Leerlingimport: basisinstellingen en inlezen

Beheerbibliotheek voert de import uit

Elke school waarvan de leerlinggegevens ingelezen moeten worden heeft een zogeheten Beheervestiging. Wijs deze aan in de vestigingstabel van de school (tab Klanten). De beheervestiging is de bibliotheek die de leerlingimport uitvoert.
Dit hoeft geen bibliotheek binnen de eigen instantie te zijn; het kan ook heel goed een afdeling van de serviceorganisatie zijn, die voor alle scholen de leerlingimport uitvoert.

Beveiligde upload leerlinggegevens door de school

Via het Docentmenu in de schoolWise portal is er de mogelijkheid voor een beveiligde upload naar de (eveneens beveiligde) OCLC Wise-server van de bibliotheek.

Per school is het dan nodig om minimaal één docent op de schoolWise-portal de bevoegdheid te geven om een leerlingbestand (of meerdere bestanden) te uploaden naar de bibliotheekserver.

Bevoegdheid voor uploaden instellen voor docent
De bevoegdheid kan per docent (of andere persoon met de rol Docent) aangegeven worden in de klantenadministratie: bij de betreffende persoon op tabblad 7 Eigenschappen-2. “Mag lenerbestand uploaden”.

Zorg ervoor dat deze persoon uitsluitend een inschrijving op de school heeft, dus geen dubbele rol met abonnement in de bibliotheek.*

• Maak een nieuwe actor aan met de rol Docent1, zie afbeelding hieronder.
• Of zoek de betreffende persoon op en check of deze inderdaad de rol Docent1 heeft.

• Ga naar tabblad 7 Eigenschappen-2. Klik op ‘Wijzig’ en geef deze docent bevoegdheid op Vestigingsniveau.
• Klik op Opslaan’.

* N.B. Liever geen dubbele rol voor de uploader
De bevoegdheid tot uploaden is gekoppeld aan een persoon. Als degene met deze bevoegdheid tevens een bibliotheekabonnement heeft, kan deze persoon bij de bibliotheek-portal in Mijn-menu leerlingbestanden zien van andere scholen (kunnen niet geopend, maar wel verwijderd).

Uploaden leerlingbestand

Een docent met uploadbevoegdheid krijgt in het Docentmenu van de schoolWise-portal een extra optie te zien: ‘Upload leerlingbestand’. Na aanklikken verschijnt er een selectiebutton om het bestand op het eigen computernetwerk aan te wijzen en te uploaden.

Minimaal één docent van de school moet bevoegd zijn om het leerlingbestand van de school te uploaden naar de bibliotheekserver.

Bevoegdheden medewerker beheerbibliotheek

De verantwoordelijke medewerker van de beheerbibliotheekvestiging moet voldoende bevoegdheden hebben voor actorenbeheer. Ook moet er bevoegdheid zijn om een leerlingbestand te mogen ophalen van de server.
Om leerlingbestanden te mogen ophalen en verwerken zijn deze bevoegdheden nodig:

• ACTOREN
• ACTOREN_CONTRIBUTIE
• ACTOREN_BEHEER
• BESTANDSBEHEER_LEERLINGBESTANDEN

Bevoegdheden voor medewerkers zijn per gebruikersrol in te stellen in de manager, via SysteemWise > Toegangscodes en bevoegdheden > bevoegdheden. Zet de bevoegdheid van de gebruikersrol van de medewerker op ‘Verwijderen’ voor vestiging, desgewenst ook voor het niveau instantie en eventueel ook systeembreed. Zie ook Opties, rollen en licenties.
Er wordt nog gewerkt aan een notificatiemail, waarin de medewerker een automatisch een bericht

ontvangt zodra er een bestand is aangeleverd door een school.

Licenties

Er zijn twee verschillende licenties nodig voor schoolWise: een algemene licentie (Systeem- en automaatlicenties > EDUCATWISE_B) en een importlicentie (Systeem- en automaatlicenties > LEERLING_IMPORT_EDUCAT_B). De systeembeheerder dient dit in orde te maken.

1 Systeem- en automaatlicenties EDUCATWISE_B

Veld	Uitleg
Hoofdgroep	kies Systeem
Groep R	kies Systeemlicenties
Licentie	kies EDUCATWISE_B - schoolWise voor basisscholen
Vestiging/Instantie	kies de Instantie (basisbibliotheek)
Startdatum	huidge datum
Einddatum	datum ver in de toekomst
Leverancier

N.B. De licentiekosten worden in rekening gebracht op basis van deze licentie (inwoneraantallen).

2 Systeem- en automaatlicenties LEERLING_IMPORT_EDUCAT_B

Hoofdgroep	kies E - WiseClient
Groep	B - Balie
Licentie	LEERLING_IMPORT_EDUCAT_B
Vestiging	Kies de Instantie*
Startdatum	huidige datum
Einddatum	datum ver in de toekomst
Leverancier

*) Het gaat om de Instantie waar de scholen bij horen. Het is (bv in een PSO-omgeving) niet nodig dat een afdeling die de leerlingimport doet ook deze licentie heeft.

Systeemoptie DUPNABO om ontdubbelen uit te schakelen

Niet alle bibliotheken stellen de mogelijkheid tot dubbele rollen (in bibliotheek en in schoolWise of mediatheekWise) op prijs. De systeemoptie DUPNABO verhindert dat er bij het inschrijven van nieuwe leerlingen (handmatig of via de import-routine) gezocht wordt naar mogelijke duplicaten. De systeemoptie is per instantie (basisbibliotheek) te activeren, en geldt dan voor alle bibliotheken en scholen die bij deze instantie horen.

Bij de leerlingimport zal er dan niet langer ontdubbeld kunnen worden met kinderen die al lid zijn van de bibliotheek. Er wordt dan een nieuwe actor aangemaakt op basis van het importbestand.
Het is wel mogelijk om wèl te ontdubbelen met leerlingen die: 
    a)    afkomstig zijn van een andere school en daar ingeschreven waren
    b)    handmatig waren ingeschreven 

Om dit correct te laten werken moeten de importinstellingen hier goed op aansluiten:

• LNRANI 
  Ga naar Klanten > Klant-import > (LNRANI) Schoolnummer. Zet in de tabel het ontdubbelen op ‘Ja’ . Er wordt dan niet ontdubbeld met actoren uit sector BIEB, maar wel met sector EDUB of EDUV
  
• LNRIMP
  De inschrijfmethode LNRIMP mag geen (start)abonnement bevatten.

Regels vaststellen voor de import

Tenslotte moeten per instantie en per school de regels voor de leerlingimport worden vastgesteld, zie Instellingen voor klantimport.

Gebruikersnaam via leerlingimport

Tijdens het importproces wordt voor elke nieuwe leerling die nog geen gebruikersnaam had, een gebruikersnaam gegenereerd. De gebruikersnaam zoals die wordt gegenereerd bestaat uit de eerste zes letters van de roepnaam, met daarachter dd-mm van de geboortedatum (verjaardag). De gebruikersnaam is op zich niet geheim, en staat altijd naast het eventuele pasnummer; beide zijn naast elkaar en door elkaar te gebruiken. Een leerling kan zelf zijn gebruikersnaam wijzigen.

Nieuwe leerlingen die al in het systeem zaten
Nieuwe leerlingen die al lid waren van de bibliotheek, en dus al in het systeem zaten, krijgen een gebruikersnaam als zij dat nog niet hadden ingesteld. Als nieuwe leerlingen al lid waren van de bibliotheek, en ook al een gebruikersnaam hadden, dan blijft deze ongemoeid. Wel krijgen ook deze leerlingen een standaard-pincode om eenmalig in te loggen in schoolWise.

Wachtwoord instellen: door de school zelf via Docentmenu
Er is voor schoolWise een eigen wachtwoord, dat los staat van het wachtwoord voor de bibliotheekportal.
Wachtwoorden instellen kan alleen door de school zelf worden gedaan, in het Docentmenu van de schoolWise-portal. Zie Docentenmenu

Groepentabel (EDUKLS) in de Wise Manager schoolWise

Elke leerling zit in een bepaalde groep/combinatiegroep, dit noemen we de fysieke groep. Per schoolvestiging is er in de Wise manager een tabel, de EDUKLS, waarin de fysieke groepen worden gedefinieerd.

Wat is EDUKLS?
De tabel EDUKLS in de Wise manager is de systeemtabel waarin van elke EDUB-school is opgenomen welke fysieke groepen de school heeft en wat de code daarvan is. Tevens is per groep opgenomen wat het maximale aantal is dat tegelijk geleend mag worden. De fysieke groep is nodig voor het aanmaken van diverse lijsten, zoals de Telaatlijst of een statistisch overzicht of andere rapportages. Bij de start van schoolWise moet deze tabel kloppen voor elke school. Dit gebeurt automatisch aan de hand van het importbestand van de school, maar het kan ook handmatig.

Nieuwe fysieke groepen (groepscodes + omschrijving) zullen tijdens de import worden toegevoegd, met defaultwaarde 'SA' voor de productkoppeling en een default maximaal aantallen, tenzij er in de inschrijfmethode andere defaultwaarden zijn vastgelegd.

Ga naar Manager > tab schoolWise> schoolWise klassen/groepen > (EDUKLS) schoolWise klassen/groepen. Zoek de schoolvestiging op. EDUKLS bevat de volgende velden :

*) Wijzigen van deze defaultwaarden kan via de Importmethode