De leerling-import

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

School exportbestand = importbestand OCLC Wise

Het exporteren van de leerlinggevens uit een schooladministratiesysteem moet met kennis van zaken gebeuren. Een school dient elk jaar een actueel leerlingbestand aan te leveren in excel-formaat (xls). Het exportbestand leerlingen is dus het importbestand voor mediatheekWise.

Een medewerker van de school kan het leerlingbestand zelf uploaden via Mijn menu in de portal. Zie Beveiligde upload leerlinggegevens door de school.

N.B. Leerlingnummer van de school moet constant en uniek zijn!
Uitgangspunt is dat een leerlingnummer in het leverende leerlingadministratiesysteem van de school altijd bij dezelfde leerling blijft horen gedurende diens schoolloopbaan. Updaten zou anders niet mogelijk zijn.

Als een school overstapt op een ander leerlingsysteem dreigt hier een probleem. Zie hieronder par. 2.2 Scholen die een nieuw leerlingsysteem nemen.

Restitutie reeds betaalde contributie
Via de leerlingimport kunnen leerlingen meteen ook lid worden van de bibliotheek, maar er kan alleen een gratis bibliotheekabonnement worden uitgegeven. Als de leerling oorspronkelijk een betaald abonnement had, is het mogelijk om reeds betaalde contributie als tegoed (deposito) automatisch terug te betalen aan de leerling.
Zie Restitutie van reeds betaalde contributie voor meer informatie.

Ophalen van een leerlingbestand van de bibliotheekserver

Als een school een leerlingbestand heeft geüpload, dan wordt dit bestand opgeslagen in de beveiligde bibliotheekserver. Alleen een bevoegd personeelslid kan het bestand vervolgens downloaden en inlezen.

De leerlingbestanden zijn op te halen via het menu Vestigingsbeheer > Bestandsbeheer

De bestanden worden per instantie per school getoond.
Selecteer een bestand, rechtsklik om het te downloaden, zie afb.
Kies een locatie om het leerlingbestand tijdelijk op te slaan.
Voor het importeren in OCLC Wise moeten de leerlinggegevens in een csv-formaat (comma seperated values) worden omgezet. De rubrieken moeten hierbij voldoen aan het juiste formaat, zie hiervoor Leerlingenbestand omzetten naar CSV-formaat.

Let op – privacy

Na afloop van het importproces dient het leerlingbestand en de lokale kopie te worden verwijderd

Scholen die een nieuw leerlingsysteem nemen

Als een school, die al met mediatheekWise werkt een ander leerlingadministratiesysteem neemt, kan er niet zonder meer opnieuw geïmporteerd worden.

De kans is aanwezig dat een leerlingnummer uit het nieuwe systeem gelijk is aan een oud leerlingnummer van een andere leerling van dezelfde school. Om dit te ondervangen moet de OCLC Wise-systeembeheerder de leerlingnummers verwijderen alvorens de nieuwe leerlingimport uit te voeren. Dit kan via de manager (en hoeft dus niet met de Querybrowser of Workbench).

Actie: verwijder bestaande leerlingnummers via de manager

In de manager schoolWise/mediatheekWise is een functie beschikbaar om bestaande leerlingnummers te verwijderen uit de database. Ook handig voor niet-Hosted systemen.

Dringend aanbevolen: eerst in de testomgeving daarna pas in het echt .

De procedure gaat als volgt.

manager - LNRANI controle

Check de importinstellingen van de betreffende school (tabel LNRANI Schoolnummers, zie managers > Klanten > Klant-import). De controle op duplicaat actoren dient op ‘Ja’ te staan. Indien de controle op duplicaten expres op 'Nee' staat, dan op 'Ja' zetten en na afloop deze waarde weer herstellen.

manager schoolWise-mediatheekWise

Ga naar schoolWise/mediatheekWise
Kies School functies > Verwijderen leerlingnummers voor her-import. Zie afbeelding.

Kies het juiste BRIN/LNRANI (=schoolnummer)
Klik op ‘Controle’. Er verschijnt nu een verslag van de leerlingen waarvan het leerlingnummer verwijderd zal worden. Sla het verslag op.
Klik daarna op ‘Voer uit’
Bevestig de opdracht ‘Verwijder leerlingnummers met code xxxxx’

Er verschijnt een ‘verslag’ met daarin alleen het aantal verwijderde leerlingnummers

Client beheervestiging - leerlingimport
Ga meteen verder met importeren van het nieuwe leerlingbestand van deze school.

Scholen die geen huisadressen aanleveren

Het huisadres is een verplichting indien de leerlingen lid worden van de bibliotheek.

Er zijn scholen die in het leerlingenbestand geen huisadressen willen aanleveren. Voor deze scholen is het daarom NIET mogelijk om via de leerlingimport de leerlingen een bibliotheekabonnement te geven. Wel kan er worden ontdubbeld met actoren in het systeem die een geldige bibliotheekinschrijving hebben (= leerlingen die lid zijn van de bieb).

Bij het ontdubbelen worden de gegevens bijgewerkt, maar het bestaande huisadres blijft ongemoeid.
Leerlingen die geen lid zijn van de bibliotheek worden als nieuwe actor opgevoerd, met het adres van de school. In de mediatheeklwise-client zal dit waarschijnlijk niet uitmaken, voor deze school zal naar verwachting ook altijd de privacy-optie actief zijn (EDUNOAD).

Leerlingbestand zonder adressen

Het is niet nodig dat in het leerlingbestand het schooladres staat in plaats van het huisadres.
De kolommen adresgegevens kunnen leeg blijven; dan is het ook onmiddellijk duidelijk dat er sprake is van een import voor alleen mediatheekWise.

Het is wel noodzakelijk om de instellingen in de manager in orde te maken, zie Manager instellingen – geen huisadressen.

Manager instellingen – geen huisadressen

Zorg ervoor, dat er een dBos-VO methode beschikbaar is, waarin het leveren van adressen is uitgevinkt.
Zie manager > schoolWise / mediatheekWise > dBos-VO methodes.
Voor meer informatie, zie handleiding Starten met mediatheekWise.
Zorg ervoor, dat er voor de betreffende instantie (basisbibliotheek) een Importmethode LNRIMP is, waarbij er géén bibliotheekabonnement wordt aangemaakt.Zie Klant- /leerlingimport inschrijfmethode (LNRIMP).
Controleer de tabel LNRANI van de betreffende school:
- Controle duplicaat actoren = Ja
- Respecteer BIEB abonnement = Ja
Vestigingstabel van de betreffende school:
– Tab Klanten, dBos-VO methode: kies een methode waarbij thuisadres is uitgevinkt
– Tab NAW, vul de adresgegevens van de school in

Individuele leerlingen met een geheim adres

Leerlingen waarvan het adres geheim moet blijven, hebben in het leerlingenbestand lege adresvelden. Wanneer voor de betreffende school een leerlingimport geldt met zowel een EDUV-inschrijving als een BIEB-inschrijving, dan vallen deze leerlingen buiten de leerlingimport. Zij kunnen via geen bibliotheeklidmaatschap ontvangen, maar ook geen schoolmediatheek-inschrijving.

Dit mechanisme is te manipuleren door handmatig in het leerlingenbestand in het adres het woord ‘GEHEIM’ te typen (mag ook in kleine letters).

De leerlingimport zal dan alleen een EDUV-inschrijving voor de schoolmediatheek aanmaken, waarbij de adresgegevens van de leerling worden vervangen door het schooladres. (D.w.z. het adres van de school in de vestigingstabel.). Er zal geen BIEB-inschrijving worden gedaan.

Ontdubbelen met bestaande actoren wordt dan niet ondersteund
Indien de leerling al in het systeem zit en een geldig bibliotheeklidmaatschap hebben, dan wordt deze leerling NIET ter ontdubbeling aangeboden. Achterliggende gedachte: het adres is niet voor niets geheim, anders zou je vanuit de bibliotheek-client kunnen zien op welke school het kind is ingeschreven.