om het importbestand (CSV) te selecteren.

Test-modus (verplicht)

Selecteer het invoerbestand. Klik op Test en daarna op Print Verslag.
Sla dit verslag op in Excel-formaat (of print het op papier).

Met het verslag kan de import vooraf gecontroleerd worden:

• op eventuele duplicaat-actoren;
• op mogelijk verkeerde geboortedata / omgewisselde leerlingnummers.

Verslag testmodus: beoordeel de mogelijke duplicaten

In de testmodus onderzoekt het systeem of er sprake is van mogelijke duplicaat-actoren, d.w.z. zitten deze leerlingen al in het systeem en zo ja, met welk pasnnr, en adres. Soms zit een leerling zelfs al meerdere keren in het systeem.Zie ook Regels voor het ontdubbelen.

Let op de pijlen, deze leerlingen zijn te herkennen aan de ===> voor elke mogelijke duplicaat-actor.
Onderaan het verslag worden alle mogelijke duplicaat-actoren nogmaals vermeld incl. pijl. Zie afbeelding verderop.

Controleer in de klantenadministratie van de betreffende bibliotheek hoe het zit met de gevonden duplicaat-actor(en). Als een leerling er al meer dan 1x in zit, is dit een secuur werkje.
Markeer in het excelbestand (of op de papieren versie) de juiste actor waarmee ontdubbeld moet worden.
Desgewenst kunnen er nu nog wijzigingen aangebracht worden in de klantenadministratie.

Onderscheppen van foute leerlingnrs. /foute geboortedata

Het verslag van de import in Test-modus heeft een betere lay-out, waardoor mogelijke ontdubbelingen direct in het oog springen.

In de Test-modus wordt tevens een check uitgevoerd op de combinatie leerlingnummer en geboortedatum. Bij echt verwerken wordt deze controle niet gedaan. Het zou anders niet mogelijk zijn om een foutieve geboortedatum of andere data te corrigeren.

De controle in Test-modus is om foute leerlingnummers te kunnen onderscheppen, als een school die al eerder een leerlingbestand aanleverde ineens andere nummers gebruikt, of bestaande nummers nogmaals gebruikt zonder dit te communiceren.
Dit zou heel vervelende gevolgen hebben: de verkeerde actoren worden dan overschreven.

Als de combinatie van leerlingnummer en geboortedatum niet klopt, dan wordt er in het verslag een melding gegeven:
===> Combinatie leerlingnummer ["xxxx"] en geboortedatum kloppen niet!!! CONTROLEREN
Zie afbeelding hieronder

Neem in dit geval z.s.m. contact op met de school en vraag om een correct bestand.

Als blijkt, dat de school nu een ander leerlingadministratiesysteem gebruikt, volg dan de procedure zoals beschreven in de handleiding Scholen die een nieuw leerlingsysteem nemen.

Afbeelding Test-modus verslag

Verwerken van het invoerbestand (ontdubbelen)

Na controle van het testverslag en na het uitvoeren van eventuele correcties kan het bestand daadwerkelijk worden verwerkt. Ook nu is het verplicht om de import eerst in Testmodus te doen en het verslag daarvan op te vragen.

Vanuit de Testmodus is het mogelijk om meteen door te gaan naar Verwerken, zonder het scherm te verlaten. Voorwaarde is dat na de Test het verslag is opgevraagd.
Controleer wel of het eerste vrije volgnummer goed staat, zie ook Eerste /volgende reeks vrije volgnummers.

Klik op 'Verwerk' om de import te starten.

Tijdens de import worden nieuwe leerlingen die nog niet in het systeem zaten toegevoegd als actor, met een inschrijving in de schoolvestiging (= rol_educat) plus een inschrijving in de bibliotheek als dit in de importinstellingen is aangegeven.

Ontdubbelen: alleen de eerste keer is bewerkelijk
Leerlingen die eerder via de import-functie zijn toegevoegd worden automatisch overschreven, zonder dat daar een bevestiging voor nodig is.

Maar de eerste keer dat een leerlingbestand van een nieuwe mediatheekWise-school wordt ingelezen, moet er worden ontdubbeld, mits dit zo is ingesteld in de school-importinstelling (LRNANI).
Zie ook Regels voor het ontdubbelen.

Van EDUB naar EDUV geldt als eerste keer
Ook bij een overstap van EDUB → EDUV moet er opnieuw worden ontdubbeld, als was het de eerste keer. De schoolWise-inschrijving op de basisschool wordt door de leerlingimport V overschreven.

Nieuwe leerlingen die al in het systeem zaten, worden dus ontdubbeld. Ook krijgen zij een inschrijving in de nieuwe schoolvestiging (= rol_educat).

Daarnaast kan hun inschrijving in de bibliotheek (opnieuw) aangemaakt conform de importinstellingen. Als 'Respecteer Bieb-abonnement' is aangevinkt in de importinstellingen van de school, blijft het bibliotheek-abonnement ongemoeid maar wordt wel de leerling-koppeling bijgewerkt. In de klantenadministratie van de bibliotheek is dan te zien bij welke school deze leerling hoort.

Tijdens de verwerking volgt steeds per leerling een duplicaat-melding. Van de reeds aanwezige actor worden getoond: Van de reeds aanwezige actor wordt per sector een regel getoond:

• Sector
• Pasnummer
• Abonnementsnummer
• Vestiging
• Naam, voorletter, roepnaam
• Adres, postcode, plaats
• BRINcode
• Leerlingnummer van de eerdere import

Nu kan gekozen worden om de bestaande actorgegevens te overschrijven met de nieuwe gegevens uit het importbestand, of om een nieuwe actor toe te voegen.

Kies 'Overschrijf' om de aanwezige gegevens te overschrijven met de nieuwe.
Alleen indien het geïmporteerde abonnement en het bestaande abonnement naast elkaar moet bestaan, dus met verschillende actoren, kies 'Nieuw toevoegen'.

Als er op de QUIT knop wordt gedrukt bij een ontdubbel-kandidaat, zal deze kandidaat in het scherm worden overgeslagen. De rest van de import loopt dan gewoon door. De import zelf wordt dus niet in zijn geheel gestopt.
In het importverslag is de overgeslagen leerling te herkennen aan de ===>
Deze leerling kan later alsnog geïmporteerd worden, nadat de oorzaak van de kennelijke twijfel over het ontdubbelen is opgelost.

Als het systeem nog bezig is, en de button 'Verwerken' wordt ingedrukt, dan laat de cursor zien dat het importeren nog niet klaar is (de cursor wordt getoond als een ronddraaiend cirkeltje of een zandlopertje).

Als de verwerking klaar is, worden onderstaande gegevens getoond:

Print verslag

Klik op 'Print verslag' om een OCLC Wise Rapport te genereren.

Zie afbeelding.

Restitutie van reeds betaalde contributie

Als de leerlingen via de leerlingimport lid worden van de bibliotheek, kan dit alleen door hen een gratis abonnement te geven.
Als leerlingen eerst een betaald abonnement hadden, dan kan het gratis abonnement in de plaats komen van een betaald abonnement. Teveel betaalde contributie kan dan als tegoed (deposito) worden teruggegeven aan de leerling.

Voor restitutie van de contributie gelden de volgende regels:

1. In de importdefinitie van de school (LNRANI) staat 'Respecteer bieb-abonnement' op Nee.

2. Als het oorspronkelijke niet-gratis abonnement nog niet is betaald
   - abonnement wordt per direct vervangen door het nieuwe gratis abonnement.
   - geen restitutie nodig
   - de oude contributiepost wordt wordt afgeboekt (= geannuleerd).

3. Als het oorspronkelijke niet-gratis abonnement al is betaald:
   - abonnement wordt per direct vervangen door het nieuwe gratis abonnement.
   - leerling ontvangt een evenredig deel van de abonnementskosten als tegoed (deposito).

4. Het oorspronkelijke niet-gratis abonnement is deels betaald. In deze (zeldzame) situatie blijft het oorspronkelijke niet-gratis abonnement van kracht.
   In het importverslag staat dan “Ab.nr. XX blijft gelijk”
   XX = het oorspronkelijke niet-gratis abonnement.

Klanten importeren zonder een pas te genereren

Bij de import voor mediatheekWise is het mogelijk om voor elke leerling een inschrijving bij de bibliotheek aan te maken ZONDER dat daarbij een pasnummer wordt gegenereerd.
Tijdens het importeren worden deze klanten opgenomen in zowel het actorenbestand als in het rol_abonnementen bestand.

Naderhand pasje koppelen aan leerling

De klanten/leerlingen komen naar hun bibliotheek of naar hun mediatheek en er wordt ter plekke aan de balie een pasje uitgegeven. Omdat deze klanten nog geen pasnummer hebben, moeten ze opgezocht worden op naam.

In de klantenadministratie staat bovenin klantbalk de tekst 'Geen pasnummer' gevolgd door het actor-id tussen blokhaken.

Via de Klantenadministratie > Tabblad 8. Passen wordt de nieuwe pas uitgegeven.

Klik met de rechtermuisknop in het lege scherm en kies 'Toevoegen'.

Hierna volgt een invoerscherm om het nieuwe pasje te scannen, en kan een nieuw pasje gekoppeld worden aan de leerling:

Leerlingimport met vervangende hoofdpassen

Het is mogelijk om bij de leerlingimport nieuwe vervangende hoofdpasnummers mee te geven. De LNRANI-instelling voor het bepalen van pasnummers is dan niet langer relevant.

• Zorg dan voor een kolom ‘LENERNUMMER’ in het importbestand.
• Zorg voor een reeks nieuwe pasnummers die nog niet bestaan in het (totale) bibliotheeksysteem.
• Vul in deze extra kolom 'LENERNUMMER' de nieuwe pasnummers in.

De bestaande hoofdpassen worden volgpassen maar blijven geldig (status 'actief')
De nieuwe pasnummers uit het importbestand worden dan hoofdpassen.

De nieuwe pasnummers krijgen als eigenschap 'EDUV' mee (te zien in klantenadministratie tabblad 6 Passen)

Jaarlijkse update van leerlingbestand

Jaarlijks dient de import van het leerlingenbestand te worden herhaald.

Hierbij worden nieuwe leerlingen, die handmatig zijn opgevoerd gedurende het afgelopen schooljaar voorzien van een leerlingingnummer en een importdatum.

Na afloop kan het bestand worden opgeschoond, zie Collectief uitschrijven (opschonen).

Collectief uitschrijven (opschonen)

Het collectief uitschrijven van leerlingen die niet langer op deze school zitten gebeurt op basis van de laatste importdatum. Het opschonen gebeurt door dezelfde vestiging (afdeling) als die de import uitvoert; dit is de beheervestiging van de school.

Collectief uitschrijven is een apart uit te voeren actie, die na afloop van het importeren moet worden uitgevoerd, per school. De opschoon-actie kan aansluitend op het importeren worden gedaan, in dezelfde sessie.
Zie Collectief uitschrijven per school.

Het is daarnaast mogelijk om collectief uit te schrijven per instantie. Zie Uitschrijven van leerlingen per instantie. Ook dit gaat op basis van de ingegeven laatste importdatum.
N.B. In de bevoegdheden die bij de beheervestiging horen kan worden ingesteld dat men geen leerlingen van andere instanties mag uitschrijven (bevoegdheid op systeemniveau op 'Lezen' zetten).

Klassentabel EDUKLV wordt ook opgeschoond

Bij het collectief uitschrijven zal tevens de EDUKLV-klassentabel worden opgeschoond:
Lege oude EDUKLV-klassen (d.w.z. klascodes en benamingen die niet langer in gebruik zijn) worden opgeruimd, tenzij opruimen niet is toegestaan voor deze groep.
Dit kan worden aangegeven in de Manager, schoolWise > tabel EDUKLS. Zie ook Klassentabel (EDUKLV) in de Manager.

Collectief uitschrijven per school

N.B. Doe dit na het importeren van het leerlingenbestand voor het huidige schooljaar. Deze actie kah aansluitend op het importeren worden gedaan, binnen hetzelfde scherm. Voorwaarde hierbij is dat er na het verwerken van het bestand een importverslag is aangemaakt.
Ga naar: Klanten > Importeren gegevens > Import klant-bestanden

• Vul de datum in het veld 'Uitschrijven tot aan deze import datum'. 
  Deze datum mag niet nieuwer zijn dan de werkelijke ‘Laatste-importdatum’, hetzelfde of iets ouder.

  Welke datum invullen?

  • Wanneer dit meteen na de leerlingimport gebeurt, kan de huidige dag ingevuld worden.
  • Als de import in gedeeltes heeft plaatsgevonden op verschillende data, bijv. op 4 september de onderbouwleerlingen, op 6 september de bovenbouw, daarna op 8 september de docenten, neem dan als datum 4 september of iets eerder.
  • Datum mag niet ouder zijn dan de vorige importdatum (dus niet datum van de import vorig jaar, resultaat is dan nihil)

• Klik daarna op de button 'Uitschrijven'.

Na het uitschrijven wordt er een verslag aangeboden.
Bovenaan staat de schoolvestiging, de Brincode (schoolnr) en de gebruikte peildatum (= de ingevulde datum).
In het verslag worden pasnr, leerlingnr, actor-id, naam en geboortedatum vermeld (afgebeeld). Omdat het af en toe voorkomt dat een school een oud leerlingnummer hergebruikt kan deze lijst als extra controle dienen.

Onderaan de laatste pag. staat het totaal aantal afgevoerde leerlingen, plus de opgeheven EDUKLV-klassen.
Zie afbeelding hieronder.